Năm mới, chiến lược mới để chống lại sự bất ổn kinh tế? Không nhiều lắm. Các nhà lãnh đạo mua sắm đang dựa vào cùng một cuốn sách tiêu chuẩn khi họ, cùng với phần còn lại của thế giới, tiếp tục dự đoán một cuộc suy thoái: cắt giảm chi phí gián tiếp, củng cố chi tiêu và buộc các điều khoản thanh toán tốt hơn. Nhưng chiến lược này thường dẫn đến các cuộc đàm phán thắng-thua với nhà cung cấp, mối quan hệ khách hàng căng thẳng và nhân viên kiệt sức, dẫn đến khó khăn tài chính hơn nữa.
Khi các công ty phản ánh về tình trạng gián đoạn kinh doanh ngày càng nhiều trong suốt năm qua, việc cắt giảm chi phí và tối ưu hóa các quy trình để đảm bảo khả năng phục hồi trước những bất ổn kinh tế là ưu tiên hàng đầu trong năm 2023.
Một chiến lược đàm phán được thúc đẩy bởi trí tuệ nhân tạo cung cấp một cách tiếp cận toàn diện để quản lý các rào cản kinh tế, đồng thời tác động tích cực đến điểm mấu chốt. Nhưng để tránh tổn thất tài chính vào năm 2023, hoạt động mua sắm phải tác động đến bộ tài chính để họ suy nghĩ lại về cách tiếp cận đàm phán. Các nhà lãnh đạo tài chính phải bắt đầu xem xét chức năng mua sắm như một bộ phận có thể triển khai cách tiếp cận dựa trên AI để vượt qua sự bất ổn của nền kinh tế.
Đã đến lúc phá vỡ hiện trạng.
Việc điều hướng thành công tình trạng hỗn loạn kinh tế bắt đầu và kết thúc bằng một chiến lược đàm phán hiệu quả. Các cuộc đàm phán diễn ra phổ biến — cơ sở cho mọi hoạt động tạo ra giá trị cho doanh nghiệp — nhưng phần lớn trong số đó bị quản lý kém.
Các doanh nghiệp toàn cầu có hàng triệu đô la bị khóa trong các thỏa thuận hợp đồng không hiệu quả, bởi vì bộ phận thu mua của họ chỉ có thời gian và nguồn lực để chủ động quản lý 20% hợp đồng với nhà cung cấp. 80% còn lại bị bỏ qua, giải quyết các thỏa thuận chung và để lại các điều khoản có giá trị có thể giao dịch trên bàn.
Về mặt lịch sử, con người là những nhà đàm phán chính, liên hệ với từng nhà cung cấp riêng lẻ để thương lượng giá cả, bảo đảm nguồn cung và các điều khoản có thể giao dịch khác. Tuy nhiên, vấn đề là tốc độ thay đổi của môi trường vĩ mô toàn cầu và lượng dữ liệu có sẵn cho các nhóm mua sắm, quá phức tạp để con người có thể hiểu được. Ví dụ: con người có thể mất 100 giờ để chuẩn bị cho một cuộc đàm phán, khi họ sàng lọc tất cả thông tin lịch sử và dự báo trong cả cơ sở dữ liệu bên trong và bên ngoài. Khi được giao nhiệm vụ quản lý hàng chục nghìn nhà cung cấp, chiến lược này đơn giản là không khả thi.
PWC ước tính rằng đầu tư AI sẽ thêm 15,7 nghìn tỷ đô la với nền kinh tế toàn cầu vào năm 2023. Khi các nhà lãnh đạo tài chính tìm đến đầu tư công nghệ để thúc đẩy tiết kiệm và hiệu quả, đàm phán AI có tiềm năng to lớn để cách mạng hóa cách thức đàm phán của các doanh nghiệp.
Trò chuyệnGPT bùng nổ vào cuối năm 2022, cho thế giới thấy khả năng vô tận của AI trong việc giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiện đang đánh giá lại cách thức công nghệ AI có thể giúp họ trở nên kiên cường hơn khi đối mặt với suy thoái kinh tế.
Cụ thể, bằng cách sử dụng giao diện chatbot do AI cung cấp, các nhóm có thể tích hợp công nghệ đàm phán tự trị vào kho công nghệ của họ, cho phép họ sử dụng AI và khoa học đàm phán để đạt được các thỏa thuận cùng có lợi với các nhà cung cấp mọi lúc.
Walmart là một trong nhiều Fortune 500 sử dụng chatbot thông minh để tự động hóa các cuộc đàm phán hợp đồng nhà cung cấp của nó. Chatbot liên hệ với các nhà cung cấp qua e-mail, đặt câu hỏi cụ thể và đưa ra các tùy chọn nhằm hiểu rõ hơn nhu cầu và sở thích của nhà cung cấp. Sau đó, nó đàm phán dựa trên sự đánh đổi được xác định trước, phát triển các thỏa thuận tối ưu cho cả hai bên. Sử dụng các cuộc đàm phán độc lập, Walmart đã có thể chốt giao dịch thành công với 68% nhà cung cấp của mình ở Hoa Kỳ, Chile và Nam Phi, giúp tiết kiệm trung bình 3%.
Quan trọng nhất, các cuộc đàm phán tự chủ cho phép các doanh nghiệp đảm bảo giá trị cốt lõi tốt nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất. Thay vì đàm phán lại hàng năm, các cuộc đàm phán này có thể được bắt đầu trên cơ sở đột xuất khi nền kinh tế biến động, cho phép các doanh nghiệp linh hoạt hơn. Công nghệ này đồng thời đàm phán hàng nghìn hợp đồng, học hỏi từ các sở thích của nhà cung cấp, đưa các điều khoản mới có thể giao dịch vào phương trình (chẳng hạn như điều khoản thanh toán, chi phí, mức độ dịch vụ và thời hạn hợp đồng. Các cuộc đàm phán độc lập giúp các nhà lãnh đạo tài chính chứng minh các khoản đầu tư công nghệ quan trọng.
Trong môi trường tài chính khó khăn hiện nay, biến dữ liệu thành khoản tiết kiệm bằng các cuộc đàm phán tự trị là một đổi mới ngược chu kỳ có thể giảm thiểu tác động của lạm phát. Các nhà lãnh đạo tài chính nên coi công cụ này là một khoản đầu tư công nghệ quan trọng để thu được giá trị lớn hơn từ chuỗi cung ứng của họ. Nhưng chỉ thực hiện các cuộc đàm phán do AI cung cấp sẽ không tạo ra kết quả ngay lập tức. Các nhà lãnh đạo tài chính nên xem xét ba bước sau để đạt được ROI.
Đảm bảo mua từ C-suite. Mọi người thúc đẩy chuyển đổi. Nếu không có sự ủng hộ của người dùng cuối, đổi mới AI sẽ luôn thất bại. Với dự báo kinh tế ngày nay, các giám đốc tài chính đang chịu áp lực phải cắt giảm chi phí, chỉ phân bổ vốn cho các khoản đầu tư công nghệ chiến lược nhất. Do đó, bước đầu tiên dẫn đến thành công là chứng minh cách các cuộc đàm phán tự chủ giúp tăng doanh thu, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và nâng cao năng suất thu mua.
Ngoài ra, mặc dù AI có thể giúp các nhóm thu mua giảm chi phí làm được nhiều việc hơn với chi phí ít hơn, nhưng điều quan trọng là nhân viên phải hiểu rằng quá trình chuyển đổi này sẽ không khiến họ trở nên lỗi thời. Thay vì thay thế nhân viên, AI loại bỏ các khía cạnh trần tục trong công việc của giám đốc thu mua, cho phép con người tập trung vào các sáng kiến cấp cao, chiến lược nhằm thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Xác định chính xác chiến lược đàm phán của bạn. Khi đạt được sự đồng ý của người dùng cuối, bạn phải điều chỉnh nội bộ về chiến lược đàm phán của mình. Bạn muốn cải thiện điều gì (chẳng hạn như điều khoản thanh toán) và bạn sẵn sàng đánh đổi điều gì (chẳng hạn như thông báo chấm dứt hợp đồng)? Khi chatbot tương tác với các nhà cung cấp của bạn và tìm hiểu các sở thích cụ thể của họ, nó sẽ tạo ra các phản hồi dựa trên sự đánh đổi được xác định trước của bạn. Để đảm bảo các thỏa thuận cùng có lợi luôn được đáp ứng, bạn phải cụ thể về các điều khoản mà bạn sẵn sàng chấp nhận.
Nghĩ lớn, bắt đầu nhỏ. Khi chiến lược của bạn đã sẵn sàng, hãy giới thiệu chatbot với một số ít nhà cung cấp đã được phê duyệt trước để kiểm tra tính hiệu quả của kịch bản đã đặt và sự đánh đổi của bạn. Dựa trên phản hồi của nhà cung cấp, hãy thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho AI và mở rộng quy mô chương trình. Chatbot càng có nhiều tương tác, nó càng học hỏi được nhiều điều và càng trở nên có giá trị hơn đối với các cuộc đàm phán với nhà cung cấp của bạn.
Giá trị của các cuộc đàm phán độc lập vượt xa tác động tức thời đối với một doanh nghiệp. Công nghệ này có tiềm năng tạo ra giá trị trên toàn bộ nền kinh tế và thậm chí có thể làm tăng GDP của thế giới bằng cách tạo ra giá trị mới trong các thỏa thuận hợp đồng và di chuyển các chuỗi cung ứng lại gần nhau hơn. Việc thu hẹp chuỗi cung ứng sẽ có tác động mạnh mẽ đến cách các công ty trong danh sách Fortune 500 và các nhà cung cấp của họ quản lý tình trạng bất ổn kinh tế đang diễn ra.
Martin Rand là đồng sáng lập và giám đốc điều hành của Pactum.
Nguồn : https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36660-procurements-new-recession-proofing-strategy-autonomous-negotiations .
