Trong nhiều tháng, các điều kiện kinh tế đã cho thấy một cuộc suy thoái sắp xảy ra, khiến các tổ chức ở khắp mọi nơi phải cân nhắc cách họ có thể chuẩn bị tốt nhất cho sự không chắc chắn và vượt qua cơn bão. Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang nghiêm túc tìm cách tránh các biện pháp cắt giảm chi phí quyết liệt, trong khi những người khác đã bắt đầu thực hiện các bước này.
Khi những người ra quyết định tiếp tục lập kế hoạch cho năm 2023, họ nên xem xét thực hiện các thay đổi nhằm cải thiện khả năng phục hồi (chống lại sự gián đoạn chuỗi cung ứng), khả năng hiển thị (về chi tiêu và cân nhắc ngân sách) và sự nhanh nhẹn (để thích ứng với các điều kiện thay đổi). Khi nói đến việc mua sắm và quản lý chuỗi cung ứng, đảm bảo sự phối hợp giữa các hệ thống và phòng ban là một lĩnh vực trọng tâm chính. Điều phối cung cấp khả năng phá vỡ các quy trình công việc bị gián đoạn và tạo cầu nối giữa các ứng dụng và người dùng để loại bỏ sự phức tạp. Khi được triển khai như một phần của nền tảng tự động hóa kỹ thuật số hiện đại, nó trở nên quan trọng để cải thiện trải nghiệm mua sắm và sẽ là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý các hạn chế về ngân sách.
Nhiều rào cản mà các tổ chức gặp phải trong quá trình mua sắm là do sự phụ thuộc truyền thống của họ vào các quy trình rời rạc, rời rạc hoặc thủ công. Điều này không chỉ cản trở sự cộng tác trong toàn tổ chức mà còn có thể dẫn đến chi tiêu không kiểm soát được và giảm khả năng hiển thị của các nhóm mua sắm đối với chi tiêu dưới sự quản lý. Nó có thể cản trở quy trình làm việc nhanh chóng và linh hoạt mà người dùng doanh nghiệp ngày nay yêu cầu, đồng thời khiến việc tuân thủ các yêu cầu quy định trở nên khó khăn hơn. Và nó có thể dẫn đến trải nghiệm người dùng bị hỏng, tạo ra xích mích giữa người dùng doanh nghiệp và nhóm mua sắm.
Một công ty càng lớn và càng phi tập trung thì những vấn đề này càng trở nên tồi tệ hơn, làm gia tăng xung đột giữa mong muốn nhanh nhẹn và nhu cầu tuân thủ và kiểm soát.
Mục tiêu của điều phối là giải quyết những thách thức này bằng cách số hóa hoặc tự động hóa quy trình mua sắm và chuỗi cung ứng trên toàn hệ thống, cho phép cộng tác và gắn kết thống nhất giữa người dùng doanh nghiệp, nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Nếu không có sự phối hợp phù hợp, quy trình làm việc kém có thể dẫn đến dữ liệu xấu và dẫn đến các quyết định kinh doanh tồi. Điều ngược lại cũng đúng: Các quy trình công việc được tối ưu hóa tạo ra dữ liệu chất lượng cao từ hành động của người dùng và các hệ thống tích hợp, đồng thời giúp người dùng doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quyết định sáng suốt hơn và thúc đẩy tác động kinh doanh phi thường.
Quy trình mua sắm “thông minh” mới được sắp xếp giúp giảm thời gian chu kỳ thông qua tự động hóa và hợp lý hóa cách thức một công ty tham gia và tương tác với các nhà cung cấp. Chúng tăng khả năng hiển thị cho các nhóm tài chính về chi tiêu và cam kết. Và chúng giúp các tổ chức mở rộng quy mô hoạt động để đáp ứng các yêu cầu về pháp lý, tuân thủ, tài chính và các quy định khác một cách nhanh chóng hơn.
Các tổ chức thu mua nên tập trung vào việc cải thiện sự phối hợp trong ba lĩnh vực: nhập dữ liệu, truy cập và khả năng hiển thị trên các ứng dụng kinh doanh; mua sắm và sự tham gia của nhà cung cấp giữa các bộ phận và quy trình làm việc của chuỗi cung ứng tổng thể.
Cơ hội đơn giản nhất là sử dụng các quy trình công việc được phối hợp để tạo một điểm đầu vào duy nhất, thống nhất cho các bên liên quan tham gia mua sắm trên các ứng dụng kinh doanh của họ. Điều này rất quan trọng từ nhiều khía cạnh:
- Các tổ chức có thể có nhiều hệ thống và ứng dụng bị phân mảnh liên quan đến việc mua sắm — và do đó cần một “điểm vào duy nhất” để tham gia.
- Trái ngược với các khái niệm mua sắm truyền thống, mua sắm hiện đại không nhất thiết phải là một quy trình tuyến tính. Có thể có các quy trình con khác nhau cấu thành cam kết cho một quy trình mua sắm nhất định. Người dùng cần có khả năng hiển thị trạng thái của các quy trình phụ này và cách chúng được thực thi.
- Các phần khác nhau của quy trình mua sắm lớn hơn có thể phụ thuộc lẫn nhau (chẳng hạn như hoàn thiện hợp đồng trước khi đặt hàng) và thiếu một quan điểm thống nhất. Từ góc độ người dùng, những phần phụ thuộc lẫn nhau này có thể dẫn đến bối cảnh bị phân mảnh, chuyển đổi ứng dụng và trải nghiệm người dùng kém.
Khi sắp xếp các quy trình mua sắm và sự tham gia của nhà cung cấp giữa các bộ phận, có nhiều quy trình phụ liên quan. Lợi ích bao gồm:
- Các quy trình công việc được phối hợp có thể được sử dụng để giành quyền kiểm soát (và do đó, khả năng hiển thị tình trạng và trạng thái) trên các quy trình phân mảnh khác nhau này.
- Các tổ chức thường xuyên thay đổi quy trình có thể dễ dàng thực hiện phương pháp tự phục vụ, thay thế nhu cầu yêu cầu thay đổi tốn thời gian.
- Các tổ chức có thể số hóa và tự động hóa chi tiêu liên quan đến các yêu cầu dịch vụ phức tạp và các sản phẩm chuyên biệt — nếu không thì chi tiêu có xu hướng vượt quá giới hạn và được xử lý thủ công.
Cơ hội cuối cùng là điều phối quy trình mua sắm và cung ứng toàn diện. Lợi ích bao gồm:
- Các công ty có thể thiết lập một khung tổng hợp của các ứng dụng cơ bản thông qua tích hợp. Ví dụ: khi cần quản lý dữ liệu nhà cung cấp, quy trình công việc được sắp xếp có thể giúp cung cấp kho lưu trữ tập trung để lưu trữ và truy cập thông tin nhà cung cấp.
- Các công ty có thể tránh trùng lặp dữ liệu để thông tin liên quan chỉ hiển thị một lần cho mỗi nhà cung cấp và đảm bảo rằng thông tin cần thiết luôn sẵn có để giúp nhà cung cấp tham gia.
- Ở mức độ hợp lý nhất, việc điều phối quy trình làm việc có thể được sử dụng để chống gian lận trong chuỗi cung ứng và thúc đẩy sự cộng tác của đối tác.
Khi đối mặt với sự không chắc chắn về kinh tế, trước tiên các công ty nên tìm cách củng cố các hệ thống hiện có của họ để cải thiện khả năng phục hồi, khả năng hiển thị và sự nhanh nhẹn. Quy trình công việc được phối hợp có thể dẫn đến các tổ chức mạnh hơn và linh hoạt hơn, với khả năng kiểm soát tốt hơn đối với các hoạt động của chuỗi cung ứng. Điều phối cũng có thể cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nâng cao đáng kể trải nghiệm mua sắm cho người dùng doanh nghiệp và các bên liên quan, điều chỉnh chi tiêu không chính đáng và đưa ra quyết định chi tiêu sáng suốt. Cuối cùng, nó có thể giúp một công ty tăng lợi nhuận và định vị công ty để đối phó với bất kỳ cơn gió ngược kinh tế nào có thể xảy ra.
Sudhir Bhojwani là đồng sáng lập và giám đốc điều hành của Phòng thí nghiệm ORO.
Nguồn : https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement .
