Chúng ta đang ở giữa một cuộc cách mạng công nghiệp khác. Công nghiệp 4.0 đang làm cho thế giới sản xuất nhanh hơn, kỹ thuật số hơn và kết nối nhiều hơn với tốc độ chưa từng có.
Cung cấp kiến thức cho lực lượng lao động của bạn là điều cần thiết. Khi các công việc trong ngành sản xuất trở nên số hóa cao và chuỗi cung ứng toàn cầu trở nên phức tạp hơn, điều quan trọng hơn bao giờ hết là phân phối hiệu quả các hướng dẫn công việc kỹ thuật số.
Hướng dẫn công việc kỹ thuật số (Digital Work Instruction) là gì ?
Hướng dẫn công việc kỹ thuật số giải thích cách tốt nhất để hoàn thành một quy trình cụ thể. Họ chuyển các thủ tục thành một cách làm việc lấy con người làm trung tâm cho phép bất kỳ nhân viên nào trên sàn cửa hàng hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Nhân viên có thể truy cập các hướng dẫn công việc kỹ thuật số được thực hiện trong Hệ thống Digital Work Instruction thông qua mã QR Code, NFC hoặc liên kết trực tiếp.
Tại sao hướng dẫn công việc kỹ thuật số lại quan trọng?
Hướng dẫn làm giấy truyền thống không tuyệt vời. Nó dài, vụng về và khó quản lý một hướng dẫn sử dụng giấy thường gây ra nhiều vấn đề hơn nó giải quyết. Trên thực tế, gần 90% hướng dẫn bằng giấy không cung cấp giải pháp thỏa đáng cho người dùng của họ.
Hướng dẫn làm việc kỹ thuật số tốt là rất quan trọng đối với một công ty vì họ giải thích cách tốt nhất để hoàn thành một thủ tục cụ thể theo cách tiêu chuẩn hóa. Họ chuyển quy trình thành một cách làm việc lấy con người làm trung tâm cho phép bất kỳ nhân viên nào trên sàn cửa hàng hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay một cách an toàn và hiệu quả.
Bằng cách cung cấp cho nhóm của bạn các hướng dẫn công việc kỹ thuật số rõ ràng và quan trọng, bạn có thể mong đợi:
Bạn có thể thích
- liên tục cải tiến quy trình
- nâng cao hiệu quả hoạt động và an toàn.
- giảm thời gian chuyển đổi máy và thời gian chết
- quy trình đào tạo hiệu quả hơn
- nắm bắt và chia sẻ kiến thức nằm trong bộ lạc nhóm nhỏ
- Một lực lượng lao động có động lực hơn
- …
Cuối cùng, hướng dẫn làm việc xấu có thể khiến doanh nghiệp của bạn mất hàng tỷ đô la.
Hướng dẫn công việc kỹ thuật số tuyệt vời sẽ trông như thế nào?
Lỗi của con người chiếm 9 trong số 10 sự cố tại nơi làm việc. Các hướng dẫn và tiêu chuẩn làm việc kỹ thuật số tốt có thể ngăn chặn những sai lầm này xảy ra.
Cấu trúc và sự rõ ràng là chìa khóa trong hướng dẫn làm việc tốt:
- Lấy người dùng làm trung tâm và định hướng nhiệm vụ
- Hiệu quả và dễ hiểu
- Dễ dàng xuất bản
- Có sẵn và ngay lập tức khám phá
Cấu trúc là chìa khóa để tiết kiệm thời gian trong mọi thứ chúng ta làm – và hướng dẫn công việc cũng không ngoại lệ. Để viết hướng dẫn công việc kỹ thuật số (từ quan điểm của công ty) và hiểu các hướng dẫn công việc kỹ thuật số (từ quan điểm của người dùng cuối), giải pháp phải cung cấp cho họ một cấu trúc rõ ràng và hợp lý. Dựa trên nghiên cứu học thuật về thiết kế giảng dạy và khả năng học tập, chúng tôi đã cấu trúc nền tảng của mình theo cách sau:
Mô hình này là một đại diện trực quan đơn giản của các thành phần chính trong cách tiếp cận giảng dạy của giải pháp :
- Bộ sưu tập : bộ sưu tập hướng dẫn.
- Chủ đề : các danh mục khác nhau trong hướng dẫn.
- Hướng dẫn : một tập hợp các bước cụ thể để thực hiện một nhiệm vụ.
- Bước : một hành động duy nhất trong một hướng dẫn.
Mỗi hướng dẫn làm việc kỹ thuật số Hệ thống Digital Work Instruction đều tuân theo cùng một định dạng này. Có một cách tiếp cận nhất quán để cấu trúc cho phép khách hàng của chúng tôi tái tạo các hướng dẫn làm việc chất lượng với nỗ lực tối thiểu.
Một hướng dẫn công việc kỹ thuật số tuyệt vời bao gồm thông tin từng bước về cách thực hiện nhiệm vụ. Hướng dẫn công việc kỹ thuật số phải luôn tuân theo định dạng thân thiện với người dùng với thông tin trực quan kết hợp với các đoạn văn bản định hướng hành động ngắn trong từng bước.
Làm thế nào bạn có thể thực hiện các hướng dẫn công việc kỹ thuật số tuyệt vời?
Hướng dẫn làm việc kỹ thuật số nên bao gồm các bước sau:
- Xác định mục tiêu của hướng dẫn làm việc.
- Thiết kế các bước để đạt được mục tiêu.
- Thêm hình ảnh rõ ràng vào từng bước.
- Thêm một đoạn văn bản định hướng hành động ngắn vào từng bước.
- Chia sẻ hướng dẫn làm việc kỹ thuật số với người dùng cuối của bạn (ví dụ thông qua mã QR, NFC hoặc mã nhúng). + Điểm thưởng: thu thập phản hồi từ người dùng cuối để liên tục cải thiện hướng dẫn làm việc của bạn.
a. Bô sưu tập hướng dẫn.
Yếu tố cơ bản của mọi hướng dẫn là “bộ sưu tập”. Có thể hữu ích khi tưởng tượng hướng dẫn như toàn bộ tập sách giấy cho một sản phẩm – từ trang đầu tiên đến trang cuối cùng. Nó chứa mọi chủ đề, hướng dẫn và bước chi tiết làm thế nào để hoàn thành hiệu quả một tập hợp các nhiệm vụ khác nhau trong một nhà máy hoặc với một máy nhất định.
CHỦ ĐỀ.
Bạn có thể xem các chủ đề trong hướng dẫn cũng như các thể loại hoặc chủ đề khác nhau trong một hướng dẫn. Ví dụ, tất cả các hướng dẫn về máy làm sạch trong nhà máy x có thể được thu thập theo chủ đề “Làm sạch”.
Hướng dẫn là những ý tưởng rộng hơn và cơ bản hơn trong quá trình thiết kế giảng dạy. Hướng dẫn không nhất thiết phải tuân theo một trật tự thời gian nghiêm ngặt. Tuy nhiên, họ nên bao gồm mọi yếu tố trong sự tiến triển hợp lý nhất, từ đầu đến cuối. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một hướng dẫn hiện có cho một máy công nghiệp được gọi là Multipacker OCME. Đây là một thiết bị phức tạp được sử dụng để đóng gói chai và lon trong ngành sản xuất đồ uống. Mục tiêu của hướng dẫn là chuẩn bị thành công máy để sử dụng. Các hướng dẫn sau đây bao gồm các quy trình cơ bản cần thiết để hoàn thành các mục tiêu sau:
- Chuẩn bị máy
- Chuẩn bị Dải phân cách
Mỗi hướng dẫn này chứa một số bước nhất định.
Các bước thao tác
Các bước là cơ hội để bạn tập trung và cụ thể hơn. Họ là một phần của hướng dẫn lớn hơn và cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thành nó.
Mặc dù các bước hẹp hơn và tập trung hơn nhiều so với các hướng dẫn mà chúng mô tả, nhưng chúng không bao giờ nên phức tạp trong ngôn ngữ và bố cục của chúng.
Nếu bạn xác định các bước trong một hướng dẫn cụ thể, hãy luôn tập trung vào cùng một mục tiêu: chuyển đổi quá trình từ trạng thái ban đầu sang trạng thái mong muốn.
Hướng dẫn mà chúng tôi đã sử dụng làm ví dụ đại diện cho một mục tiêu rất đơn giản: chuẩn bị máy để sử dụng. Nó có một trạng thái ban đầu, một số trạng thái trung gian, và một trạng thái cuối cùng mong muốn.Các bước bạn xác định sẽ hoàn thành mục tiêu này. Họ cần đưa máy từ trạng thái ban đầu (chưa chuẩn bị) đến trạng thái mong muốn (đã chuẩn bị) trong một loạt các bước. Nó có thể đọc một cái gì đó như thế này:
- Kiểm tra máy để xem công thức nào bạn cần
- Đưa xe đến không gian làm việc của bạn
- Lấy ra những con tàu đệm bạn cần
- Xoay khóa sang trái để nới lỏng các mly đệm
- Đưa các mly đệm hiện tại ra khỏi máy
Mỗi bước rất đơn giản, nhưng rất tập trung. Các bước trên hoàn thành nhiệm vụ trong một loạt các hành động súc tích. Làm theo các bước trong Hướng dẫn kỹ thuật số là một cách dễ dàng và hiệu quả cao để đảm bảo rằng người dùng hoàn thành mục tiêu trong khi học theo tốc độ của riêng họ. Tuy nhiên, chúng tôi biết rằng một cấu trúc hiệu quả cho nội dung của bạn mang lại kết quả tốt nhất – trong trường hợp này là học tập thực sự và công việc không có lỗi.
b. Nội dung hình ảnh – video.
Chúng ta sống và làm việc trong một bối cảnh trực quan, và điều này rất quan trọng cần nhớ khi tạo ra các hướng dẫn công việc hiệu quả. Hình ảnh được xử lý bởi bộ não của chúng ta nhanh hơn nhiều – nhanh hơn sáu mươi nghìn lần – so với văn bản. Hình ảnh rõ ràng chỉ đơn giản là cách hiệu quả nhất để cung cấp những ý tưởng quan trọng.
Hình ảnh cũng có ít sự mơ hồ hơn nhiều so với văn bản. Một hình ảnh làm cho nó rõ ràng những gì một tình huống đòi hỏi, và những gì cần phải được thực hiện. Khi chúng ta kết hợp hiệu quả và rõ ràng của hình ảnh với văn bản đơn giản, đó là một cách rất mạnh mẽ để làm việc và giao tiếp.
Nhưng không phải tất cả các hình ảnh đều được tạo ra như nhau. Hình ảnh rất quan trọng đối với sự thành công của các hướng dẫn công việc kỹ thuật số của bạn. Tuy nhiên, nếu chúng không rõ ràng hoặc được thực hiện kém, chúng có thể tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết.
LỜI NÓI HƯỚNG DẪN
Để có mức độ học tập và rõ ràng cao nhất, các tác vụ nên được mô tả trong thì hiện tại đang hoạt động (cài đặt, nhấn, nhấp, theo dõi). Bạn cũng nên tránh các câu dài và chúng tôi khuyên bạn nên chia nhỏ các tác vụ thành hai hoặc nhiều tác vụ phụ khi người dùng cần thực hiện một số hành động. Tối đa 10-12 bước được khuyến khích để hướng dẫn của bạn có hiệu quả. Khi bạn muốn người dùng ghi nhớ một nhiệm vụ, bạn nên giới hạn bản thân ở mức tối đa 5-7 bước.
- Giữ cho ngôn ngữ càng đơn giản càng tốt. Lý tưởng nhất, bất kỳ văn bản nào trong hướng dẫn của bạn nên thực hiện ở cấp độ lớp ba.
- Luôn luôn sử dụng ngôn ngữ định hướng hành động. Điều này thêm thẩm quyền cho hướng dẫn của bạn và đảm bảo tính nhất quán.
- Định dạng tất cả các động từ trong thì hiện tại.
- Mỗi hướng dẫn chỉ nên bao gồm một hành động, do đó chỉ có một động từ.
- Giữ cụm danh từ tối thiểu là ba từ.
- Giữ câu tối đa 20 từ.
- Đoạn văn phải chứa tối đa 6 câu.
- Tránh biệt ngữ: lặp lại thuật ngữ công nghiệp mơ hồ sang tiếng Anh đơn giản bất cứ khi nào có thể.
- Hãy nhớ rằng, tất cả các văn bản sẽ cần phải mở rộng quy mô cho các thiết bị di động và thiết bị đeo được.
TÍNH NĂNG BỔ SUNG – AN TOÀN, SỬA CHỮA VÀ MẸO VÀ THỦ THUẬT.
Điều quan trọng cần nhớ là người dùng cuối của bạn sẽ là một công việc của con người trong một môi trường nguy hiểm tiềm tàng. Đôi khi, phải bổ sung thêm thông tin để đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
Một nền tảng hướng dẫn kỹ thuật số tốt cung cấp một cách để bao gồm bất kỳ thông tin bổ sung, cần thiết nào theo cách không phô trương. Điều này có thể được thực hiện với một biểu tượng có thể nhấp hoặc một cái gì đó tương tự.
Chúng tôi đã phác thảo các hình thức lập bản đồ thông tin khác nhau mà chúng tôi sử dụng khi tạo hướng dẫn công việc kỹ thuật số trong nền tảng Hệ thống Digital Work Instruction :
- Cảnh báo: Về sự an toàn và những điều cần biết trước khi sử dụng.
- Mẹo: Mô tả chi tiết hơn với thông tin bổ sung về cách thực hiện bước.
- Lộ trình thay thế: Một cách khác có thể để thực hiện cùng một nhiệm vụ.
- Sửa chữa: Những điều thường đi sai và làm thế nào để sửa chữa chúng.
Kết luận
Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể tạo 1 hệ thống hướng dẫn kỹ thuật số hiệu quả
- Cấu trúc hướng dẫn công việc của bạn theo hệ thống phân cấp hướng dẫn rõ ràng, từng bước (hướng dẫn – chủ đề – hướng dẫn – bước).
- Sử dụng giọng nói tích cực khi viết hướng dẫn.
- Giữ nó ngắn và đến điểm.
- Sử dụng một hình ảnh rõ ràng để minh họa bước.
- Chia nhỏ một nhiệm vụ trong một số nhiệm vụ phụ khác nhau.
- Tách tất cả thông tin bổ sung trong các biểu tượng
Tham khảo từ swipeguide.com
