11 KPI quản lý hàng tồn kho quan trọng nhất năm 2024

Bất kỳ công ty nào có hàng tồn kho thực tế đều cần đảm bảo mức tồn kho và chuyển động hàng tồn kho được tối ưu hóa. Theo dõi KPI quản lý hàng tồn kho có thể giúp ích rất nhiều trong việc đạt được các mục tiêu này. Trong bài đăng này, chúng tôi xem xét 11 KPI quản lý hàng tồn kho quan trọng nhất và đưa ra các mẹo về cách áp dụng chúng.

KPI quản lý hàng tồn kho là gì?

KPI quản lý hàng tồn kho là các chỉ số hiệu suất chính cụ thể đối với việc lưu trữ, số lượng, chi phí hoặc sự biến động của hàng tồn kho của công ty. Giống như tất cả các KPI kinh doanh, chúng hoạt động bằng cách đo lường và so sánh các số liệu kinh doanh khác nhau để theo dõi hiệu suất và đặt mục tiêu cho các quy trình kinh doanh khác nhau.

Có một sự khác biệt quan trọng giữa KPI và số liệu. Mặc dù tất cả KPI đều dựa trên số liệu nhưng không phải tất cả số liệu đều là KPI. Số liệu là thước đo đánh giá hầu như bất kỳ quy trình định lượng nào. Mặt khác, KPI sử dụng số liệu để đo lường hiệu suất của các mục tiêu kinh doanh cụ thể mà các công ty đặt ra nhằm đánh giá các khía cạnh nhất định trong hoạt động của họ. Ví dụ: số lần một cánh cửa được mở trong một thời gian là một số liệu. Ví dụ: nếu việc mở cửa là một chỉ số liên quan về sự tham gia của nhân viên thì việc theo dõi nó có thể là cơ sở cho KPI.

KPI được theo dõi thường được tổng hợp thành bảng điều khiển hiệu suất. Sau đó, những thông tin này được cập nhật thường xuyên hoặc theo thời gian thực, tùy thuộc vào việc triển khai, để cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động của công ty cho những người ra quyết định và các bên liên quan. Chúng có thể tồn tại dưới dạng bảng tính, phần mềm quản lý hiệu suất chuyên dụng hoặc trong hệ thống quản lý hàng tồn kho được lựa chọn.

Tại sao KPI quan trọng trong quản lý hàng tồn kho?

Tiện ích của việc theo dõi KPI dành riêng cho hàng tồn kho không chỉ giới hạn ở các kho hàng hoặc công ty phân phối. Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong kinh doanh đối với tất cả các nhà sản xuất, nhà bán lẻ hoặc bất kỳ công ty nào có kho hàng thực tế. Độ chính xác của hàng tồn kho, việc mua sắm và lập kế hoạch sản xuất phụ thuộc hoàn toàn vào những hiểu biết cập nhật, có liên quan về số liệu hàng tồn kho.

Đầu tiên và quan trọng nhất, việc theo dõi các quy trình quản lý hàng tồn kho có liên quan cho phép đặt ra các mục tiêu và mục đích rõ ràng nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. KPI đóng vai trò là điểm chuẩn cho phép thiết lập đường cơ sở, so sánh hiệu suất theo thời gian và xác định những thiếu sót.

Bằng cách cung cấp thông tin về mức tồn kho tối ưu, tỷ lệ thời gian-chi phí, v.v., KPI sẽ đơn giản hóa tối ưu hóa hàng tồn kho. Điều này dẫn đến quản lý hàng tồn kho tổng thể tốt hơn, kiểm soát hàng tồn kho, ít lãng phí hơn và cắt giảm chi phí chung. KPI đo lường việc thực hiện đơn hàng của khách hàng cũng có thể là một chỉ số đáng tin cậy về các khía cạnh khác về tình hình hoạt động của công ty, như sự hài lòng của khách hàng.

Nói chung, KPI quản lý hàng tồn kho cung cấp những hiểu biết hữu ích, hiệu quả về chi phí và dựa trên dữ liệu, có thể hỗ trợ rất nhiều cho quá trình ra quyết định. Chúng đóng vai trò như một cơ chế phản hồi cho biết liệu doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không. Vì hàng tồn kho gắn liền trực tiếp với hoạt động sản xuất, quan hệ khách hàng, chuỗi cung ứng, kế toán và các khía cạnh kinh doanh nên KPI quản lý hàng tồn kho là một trong những công cụ quan trọng nhất trong tất cả các số liệu kinh doanh.

Làm cách nào để chọn đúng KPI để theo dõi?

Việc chọn KPI quản lý hàng tồn kho để theo dõi có thể tạo ra sự khác biệt giữa tính dư thừa và hiệu quả. Thực sự có hàng tá số liệu để lựa chọn, vì vậy việc lựa chọn số liệu nào cần phải được cân nhắc cẩn thận.

Phương pháp SMART

Một cách tiếp cận đã được thử nghiệm và kiểm nghiệm để chọn KPI là làm theo Phương pháp SMART. Được phát triển vào năm 1981 bởi George T. Doran. SMART được sử dụng nhiều cho đến ngày nay dưới nhiều hình thức khác nhau trong các ứng dụng quản lý doanh nghiệp khác nhau. Theo SMART, mức độ liên quan của một số liệu có thể được xem xét kỹ lưỡng bằng cách phân tích xem liệu đó có phải là:

S – Cụ thể đủ; đo lường một quá trình hoặc khía cạnh cụ thể, được xác định rõ ràng; có tính đến các mục tiêu chiến lược.

M – Có thể đo lường đượcmà trong quản lý hàng tồn kho và kho hàng hầu như luôn có nghĩa là có thể định lượng được.

MỘT – Có thể đạt được; thực sự có thể đạt được và phù hợp với trường hợp sử dụng của công ty. Nói cách khác, đừng cố gắng đạt được thời gian dẫn đầu “ngay lập tức”.

R – Thực tế hoặc có liên quan; cả về mặt phù hợp tốt với các mục tiêu thực tế của tổ chức cũng như những gì thực sự có thể thực hiện được với các nguồn lực hiện có.

T – có giới hạn thời gian; tuân theo dòng thời gian đặt trước liên quan đến mục tiêu của số liệu và có thời hạn.

Mẹo chọn KPI phù hợp

Ngoài phương pháp SMART, dưới đây là một số mẹo khác có thể đơn giản hóa việc chọn đúng KPI để theo dõi:

• Xem xét các KPI dành riêng cho ngành. Nhiều KPI có thể phù hợp hơn với ngành hoặc loại hình kinh doanh của bạn so với các KPI khác. Ví dụ: các doanh nghiệp bán lẻ có thể tập trung vào các số liệu như tỷ lệ bán hết, tỷ lệ giảm giá hoặc lợi nhuận gộp từ đầu tư hàng tồn kho (GMROI), trong khi các công ty sản xuất nên ưu tiên thời gian chu kỳ sản xuất, hàng tồn kho trong quá trình sản xuất (WIP) hoặc công suất việc sử dụng.
• Đánh giá tính sẵn có và độ chính xác của dữ liệu. Chỉ theo dõi các KPI mà bạn có dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. Sẽ rất hữu ích nếu xem xét các hệ thống và quy trình sẵn có để thu thập dữ liệu cần thiết, cho dù từ các báo cáo công việc trong một hệ thống MRPcảm biến trên máy trạm, dữ liệu kế toán, v.v. Nếu không có sẵn hoặc cần nỗ lực đáng kể để thu thập, bạn nên chọn các KPI thay thế dễ đo lường hơn.
• Xem xét và điều chỉnh thường xuyên. Thường xuyên xem xét các KPI đã chọn của bạn để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của chúng về sau. Khi tổ chức của bạn phát triển, KPI bạn đã chọn có thể cần được điều chỉnh để phù hợp với những ưu tiên và mục tiêu đang thay đổi.
• Đừng theo dõi quá nhiều KPI. Theo dõi khoảng 10 KPI chính hầu hết được coi là một con số tốt, mặc dù điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động. Chúng phải bao gồm tất cả các KPI kinh doanh trong đó KPI hàng tồn kho chiếm một số ít.

Dành cho những người quản lý làm bài tập về nhà và chọn KPI phù hợp cho trường hợp sử dụng của họ, biên soạn một bảng điều khiển đơn giản hoặc thiết lập các số liệu có thể theo dõi trong phạm vi ưu tiên của bạn phần mềm quản lý hàng tồn kho (IMS) hoặc phần mềm quản lý kho (WMS) rất có thể sẽ đủ để cung cấp cái nhìn tổng quan đầy đủ. Tuy nhiên, để hiểu sâu hơn về các mục tiêu chiến lược, có các phương pháp để tổ chức các KPI được theo dõi vào hệ thống. Một ví dụ có liên quan là Hệ thống phi tập trung hoá số liệu chuỗi cung ứng của Gartner.

11 KPI quản lý hàng tồn kho hàng đầu

Dưới đây là 11 KPI quan trọng nhất dành riêng cho khoảng không quảng cáo mà bạn nên cân nhắc đưa vào bảng thông tin hiệu suất của mình.

Mức tồn kho trung bình

Bắt đầu danh sách ở mức cơ bản tuyệt đối, KPI hàng tồn kho trung bình trả về số lượng hàng tồn kho trung bình ước tính mà bạn có trong tay tại một thời điểm nhất định. Nó chủ yếu hữu ích làm cơ sở để tính toán các số liệu khác, tuy nhiên, nó cũng cung cấp sự thể hiện rõ ràng về mức tồn kho trung bình trong suốt năm tài chính. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty đặt mục tiêu giữ mức tồn kho trung bình không đổi.

Hàng tồn kho trung bình = (giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + giá trị hàng tồn kho cuối kỳ) / 2

Thời gian thực hiện đơn hàng, thời gian chu kỳ đặt hàng

Một KPI thiết yếu tạo thành một cơ sở khác để đo lường hiệu quả của các nỗ lực quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho của bạn là thời gian thực hiện đơn hàng, hay còn gọi là thời gian chu kỳ đặt hàng. Chỉ số này đo tổng thời gian cần thiết để sản phẩm đến tay khách hàng. Nó được tính từ lúc khách hàng đặt hàng cho đến khi nhận được thành phẩm.

Các phiên bản khác nhau của số liệu này đang được sử dụng, chẳng hạn như sản xuất, nguyên vật liệu hoặc giao hàng thời gian dẫn. Đây là một KPI quan trọng không kém đối với cả nhà phân phối và nhà sản xuất và chắc chắn cần được theo dõi dưới hình thức này hay hình thức khác.

Không nên nhầm lẫn thời gian chu kỳ đặt hàng với thời gian chu kỳ sản xuất, là KPI đo thời gian cần thiết để hoàn thành một bước quy trình sản xuất. Thời gian thực hiện cũng có nhiều KPI liên quan khác như độ dài chu kỳ bán hàng, tính toán tổng thời gian từ lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng đến khi chốt giao dịch hoặc thời gian nhận hàng, đo lường hiệu suất của nhà cung cấp.

Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho đo lường tần suất bạn bán toàn bộ hàng tồn kho của mình. Nói cách khác, nó trả về tỷ lệ phần trăm của tổng số hàng mà bạn đã bán được trong một khoảng thời gian nhất định. Việc theo dõi KPI này cung cấp tỷ lệ doanh số bán hàng trên số lượng hàng tồn kho trong kho. Đây là một phương tiện đáng tin cậy để đánh giá xem số lượng bán hàng và giá trị hàng tồn kho của bạn có tương xứng hay không. Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cao hơn thường tương quan với chi phí lưu trữ và vận hành thấp hơn, bởi vì thời gian tồn kho càng ít thì chi phí quản lý càng tạo ra ít hơn.

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho được tính bằng cách chia số lượng đơn vị bán được cho hàng tồn kho trung bình hoặc bằng cách chia Giá vốn hàng bán (COGS) theo giá trị hàng tồn kho trung bình.

Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho = số lượng hàng bán được/tồn kho trung bình

Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu, tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu

Một cách dễ dàng khác để có được thông tin về hiệu suất doanh thu là tỷ lệ tồn kho trên doanh thu hay còn gọi là tỷ lệ tồn kho trên doanh thu. Điều này so sánh giá trị hàng tồn kho trung bình của một khoảng thời gian nhất định với doanh thu hoàn thành trong kỳ. Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu rất quan trọng để giữ ở mức cân bằng – quá thấp là dấu hiệu cho thấy nguy cơ hết hàng tăng lên; tuy nhiên, quá cao có nghĩa là tỷ suất lợi nhuận sẽ bị thu hẹp do chi phí lưu trữ ngày càng tăng.

KPI được tính bằng cách chia giá trị hàng tồn kho trung bình trong một khoảng thời gian nhất định cho giá trị ròng của doanh số bán hàng đã hoàn thành.

Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu = số dư hàng tồn kho trung bình / giá trị ròng của doanh thu thực hiện

Số ngày bán hàng tồn kho, số ngày có hàng tồn kho

Theo sát tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho là số ngày bán hàng tồn kho (hoặc số ngày bán hàng tồn kho) hay còn gọi là số ngày có hàng hoặc số tuần có sẵn KPI hoặc DSI. Điều này đo lường thời gian trung bình cần thiết để bán hết hàng tồn kho và do đó, đo lường thời gian tiền mặt bị giữ trong kho. Giá trị bán hàng trong ngày thấp tương quan với doanh thu nhanh hơn và, trong số những thứ khác, có thể là một dấu hiệu tốt về rủi ro hết hàng. KPI cung cấp cái nhìn sâu sắc về việc thiết lập mức tồn kho tối ưu và độ chính xác của dự báo nhu cầu.

Số ngày tồn kho có thể được tính bằng cách chia khoảng thời gian kế toán cho tốc độ quay vòng hàng tồn kho. Giá trị càng thấp thì càng tốt.

Số ngày bán hàng tồn kho = khoảng thời gian/ vòng quay hàng tồn kho

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho

KPI này, còn được gọi là chi phí vận chuyển hàng tồn kho hoặc đơn giản là chi phí lưu giữ, biểu thị tất cả các chi phí chung mà bạn phải chịu khi giữ hàng tồn kho trong kho. Số liệu này trả về một tỷ lệ phần trăm mà theo lẽ tự nhiên, bạn muốn nhắm đến mức thấp nhất có thể trong khi bao trùm tất cả các cơ sở. Các chi phí được tính vào giá vốn hàng tồn kho là:

• chi phí vốn – mua hàng trực tiếp và chi phí đầu tư của họ;
• chi phí rủi ro hàng tồn kho – chi phí hao hụt hàng tồn kho và mất giá trị thị trường;
• chi phí Lĩnh vực lưu trữ – tiền thuê nhà kho, thế chấp và các tiện ích;
• chi phí dịch vụ – những thứ như bảo hiểm, chi phí xử lý, an ninh kho hàng, v.v.

Giá vốn hàng tồn kho = ((chi phí vốn tồn kho + chi phí rủi ro hàng tồn kho + chi phí lưu kho + chi phí dịch vụ tồn kho) / tổng giá trị hàng tồn kho) x 100%

Không nên nhầm lẫn chi phí vận chuyển của hàng tồn kho KPI với tổng chi phí. chi phí sản xuất. Cái sau bao gồm tất cả các chi phí bổ sung có liên quan đến việc sản xuất hàng hóa.

Tỷ lệ đặt hàng trước

Tỷ lệ đơn hàng đặt sẵn là KPI nêu chi tiết tỷ lệ phần trăm các đơn hàng đến không thể thực hiện được trong một khoảng thời gian nhất định. Nó được tính đơn giản bằng cách chia số lượng đơn đặt hàng đến mà bạn không thể hoàn thành cho tổng số đơn đặt hàng đến. Tỷ lệ đặt hàng sẵn là một thước đo dễ dàng, có giá trị cao, đáng tin cậy hướng tới các hoạt động lập kế hoạch hoặc quản lý chuỗi cung ứng lỏng lẻo. Nó thường tương quan nghịch với độ chính xác dự báo nhu cầu KPI.

Tỷ lệ đặt hàng sau = tổng số đơn hàng đặt sẵn / tổng số đơn hàng đến

Tỷ lệ bán hết

KPI tỷ lệ lượng hàng đã bán trả về tỷ lệ phần trăm hàng tồn kho mà bạn đã bán so với tổng lượng hàng tồn kho sẵn có để bán cho một sản phẩm nhất định. Đây là thước đo hữu ích để đánh giá nhanh hiệu quả bán hàng của các mặt hàng trong kho và có thể được sử dụng để điều chỉnh khối lượng sản xuất hoặc bổ sung cho phù hợp. KPI được tính bằng cách chia số lượng đơn vị sản phẩm đã bán được cho số lượng đơn vị có sẵn để bán.

Tỷ lệ bán hết = số lượng đơn vị đã bán / số lượng đơn vị có sẵn để bán

Đối với các nhà sản xuất bán hàng tồn kho mà họ sản xuất trong cùng một khoảng thời gian, số lượng đơn vị bán ra phải được chia cho tổng hàng tồn kho thành phẩm đầu kỳ và hàng hóa được sản xuất trong khoảng thời gian đó.

Độ chính xác của dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu là rất quan trọng để đảm bảo lượng hàng sẵn có trong khi tránh lượng hàng tồn kho dư thừa trong suốt kỳ tài chính. Như vậy, nó đặc biệt quan trọng đối với Nhà sản xuất sản xuất hàng tồn kho (MTS) phụ thuộc nhiều vào việc dự báo nhu cầu của khách hàng để thiết lập mức tồn kho và năng lực sản xuất cho các giai đoạn sắp tới.

KPI này đo lường độ chính xác của dự báo nhu cầu trong khoảng thời gian trước đó bằng cách so sánh số lượng hàng hóa thực tế đã bán, đặt hàng và/hoặc sản xuất với dự báo. Nó trả về một tỷ lệ phần trăm cho biết liệu dự báo có phù hợp với nhu cầu thực tế hay không. Phần trăm càng nhỏ thì dự báo càng chính xác. Có nhiều cách để tính KPI này. Một công thức đơn giản sẽ là:

Độ chính xác dự báo nhu cầu = (1 – ((|nhu cầu thực tế – nhu cầu dự báo|) / nhu cầu dự báo)) x 100%

Thực hiện đơn hàng hoàn hảo, đúng thời gian

KPI hiệu quả đơn hàng, hiệu suất đơn hàng hoàn hảo (POP), còn được gọi là chỉ số đơn hàng hoàn hảo hoặc tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo, đo lường phần trăm đơn hàng được hoàn thành mà không gặp sự cố.

POP được tính bằng cách chia số lượng đơn hàng hoàn hảo cho tổng số đơn hàng. Đây là tất cả các số liệu có liên quan được tính đến:

Hiệu suất đơn hàng hoàn hảo = (tổng số đơn hàng – (số đơn hàng không được giao đúng thời hạn + số đơn hàng không được giao đầy đủ + số đơn hàng được giao bị hư hỏng hoặc thiếu sót + số đơn hàng được xử lý không chính xác)) / tổng số đơn hàng.

POP phần lớn tương tự như KPI đúng hạn (OTIF, hay còn gọi là DIFOT hoặc giao hàng đầy đủ, đúng hạn). Tuy nhiên, cái sau thường chỉ tính đến số lượng đặt hàng và ngày thực hiện, trong khi POP cũng tính đến thiệt hại, sai sót và lỗi xử lý.

Đúng giờ và đầy đủ = Số đơn hàng được giao đúng hạn và đầy đủ/tổng ​​số đơn hàng.

Hầu hết các nhà sản xuất thường cố gắng duy trì giá trị POP hoặc OTIF khoảng 90%. Nó có thể được tính toán cho cả việc thực hiện đơn hàng của bạn cũng như cho nhà cung cấp của bạn, trong trường hợp đó số liệu được gọi là POP hoặc OTIF của nhà cung cấp.

Hàng hết hàng, hư hỏng

Cuối cùng, hàng tồn kho là một phần hàng tồn kho, vì lý do này hay lý do khác, không thể bán được và cần phải xóa sổ. Điều này có thể là do hàng hóa hết hạn sử dụng trong trường hợp hàng dễ hỏng (trong trường hợp này được gọi là hư hỏng), hàng tồn kho theo mùa còn sót lại, sản phẩm lỗi thời hoặc các mặt hàng bị hư hỏng, bị lãng quên hoặc lỗi thời. KPI tồn kho chết được biểu thị bằng phần trăm:

Hàng tồn kho = (hàng không bán được/tổng ​​hàng) x 100%

Tỷ lệ hàng tồn kho cao cho thấy cần phải cải tiến các nỗ lực tối ưu hóa hàng tồn kho và phương pháp lưu kho của bạn, vì các mặt hàng lỗi thời sẽ tăng chi phí lưu trữ và chi phí chung, đồng thời làm giảm lợi nhuận chung của công ty.

Bài học chính

• KPI quản lý hàng tồn kho là các chỉ số hiệu suất chính cụ thể đối với việc lưu trữ, số lượng, chi phí hoặc sự biến động của hàng tồn kho của công ty. Giống như tất cả các KPI kinh doanh, chúng hoạt động bằng cách đo lường và so sánh các số liệu kinh doanh khác nhau để theo dõi hiệu suất của các quy trình liên quan đến hàng tồn kho.
• Theo dõi KPI quản lý hàng tồn kho cho phép thiết lập các mục tiêu và mục đích rõ ràng cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. KPI cho phép thiết lập đường cơ sở, so sánh hiệu suất theo thời gian và xác định những thiếu sót.
• KPI dành riêng cho hàng tồn kho giúp đơn giản hóa việc tối ưu hóa hàng tồn kho, từ đó mang lại giá trị hàng tồn kho tốt hơn, kiểm soát hàng tồn kho nhiều hơn, giảm lãng phí và giảm chi phí chung.
• Có nhiều cách khác nhau để chọn đúng KPI để theo dõi, chẳng hạn như phương pháp SMART. KPI phải luôn phản ánh các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.
• KPI được theo dõi thường được tổng hợp thành bảng điều khiển hiệu suất. Chúng có thể ở dạng bảng tính, phần mềm quản lý hiệu suất chuyên dụng hoặc trong phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc quản lý kho hàng mà bạn lựa chọn.
• Số lượng KPI phù hợp để theo dõi tại bất kỳ thời điểm nào là khoảng 10, vì quá nhiều KPI có thể làm tắc nghẽn bảng điều khiển hiệu suất của công ty và gây ra sự phức tạp không mong muốn.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: 10 KPI sản xuất hàng đầu năm 2023