Thu hẹp hàng tồn kho – Nguyên nhân, hậu quả và lời khuyên

Sự hao hụt hàng tồn kho là một vấn đề phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho thực tế. Hậu quả của việc thu hẹp hoạt động có thể bao gồm tổn thất tài chính, gián đoạn hoạt động và mất khả năng cạnh tranh. Nhưng nó xảy ra như thế nào và làm cách nào để ngăn chặn nó?

Sự hao hụt hàng tồn kho là gì?

Sự hao hụt hàng tồn kho xảy ra khi số lượng thực tế trong kho của bạn nhỏ hơn số lượng được ghi trong sổ sách hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn. Điều này thường xảy ra do sự kết hợp của nhiều yếu tố, bao gồm lỗi hành chính, hư hỏng, hư hỏng, trộm cắp và gian lận của nhà cung cấp.

Theo báo cáo của Statista, hơn 64% doanh nghiệp bán lẻ ở Hoa Kỳ có tỷ lệ hao hụt hàng năm hơn 1% tổng giá trị hàng tồn kho của họ. Và không có loại hình kinh doanh nào liên quan đến hàng tồn kho thực tế mà không bị hao hụt.

Tiến hành kiểm kê và so sánh kết quả với hồ sơ kiểm kê của bạn là phương pháp đáng tin cậy nhất để phát hiện tổn thất hàng tồn kho vì điều này cung cấp bằng chứng cụ thể về sự khác biệt.

Làm thế nào để tính toán hao hụt hàng tồn kho?

Để tính giá trị hao hụt hàng tồn kho, bạn có thể sử dụng công thức sau:

Giá trị hao hụt = Bản ghi giá trị hàng tồn kho – Giá trị hàng tồn kho vật lý

Giả sử 80.000 USD được đánh dấu là giá trị hàng tồn kho của công ty trong sổ sách kế toán của họ. Sau khi đếm hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho thực tế được tính là 78.000 USD. Điều này có nghĩa là giá trị co ngót là:

80.000 USD – 78.000 USD = 2.000 USD

Do đó, công ty đã mất 2.000 USD hàng tồn kho trong kỳ.

Làm thế nào để tính tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho?

Vì giá trị hàng tồn kho có thể dao động nên giá trị hao hụt không phải là thước đo đáng tin cậy nhất để theo dõi sự hao hụt theo thời gian. Để liên tục đo độ co ngót và sử dụng nó như một KPI về hiệu suất quản lý hàng tồn kho của bạnbắt đầu tính toán tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho.

Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho = Giá trị hao hụt / Bản ghi giá trị hàng tồn kho x 100

Hãy tiếp tục với ví dụ trước. Giá trị hàng tồn kho được ghi nhận là 80.000 USD và hao hụt là 2.000 USD. Do đó, tốc độ co ngót là:

2.000 USD / 80.000 USD x 100 = 0,025 x 100 = 2,5%

Điều này có nghĩa là tỷ lệ hao hụt của bạn hoặc giá trị hàng tồn kho bị mất do hao hụt là 2,5%. Nhưng làm sao điều đó có thể xảy ra được?

Nguyên nhân hao hụt hàng tồn kho

Sự hao hụt hàng tồn kho có thể do nhiều yếu tố thường kết hợp với nhau gây ra. Dưới đây là một số nguyên nhân gây co rút phổ biến nhất:

• Hư hại. Thiệt hại đối với hàng tồn kho có thể xảy ra trong các giai đoạn khác nhau của chuỗi cung ứng, từ xử lý trong kho đến vận chuyển. Thiệt hại vật chất thường dẫn đến việc giảm mức tồn kho thực tế so với số liệu ghi trong sổ kế toán.
• Sự hư hỏng. Hàng hóa hoặc sản phẩm dễ hư hỏng có ngày hết hạn có thể bị hư hỏng. Khi những mặt hàng này bị hỏng trước khi được bán sẽ dẫn đến thất thoát hàng tồn kho.
• Lỗi sản xuất. Những sai sót trong quá trình sản xuất có thể gây ra phế liệu hoặc sản phẩm bị lỗi điều đó cần phải được xóa bỏ.
• Trộm cắp nhân viên. Hành vi trộm cắp nội bộ của nhân viên là nguyên nhân đáng kể dẫn đến thất thoát hàng tồn kho. Khi nhân viên ăn cắp hàng tồn kho sẽ dẫn đến tổn thất trực tiếp. Mặc dù các nguyên nhân hao hụt trước đây có thể được báo cáo, nhưng với các mặt hàng đã bị xóa, hành vi trộm cắp là thứ chỉ có thể được phát hiện thông qua việc kiểm tra và điều tra hàng tồn kho.
• Ăn trộm. Trộm cắp đồ của bên ngoài là nguyên nhân cực kỳ phổ biến dẫn đến hao hụt hàng hóa trong môi trường bán lẻ. Nó xảy ra khi khách hàng lấy trộm sản phẩm từ cửa hàng.
• Lừa đảo nhà cung cấp. Gian lận của nhà cung cấp xảy ra khi nhà cung cấp thao túng đơn đặt hàng hoặc hóa đơn, cung cấp ít mặt hàng hơn mức đã thỏa thuận hoặc tính giá cao hơn. Điều này dẫn đến sự khác biệt giữa số lượng tồn kho thực tế và số lượng được ghi nhận.
• Kiểm kê sai hàng tồn kho. Lỗi trong việc đếm hàng tồn kho trong quá trình đếm hàng tồn kho thực tế hoặc đếm chu kỳ có thể dẫn đến mức tồn kho được ghi lại không chính xác. Những lỗi do con người gây ra có thể là do đếm sai, bỏ sót hoặc đếm hai lần các mặt hàng.
• Lỗi hành chính. Các lỗi hành chính trong kế toán hàng tồn kho, chẳng hạn như lỗi nhập dữ liệu, có thể tạo ra sự khác biệt giữa hàng tồn kho thực tế và số lượng được ghi lại. Đây thường là những lỗi vô ý của con người nhưng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Mỗi nguyên nhân gây ra sự hao hụt hàng tồn kho này đều có thể là một nguồn gây tổn thất tiềm tàng cho doanh nghiệp. Nhưng mất tiền có phải là hậu quả duy nhất của nó?

Hậu quả của việc hao hụt hàng tồn kho

Sự hao hụt hàng tồn kho có thể dẫn đến một số hậu quả. Dưới đây là một số trường hợp nghiêm trọng hơn:

• Thua lỗ. Một trong những hậu quả trực tiếp và trực tiếp nhất của sự suy thoái là tổn thất tài chính. Nó làm giảm giá trị tài sản của công ty và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bạn vì chi phí của hàng tồn kho bị mất được trừ vào doanh thu mà không có bất kỳ lợi ích tương ứng nào từ việc bán hàng.
• Hết hàng. Sự co rút có thể dẫn đến tình trạng hết hàng ngoài dự kiến, khiến bạn hết sản phẩm để bán hoặc hết nguyên liệu để sử dụng trong sản xuất.
• Dự trữ quá nhiều. Để bù đắp cho sự hao hụt, một số doanh nghiệp có thể dự trữ quá nhiều hàng tồn kho như một bộ đệmbuộc vốn có thể được sử dụng ở nơi khác.
• Sự gián đoạn hoạt động. Tình trạng tồn kho thường xuyên và quá tải làm gián đoạn hoạt động bình thường, dẫn đến thiếu hiệu quả và tăng chi phí trong quản lý chuỗi cung ứngngừng sản xuất do thiếu nguyên liệu và không thể hoàn thành đơn hàng đúng thời hạn.
• Thiệt hại về danh tiếng. Việc giao hàng trễ hoặc không đầy đủ liên tục có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và mất việc kinh doanh.
• Tăng chi phí. Duy trì lượng hàng tồn kho dư thừa như một biện pháp bảo vệ chống lại tình trạng hết hàng liên quan đến hao hụt hàng hóa sẽ làm tăng chi phí lưu giữ trong khi việc xử lý và phân tích tổn thất hàng tồn kho thường đòi hỏi thêm giờ lao động.
• Mất khả năng cạnh tranh. Một công ty liên tục phải vật lộn với tình trạng hao hụt sản phẩm có thể mất đi lợi thế cạnh tranh về giá cả, tính sẵn có và dịch vụ khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh hiệu quả hơn.

Như chúng ta có thể thấy, việc hao hụt hàng tồn kho là một vấn đề nghiêm trọng cần được giải quyết. Chúng ta hãy xem những gì bạn có thể làm để ngăn chặn nó.

Mẹo để giảm thiểu hao hụt hàng tồn kho

Thực hiện kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên

Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên liên quan đến việc đếm thực tế và xác minh số lượng hàng tồn kho thực tế có trong tay so với những gì được ghi trong hồ sơ của bạn. Những cuộc kiểm tra này giúp xác định kịp thời những khác biệt và vấn đề hao hụt, cho phép bạn thực hiện các hành động khắc phục. Việc triển khai lịch trình cho các cuộc kiểm tra này, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng quý, sẽ đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật được tính chính xác của hàng tồn kho.

Hơn nữa, việc sử dụng các phương pháp đếm chu kỳ, trong đó bạn liên tục đếm một phần hàng tồn kho của mình theo thời gian, có thể cung cấp cái nhìn thời gian thực hơn về mức tồn kho và giảm nhu cầu kiểm tra hàng năm quy mô lớn. Bằng cách thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho, bạn có thể phát hiện sớm các vấn đề, giải quyết nguyên nhân gốc rễvà ngăn ngừa sự co ngót leo thang.

Đào tạo nhân viên

Việc đào tạo nên bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm xử lý hàng tồn kho đúng cách để ngăn ngừa thiệt hại, hiểu quy trình sản xuất để tránh sản xuất thừa hoặc sai sót, nhập dữ liệu chính xác để duy trì hồ sơ hàng tồn kho và tuân thủ các quy định về quản lý hàng tồn kho. Hết hạn lần đầu, xuất trước (FEFO) nguyên tắc đối với hàng dễ hư hỏng Đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt có thể giảm đáng kể các lỗi của con người góp phần làm giảm lượng hàng tồn kho.

Các chương trình đào tạo nên được tiến hành liên tục, được cập nhật thường xuyên và cũng nên bao gồm nhận thức về bảo mật để ngăn chặn hành vi trộm cắp nội bộ. Thu hút nhân viên vào tầm quan trọng của độ chính xác của hàng tồn kho và giúp họ nhận thức được hành động của họ tác động đến lợi nhuận như thế nào có thể là yếu tố thúc đẩy trong việc giảm thiểu hao hụt.

Thực hiện các biện pháp an ninh

Việc thực hiện các biện pháp an ninh là rất quan trọng để ngăn chặn hành vi trộm cắp cả bên trong và bên ngoài. Hành vi trộm cắp nội bộ, chẳng hạn như hành vi trộm cắp của nhân viên, có thể được ngăn chặn bằng các hệ thống an ninh như camera giám sát và các biện pháp kiểm soát truy cập. Những điều này không chỉ đóng vai trò ngăn chặn mà còn cung cấp bằng chứng trong trường hợp có hoạt động đáng ngờ.

Đối với cài đặt thương mại điện tử và điểm bán hàng (POS), quy trình xử lý thanh toán an toàn và xác minh đơn hàng cũng góp phần ngăn ngừa mất hàng tồn kho.

Hành vi trộm cắp bên ngoài, chẳng hạn như trộm cắp trong cửa hàng, có thể được giảm bớt nhờ đội ngũ nhân viên cảnh giác, bố trí cửa hàng hợp lý và nhân viên an ninh. Điều cần thiết là phải thường xuyên xem xét và cập nhật hệ thống bảo mật để đón đầu các mối đe dọa tiềm ẩn và duy trì môi trường an toàn cho kho hàng của bạn.

Tiến hành kiểm toán nhà cung cấp

Kiểm tra nhà cung cấp thường xuyên là rất quan trọng để chống gian lận nhà cung cấp. Các cuộc kiểm tra này liên quan đến việc xác minh rằng các sản phẩm nhận được có phù hợp với đơn đặt hàng hay không, cả về số lượng và chất lượng. Họ cũng đảm bảo rằng giá cả và các điều khoản đã thỏa thuận được tuân thủ. Duy trì mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp và giao tiếp minh bạch có thể giúp giảm nguy cơ gian lận.

Ngoài ra, việc triển khai thẻ điểm nhà cung cấp và KPI có thể giúp bạn đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp thường xuyên. Nếu nhà cung cấp liên tục không đáp ứng được kỳ vọng, có lẽ đã đến lúc đánh giá lại mối quan hệ và khám phá các nguồn thay thế để bảo vệ hàng tồn kho của bạn khỏi sự hao hụt liên quan đến nhà cung cấp.

Sử dụng đúng quy trình kiểm kê

Thủ tục kiểm kê nên bao gồm hướng dẫn tiến hành kiểm kê thực tế, quy trình đối chiếu để giải quyết mọi sai lệch được phát hiện trong quá trình kiểm kê và các bước xử lý các mặt hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc hư hỏng. Việc kiểm tra kỹ số lượng và sử dụng hệ thống quét mã vạch có thể cải thiện hơn nữa độ chính xác và giảm thiểu lỗi của con người.

Việc thiết lập các quy trình rõ ràng để báo cáo và giải quyết những khác biệt giữa số lượng thực tế và mức tồn kho được ghi lại sẽ đảm bảo rằng các vấn đề được điều tra và giải quyết kịp thời. Việc phát triển các quy trình vận hành tiêu chuẩn cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc đào tạo nhân viên mới và duy trì cách tiếp cận nhất quán để quản lý hàng tồn kho trong toàn tổ chức của bạn.

Triển khai phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp tính năng theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực, tự động hóa các nhiệm vụ kiểm soát hàng tồn kho và cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu hàng tồn kho. Nó hợp lý hóa toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho, từ việc tạo đơn đặt hàng và nhận hàng đến theo dõi chuyển động và doanh số hàng tồn kho.

Khả năng quét mã vạch giúp việc nhập dữ liệu hiệu quả và chính xác hơn, giảm nguy cơ sai sót góp phần làm hao hụt. Phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết, giúp bạn xác định các xu hướng và sự bất thường có thể chỉ ra các vấn đề hao hụt tiềm ẩn, cho phép thực hiện các biện pháp chủ động.

Nhìn chung, việc triển khai phần mềm như vậy sẽ tăng hiệu quả, độ chính xác và khả năng hiển thị trong việc quản lý hàng tồn kho, góp phần ngăn ngừa hao hụt và giảm thiểu nỗ lực giảm thiểu.

Làm thế nào để báo cáo hao hụt hàng tồn kho trong báo cáo tài chính?

Sự hao hụt hàng tồn kho được ghi nhận trong báo cáo tài chính như một khoản chi phí, thường thuộc loại Giá vốn hàng bán (COGS) hoặc dưới dạng một chi tiết đơn hàng riêng biệt, tùy thuộc vào phương pháp kế toán được sử dụng. Đây là cách ghi nhận khoản thu hẹp trong báo cáo tài chính:

1. Là một thành phần của COGS. Theo phương pháp kế toán dồn tích, khi xảy ra hao hụt hàng tồn kho được ghi nhận là giảm giá trị hàng tồn kho. Khoản giảm này được coi là chi phí và được bao gồm trong phần giá vốn hàng bán của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán lợi nhuận gộp.
2. Tách riêng mục hàng trong chi phí. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể chọn báo cáo tổn thất hàng tồn kho dưới dạng một chi tiết đơn hàng riêng biệt trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của mình trong chi phí hoạt động. Cách tiếp cận này cung cấp bảng phân tích chi phí rõ ràng hơn và cho phép theo dõi và phân tích mức độ hao hụt theo thời gian dễ dàng hơn. Báo cáo thu nhập có thể bao gồm một chi tiết đơn hàng như “Chi phí hao hụt hàng tồn kho” hoặc “Tổn thất hàng tồn kho”.
3. Xử lý kế toán cụ thể. Sự hao hụt có thể được ghi lại bằng cách sử dụng các phương pháp kế toán cụ thể tùy thuộc vào hoàn cảnh và các chuẩn mực kế toán mà doanh nghiệp tuân theo. Ví dụ, nếu tổn thất xảy ra do một sự kiện bất ngờ và bất ngờ, nó có thể được xử lý khác với tổn thất thông thường. Các doanh nghiệp nên tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP) hoặc các tiêu chuẩn kế toán có liên quan khác trong khu vực của mình khi ghi nhận mức giảm hàng tồn kho.

Điều quan trọng cần lưu ý là phương pháp được sử dụng để ghi lại sự hao hụt hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp và ngành. Phương pháp được chọn phải phù hợp với các chuẩn mực kế toán và phản ánh chính xác tác động của sự suy giảm đối với hiệu quả tài chính của công ty. Ngoài ra, việc duy trì hồ sơ và tài liệu chính xác về các sự cố mất mát là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán.

Bài học chính

• Sự hao hụt hàng tồn kho xảy ra khi số lượng thực tế trong kho của bạn nhỏ hơn số lượng được ghi trong sổ sách hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn.
• Sự hao hụt hàng tồn kho có thể do nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm hư hỏng, hư hỏng, lỗi sản xuất, trộm cắp của nhân viên, trộm cắp trong cửa hàng, gian lận của nhà cung cấp, đếm sai hàng tồn kho và lỗi hành chính.
• Sự hao hụt hàng tồn kho có thể dẫn đến một số hậu quả đáng kể, bao gồm tổn thất tài chính, hết hàng, tồn kho quá mức, gián đoạn hoạt động, tổn hại danh tiếng, tăng chi phí và mất khả năng cạnh tranh.
• Sự hao hụt hàng tồn kho có thể được ngăn chặn hoặc giảm thiểu bằng cách tiến hành kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên, đào tạo nhân viên, thực hiện các biện pháp bảo mật, tiến hành kiểm tra nhà cung cấp, sử dụng quy trình kiểm kê thích hợp và triển khai phần mềm quản lý hàng tồn kho.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Quản lý Vật liệu – Định nghĩa, Lợi ích, Thực tiễn Tốt nhất