Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong một công ty sản xuất?

Việc trao đổi thông tin là cần thiết để kích hoạt bất kỳ loại hành động nào và do đó, giao tiếp là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Do đó, việc cải thiện quy trình và thực hành giao tiếp của bạn có thể có tác động đáng kể đến hiệu quả kinh doanh của bạn.

Bạn cũng có thể nghe bài viết này:

Truyền thông trong sản xuất là gì?

Giao tiếp sản xuất là việc trao đổi thông tin liên quan đến quy trình sản xuất giữa hai bên bất kỳ là một phần của chuỗi cung ứng sản phẩm được sản xuất. Điều này bao gồm các liên hệ với nhà cung cấp và khách hàng cũng như tương tác giữa các bộ phận và nhân viên trong công ty sản xuất.

Giao tiếp là không thể tránh khỏi. Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, mọi người phải trao đổi thông tin để hoàn thành công việc, chẳng hạn như đặt hàng hoặc gửi kế hoạch sản xuất. Nhưng mặc dù giao tiếp là nền tảng và huyết mạch của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, nhiều công ty sản xuất vẫn có thể cải thiện các hoạt động giao tiếp của họ.

Trao đổi thông tin hiệu quả hơn có thể dẫn đến những lợi ích rất thực tế, chẳng hạn như tai nạn tại nơi làm việc ít hơn, hiệu quả sản xuất tốt hơn, chất lượng sản phẩm cao hơn và sự hài lòng của khách hàng cũng như nhân viên.

Mặt khác, các phương pháp giao tiếp dưới mức trung bình, đặc biệt là những phương pháp dựa trên phương pháp truyền miệng và giấy tờ, có thể dẫn đến điều kiện làm việc tồi tệ, lãng phí quá mức, chất lượng sản phẩm thấp, giao hàng trễ, khiến khách hàng và nhân viên không hài lòng.

Tại sao giao tiếp lại quan trọng trong sản xuất?

Giao tiếp hiệu quả trong sản xuất là rất quan trọng vì nhiều lý do:

1. An toàn nơi làm việc. Môi trường sản xuất có thể là môi trường có rủi ro cao, với những nguy cơ tiềm ẩn bao gồm máy móc hạng nặng, chất độc hại, v.v. Giao tiếp rõ ràng có thể giúp đảm bảo các quy trình an toàn được hiểu và tuân theo, ngăn ngừa tai nạn và thương tích.
2. Hiệu quả. Các hướng dẫn và bản cập nhật rõ ràng có thể tăng năng suất đáng kể bằng cách đảm bảo mọi người biết họ phải làm gì, khi nào và như thế nào. Điều này có thể giúp giảm thời gian chết, loại bỏ nỗ lực lãng phí và tăng tốc quá trình sản xuất.
3. Kiểm soát chất lượng. Sản xuất thường được thực hiện theo thông số kỹ thuật chính xác. Thông tin sai lệch hoặc hiểu sai có thể dẫn đến sai sót, gây lãng phí và có thể gây tổn hại đến danh tiếng của công ty. Giao tiếp rõ ràng giúp đảm bảo đầu ra chất lượng cao.
4. Làm việc theo nhóm. Sản xuất thường liên quan đến sự hợp tác giữa nhiều bộ phận, từ thiết kế đến sản xuất đến phân phối. Giao tiếp tốt có thể nâng cao tinh thần đồng đội và đảm bảo rằng tất cả các bộ phận được liên kết với nhau.
5. Sự hài lòng của khách hàng. Giao tiếp tốt đảm bảo rằng các thông số kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng được hiểu và đáp ứng. Nó cũng giúp giải quyết kịp thời bất kỳ mối quan tâm hoặc khiếu nại nào, do đó làm tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
6. Các mối quan hệ nhà cung cấp. Giao tiếp với các nhà cung cấp cũng rất quan trọng trong sản xuất để đảm bảo giao nguyên vật liệu kịp thời, đàm phán hợp đồng và giải quyết mọi vấn đề hoặc tranh chấp.
7. Giải quyết vấn đề. Các vấn đề là không thể tránh khỏi trong bất kỳ ngành công nghiệp nào, và sản xuất cũng không ngoại lệ. Giao tiếp hiệu quả giúp xác định, thảo luận và giải quyết những vấn đề này kịp thời và hiệu quả.
8. Tuân thủ quy định. Giao tiếp rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu và tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành, do đó ngăn ngừa các vấn đề pháp lý và hình phạt.

Do đó, đầu tư vào các chiến lược và công cụ truyền thông tốt có thể có tác động đáng kể đến sự thành công của một công ty sản xuất.

Làm thế nào để cải thiện giao tiếp trong sản xuất?

Có một số cách trực tiếp và gián tiếp để cải thiện giao tiếp trong một công ty sản xuất. Từ việc khuyến khích tương tác xã hội đến cung cấp cơ sở hạ tầng để trao đổi thông tin, đây là một số phương pháp giúp bạn xây dựng một doanh nghiệp kết nối chặt chẽ hơn.

Cung cấp đào tạo

Đào tạo liên quan đến an toàn cũng như các công nghệ và máy móc mới được triển khai trong cơ sở là điều bắt buộc đối với tất cả các bên liên quan. Nhưng đào tạo nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Các buổi đào tạo phải rõ ràng, tập trung và ngắn gọn và các bài học kinh nghiệm sau này phải được ăn sâu với sự trợ giúp của các tài liệu bổ sung được phát cho nhân viên, được gắn trên tường gần thiết bị và được thêm vào các thư mục hướng dẫn. Một cách hiệu quả để cải thiện quá trình giới thiệu nhân viên mới là chỉ định cho họ một đối tác dày dạn kinh nghiệm có thể giúp họ học hỏi đồng thời đưa họ hòa nhập với văn hóa công ty.

Tạo các khu vực chung

Các khu vực chung trong cơ sở như phòng ăn hoặc nhà bếp phục vụ mục đích khác ngoài mục đích rõ ràng. Đây là những nơi mà những người có công việc không trực tiếp chồng lên nhau gặp gỡ và giao lưu. Các phòng ban khác nhau tập hợp trong các phòng này để tương tác và khám phá những quan điểm mới thông qua các cuộc thảo luận. Các khu vực chung không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho tinh thần đồng đội mà còn đóng vai trò là nơi ươm mầm cho những ý tưởng mới có thể dẫn đến cải tiến.

Tổ chức sự kiện

Các sự kiện xây dựng đội ngũ là một cách tuyệt vời để cải thiện và củng cố các mối quan hệ tại nơi làm việc. Tạo cơ hội cho nhân viên tương tác bên ngoài công việc hàng ngày cho phép họ hình thành các kết nối sâu sắc hơn, điều này có thể cải thiện tinh thần đồng đội, giao tiếp tại nơi làm việc và do đó, hiệu quả công việc của họ. Nhưng các sự kiện cũng có thể được tổ chức với các nhà cung cấp và khách hàng vì cùng một lý do. Có nhiều tương tác ngẫu nhiên hơn với các nhà cung cấp và khách hàng của bạn có thể củng cố các mối quan hệ quan trọng của bạn và thường giúp bạn khám phá những lĩnh vực có thể được cải thiện và những ý tưởng mới có thể được thực hiện.

Gặp gỡ thường xuyên

Họp thường xuyên không có nghĩa là gặp bất cứ khi nào có thể. Đã có rất nhiều cuộc họp có thể chỉ là một email hoặc một tin nhắn văn bản. Nhưng các cuộc họp thường xuyên không nên bị xa lánh. Trên thực tế, cuộc họp nhóm hàng tuần vẫn là một cách tuyệt vời để bắt kịp, cung cấp thông tin cập nhật và điều phối các hoạt động.

Sử dụng báo cáo phân xưởng

Những hiểu biết quan trọng nhất liên quan đến sản xuất đến từ phân xưởng và việc không thu thập dữ liệu này là một tội lỗi nghiêm trọng trong sản xuất. Những điều cơ bản mà người lao động nên báo cáo là lao động hoặc thời gian của máy (tức là thời gian làm việc trên một đơn hàng/sản phẩm), nguyên vật liệu tiêu thụ và thành phẩm. Ba loại báo cáo này cho phép bạn đưa ra phản hồi cho người quản lý và công nhân tại cửa hàng cũng như tính toán chi phí sản xuất, hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE)năng suất của nhân viên và nhiều số liệu quan trọng khác có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả hoạt động của mình.

Tạo cơ sở hạ tầng truyền thông

Tuy nhiên, điều tốt nhất bạn có thể làm để đạt được hiệu quả giao tiếp tối đa là xây dựng một cơ sở hạ tầng giao tiếp hợp lý và hiệu quả, tích hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn và chuẩn hóa quy trình giao tiếp.

• Tạo SOP giao tiếp. Xác định chuỗi mệnh lệnh, những người phụ trách các loại vấn đề cụ thể, sử dụng kênh liên lạc nào với các mức độ khẩn cấp khác nhau, v.v.
• Sử dụng tín hiệu trực quan và bản in hướng dẫn. Đánh dấu các khu vực khác nhau và các loại hàng tồn kho khác nhau, đặt các biển báo và bảng an toàn, sử dụng băng dính để tạo hành lang di chuyển trên các tầng, đặt các hướng dẫn gần máy móc, v.v. Sắp xếp sàn nhà máy và kho tốt luôn tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả.
• Triển khai phần mềm. Có nhiều loại phần mềm khác nhau với mức độ phức tạp khác nhau có thể cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp tại nơi làm việc. Từ các ứng dụng nhắn tin đơn giản đến nền tảng chia sẻ tài liệu dựa trên đám mây đến các hệ thống ERP chính thức dựa trên đám mây, việc có được thông tin thời gian thực dễ dàng truy cập về những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp mang đến cho bạn và nhân viên của bạn cơ hội hành động với hiệu quả chưa từng thấy.

Mặc dù các SOP và tín hiệu trực quan đã là yếu tố chính trong giao tiếp kinh doanh từ lâu, nhưng phần mềm cũng nhanh chóng trở thành thứ không thể thiếu trong bối cảnh sản xuất nhỏ hiện đại.

Các ứng dụng hữu ích để cải thiện giao tiếp trong sản xuất

Lựa chọn và triển khai phần mềm luôn là một vấn đề nan giải. Với rất nhiều tùy chọn có sẵn, việc mò kim đáy bể – phần mềm phù hợp với công ty của bạn ngày càng trở nên khó khăn hơn. Đầu tiên, điều quan trọng là phải vạch ra chi tiết những gì bạn cần trong phần mềm. Điều này cho phép bạn xác định loại giải pháp bạn cần. Dưới đây là các loại phần mềm cơ bản được sử dụng để cải thiện giao tiếp trong sản xuất:

Ứng dụng email và nhắn tin

Email và ứng dụng nhắn tin là cách đơn giản và hiệu quả để giao tiếp với nhóm của bạn. Email có thể được sử dụng để gửi tài liệu, lịch trình sản xuất, chương trình họp, v.v. Tuy nhiên, ứng dụng nhắn tin có thể được sử dụng để truyền tải thông tin khẩn cấp hơn, chẳng hạn như những thay đổi hoặc sự chậm trễ vào phút cuối. Các loại ứng dụng này gửi thông báo đến điện thoại thông minh của người nhận để họ có thể được cảnh báo trong vòng vài giây. Các ứng dụng nhắn tin cũng phù hợp cho các cuộc trò chuyện nhóm thông thường và nhiều ứng dụng trong số đó cũng hỗ trợ các cuộc gọi thoại và video.

Ví dụ: Ứng dụng trò chuyện, Facebook Tin nhắn

ứng dụng cộng tác

Các ứng dụng cộng tác tiến thêm một bước so với nhắn tin đơn giản và cũng có thể được sử dụng để chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu, quản lý dự án, tạo và theo dõi tác vụ, v.v. Mọi người có thể được chỉ định vào các nhóm có thể sử dụng kênh nhắn tin riêng của họ để liên lạc trong khi các chủ đề chung có thể được thảo luận trong các nhóm lớn hơn. Các ứng dụng này thường có hỗ trợ di động để nhân viên có thể nhận thông báo trên điện thoại thông minh của họ về các nhiệm vụ hoặc tin nhắn mới.

Ví dụ: chùng, Google Workspace

Sản xuất hệ thống ERP

Hệ thống MRP và ERP đã trở thành một phần nền tảng trong hoạt động của nhiều công ty sản xuất ngày nay. Các hệ thống này được thiết kế để trao đổi thông tin theo thời gian thực liên quan đến mọi bộ phận quan trọng của tổ chức: đơn đặt hàng của khách hàng, hàng tồn kho, kế hoạch sản xuấtyêu cầu vật chất, mua hàng, tài chính, quản lý nhóm, v.v.

Loại phần mềm này thường là một mạng lưới thông tin được dệt chặt chẽ, trong đó một đầu vào nhỏ có thể phản hồi hoặc kéo thông tin trong toàn bộ hệ thống để tạo ra, ví dụ: chi phí sản xuất và thời gian thực hiện cho các đơn đặt hàng của khách hàng mới, lịch trình sản xuất với các đơn đặt hàng sản xuất được thêm gần đây, số liệu thống kê để biết thông tin chi tiết quan trọng về hiệu quả của bạn, v.v. Một số hệ thống ERP/MRP cũng cho phép bạn thêm tệp đính kèm và ghi chú vào máy trạm và đơn đặt hàng để truyền đạt thêm thông tin và hướng dẫn.

Người dùng cũng có thể được chỉ định quyền người dùng để nhóm bán hàng chỉ có thể truy cập CRM, bộ phận mua hàng chỉ có thể xem dữ liệu liên quan đến mua sắm hoặc hàng tồn kho, nhân viên tại cửa hàng chỉ có thể truy cập lịch sản xuất cá nhân của họ và mô-đun báo cáo, v.v.

Có thông tin thời gian thực chính xác này chỉ bằng một cú nhấp chuột cho phép nhân viên của bạn luôn được cập nhật về dữ liệu liên quan đến công việc của họ. Người lập kế hoạch hàng tồn kho có thể xem các yêu cầu nguyên vật liệu trong một khoảng thời gian nhất định, người lập kế hoạch sản xuất có thể tạo lịch trình chính xác ngay lập tức và nhân viên bán hàng có thể tổng hợp báo giá với ước tính giá chính xác và thời gian giao hàng trong vòng vài phút. Tóm lại, mọi thứ xảy ra trong công ty đều có thể được theo dõi và xem xét trong một hệ thống đơn giản, giúp việc liên lạc quan trọng trong công ty cũng như với khách hàng và nhà cung cấp trở nên nhanh chóng.

Ví dụ: MRPeasy, nhựa cây

điểm chính

• Giao tiếp sản xuất là việc trao đổi thông tin liên quan đến quy trình sản xuất giữa hai bên bất kỳ là một phần của chuỗi cung ứng sản phẩm được sản xuất.
• Trao đổi thông tin hiệu quả hơn có thể dẫn đến những lợi ích rất thực tế, chẳng hạn như tai nạn tại nơi làm việc ít hơn, hiệu quả sản xuất tốt hơn, chất lượng sản phẩm cao hơn và sự hài lòng của khách hàng cũng như nhân viên.
• Thực hành giao tiếp dưới mức trung bình có thể dẫn đến điều kiện làm việc tồi tệ, lãng phí quá mức, chất lượng sản phẩm thấp, giao hàng trễ và khách hàng và nhân viên không hài lòng.
• Giao tiếp có thể được cải thiện bằng cách cung cấp cơ sở hạ tầng để trao đổi thông tin cũng như tạo điều kiện cho các tương tác xã hội tại nơi làm việc.
• Ngày nay, phần mềm được sử dụng rộng rãi để tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn cả nội bộ và bên ngoài.

Bạn cũng có thể thích: Quản lý Thay đổi trong Sản xuất – Triển khai Hệ thống ERP