Simon Cohen, người sáng lập công ty tư vấn IT Cohesis tại Úc, đã xác định sứ mệnh của mình là giúp các nhà sản xuất loại bỏ những hệ thống không bền vững để chuyển sang những hệ thống hỗ trợ tăng trưởng. “Nếu không có dữ liệu chính xác, họ không thể lên kế hoạch sản xuất hoặc đảm bảo có lợi nhuận,” ông cho biết.
Công ty tư vấn độc quyền phục vụ khu vực Châu Á – Thái Bình Dương và hơn thế nữa
Cohesis là một công ty tư vấn IT độc quyền có trụ sở tại Perth, Úc. Được thành lập vào năm 2019 bởi lập trình viên phần mềm và quản lý dự án IT lâu năm Simon Cohen, công ty chủ yếu giúp các nhà sản xuất nhỏ và vừa hiện đại hóa hoạt động, đồng thời cũng tư vấn cho các cơ quan dịch vụ chuyên nghiệp và các tổ chức chính phủ địa phương. Từ trụ sở tại Úc, Cohesis phục vụ khách hàng trên toàn khu vực Châu Á – Thái Bình Dương và xa hơn nữa.
“Chúng tôi đang ở vị trí đặc biệt cho Singapore và Manila, và đội ngũ của chúng tôi có mặt trên toàn cầu, do đó chúng tôi cũng làm việc với các tổ chức tại New Zealand, Trung Đông và Đông Á,” Cohen giải thích.
Dù công ty tư vấn IT được thành lập vào năm 2019, nhưng hành trình IT của Cohen đã bắt đầu từ khi còn nhỏ, khi ông tự học lập trình trên máy tính 8-bit Spectrum 48k và 128k – những sản phẩm thay thế của Anh cho các máy Commodore cực kỳ phổ biến.
“Tôi là một trong những đứa trẻ thích công nghệ và muốn khám phá cách lập trình,” ông nói. “Nhưng trường học của tôi không có lộ trình công nghệ, vì vậy sau khi tốt nghiệp trung học, tôi đã theo học ngành kinh tế.”
Từ lập trình viên chuyển sang quản lý và giờ là doanh nhân
Niềm đam mê công nghệ và lập trình của Simon không hề giảm sút. Sau khi bong bóng dotcom vỡ vào năm 2000, ông quyết định dồn tâm huyết vào phần mềm và bắt đầu phát triển các giải pháp cho quản lý hàng tồn kho, mua sắm và các chức năng kinh doanh khác. Rất nhanh, ông nhận ra rằng làm lập trình viên trong văn phòng không đủ thỏa mãn mong muốn của mình.
“Các lập trình viên hiếm khi có cơ hội thăng tiến lên vị trí quản lý, nhưng đó là nơi tôi muốn đến,” ông giải thích. “Vì vậy, tôi đã hoàn thành các chứng chỉ quản lý dự án, quản lý chương trình, và cung cấp dịch vụ IT.”
Nhờ vào việc tự phát triển không ngừng, Simon đã làm việc cho những tổ chức lớn như PWC, Thomson Reuters, và UBS, cùng với các tổ chức nhỏ hơn như các agency tiếp thị kỹ thuật số và giữ vị trí Giám đốc tại một công ty khởi nghiệp công nghệ ở Manchester. Khi ông và vợ quyết định chuyển đến Úc, ông gia nhập một công ty kế toán ở Úc với vai trò Trưởng phòng Tư vấn IT.
“Tôi đã làm việc tại đó một năm và sau đó quyết định thành lập công ty riêng – Cohesis,” Cohen nói.
Dự án đầu tiên trở thành bước ngoặt
Một trong những dự án đầu tiên của Cohesis đã trở thành bước ngoặt cho công ty. Một nhà sản xuất đã thuê công ty để giúp lựa chọn phần mềm mới, dẫn đến việc Cohen thực hiện một sự so sánh có cấu trúc giữa vài hệ thống.
“Chúng tôi đã xem xét năm hoặc sáu tùy chọn khác nhau, so sánh chúng một cách trực diện, và MRPeasy đã đứng đầu,” Cohen nhớ lại. Sự hợp tác đầu tiên này đánh dấu khởi đầu cho hành trình tư vấn sản xuất của công ty.
Cohen đã có thể dựa vào kinh nghiệm trong quá khứ của mình phát triển phần mềm quản lý kho và tham quan các nhà máy sản xuất tại Anh và Đức – bao gồm cả các địa điểm sản xuất của máy sưởi Dimplex và viên ngậm Fisherman’s Friend – nơi ông đã có được kiến thức thực tế về quy trình sản xuất và nhu cầu hệ thống.
“Tôi đã dành thời gian trên sàn nhà máy, chứng kiến quy trình sản xuất, đóng gói, và vận chuyển sản phẩm. Điều đó đã giúp tôi thực sự đánh giá cao quy trình sản xuất và cách phần mềm áp dụng vào đó,” ông giải thích.
Những gì bắt đầu như một việc lựa chọn đơn lẻ sớm trở thành một sự hợp tác với MRPeasy và nền tảng cho một đội ngũ triển khai chuyên dụng. “Theo một cách nào đó, chúng tôi đã bước vào đó một cách tình cờ – đó không phải là kế hoạch hay thiết kế. Một khách hàng cần những kỹ năng đó, tôi có nền tảng để giúp, và chúng tôi đã xây dựng một đội ngũ quanh điều đó. Đó là cách Cohesis trở thành đối tác của MRPeasy,” Cohen cho biết.
Các nhà sản xuất gặp khó khăn với các hệ thống không bền vững
Cohesis thường làm việc với các nhà sản xuất khi các quy trình và hệ thống hiện tại đã trở nên không bền vững.
“Lên kế hoạch sản xuất của họ trở nên quá khó khăn. Họ không biết hàng tồn kho của mình ở đâu, không nắm rõ chi phí, và nếu không có dữ liệu chính xác, họ không thể lên kế hoạch sản xuất hay đảm bảo lợi nhuận,” Cohen giải thích.
Nhiều công ty trong số này vẫn phụ thuộc vào bảng tính hoặc các công cụ cũ kỹ – những hệ thống mà theo cách nói của Cohen, “cuối cùng khiến họ tiêu tốn nhiều tiền hơn những gì họ nghĩ họ đang tiết kiệm.”
Để khắc phục điều này, Cohesis đã phát triển một phương pháp triển khai có cấu trúc nhưng linh hoạt. Đối với các khách hàng đã cam kết với MRPeasy, Cohesis cung cấp ba cấp độ dịch vụ: do bạn thực hiện (kèm huấn luyện), do cùng bạn thực hiện (mô hình hợp tác), và do chúng tôi thực hiện (triển khai toàn diện). Đối với những người vẫn đang đánh giá, Cohesis chạy các dự án lựa chọn phần mềm hoặc xác thực phù hợp với nhu cầu.
Thành công là khi khách hàng tự tin sử dụng hệ thống mới
Tất cả các dự án đều tuân theo một quy trình Discover → Transform → Embed đã được chứng minh. Giai đoạn khám phá bao gồm việc lập bản đồ quy trình và chuẩn bị dữ liệu; giai đoạn chuyển đổi bao gồm cấu hình, di chuyển dữ liệu, tích hợp, và đào tạo tùy chỉnh; và giai đoạn nhúng tập trung vào kiểm tra, ra mắt, và hỗ trợ sau triển khai. “Thành công với chúng tôi là khi một khách hàng cảm thấy tự tin sử dụng MRPeasy một cách độc lập và nó trở thành một phần trong văn hóa của họ,” Cohen nói.
Mặc dù MRPeasy là giải pháp phổ biến nhất của Cohesis, công ty cũng hoạt động độc lập và có kinh nghiệm tích hợp CRM, tài chính và các công cụ khác vào một hệ sinh thái ứng dụng kết nối. “Một công cụ không bao giờ là một utopia hoàn hảo,” Cohen nói. “Vai trò của chúng tôi là giúp các nhà sản xuất kết nối các hệ thống mà họ đã có với những gì họ cần.”
Dự án không thiếu thách thức
Dù Cohesis có quy trình triển khai đã được chứng minh, các dự án không hề thiếu thách thức. “Chủ yếu là do sự bận rộn của khách hàng – đôi khi khó khăn trong việc thu thập dữ liệu cần thiết và khiến khách hàng dành thời gian,” Cohen nói. Sự chậm trễ không mong muốn thường xảy ra khi các nhân sự chủ chốt nghỉ phép, được kéo vào công việc khẩn cấp hoặc thậm chí rời công ty. Những khoảng trống này làm chậm tiến độ khám phá và cấu hình, vốn phụ thuộc vào dữ liệu chính xác và sự tham gia tích cực từ khách hàng.
Cohen nhớ lại một dự án mà mọi thứ đã được cấu hình, thử nghiệm, và nhân viên đào tạo, chỉ để khách hàng liên tục trì hoãn việc ra mắt. “Chúng tôi dự kiến ra mắt vào tháng Ba, nhưng rồi lùi lại tháng Tư, tháng Sáu, rồi tháng Bảy. Đến lúc đó, chúng tôi phải thu cước phí – thực sự là vô lý,” ông nói. Trong một trường hợp khác, các yêu cầu vào phút chót xuất hiện sau khi phạm vi của dự án đã được thống nhất, buộc đội ngũ phải quay lại và xem xét lại.
Khi những thách thức này nảy sinh, Cohesis quản lý chúng bằng cách giao tiếp rõ ràng, thiết lập cấu trúc, và tham gia các bên liên quan. “Cuộc sống xảy ra và bạn chỉ cần quản lý nó càng tốt càng tốt,” Cohen giải thích.
Một sự hợp tác được xây dựng trên lòng tin và tính linh hoạt
Cohen nhấn mạnh rằng mối quan hệ với MRPeasy được xây dựng trên lòng tin và sự nhạy bén. “Tôi muốn nghĩ rằng Cohesis là một đối tác rất đáng tin cậy – chúng tôi không làm MRPeasy thất vọng, và chúng tôi cũng không làm khách hàng thất vọng,” ông nói. Công ty không chỉ thực hiện các triển khai mà còn mở rộng hệ sinh thái với những tích hợp tùy chỉnh của riêng mình.
“Chúng tôi đang xây dựng công nghệ mở rộng khả năng của MRPeasy theo những cách mà chúng tôi biết các nhà sản xuất mong muốn. Điều này cho phép chúng tôi tận dụng các công cụ hiện có và liên kết chúng với MRPeasy,” Cohen giải thích.
Khi nói đến việc hoàn thành dự án, Cohesis cung cấp khoảng 10 ngày hỗ trợ sau khi phần mềm được triển khai, xử lý các vấn đề và tinh chỉnh quy trình. Sau đó, sự hỗ trợ thêm là tùy chọn.
“Hầu hết khách hàng không cảm thấy họ cần điều đó và với tôi, đó là một điều tốt. Điều đó có nghĩa là họ tự tin với hệ thống,” Cohen cho biết.
Một dự án điển hình kéo dài từ 3-4 tháng
Kể từ năm 2019, Cohesis đã hoàn thành khoảng 20 dự án triển khai MRPeasy. “Một số khách hàng đã có nhiều triển khai ở các vùng lãnh thổ khác nhau, vì vậy tổng số ngày càng tăng,” Cohen nhấn mạnh. “Thông thường, một triển khai mất khoảng từ ba đến bốn tháng từ đầu đến cuối, vì vậy đó là những công việc khá lớn.”
Về chi phí dự án, Cohesis làm việc với nhiều mức giá khác nhau. “Điều này hoàn toàn khác nhau,” Cohen cho biết. “Nếu khách hàng chỉ cần chúng tôi xác nhận cách tiếp cận của họ, nó có thể rơi vào khoảng 5,000-6,000 đô la Úc. Nếu đó là một dự án quy mô lớn – tích hợp với CRM, tài chính, có thể thương mại điện tử, di chuyển và làm sạch dữ liệu – có thể lên đến 35,000 đô la Úc. Một sự triển khai không chỉ là một sự triển khai MRPeasy; nó liên quan đến việc MRPeasy phù hợp như thế nào với toàn bộ hệ sinh thái ứng dụng của khách hàng.”
Tuy nhiên, hầu hết các dự án nằm trong một khung giá dự đoán được. “Hầu hết các triển khai của chúng tôi đều dưới 20K,” Cohen giải thích. “Thông thường, chúng rơi vào khoảng từ 15 đến 20K đô la Úc – đó là mức độ phức tạp và kích thước trung bình.”
Dữ liệu là chìa khóa để vận hành một dây chuyền sản xuất thành công
Khi được hỏi những tính năng nào của MRPeasy nổi bật nhất, Cohen không ngần ngại. “Một trong những điều thật sự nổi bật là khả năng báo cáo. Có rất nhiều báo cáo trong đó, và đó là điều mà khách hàng muốn – dữ liệu. Chúng tôi hiện đang làm việc với một khách hàng có 60 ngày dữ liệu bóng mờ – họ chỉ nhận thông tin 60 ngày sau sự kiện về tình hình tài chính của mình. Thực sự, điều đó thật điên rồ. Làm thế nào để bạn điều hành một doanh nghiệp như vậy? Chúng tôi tìm cách giải quyết vấn đề đó bằng cách cung cấp dữ liệu thời gian thực và báo cáo tuyệt vời, và đó là nơi mà MRPeasy thực sự tỏa sáng.”
Cohen cũng nhấn mạnh tính cân bằng giữa các chức năng trong toàn bộ hệ thống. “Nó làm quản lý hàng tồn kho rất tốt, nhưng cũng thực hiện phần thực tế của quy trình sản xuất, bao gồm cả lịch sản xuất. Đối với những người đã quen với bảng tính, có thể cảm thấy như có quá nhiều thông tin. Nhưng với một chút đào tạo, họ sẽ nắm bắt được. Sau đó họ thấy cách thực tế mà nó thể hiện quy trình sản xuất. Điều đó rất quan trọng bởi vì bạn cần nhìn thấy thực tế những gì bạn có thể làm. Và MRPeasy thực sự làm điều đó rất tốt.”
Không phải tất cả hệ thống đều được xây dựng như nhau
Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần là có các tính năng – mà còn là cách chúng được xây dựng. “Nhiều phần mềm khác có tính năng tương tự, nhưng mức độ hoàn thiện của các tính năng đó và độ bền của chúng mới là điều quan trọng,” Cohen giải thích.
Cuối cùng, ông nhấn mạnh về API. “Không phải tất cả API đều được xây dựng giống nhau, nhưng API của MRPeasy rất mạnh mẽ. Chúng tôi thường mở rộng những điều nhỏ từ MRPeasy cho khách hàng, và API làm điều đó trở nên khả thi.”
Các hoạt động của Cohesis trên nhiều ngành nghề cũng giúp đội ngũ luôn cập nhật với các phát triển trong lĩnh vực. “Chúng tôi làm rất nhiều việc với chính quyền địa phương ở đây, và tôi làm rất nhiều với Microsoft 365, vì vậy chúng tôi luôn thông tin về những lĩnh vực đó. Chúng tôi rất nhạy cảm với những gì đang xảy ra trong chuỗi cung ứng, cố gắng theo kịp các xu hướng công nghệ, và tham gia một số nhóm ngành. Nhưng thành thật mà nói, một trong những nguồn thông tin tốt nhất chính là từ phía khách hàng. Bằng cách trò chuyện trực tiếp với họ, chúng tôi có cái nhìn rõ ràng về những gì diễn ra trong ngành của họ.”