Như đã giới thiệu ở các bài viết trước, CMMS là Hệ thống quản lý bảo trì trên máy tính là các công cụ chuyên dụng, được sắp xếp hợp lý để quản lý các hoạt động bảo trì. bao gồm các chức năng quản lý chính như sau :
- Equipment – thiết bị máy móc
- Inventory – Tồn kho
- Purchasing – Mua hàng
- Personnel – Nguồn nhân lực
- Preventive maintenance – Bảo trì ngăn ngừa
- Predictive maintenance – Bảo trì dự đoán
- Work orders – Đơn hàng công việc
- Contractors -Nhà thầu, nhà cung cấp
- Rebuilds – Xây dựng lại
Quản lý Tài sản Trang thiết bị (Equipment)
Trong một thị trường ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp cần phải tận dụng năng suất của mọi thứ – mọi tài sản – mà họ sở hữu Tất cả các tài sản rồi sẽ hao mòn tuổi thọ, trải qua quá trình hao mòn và cần được bảo trì. Cuối cùng chúng cần được thay thế. Các công ty cần một kế hoạch chiến lược, dựa trên dữ liệu để quản lý vòng đời của từng tài sản.
Các tính năng quản lý tài sản và thiết bị giúp người quản lý tổ chức và theo dõi tất cả các trang thiết bị theo ý của họ. Để sử dụng đúng mô-đun này, bạn phải xác định từng phần của thiết bị — hoặc vị trí của cơ sở — mà bạn muốn theo dõi để biết chi phí và sửa chữa. Ví dụ: bạn cần thông tin tài chính được lưu trữ trong lịch sử thiết bị khi đưa ra các quyết định sửa chữa / thay thế và các chi phí khác. Dữ liệu do các phân hệ khác cung cấp có thể xác định tính chính xác của thông tin tài chính liên quan đến trang thiết bị này.
Quản lý Tồn kho (Inventory)
Để sử dụng mô-đun này, bạn phải xác định các phụ tùng thay thế được mang theo trong mỗi site tại cơ sở của bạn. Dữ liệu bạn cần bao gồm :
- Partnumber : Mã Số bộ phận
- Part Description – Mô tả (ngắn và mở rộng)
- On-hand, reserved, on-order, max-min, etc.
- Vị trí
- Chi phí của bộ phận
- Lịch sử vận hành.
Thông tin từ mô-đun kiểm kê đảm bảo rằng CMMS của bạn sẽ chứa thông tin chi phí nguyên vật liệu chính xác cho từng phần thiết bị hoặc vị trí tại site.
Quản lý Mua hàng
Mô-đun này được liên kết với mô-đun kiểm kê. Nó cung cấp cho các nhà lập kế hoạch một khu vực access vào thông tin đặt hàng. Mô-đun này bao gồm các thông tin sau:
Bạn có thể thích
- Partnumber
- Phần mô tả
- Thông tin chi phí
- Thông tin giao hàng, bao gồm cả ngày, tháng lắp đặt nghiệm thu và kích hoạt
- Thông tin nhà cung cấp liên quan
- Khả năng đặt hàng nguyên liệu không tồn kho
Quản lý Nhân sự
Thành phần này cho phép một công ty theo dõi thông tin cụ thể về từng nhân viên. Dữ liệu bắt buộc bao gồm:
- Số nhân viên
- Tên nhân viên và thông tin cá nhân
- Tỷ lệ thanh toán
- Kỹ năng làm việc
- Lịch sử đào tạo
- Lịch sử huấn luyện an toàn
Bảo trì Ngăn ngừa (Preventive Maintenance)
Thông thường, việc sửa chữa khi bị hư hỏng là quá muộn đối với các tài sản quan trọng của công ty. Ngay cả khi máy móc trở lại hoạt động bình thường, thời gian sản xuất quý giá sẽ bị mất đi và tuổi thọ của máy móc có thể bị giảm đi. Bảo trì dự phòng, ngăn ngừa cho phép người dùng doanh nghiệp kéo dài tuổi thọ máy của họ.
Người quản lý có thể lên lịch sửa chữa trước thời hạn và đúng thời điểm. Việc bảo trì được thực hiện dựa trên các yếu tố chính xác định tính dễ bị tổn thương của tài sản, chẳng hạn như tuổi hoặc tần suất sử dụng.
Mô-đun này cho phép bạn theo dõi tất cả các chi phí dành riêng cho PM. Thông tin chi phí đến từ cơ sở dữ liệu nhân sự và hàng tồn kho. Thông tin quan trọng được lưu trữ trong mô-đun này bao gồm:
- Loại PM (bôi trơn, hiệu chuẩn, thử nghiệm, v.v.)
- Tần suất yêu cầu
- Chi phí lao động ước tính (từ mô-đun nhân sự)
- Chi phí bộ phận ước tính (từ mô-đun kiểm kê)
- Mô tả nhiệm vụ chi tiết.
Việc thu thập dữ liệu này đảm bảo thông tin dịch vụ chính xác và chi phí mỗi khi nhân viên thực hiện nhiệm vụ PM. CMMS cũng có thể dự báo lao động theo yêu cầu tài nguyên vật liệu cho các nhiệm vụ PM dựa trên lịch sắp xếp.
Quản lý Works Order
Quản lý bảo trì là những người bận rộn. Họ chịu trách nhiệm về sức khỏe của kho hàng và luôn quan tâm đến tuổi thọ của máy móc. Điều này có nghĩa là bảo trì phòng ngừa định kỳ trên đúng máy vào đúng thời điểm. Các nhà quản lý không có thời gian để lãng phí vào việc lên lịch và các công ty muốn làm việc hiệu quả nhất có thể không thể để dành thời gian downtime.
Trong thế giới bảo trì, Work Oders là một yêu cầu thực hiện bảo trì một tài sản và có thể thuộc hai loại:
- Sửa chữa – sửa chữa một cái gì đó đã sai với máy
- Phòng ngừa – duy trì sức khỏe của máy móc thông qua bảo dưỡng thường xuyên
Với Module Quản lý Work Oders này, người dùng có thể bắt đầu các loại lệnh công việc khác nhau hoặc theo dõi công việc đã hoàn thành. Mô-đun này cũng cho phép bạn phân bổ thông tin chi phí và sửa chữa đến đúng vị trí của thiết bị hoặc cơ sở. Việc sử dụng thứ tự công việc yêu cầu thông tin từ tất cả các mô-đun khác của CMMS. Thông tin cần thiết trong Work Order bao gồm:
- Xác định vị trí thiết bị hoặc cơ sở nơi công việc đang được thực hiện
- Xác định các yêu cầu về lao động (nhân sự)
- Xác định các yêu cầu về bộ phận (hàng tồn kho)
- Mức độ ưu tiên của công việc
- Ngày công việc phải hoàn thành
- Thông tin nhà thầu
- Hướng dẫn chi tiết
Để có hiệu quả, trình tự công việc yêu cầu thông tin từ tất cả các phân hệ. Nếu không có thông tin chính xác, yêu cầu công việc không thể thu thập dữ liệu cần thiết. Do đó, đơn đặt hàng công việc không thể đăng thông tin chính xác vào lịch sử thiết bị. Đổi lại, nếu không có dữ liệu chính xác trong lịch sử thiết bị, người quản lý bảo trì không thể đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả về chi phí. Tất cả các báo cáo khác, được lấy từ dữ liệu được lưu trữ trong các mô-đun CMMS khác nhau, cũng yêu cầu thông tin chính xác.
Sự thành công của CMMS phụ thuộc vào tính kịp thời và chính xác của dữ liệu được thu thập và việc công ty sử dụng dữ liệu đó. Nếu thông tin không chính xác hoặc sử dụng sai, hệ thống sẽ bị lỗi.
Báo cáo và phân tích
Ngay sau khi bạn nhập dữ liệu vào CMMS của mình, dữ liệu đó sẽ khả dụng cho bất kỳ báo cáo hoặc phân tích nào bạn yêu cầu. Thông tin tài sản, máy móc và thiết bị trở thành một phần của cơ sở dữ liệu và bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào mà nó tiết lộ sẽ tự động tạo ra một cảnh báo cho người quản lý bộ phận bảo trì. Cảnh báo cũng đưa ra các khuyến nghị cho các giải pháp.
Sau khi hoàn thành công việc, kỹ thuật viên nhập thông tin về bản thân công việc, khung thời gian, bất kỳ bộ phận hoặc vật liệu nào liên quan đến việc sửa chữa và dữ liệu lao động. Hệ thống dựa trên thông tin này để hỗ trợ lập lịch bảo trì và sửa chữa trong tương lai.
Thông tin báo cáo về tài sản, máy móc khác mà bạn có thể ghi lại trong cơ sở dữ liệu CMMS của mình bao gồm:
- Lịch sử làm việc
- Nhiệm vụ và lịch trình làm việc
- Lịch sử và vòng đời của thiết bị
- Phản hồi của khách hàng
- Nguồn lao động, trình độ kỹ năng và trình độ
- Các tiện ích, công cụ sử dụng
- Phân tích các nguyên nhân gốc rễ
Xem thêm : Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) trong sản xuất là gì ?
