Hệ thống quản lý khách vào ra toà nhà trong thời đại Covid-19

Vì hầu hết các công ty đang bắt đầu quay trở lại văn phòng, điều quan trọng là phải chuẩn bị để xử lý lưu lượng truy cập của khách vào ra và nhân viên một khi văn phòng đã mở cửa trở lại. Có kế hoạch và quy trình phù hợp sẽ thiết lập văn phòng của bạn để thành công và giảm nguy cơ lây nhiễm COVID trong văn phòng.

Nếu bạn đã quyết định mở cửa trở lại và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đưa khách vào ra và nhân viên trở lại, cách tốt nhất để làm điều đó là gì? Chúng tôi đề xuất một vài điều như đăng ký trước du khách và thiết lập giới hạn năng lực để giúp giữ khách bị bệnh ra khỏi văn phòng. Hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) không chạm đã được cập nhật với các tính năng mới hỗ trợ các chính sách truy cập COVID như các câu hỏi về sức khỏe sàng lọc trước và quy trình làm thủ tục không chạm.

Hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) là gì?

Hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) ghi lại và quản lý sự xuất hiện, hiện diện và khởi hành của một người không có người đến văn phòng hoặc cơ sở khác. Khách có thể bao gồm các nhà thầu, nhân viên giao hàng, bạn bè hoặc thành viên gia đình của công nhân, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, ứng viên công việc hoặc những người không phải nhân viên khác thường xuyên có mặt tại chỗ và thiếu thông tin kiểm soát truy cập. Hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) có thể cung cấp nhiều tính năng và chức năng bao gồm hệ thống liên lạc video, hệ thống liên lạc cửa, đăng nhập không chạm, lên lịch và hơn thế nữa.

Mục đích của hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) là gì?

Các hệ thống này có nhiều mục đích khác nhau:

• Lên lịch cho khách vào ra
• Sàng lọc khách vào ra
• Ghi lại sự xuất hiện, hiện diện và khởi hành
• Lưu trữ thông tin khách vào ra
• Chỉ định người hộ tống
• Cho phép/ngăn chặn quyền truy cập vào các khu vực được chỉ định
• Rút ngắn đường dây tại lễ tân
• Trình bày một “trải nghiệm thương hiệu”
• Tăng cường sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc
• Triển khai các giải pháp truy cập không chạm

Các loại hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management)

Ba loại hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) chính là sổ nhật ký giấy, phần mềm tại chỗ và hệ thống SaaS.

Nhật ký: Bất cứ ai đã vào khu vực tiếp tân ngay lập tức nhận ra một cuốn nhật ký, thường mở đến một trang tai chó nơi họ có thể nhập ngày và giờ, tên của họ, tổ chức của họ, người họ đang truy cập và mục đích của chuyến thăm. Người bảo vệ hoặc nhân viên tiếp tân cũng có thể yêu cầu ID để so sánh với thông tin, và có lẽ sao chép ID và cấp huy hiệu của khách vào ra .

Sổ nhật ký là loại hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) cơ bản nhất và rẻ nhất. Họ cũng phụ thuộc vào khách vào ra cung cấp thông tin chính xác, không thể theo dõi khách và để thông tin cá nhân mở cho quan điểm của bất cứ ai tiếp cận bàn làm việc. Họ cũng yêu cầu du khách xử lý một cây bút chung – một viễn cảnh độc hại trong thời điểm Covid-19.

Phần mềm lưu trữ: Phần mềm quản lý khách vào ra (visitor management) cung cấp cho khách vào ra một nền tảng tinh vi hơn nhiều. Bởi vì hệ thống là kỹ thuật số, nó mạnh mẽ và hữu ích hơn rất nhiều so với các hệ thống bút và giấy. Các hệ thống này quản lý tốt hơn vòng đời chuyến thăm và cho phép các công ty thu thập dữ liệu khách vào ra . Bởi vì chúng được lưu trữ tại chỗ, chúng cung cấp quyền kiểm soát của các tổ chức, nhưng với chi phí trả trước, bảo trì và nâng cấp trách nhiệm.

Hệ thống dựa trên đám mây: Các hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) dựa trên đám mây chia sẻ tất cả các tính năng của phần mềm được lưu trữ tại cơ sở của tổ chức, nhưng chúng được lưu trữ trên đám mây, vì vậy nhật ký có thể được xem từ bất cứ nơi nào có kết nối Internet. Những ưu điểm khác của đám mây bao gồm lưu trữ bên ngoài trong trường hợp xảy ra thảm họa và bảo vệ chống lại các cuộc tấn công phần mềm độc hại.

Một tập hợp con của các thiết lập dựa trên đám mây là phần mềm như một hệ thống dịch vụ (SaaS). Thay vì sở hữu phần mềm hoặc ứng dụng, người dùng cấp phép phần mềm từ nhà cung cấp. Các hệ thống này loại bỏ chi phí mua trả trước cũng như các yêu cầu bảo trì và nâng cấp: phần mềm liên tục được cập nhật lên phiên bản mới nhất. Nhiều giải pháp SasS cũng cung cấp các bản dùng thử miễn phí trước khi mua.

Quản lý khách vào ra không chạm

Quản lý truy cập không chạm giúp bạn dễ dàng thực hiện một quy trình không chạm để đăng ký và quản lý khách, nhà thầu, nhân viên giao hàng, phi hành đoàn và các du khách khác. Tạo ra một nơi làm việc an toàn hơn và mang lại sự an tâm hơn cho mọi người bằng cách thiết kế trải nghiệm du khách không chạm và thân thiện với người dùng.

Truy cập không chạm là bình thường mới

Khi chúng ta thận trọng trở lại làm việc giữa COVID-19, sức khỏe và sự an toàn là một mối quan tâm thực sự. Nhiều nhân viên, khách hàng và khách vào ra của bạn có thể sợ bị nhiễm trùng tại nơi làm việc và lây lan cho gia đình họ. Chạm vào các đồ vật và bề mặt được chia sẻ và có tương tác trực tiếp để đăng ký truy cập không có khả năng khiến chúng cảm thấy thoải mái.

Các bề mặt thường chạm vào tại nơi làm việc có thể bao gồm bút và giấy, máy tính để bàn và mặt bàn, tay nắm cửa, bàn phím và bàn phím, máy in và màn hình cảm ứng. Virus corona có thể tồn tại trên hầu hết các bề mặt này trong vài giờ và có thể lây nhiễm cho một người nếu họ chạm vào bề mặt sau khi nó bị người nhiễm virus chạm vào.

Quản lý truy cập không chạm loại bỏ sự cần thiết phải chạm vào các vật thể được chia sẻ và tương tác với nhân viên lễ tân để có quyền truy cập. Bằng cách đăng ký trước khách vào ra và lên kế hoạch cho cách ly giao tiếp xã hội, bạn có thể tạo ra một nơi làm việc an toàn hơn cho tất cả mọi người.

An toàn và thuận tiện hơn cho du khách

Quản lý truy cập không chạm cho phép du khách tận hưởng trải nghiệm truy cập không lo lắng bằng cách đăng ký trước chuyến thăm trước khi họ đến nơi làm việc. Họ có thể đăng nhập và ra mà không cần chạm vào bất cứ thứ gì ngoại trừ điện thoại di động của họ; và không nói chuyện trực tiếp với nhân viên của bạn.

Kiểm soát nhiều hơn cho các nhóm An Ninh

Các nhóm An Ninh có thể hạn chế tương tác trực tiếp với khách vào ra , thực hiện giới hạn năng lực tại nơi làm việc,tiến hành kiểm tra sức khỏevà theo dõi khách vào ra khi họ có mặt tại chỗ. Quản lý truy cập không chạm cũng có thể tích hợp với đầu đọc thẻ hiện có của bạn để cung cấp quyền truy cập không chạm tự động.

Đăng ký khách vào ra không chạm

Nhân viên có thể đăng ký trước khách vào ra của họ với Ứng dụng Nhân viên Quản lý truy cập không chạm trên điện thoại di động của họ. Ngoài ra, khách vào ra có thể đăng ký trước tại nhà bằng trình duyệt web của họ. Khi vào trang web, khách vào ra có thể truy cập bằng cách quét mã QR trong email xác nhận của họ. Quản lý truy cập không chạm tự động thông báo cho chủ nhà khi khách vào ra đến hoặc rời đi.

Các tính năng chính cần tìm cho một hệ thống quản lý khách vào ra

Nhà đầu tư nên tìm kiếm các tính năng sau trước khi mua.

Hệ thống liên lạc nội bộ: Một số tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có văn phòng nằm trong các dãy phòng trong các tòa nhà với những người thuê nhà khác, có thể muốn có quyền truy cập vào khu vực tiếp tân của họ bị khóa cho bất kỳ ai mà không có thông tin đăng nhập. Một hệ thống liên lạc cho phép nhân viên lễ tân hoặc nhân viên giao tiếp với du khách trước khi cấp quyền truy cập vào cửa hoặc tòa nhà. Nếu nhân viên lễ tân thiếu một cái nhìn rõ ràng về khách vào ra hoặc ở ngoài, một hệ thống liên lạc video với cuộc gọi hai chiều cho phép nhận cuộc gọi chuông cửa video từ điện thoại di động hoặc trình duyệt web của bạn.

Đăng ký trước: Hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) nên cho phép nhân viên đăng ký trước khách dự kiến cho ngày và giờ cụ thể. Các công ty có thể yêu cầu khách vào ra đăng ký trước, gửi ảnh và tải lên các thông tin cần thiết như đề xuất, hợp đồng hoặc giấy phép. Với tính năng này, khách vào ra lặp lại có thể tận hưởng quy trình nhận phòng hợp lý.

Dễ sử dụng: Nhiều hệ thống cho phép khách đăng nhập điện tử trên thiết bị tại quầy lễ tân. Thiết lập nên dễ dàng truy cập và sử dụng, với giao diện người dùng sạch sẽ và trực quan.

Không chạm: Với Covid-19 ở đây trong tương lai gần, hệ thống kiểm soát truy cập không chạm và hệ thống liên lạc video đưa ra một tuyên bố vang dội về sự chú ý của tổ chức đối với làm sạch và sức khỏe. Một số hệ thống sử dụng ứng dụng hoặc mã QR có thể quét để khách vào ra có thể nhận phòng bằng điện thoại thông minh của riêng họ thay vì chạm vào màn hình có thể truy cập công khai.

Check-in nhanh: Khi đến và xác nhận rằng họ là người mà họ tuyên bố là ai, khách có thể được trình bày với một thông tin truy cập tạm thời phản ánh thông tin đã gửi trước đó.

Chụp ảnh: Nếu một bức tranh có giá trị một ngàn từ, một hình ảnh của một khuôn mặt là vô giá. Nhân viên đang chờ khách vào ra có thể thấy người đó trông như thế nào trước đó để không có sự tìm kiếm khó xử cho đúng người tại lễ tân. Hình ảnh cũng có thể hỗ trợ truy dấu tiếp xúc và các cuộc điều tra khác.

In huy hiệu: Huy hiệu nên bao gồm ngày, khoảng thời gian và tên của người đó và chủ nhà để nhân viên biết liệu và khi nào một người không biết họ được phép vào khuôn viên trường hay không.

Tùy chọn Tích hợp

Khi được tích hợp với hệ thống kiểm soát truy cập,các công cụ quản lý du khách có thể thiết lập các khu vực chấp nhận được để đi lại cũng như các khu vực cấm. Họ cũng sẽ có thể xác định khi nào khách vào ra đi qua một cánh cửa phía sau người dùng có quyền truy cập. Một số hệ thống cũng cung cấp cho khách quyền truy cập WiFi an toàn.

Số người đếm và vị trí: Trong trường hợp xảy ra sự cố an ninh, đe dọa, sơ tán hoặc thảm họa, tổ chức sẽ biết khách nào có mặt tại chỗ. Dấu thời gian kỹ thuật số được ghi lại khi người đó rời khỏi tài sản. Tính năng này cũng có thể xác định vi phạm các quy tắc khoảng cách vật lý.

Truy dấu tiếp xúc: Một tính năng quan trọng trong các hệ thống ngày nay là khả năng hỗ trợ và tăng cường truy dấu tiếp xúc. Hệ thống nên tích hợp với kiểm soát truy cập và sau đó bất kỳ chức năng nào được tích hợp với kiểm soát truy cập, chẳng hạn như video và hệ thống liên lạc nội bộ, để xác định ai có thể đã tiếp xúc với người nhiễm Covid-19.

Phân tích dữ liệu: Cơ sở dữ liệu quản lý khách vào ra (visitor management) cho phép các tổ chức kiểm tra dữ liệu tích lũy của họ, bao gồm thời gian đến và đi phổ biến, khách và chủ nhà thường xuyên và thời gian trung bình dành cho các khu vực cụ thể trên trang web. Điều này cho phép phân bổ hiệu quả các nguồn lực như nhân viên an ninh và nhân viên tiếp tân.

Các tùy chọn thông báo cho nhân viên: Nhân viên có thể muốn được cảnh báo về sự xuất hiện của khách vào ra bằng bất kỳ phương tiện nào, bao gồm email, cuộc gọi điện thoại, văn bản thông qua một ứng dụng cụ thể, v.v. Một hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) nên cung cấp nhiều phương pháp thông báo.

An Ninh : Thông tin nhận dạng cá nhân được bảo vệ bởi sự chắp vá của luật pháp và quy định,bao gồm Quy định bảo vệ dữ liệu chung châu Âu, Đạo luật An Ninh dữ liệu Philippines năm 2012, Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân và tài liệu điện tử của Canada, các luật liên bang khác nhau của Hoa Kỳ (ví dụ: HIPAA, GLBA, FCRA, ECPA) và luật pháp tiểu bang và địa phương của Hoa Kỳ, chẳng hạn như Đạo luật An Ninh người tiêu dùng California. Bảo vệ dữ liệu của khách vào ra có thể thuộc ít nhất một chương trình quy định, và hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) phải tuân thủ nó.

Khả năng mở rộng: Hệ thống tốt phát triển cùng với tổ chức. Các giải pháp có thể mở rộng phù hợp cho các công ty lớn, toàn cầu và đang mở rộng.

Danh sách theo dõi Một tổ chức có thể đã cấm các cá nhân từ các cơ sở của mình hoặc cảnh giác với một số khách nhất định. Ví dụ, một người phối ngẫu cũ, một nhà cung cấp rắc rối, hoặc một khách hàng bất mãn và đe dọa tất cả có thể là personae non grata. Lập trình sẵn thông tin như hình ảnh, ngày sinh và thông tin cơ bản vào hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) có thể giúp chuẩn bị nhân viên lễ tân hoặc nhân viên an ninh cho một cuộc gặp gỡ.

Quản lý khách vào ra (visitor management) và ảnh hưởng của Covid-19

Như đã đề cập trước đây, các hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) đang thích nghi với coronavirus bằng cách không chạm vào. Họ cũng có thể hỗ trợ truy dấu tiếp xúc. Hơn nữa, các nhà cung cấp đang điều chỉnh các giải pháp của họ để đặt câu hỏi về sức khỏe, du lịch và khả năng tiếp xúc với COVID-19. Các tùy chọn mới có thể yêu cầu khách xác minh phản hồi của họ bằng chữ ký. Đăng ký trước cũng có thể thông báo và cập nhật cho du khách về các thủ tục mới để đến, kiểm tra sức khỏe, cách ly, chiếm chỗ thang máy và những thứ tương tự. Những tính năng sau này cũng có thể được thực hiện cho nhân viên.

Cách cập nhật hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) của bạn

Có một số cân nhắc chính trước khi cập nhật hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management).

Nhân viên sử dụng chính : Ai sẽ ngay lập tức trải nghiệm các sắc thái và vấn đề của hệ thống, và có khả năng nhận được một tai từ những du khách đấu tranh để check-in? Nhân viên lễ tân và nhân viên an ninh. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải thu hút họ trong việc cập nhật, nâng cấp hoặc chọn hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) mới. Họ nên hỗ trợ trong quá trình xem xét và lựa chọn và thử tất cả các tính năng. Nếu họ cảm thấy quyền sở hữu hệ thống, họ sẽ hỗ trợ nó và cố gắng làm cho nó thành công.

Lựa chọn system: Sử dụng các cân nhắc được thảo luận ở trên, các tổ chức nên quyết định xem một hệ thống dựa trên văn phòng hay dựa trên đám mây là thích hợp hơn. Nếu sau này, SaaS có thể là một lựa chọn thuận tiện hơn. Dù lựa chọn nào, nó sẽ dễ dàng tích hợp với kiểm soát truy cập hiện có hoặc sắp được cài đặt, video, phát hiện xâm nhập và các hệ thống khác.

Kiểm tra: Sau khi hệ thống được thiết lập, hãy thiết lập một khoảng thời gian để kiểm tra nó. Điều này bao gồm tất cả các khía cạnh của hệ thống, chẳng hạn như đăng ký trước, tương tác không chạm và thông báo của nhân viên.

Triển khai mềm: Thông báo cho du khách về hệ thống mới để họ có thể hiểu làm thế nào nó sẽ cải thiện trải nghiệm truy cập và bảo vệ sức khỏe của họ. Thu hút phản hồi của họ về bất kỳ trục trặc, vấn đề hoặc cải tiến mong muốn nào.

Các công cụ về sức khỏe và an toàn: Các hệ thống quản lý khách vào ra (visitor management) tiên tiến ngày nay kết hợp các tính năng quan trọng về COVID như nhận dạng khuôn mặt (để truy dấu tiếp xúc), phát hiện khẩu trang, bảng câu hỏi sức khỏe và kiểm tra nhiệt độ. Một số hệ thống bao gồm – hoặc tích hợp với – sàng lọc COVID của nhân viên có tính năng kiểm kê và quản lý phân bổ thiết bị bảo vệ cá nhân, lập kế hoạch nhân viên cho các ca làm việc so le và lập kế hoạch năng lực để thực thi khoảng cách xã hội.