Theo dõi lô – Hướng dẫn đơn giản

Theo dõi hàng loạt là một chức năng mà không thiết lập sản xuất hàng loạt nào nên thiếu. Trong hướng dẫn này, chúng tôi xem xét các nguyên tắc cơ bản của theo dõi lô và xem phần mềm MRP có thể giúp đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc như thế nào.

Theo dõi hàng loạt là gì?

Theo dõi lô là khả năng của hệ thống quản lý sản xuất hoặc hàng tồn kho (IMS) giám sát và theo dõi các lô sản phẩm trong suốt hành trình sản xuất và chuỗi cung ứng của chúng. Một lô là một nhóm các sản phẩm hoặc bộ phận giống hệt nhau được sản xuất cùng nhau hoặc cùng nhau thoát khỏi một quy trình sản xuất duy nhất trong trường hợp lắp ráp lại.

Như tên ngụ ý, theo dõi lô chỉ áp dụng cho quy trình sản xuất hàng loạt trong đó nhiều mặt hàng giống hệt nhau hoặc “lô” hàng hóa được sản xuất cùng một lúc. Sản xuất hàng loạt hầu hết phổ biến đối với các nhà sản xuất theo quy trình, tuy nhiên, các nhà sản xuất rời rạc cũng thường có các phần trong quy trình công việc của họ được thiết lập trong một quy trình theo lô.

Truy xuất nguồn gốc theo lô đạt được bằng cách gán số lô cho hàng hóa được sản xuất và sử dụng phần mềm truy xuất nguồn gốc hoặc phương pháp thủ công để theo dõi các dữ liệu khác nhau có trong chúng. Ví dụ: IMS có khả năng hoặc hệ thống quản lý sản xuất có chức năng theo dõi lô sẽ tự động tạo và gán số lô. Sau đó, chúng có thể được in ra dưới dạng nhãn hoặc mã vạch và được dán vào thành phẩm hoặc giá đỡ hoặc gán cho các mặt hàng vật lý bằng hệ thống thị giác máy.

Số lô có thể được tùy chỉnh để bao gồm nhiều thông tin về lô sản phẩm như ngày sản xuất, ngày hết hạn, trạm làm việc liên quan, thông tin định tuyến, nguồn nguyên liệu, v.v. Trong bối cảnh sản xuất hiện đại, truy xuất nguồn gốc cực kỳ quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định , xử lý việc thu hồi và RMA, đơn giản hóa việc kiểm soát chất lượng, tối ưu hóa hàng tồn kho và nâng cao mức độ kiểm soát tổng thể đối với hệ thống sản xuất và chuỗi cung ứng.

Số lô so với số lô

Mặc dù hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng về mặt kỹ thuật, số lô khác biệt với số lô. Như chúng tôi đã giải thích, một lô là một nhóm các sản phẩm giống hệt nhau được sản xuất cùng nhau. Tất cả các sản phẩm trong một lô chia sẻ một số lô. Mặt khác, rất nhiều là một thuật ngữ hàng tồn kho chỉ định một số lượng cụ thể – một “lô” vật liệu được lưu trữ hoặc mua sắm cùng một lúc và từ cùng một nhà cung cấp.

Một lô hàng luôn bao gồm các mặt hàng giống hệt nhau với cùng một số lô. Tuy nhiên, một số lượng lớn hàng hóa có cùng số lô có thể có số lô khác nhau trong IMS. Ví dụ: nếu chúng được bán giảm giá với số lượng nhỏ hơn hoặc khi nhà cung cấp gửi nhiều lô hàng nhỏ hơn theo thời gian cho nhà sản xuất, tất cả đều bắt nguồn từ một lô lớn.

Sự khác biệt chính giữa theo dõi lô và lô khá đơn giản. Theo dõi lô hàng cho phép theo dõi (những) lô hàng mà một lô hàng đã được gửi đến hoặc lưu trữ tại đó, trong khi theo dõi lô hàng cho phép truy ngược một sản phẩm cụ thể về quy trình sản xuất, ví dụ như máy trạm cụ thể và đơn đặt hàng mà sản phẩm đó bắt nguồn từ đó.

Điều đáng chú ý là trong phần mềm kiểm kê, việc theo dõi lô chủ yếu được thực hiện thông qua theo dõi lô.

Đọc thêm về theo dõi lô hàng trong sản xuất.

Sự khác biệt giữa số lô, mã SKU và số sê-ri là gì?

Chúng ta cũng hãy làm rõ sự khác biệt giữa số lô và các số nhận dạng hàng tồn kho phổ biến khác – mã SKU và số sê-ri.

Mã SKU là một số nhận dạng duy nhất được gán cho mọi thành phần hoặc sản phẩm cùng loại trong hệ thống kiểm kê. Ví dụ: nếu một nhà sản xuất bánh nướng nhỏ sản xuất nhiều hương vị bánh nướng nhỏ, thì mỗi hương vị bánh nướng nhỏ sẽ có một mã SKU khác nhau và mỗi chiếc bánh nướng nhỏ có hương vị đó đều có cùng một mã SKU.

Mặc dù một lô sản phẩm duy nhất đều có cùng mã SKU và số lô, lô tiếp theo của cùng một sản phẩm có cùng mã SKU nhưng số lô mới. Tuy nhiên, nếu một lô hàng cụ thể được lưu trữ ở hai địa điểm khác nhau, thì cả hai địa điểm này cũng có thể có số lô khác nhau, trong khi có cùng số lô.

Mặt khác, số sê-ri khác với cả mã SKU và số lô ở chỗ chúng được gán cho từng sản phẩm hoặc thành phần riêng lẻ. Theo dõi số sê-ri thường không được sử dụng trong quy trình sản xuất hàng loạt, đặc biệt là trong quy trình sản xuất. Tuy nhiên, nếu yêu cầu truy xuất nguồn gốc từng mặt hàng, thì có thể theo dõi đồng thời cả số sê-ri và số lô.

Tầm quan trọng của truy xuất nguồn gốc hàng loạt

Bất kỳ hoạt động sản xuất hoặc phân phối hiện đại nào cũng có thể thu được nhiều lợi ích từ truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối, cho dù nó đạt được thông qua theo dõi lô, lô, số sê-ri hay kết hợp các cách này. Tiếp theo, hãy xem xét những lợi ích chính mà khả năng truy xuất nguồn gốc hàng loạt có thể mang lại.

Tuân thủ quy định

Nhiều ngành công nghiệp và thị trường yêu cầu các doanh nghiệp duy trì hồ sơ về quy trình sản xuất và phân phối của họ. Các ví dụ nổi bật bao gồm dược phẩm, thực phẩm và đồ uống, ô tô và điện tử. Việc có một hệ thống theo dõi lô mạnh mẽ giúp đơn giản hóa việc đáp ứng các yêu cầu này, giúp quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ, giảm nguy cơ bị phạt do không tuân thủ và trên hết là giúp đảm bảo rằng các sản phẩm tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Truy xuất nguồn gốc hàng loạt cũng giúp chứng minh tính minh bạch của hoạt động và tạo niềm tin cho các cơ quan quản lý.

Theo dõi ngày hết hạn

Bên cạnh việc tuân thủ, một trong những lợi ích chính của việc sử dụng số lô nằm ở khả năng theo dõi ngày hết hạn của hàng hóa dễ hỏng. Theo dõi ngày hết hạn ngăn chặn việc vô tình bán hoặc sử dụng các sản phẩm đã hết hạn và đơn giản hóa rất nhiều việc quản lý luân chuyển sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với an toàn thực phẩm và trong sản xuất dược phẩm, nơi mà việc tiêu thụ các sản phẩm quá hạn sử dụng có thể dẫn đến các nguy cơ về sức khỏe. Tuy nhiên, theo dõi hết hạn cũng có thể hữu ích về mặt tài chính để ngăn ngừa tổn thất liên quan đến hư hỏng hoặc thậm chí quản lý các chương trình khuyến mãi theo thời gian.

Sắp xếp hàng tồn kho chính xác

Về mặt quản lý và sắp xếp hàng tồn kho, theo dõi hàng loạt giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các phương pháp định giá hàng tồn kho như FIFO (Nhập trước, Xuất trước), LIFO (Nhập sau, Xuất trước) và FEFO (Hết hạn trước, Xuất trước). Những điều này rất quan trọng để giảm lỗi thời và lãng phí vì hàng tồn kho có thể được sắp xếp và sắp xếp theo ngày sản xuất hoặc ngày hết hạn – thông tin có thể truy cập dễ dàng thông qua thông tin lô của hàng tồn kho. FIFO đảm bảo rằng hàng tồn kho cũ nhất được sử dụng hoặc bán trước, LIFO đạt được điều ngược lại và FEFO ưu tiên sử dụng các mặt hàng gần ngày hết hạn. Các phương pháp trên cũng ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty và các yêu cầu về thuế theo những cách khác nhau, giúp kiểm soát nhiều hơn đối với tài chính của công ty.

Kiểm soát chất lượng và Q/A

Truy xuất nguồn gốc hàng loạt là nền tảng của kiểm soát chất lượng hiệu quả và đảm bảo chất lượng. Nó cho phép các nhà sản xuất giám sát chất lượng nguyên liệu và sản phẩm của họ trong suốt quá trình sản xuất. Bằng cách theo dõi các lô, bất kỳ vấn đề chất lượng nào cũng có thể được nhanh chóng tách biệt thành một lô cụ thể, giới hạn phạm vi kiểm tra chất lượng cần thiết và giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Điều này đơn giản hóa việc duy trì các tiêu chuẩn cao về chất lượng sản phẩm và cũng giúp nâng cao uy tín thương hiệu.

Gọi lại và RMA dễ dàng hơn

Trong trường hợp thu hồi sản phẩm hoặc RMA (ủy quyền trả lại hàng hóa), truy xuất nguồn gốc hàng loạt đơn giản hóa đáng kể quy trình thu hồi. Nếu có vấn đề phát sinh với một mặt hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng số lô để điều tra nguồn gốc của vấn đề và rút toàn bộ lô ra khỏi thị trường nếu cần. Bằng cách này, một trường hợp hoàn tiền hoặc đổi hàng có thể là cơ sở để chỉ định kiểm soát chất lượng toàn bộ lô hàng. Cách tiếp cận được nhắm mục tiêu này đại diện cho một lớp kiểm soát bổ sung và giảm thiểu tác động tài chính và uy tín của các vấn đề chất lượng. Hơn nữa, theo dõi lô giúp bộ phận hỗ trợ khách hàng cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn bằng cách có thêm thông tin về sản phẩm và cách thực hiện hành động thích hợp.

Theo dõi hàng loạt với phần mềm truy xuất nguồn gốc

Duy trì truy xuất nguồn gốc hàng loạt theo cách thủ công có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có chuỗi phân phối phức tạp và hàng tồn kho lớn. Theo dõi thủ công liên quan đến việc quản lý nhiều bản ghi trong bảng tính được biết là dễ bị lỗi và sơ suất. Các phương pháp thủ công cũng thiếu tốc độ và khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực cần thiết để đưa ra quyết định hiệu quả, đặc biệt khi một công ty bắt đầu tăng sản lượng.

Ngược lại, sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc hệ thống MRP với các tính năng theo dõi hàng loạt tích hợp sẽ mang lại những lợi ích đáng kể và tiết kiệm chi phí. Loại phần mềm này tự động hóa phần lớn quy trình theo dõi. Nó đảm bảo quản lý dữ liệu chính xác và hiệu quả đồng thời đơn giản hóa việc tuân thủ quy định và kiểm soát chất lượng. Bên cạnh đó, nó cũng cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức độ và chuyển động của hàng tồn kho.

Giải pháp theo dõi hàng loạt của MRPeasy

Chức năng theo dõi lô và lô của MRPeasy minh họa hiệu quả có thể đạt được với hệ thống MRP tiên tiến. MRPeasy tự động tạo số lô duy nhất cho từng nguyên liệu đã mua và cho mỗi lần chạy sản xuất. Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, MRPeasy đề xuất chọn lô nguyên liệu nào, tuân theo nguyên tắc FIFO hoặc FEFO và giúp quản lý đặt trước để tránh đặt trước quá nhiều. Công nhân được hướng dẫn chi tiết về những vật liệu cần chọn, bao gồm số lô, số lượng và địa điểm.

Đối với mỗi lần bán hàng, MRPeasy ghi lại các lô hàng cụ thể mà sản phẩm được đặt trước, cho phép truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối. Bất kỳ sản phẩm bị lỗi nào đều có thể nhanh chóng được truy ngược trở lại các hoạt động sản xuất cụ thể hoặc mua nguyên liệu, giúp giải quyết vấn đề hiệu quả và đúng mục tiêu. Hệ thống cũng ghi lại chi phí thực tế của từng lô, tạo điều kiện quản lý hàng tồn kho chính xác và phân tích chi phí.

Nếu một sản phẩm được chỉ định kiểm soát chất lượng, lô hàng tương ứng sẽ được cách ly cho đến khi được kiểm tra. Đối với các mặt hàng không được kiểm soát chất lượng hoặc bị khách hàng trả lại, các đơn đặt hàng dịch vụ hoặc sửa chữa có thể được lên lịch trong phần mềm. MRPeasy cũng bao gồm các tính năng bổ sung như theo dõi các số sê-ri riêng lẻ trong các lô hàng và khả năng đính kèm các ghi chú và tệp, chẳng hạn như chứng chỉ, cho các lô hàng riêng lẻ.

Nhìn chung, chức năng theo dõi hàng loạt của MRPeasy cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý truy xuất nguồn gốc hàng loạt. Nó loại bỏ nhiều thách thức liên quan đến các phương pháp thủ công và cho phép doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào các hoạt động cốt lõi và ít hơn vào các nhiệm vụ hành chính.

điểm chính

• Theo dõi lô đề cập đến khả năng theo dõi và giám sát thông tin liên quan về hàng hóa được sản xuất theo lô trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Theo dõi lô chỉ áp dụng cho quy trình sản xuất hàng loạt.
• Theo dõi lô đạt được bằng cách chỉ định mỗi lô thành phẩm số lô duy nhất. Điều này cho phép truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối – để lại dấu vết dữ liệu sản xuất và Logistics về nhà cung cấp, vật liệu và máy trạm được sử dụng, v.v., khi sản phẩm di chuyển qua chuỗi cung ứng đến khách hàng cuối cùng.
• Khả năng truy xuất nguồn gốc cực kỳ quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định, xử lý việc thu hồi và RMA của các mặt hàng bị lỗi, đơn giản hóa việc kiểm soát chất lượng, tối ưu hóa hàng tồn kho và nâng cao mức độ kiểm soát tổng thể đối với hệ thống sản xuất và chuỗi cung ứng.
• Về mặt kỹ thuật, có thể theo dõi hàng loạt bằng các phương pháp thủ công. Tuy nhiên, phần mềm theo dõi sản xuất chuyên dụng hoặc chức năng truy xuất nguồn gốc được tích hợp trong hệ thống quản lý hàng tồn kho có thẩm quyền cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí hơn nhiều bằng cách tự động hóa phần lớn quy trình theo dõi và loại bỏ lỗi của con người liên quan đến việc quản lý bộ dữ liệu lớn bằng bảng tính.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích Quản lý chuỗi cung ứng sản xuất – Thực hành tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ