Phiếu đóng gói: định nghĩa và ví dụ

Phiếu đóng gói là một tài liệu kinh doanh rất cần thiết trong lĩnh vực Logistics: nó được sử dụng như bằng chứng cho thấy đơn hàng đã được giao chính xác đến khách hàng cuối cùng.

Ngày nay, các chuyến hàng ngày càng trở nên nhanh chóng hơn và ngày càng có nhiều dịch vụ vận chuyển logistics thuê ngoài. Vì vậy, điều quan trọng là phải có một tài liệu bao gồm tất cả thông tin về đơn đặt hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi, vận chuyển và giao hàng của nó.

Phiếu đóng gói là gì?

MỘT phiếu đóng gói là chứng từ thương mại được sử dụng để ghi lại việc giao một đơn đặt hàng. Công ty bán sản phẩm sẽ cấp phiếu đóng gói và người nộp phiếu thường là người vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ Logistics chịu trách nhiệm vận chuyển đơn hàng đến người nhận hàng cuối cùng. Phiếu đóng gói ghi rõ danh sách đầy đủ các mục đã được giao cho người nhận đơn đặt hàng. Tài liệu này cũng bao gồm số SKU của mặt hàng, đặc điểm của chúng và số lượng đơn vị của từng sản phẩm. Danh sách này cho phép người nhận hàng kiểm tra xem họ đã nhận được tất cả hàng hóa đã đặt chưa.

Phiếu đóng gói không chỉ hữu ích cho việc người mua để xác minh rằng hàng hóa nhận được là chính xác, mà còn để người gửi có hồ sơ về hàng hóa rời khỏi kho. Tài liệu này đóng vai trò là bằng chứng pháp lý về việc giao hàng cho bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra.

Cái gì sự khác biệt giữa phiếu đóng gói và hóa đơn? Mặc dù cả hai đều là chứng từ thương mại, nhưng phiếu đóng gói là chứng từ hỗ trợ cho biết hàng hóa thực tế đã được nhận, trong khi hóa đơn là chứng từ chính thức của đơn đặt hàng. Trong khi phiếu đóng gói chứa các đặc điểm của sản phẩm, hóa đơn chỉ rõ hàng hóa nào đang được bán, giá của từng mặt hàng và các điều kiện hoặc phương thức thanh toán, cùng các chi tiết khác.

Phiếu đóng gói bao gồm những dữ liệu gì?

Mặc dù không có định dạng phiếu đóng gói riêng lẻ nhưng tài liệu này phải chứa các thông tin sau:

• Số đơn hàng và hóa đơn tương ứng.
• Ngày giao hàng.
• Thông tin chi tiết của người gửi.
• Thông tin chi tiết của người nhận hàng.
• Nội dung vận chuyển.
• Trọng lượng và khối lượng của mỗi gói.
• Toàn bộ trọng lượng của lô hàng.
• Nguồn gốc và điểm đến của hàng hóa.
• Loại lô hàng và công ty sử dụng.
• Ngày nhận.

Thông tin trên phiếu đóng gói có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và loại hàng hóa được giao đến người nhận cuối cùng. Ví dụ, mặc dù đôi khi nó rất chi tiết, không bắt buộc phải cho biết giá của sản phẩm. Tại sao không? Không giống như hóa đơn, mục đích của phiếu đóng gói là ghi lại việc giao đơn hàng chứ không phải giá trị thương mại của đơn hàng.

Lợi ích của phiếu đóng gói trong logistics

Ở cấp độ Logistics, phiếu đóng gói mang lại lợi ích đối với công ty tiếp thị sản phẩm, nhà cung cấp dịch vụ Logistics vận chuyển sản phẩm đó (nếu có) và người nhận hàng cuối cùng nhận đơn đặt hàng. Đây là những lợi ích chính:

• Nó phục vụ như một giấy chứng nhận giao hàng: đó là một văn bản pháp lý, một cách rất đơn giản, xác nhận rằng một bộ hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng theo các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận.
• Nó tối ưu hóa việc quản lý thông tin đơn hàng: phiếu đóng gói giúp người vận chuyển, người mua và thậm chí cả đại lý hải quan xác định nội dung của gói hàng.
• Nó phát hiện lỗi: Với phiếu đóng gói, người nhận đơn hàng có thể nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra xem số lượng sản phẩm nhận được có khớp với số lượng sản phẩm đã đặt hay không.
• Nó đơn giản hóa quá trình trả lại hoặc hoàn tiền: phiếu đóng gói hợp lý hóa việc quản lý thông tin liên quan đến việc trả lại hoặc hoàn tiền của một sản phẩm, chẳng hạn như có thể bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Tiêu chuẩn miễn phí hoàn trả đã làm tăng đáng kể giá trị của phiếu đóng gói.

Phần mềm tự động đóng phiếu đóng gói vận chuyển

Với các công nghệ mới, có thể tự động hóa việc thu thập tất cả thông tin có trong phiếu đóng gói, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu mọi lỗi có thể phát sinh từ việc xử lý thủ công.

Các công ty có hệ thống quản lý kho như Easy WMS có thể số hóa việc xác minh và kiểm soát tài liệu trong giai đoạn gửi hàng. Phần mềm có tính đến tiêu chuẩn ghi nhãn và tài liệu của hãng vận chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối đơn hàng. Easy WMS tạo và phát hành phiếu đóng gói cho mỗi đơn hàng để đảm bảo giao hàng hiệu quả.

Để quản lý hiệu quả các hoạt động Logistics của bên thứ ba, phần mềm có mô-đun Phần mềm Vận chuyển Đa nhà cung cấp tiên tiến. Chương trình này giúp bạn có thể in nhãn tương thích với tất cả các cơ quan vận tải lớn và gán số theo dõi cho từng gói hàng ngay từ kho.

Công ty thực phẩm đa quốc gia Danone sử dụng mô-đun Vận chuyển Đa hãng trong kho của mình ở Valdemoro, Tây Ban Nha, để liên lạc với MRW, hãng vận chuyển phân phối các đơn đặt hàng của họ. “Khi MRW đến kho, người vận hành của họ chỉ phải thu thập các đơn hàng đã chọn vì họ đã có tất cả thông tin tự động trong hệ thống của mình. Eduardo Puerto, Giám đốc Chuỗi Cung ứng Iberia tại Danone cho biết, chúng tôi đã đạt được rất nhiều điều về mặt hiệu quả.

Trong quá trình vận chuyển, việc sử dụng bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD). Như trong trường hợp phiếu đóng gói, bằng chứng giao hàng điện tử được sử dụng làm bằng chứng để một người hoặc công ty (người mua) thừa nhận đã nhận được từ một công ty khác (người gửi) một hàng hóa hoặc một loạt hàng hóa với số lượng và vào thời điểm trước đó. đã được thỏa thuận. Việc xác nhận được thực hiện bằng kỹ thuật số thông qua chữ ký điện tử.

Phiếu đóng gói: chứng từ chứng minh việc giao hàng

Phiếu đóng gói là đỉnh cao của một chuỗi cung ứng hiệu quả và là cách đánh dấu trên tài liệu rằng mục tiêu cuối cùng đã đạt được: việc giao đơn hàng và thực hiện dịch vụ Logistics một cách hiệu quả. Ngày nay, hoạt động Logistics cần việc quản lý tất cả thông tin một cách linh hoạt nhất có thể – thậm chí còn hơn thế nữa với việc thuê ngoài vận chuyển cho bên thứ ba. Theo nghĩa này, phiếu đóng gói là một trong những đồng minh tốt nhất cho tất cả các bên liên quan đến hoạt động Logistics xuất khẩu.

Bạn đang tìm cách tăng tốc độ tạo và quản lý phiếu đóng gói cũng như cải thiện giao tiếp với các nhà vận chuyển? Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Mecalux chuyên tối ưu hóa quản lý Logistics cho các công ty thuộc bất kỳ ngành nào.