Phiếu giao hàng: nó là gì?

MỘT phiếu giao hàng là một tài liệu quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động Logistics của công ty diễn ra suôn sẻ. Bài viết này liệt kê các sản phẩm sẽ được chất lên xe tải và sau đó được giao cho người nhận hàng cuối cùng. Điều này đặc biệt quan trọng trong các kho có tỷ lệ gửi hàng cao.

Thực hiện một hệ thống quản lý kho (WMS) tự động hóa việc quản lý các tài liệu như phiếu giao hàng khi đơn hàng đã được xử lý. Bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý tài liệu thủ công, bạn sẽ tránh được nguy cơ sai sót và cải thiện mức độ dịch vụ khách hàng của mình.

Phiếu giao hàng là một tài liệu xác định nội dung của lô hàng. Nó bao gồm số lượng sản phẩm, kích thước và trọng lượng của chúng. Khi trình bày chi tiết các sản phẩm tạo nên tải trọng xe tải, tài liệu này giúp đơn giản hóa việc gửi hàng. Phiếu giao hàng xác định phương tiện được chỉ định (theo biển số, tài xế và người vận chuyển), loại sản phẩm và hàng hóa chính xác. Tài liệu này cũng liệt kê số lượng bưu kiện cùng với các mặt hàng trong đó và trình tự chất hàng lý tưởng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao hàng.

Phiếu giao hàng được giao cho người vận chuyển, người vận chuyển xác nhận rằng danh sách sản phẩm trên chứng từ khớp với hàng hóa được chất lên xe tải. Danh sách này cũng có thể được cơ quan hải quan sử dụng như một tài liệu chứng từ khi vận chuyển hàng hóa qua biên giới.

Phiếu giao hàng bao gồm những gì?

Phiếu giao hàng có chứa thông tin liên quan về tải. Nó phục vụ cả người điều hành bốc hàng lên xe tải và người vận chuyển kiểm tra nội dung lô hàng trước khi ký chứng từ.

Đây là những dữ liệu thường có trong phiếu giao hàng:

• Mã được gán thủ công hoặc bằng phần mềm.
• Kho xuất xứ hàng hóa.
• (Những) người nhận hàng cuối cùng.
• Ngày và giờ tải.
• Mô tả chi tiết về hàng hóa: nội dung, số lượng kiện hàng, trọng lượng và kích thước chính xác của từng kiện hàng.
• Trọng lượng và kích thước đầy đủ của lô hàng.

Bạn có thể bổ sung thông tin này bằng dữ liệu bổ sung để kiểm soát thêm việc gửi đơn đặt hàng, chẳng hạn như biển số xe, cơ quan vận tải và hãng vận tải được chỉ định. Tài liệu này cũng kết hợp loại hàng hóa, đặc biệt trong trường hợp việc vận chuyển là rất quan trọng để bảo quản sản phẩm đúng cách, như trong ngành công nghiệp hóa chất và thực phẩm.

Tương tự như vậy, phiếu giao hàng thông thường chỉ định lộ trình phân phối đơn hàng. Điều này rất quan trọng đối với người vận chuyển giao hàng và người điều khiển chất hàng lên xe tải, vì sản phẩm phải được đưa vào theo thứ tự ngược lại khi phân phối.

Phiếu giao hàng có thể số hóa được không?

Một ứng dụng Logistics tiên tiến như Phần mềm quản lý kho cấu hình phiếu giao hàng in tự động khi lệnh xếp hàng lên xe tải đã được ban hành. Quá trình này rất đơn giản: phần mềm được tham số hóa trước bằng cách gán máy in vào đế tải tương ứng và đặt số lượng bản sao cần thiết.

Với phần mềm WMS tiên tiến, có thể cấu hình trước các thông số của quá trình tải để điều chỉnh chúng theo nhu cầu cụ thể của cơ sở của bạn. Ví dụ: hệ thống có thể xác định quy tắc chuyển nhượng, theo đó phiếu giao hàng chỉ được tạo khi người vận hành đã xác thực biển số xe bằng máy quét RF. Trong số các chức năng khác, chương trình cho phép bạn tự động hóa việc tạo ghi chú giao hàng theo nhà cung cấp dịch vụ, tạo danh sách cho từng người.

Ngoài ra, WMS có thể kết nối với các ứng dụng khác, ví dụ: hệ thống quản lý đơn hàng phân tán (DOM). Từ chương trình DOM, bạn có thể truy cập các tài liệu như phiếu giao hàng, vận đơn và dữ liệu khác của đại lý vận tải. Hệ thống DOM cũng cấu hình các tài liệu này để được in tự động nếu cần thiết.

Phần mềm Logistics cho phiếu giao hàng

Trao đổi quản lý tài liệu trên giấy cho WMS loại bỏ lỗi nhập dữ liệu và tự động hóa việc tạo và in các hồ sơ như phiếu giao hàng, vận đơn và hóa đơn.

Trong quá trình tải, chương trình sẽ thực hiện việc tạo đơn hàng và cấu hình hoạt động. Nó cho phép phân đoạn theo loại bao bì, nhóm theo phương tiện vận chuyển và xác nhận tải trọng, cùng với các chức năng khác.

Một chương trình phần mềm như Easy WMS từ Mecalux là công cụ hoàn hảo để hỗ trợ thực hiện đơn hàng: nó kết nối với máy quét RF để hướng dẫn người vận hành trong các nhiệm vụ lấy hàng, bổ sung hàng và thậm chí là xếp hàng lên xe tải. Hơn nữa, nó có thể giao tiếp với các chương trình khác như hệ thống ERP hoặc DOM hoặc ứng dụng của nhà mạng, loại trừ khả năng xảy ra sai sót trong quản lý hàng hóa.

Số hóa để loại bỏ sai sót trong quản lý tài liệu

Việc triển khai WMS thúc đẩy các hoạt động Logistics hiệu quả, hiệu quả. Bên cạnh việc tự động hóa quản lý tài liệu, phần mềm còn giúp người vận hành trong các công việc nhận hàng, lấy đơn hàng và gửi đi. Nó điều phối tất cả các quy trình, cả trong cơ sở vận hành thủ công và kho tự động.

Easy WMS, phần mềm của Mecalux, là một chương trình có thể mở rộng, có thể truy cập trên nền tảng đám mây để điều phối các hoạt động trong hơn 1.000 cơ sở tại 36 quốc gia. Bạn quan tâm đến việc số hóa các quy trình của mình và loại bỏ những sai sót trong quản lý tài liệu Logistics? Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Một trong những chuyên gia tư vấn phần mềm chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ làm việc với bạn để tìm ra giải pháp tốt nhất cho kho hàng của bạn.