Hiện nay, đa số các công ty đều là một phần của chuỗi cung ứng và sở hữu một mạng lưới nhà cung cấp đa dạng. Việc tương tác đúng cách với các nhà cung cấp là yếu tố thiết yếu cho những công ty này. Để củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, các đại diện công ty cần có khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả.

Các phương pháp truyền thống không còn hiệu quả trong việc này do khối lượng dữ liệu và thông tin lớn cần được xử lý. Chuyển đổi sang công nghệ số có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các công ty.

Bạn có mong muốn cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp bằng công nghệ số không? Nếu có, hãy thực hiện đúng cách theo hướng dẫn trong bài viết sau.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) là gì ?

Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) là quy trình đánh giá các nhà cung cấp tham gia cung cấp nguyên liệu, dịch vụ và hàng hóa cho công ty. Quá trình này giúp tổ chức xác định nhà cung cấp nào quan trọng đối với sự thành công và phát triển của họ. SRM cũng là phương pháp quan trọng để đảm bảo mối quan hệ với nhà cung cấp cụ thể phát triển tốt và thông báo cho công ty về những nhà cung cấp không đạt hiệu suất mong đợi.

Quản lý SRM được thực hiện bởi chuyên gia chuỗi cung ứng, những người chú trọng giao dịch với nhà cung cấp trong vận hành, mua sắm và quản lý dự án. Một hệ thống SRM tích hợp yêu cầu hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mạnh mẽ và an toàn. Sự gián đoạn chuỗi cung ứng có thể làm xáo trộn mối quan hệ với nhà cung cấp.

Lợi ích của SRM là gì?

Lợi ích của SRM bao gồm mối quan hệ đối tác chiến lược với nhà cung cấp, ổn định chuỗi cung ứng và tiết kiệm chi phí. Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp tổ chức đạt được hiệu quả cao hơn.

Bạn có thể thích

Quy trình quản lý nhà cung cấp là một quy trình lâu dài, khi được thực hiện đúng cách có thể mang lại một số lợi ích bao gồm quan hệ đối tác chiến lược với các nhà cung cấp dẫn đến sự ổn định của chuỗi cung ứng và tiết kiệm chi phí. Quan hệ nhà cung cấp tốt có thể giúp các tổ chức đạt được những lợi ích chính sau:

Hiệu quả cao hơn :SRM giảm khoảng cách giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Nó trình bày các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả và loại bỏ sự dư thừa trong suốt quá trình.

Tăng doanh thu :Quan hệ nhà cung cấp hiệu quả có thể giúp đạt được các mục tiêu doanh thu đáng kể cho cả người mua và nhà cung cấp. Nó cung cấp một loạt các cơ hội thị trường với tầm nhìn rõ hơn về các rủi ro và tăng trưởng tiềm năng của thị trường.

Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình cải tiến liên tục :Chiến lược của phần mềm quản lý nhà cung cấp là thu hút cả nhà cung cấp và người mua vào một quá trình cải tiến liên tục dài hạn. Chu kỳ cải tiến này đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí về hiệu suất và tiếp tục áp dụng phương pháp tiếp cận đáng kể tuân thủ các mục tiêu, dịch vụ hoặc sản phẩm của tổ chức người mua.

SRM và chiến lược mua hàng

Trong ngành công nghiệp phần mềm, SRM (Supplier Relationship Management) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp qua giao tiếp kỹ thuật số. Mục tiêu chính của SRM là thiết lập và nuôi dưỡng mối quan hệ hợp tác lâu dài và chặt chẽ giữa các bộ phận thu mua và nhà cung cấp, nhằm mang lại lợi ích công bằng cho tất cả các bên trong chuỗi giá trị.

Không chỉ dừng lại ở những tác động ngắn hạn, SRM nhắm đến việc mở rộng ảnh hưởng lâu dài và tạo ra các lợi thế chiến lược cho mọi bên liên quan. Mức độ hợp tác thường phụ thuộc vào sự phù hợp của nhà cung cấp: các bộ phận mua hàng thường ưu tiên hơn cho nhà cung cấp chiến lược hơn là những nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, với sự số hóa các quy trình SRM, một phương pháp tiếp cận nhất quán có thể được áp dụng cho tất cả các nhà cung cấp, đảm bảo sự hiệu quả và công bằng trong quản lý mối quan hệ.

Phần mềm SRM cung cấp các chức năng chính sau đây để giới thiệu và phát triển SRM:

1. Giới thiệu nhà cung cấp mới

Các nhà cung cấp có thể đăng ký miễn phí trên cổng thông tin Phần mềm SRM, không yêu cầu phí mua hàng. Bộ phận mua hàng quy định phạm vi dữ liệu đăng ký, và nhà cung cấp cần nhập dữ liệu cần thiết vào trình duyệt của mình. Họ cung cấp thông tin về sản phẩm và dữ liệu kinh doanh như dữ liệu tài chính và nhân sự, giấy chứng nhận hàng đã giao, tài liệu tham khảo trên thị trường, và các tiêu chí đánh giá khác. Dựa trên dữ liệu đăng ký, Phần mềm SRM tự động tính toán giá trị đánh giá nhà cung cấp đầu tiên theo Chứng chỉ Nhà cung cấp Ban đầu (ISQ).

2. Quá trình cải tiến liên tục

Sau ISQ, quy trình chu kỳ về chất lượng, đánh giá và phát triển nhà cung cấp được thực hiện.

2.1. Phê duyệt nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng phân loại nhà cung cấp thành các nhóm đủ điều kiện dựa trên kết quả ISQ như nhà cung cấp chiến lược, nhà cung cấp được phê duyệt, và nhà cung cấp không được phê duyệt. Các nhóm này được thiết lập bởi bộ phận mua hàng.

Lưu ý: Khoảng 5-10% nhà cung cấp được xếp vào nhóm chiến lược, 20-40% được phê duyệt, và số còn lại tạm khóa nhưng vẫn trong danh sách.

2.2. Đánh giá nhà cung cấp
Bước tiếp theo trong SRM là đánh giá định kỳ và chi tiết các nhà cung cấp chiến lược và đã được phê duyệt. Bộ phận mua hàng đặt tần suất, phạm vi và chi tiết cho từng danh mục sản phẩm hoặc nhà cung cấp.

Dữ liệu đánh giá được phân thành các phân đoạn như dữ liệu tài chính, nhân sự, chất lượng giao hàng, và hậu cần. Đây là “sự thật khó” được các nhà cung cấp nhập vào.

Tất cả các đánh giá được tự động hợp nhất và tổng hợp bằng cách tính trọng số và chia tỷ lệ thành một điểm duy nhất cho mỗi nhà cung cấp. Điểm cuối cùng nằm trong khoảng từ 0 đến 1 (lý tưởng) và cung cấp cơ sở để đánh giá chất lượng chính xác hơn của tất cả các nhà cung cấp. Hệ thống hợp nhất và tổng hợp được thể hiện dưới dạng sơ đồ trong hình sau:

Phần mềm SRM hỗ trợ phát triển nhà cung cấp theo các bước sau:

Xác định các nhà cung cấp mà việc phát triển nhà cung cấp là cần thiết
Trao đổi thông tin điện tử giữa mua hàng và các nhà cung cấp tương ứng cũng như tài liệu về các mục tiêu và biện pháp
Giám sát thường xuyên việc đạt được các mục tiêu và việc thực hiện các hành động riêng lẻ, bao gồm trao đổi điện tử các tài liệu đi kèm và thông tin trạng thái và kiểm soát.

Nói chung, SRM có thể được sử dụng để mua tất cả các sản phẩm của ABC và cho tất cả các nhà cung cấp. Phạm vi đầy đủ của SRM được áp dụng cho các sản phẩm A cần thiết cho sản xuất hoặc được đặt hàng với số lượng lớn. Việc mua sắm các sản phẩm này thường tập trung vào một nhà cung cấp duy nhất (single sourcing) hoặc, vì lý do an ninh nguồn cung, vào 2-3 nhà cung cấp. Sự hợp tác với các nhà cung cấp này có thể biến thành một sự phát triển chung và tính toán giá mở (sách mở) do đó các phương thức mua hàng cạnh tranh là không cần thiết hoặc chỉ được sử dụng cho mục đích kiểm soát.

2.3. Phát triển nhà cung cấp

Các nhà cung cấp chiến lược và các nhà cung cấp được chấp thuận, khi cần, sẽ tham gia vào quá trình phát triển nhà cung cấp. Quá trình này nguyên tắc bao gồm hai bước:

– Thỏa thuận về mục tiêu phát triển.
– Xác định các biện pháp đã được thống nhất để đạt được mục tiêu.

Mục tiêu phát triển được bộ phận mua hàng đề xuất và thống nhất với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sau đó đề xuất các biện pháp thích hợp để đạt được mục tiêu này.

Phần mềm SRM hỗ trợ quá trình phát triển nhà cung cấp qua các bước sau:

– Xác định những nhà cung cấp cần phát triển.
– Trao đổi thông tin điện tử giữa bộ phận mua hàng và nhà cung cấp, cũng như tài liệu về mục tiêu và biện pháp.
– Giám sát thường xuyên việc đạt được mục tiêu và thực hiện các hành động cụ thể, bao gồm trao đổi điện tử tài liệu và thông tin trạng thái cũng như kiểm soát.

Nói chung, SRM có thể được áp dụng để mua sắm tất cả sản phẩm của ABC cho mọi nhà cung cấp. Phạm vi đầy đủ của SRM được áp dụng cho sản phẩm A, những sản phẩm quan trọng cho sản xuất hoặc được đặt hàng với số lượng lớn. Việc mua sắm những sản phẩm này thường được thực hiện với một nhà cung cấp duy nhất hoặc, để đảm bảo an ninh nguồn cung, với 2-3 nhà cung cấp. Sự hợp tác với những nhà cung cấp này có thể dẫn đến sự phát triển chung và tính toán giá mở, do đó không cần thiết phải sử dụng các phương thức mua hàng cạnh tranh hoặc chỉ sử dụng chúng cho mục đích kiểm soát.

Tìm nguồn cung ứng (Sourcing)

Tìm kiếm nguồn cung ứng bao gồm các yêu cầu, đấu thầu và đấu giá. Thường được áp dụng để mua sắm sản phẩm đòn bẩy cho chi tiêu trực tiếp. Đối với sản phẩm này, có thị trường với nhiều nhà cung cấp cạnh tranh, có thể thay thế lẫn nhau từ góc độ mua hàng.

Truyền thống, dự án tìm kiếm nguồn cung ứng bao gồm các bước sau:

– Tạo Yêu cầu Thông tin (RFI) gửi đến các nhà cung cấp đã được chọn và phê duyệt, bao gồm thông tin tổ chức (địa chỉ, thông tin liên lạc, người liên hệ), mô tả sản phẩm và số lượng yêu cầu, điều kiện giao hàng, thông số kỹ thuật thời gian, và các thông tin khác.
– Gửi yêu cầu qua email đến các nhà cung cấp đã chọn.

Nhà cung cấp phản hồi với giá thầu của họ. Do phản hồi không theo một định dạng thống nhất, việc đánh giá thủ công mất nhiều thời gian.

Với Phần mềm SRM, thời gian tạo yêu cầu được rút ngắn bằng cách:

– Truyền dữ liệu từ các yêu cầu trước đó.
– Tạo yêu cầu từ các mẫu có sẵn.
– Chuyển mô tả sản phẩm từ hệ thống ERP sang Phần mềm SRM.

Quy trình tương tự áp dụng cho việc lựa chọn nhà cung cấp và quản lý yêu cầu điện tử.

Nhà cung cấp sau khi nhận yêu cầu, kết nối với Phần mềm SRM qua trình duyệt và đưa ra báo giá theo mức giá cho mỗi mặt hàng, giảm thiểu công sức xử lý RFI cho cả bên mua và bên bán, mất chỉ vài phút.

Phần mềm SRM tự động đánh giá các báo giá đến.

Trong những trường hợp đơn giản, giao dịch mua có thể được trao trực tiếp dựa trên RFI và giá thầu tốt nhất. Mặt khác, đáng để mời các nhà cung cấp đấu thầu (RFQ, Yêu cầu báo giá) sau RFI. Để mua hàng, các bước này được giới hạn ở những bổ sung sau, dựa trên dữ liệu của yêu cầu:

Đính kèm các nhà cung cấp tốt nhất vào danh sách rút gọn
Nếu cần thiết, bổ sung các tiêu chí phi tiền tệ (thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán, tiêu chí chất lượng) để đánh giá chào hàng đa tiêu chí.
Bổ sung các tài liệu khác mà nhà cung cấp phải cung cấp
Định nghĩa về chiến lược mua hàng tốt nhất (chọn anh đào so với giá thầu hoàn chỉnh, giá thầu được niêm phong, đánh giá ưu đãi theo nhiều tiêu chí, chỉ đánh giá theo giá)

RFQ được phân phối và các giá thầu đến được đánh giá tự động. Quá trình RFQ cải thiện giá thầu RFI tốt nhất khoảng 10%.

Lưu ý: Có thể bắt đầu ngay với RFQ và bỏ qua giai đoạn RFI.

Tùy thuộc vào tình hình, dự án kết thúc với đấu thầu RFQ. Tuy nhiên, nên để đấu giá điện tử làm theo. Thủ tục sẽ được mở rộng chỉ một chút.

Số lượng các nhà cung cấp có thể được giảm hơn nữa.
Có thể bổ sung tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu
Các chức năng khác được thêm vào (Phân tích chi phí, Tổng chi phí sở hữu)

Các nhà cung cấp được mời tham gia đấu giá. Một thời gian cố định được thiết lập để bắt đầu cuộc đấu giá.

Các nhà cung cấp có cơ hội cải thiện giá thầu trực tuyến của họ trong phiên đấu giá. Ở đây, các nhà cung cấp nhìn thấy – tất nhiên là không nêu tên nhà cung cấp – giá thầu tốt nhất. Điều này mang lại cho các nhà cung cấp cơ hội trả giá cao hơn tất cả các giá thầu khác và nhận được đơn đặt hàng.

Thời lượng của phiên đấu giá trực tuyến thường được đặt thành 30 phút với khả năng kéo dài.

Quá trình điển hình của cuộc đấu giá được hiển thị trong hình ảnh sau:

Mô tả trước đây đề cập đến cái gọi là ERA (Đấu giá ngược tiếng Anh). Ngoài phương thức phổ biến nhất này, Phần mềm SRM còn cung cấp hai phương thức đấu giá cổ phiếu khác:

DRA (Đấu giá ngược của Hà Lan)
JRA (Đấu giá ngược Nhật Bản).

Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc nếu bạn quan tâm đến lời khuyên về sự kết hợp chiến lược của các hình thức đấu giá khác nhau.

Ngoài khoản tiết kiệm đạt được thông qua đấu thầu điện tử, đấu giá còn giúp cải thiện giá thêm 5%.

Phần mềm SRM cũng cung cấp các chức năng khác:

Một hệ thống mô-đun của các báo cáo khác nhau
Hoàn thành giám sát tất cả các bước (nhật ký) do tất cả người dùng trong hệ thống bắt đầu và thực hiện trong suốt quá trình của dự án để bạn nhận được bằng chứng hoàn chỉnh về việc tuân thủ.

Mua sắm (Procurement)

Mua sắm (Procure to Pay / P2P) đề cập đến quy trình mua hàng dựa trên dữ liệu danh mục. Theo truyền thống, những người yêu cầu từ các bộ phận khác nhau chuẩn bị một yêu cầu được chuyển đến bộ phận mua hàng, nơi đơn đặt hàng được tạo và xử lý. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách số hóa đơn giản hóa quá trình này như thế nào.

Thủ tục này có nghĩa là

Bộ phận thu mua chịu gánh nặng với các quy trình mà bộ phận này không nên bận tâm.
Chi phí xử lý cao hơn đáng kể so với mức tiết kiệm có thể đạt được.
Quá trình này mất quá nhiều thời gian, dẫn đến sự không hài lòng của người yêu cầu.

Đây là lúc việc mua hàng dựa trên danh mục xuất hiện và chuyển quy trình đặt hàng sang các bộ phận của người yêu cầu ở mức độ lớn nhất có thể. Những người yêu cầu hầu hết đã quen thuộc với eShops dựa trên danh mục từ cuộc sống riêng tư của họ. Một quy trình tương tự có thể được chuyển giao cho những người yêu cầu nếu họ tuân theo một số quy tắc bổ sung thông thường đối với thế giới kinh doanh. Quá trình này được biểu diễn dưới dạng sơ đồ như sau:

Điểm khởi đầu là sự tích hợp của các danh mục, từ đó người dùng chọn các mặt hàng họ cần theo cách giống như eShop và chuẩn bị cho việc đặt hàng bằng giỏ mua hàng.

Việc lựa chọn các danh mục phù hợp vẫn là trách nhiệm của bộ phận thu mua: Đối với mỗi danh mục sản phẩm, một hoặc nhiều “danh mục đã được phê duyệt” được chọn từ đó người dùng có thể đặt hàng. Đây là những danh mục với các điều kiện và giá cả hoặc giảm giá được thương lượng. Các danh mục được phép được xác định bởi sự cạnh tranh của nhà cung cấp, ví dụ, với sự trợ giúp của Tìm nguồn cung ứng.

Hợp đồng được ký kết với các nhà cung cấp danh mục. Chúng mô tả việc tổ chức bảo trì danh mục, định dạng dữ liệu danh mục và cách chúng được tải lên Phần mềm SRM . Mỗi người yêu cầu nhận được quyền truy cập vào các danh mục được phép mà họ đặt hàng. Một giải pháp thay thế bổ sung: Tạo danh mục cho các danh mục sản phẩm đã chọn theo yêu cầu của bạn. Chúng bao gồm các bài viết duy trì hệ thống ERP hiện có hoặc được bổ sung bằng cách Mua hàng từ các nguồn khác.

Cũng có thể truy cập trực tiếp các danh mục bên ngoài bằng cách sử dụng các giao diện và quy trình tiêu chuẩn như OCI và Punch-Out. Đối với các trường hợp hiếm hoi của mặt hàng C – được gọi là “đuôi dài” – Phần mềm SRM cung cấp quyền truy cập vào các thị trường như Mercator và Amazon Business.

Sau khi người yêu cầu đã chọn các mặt hàng cần thiết, giỏ hàng sẽ được đưa vào quy trình phê duyệt. Ví dụ, quy trình làm việc có nhiều cấp độ và tuân theo các quy tắc sau:

Giá trị mua hàng lên tới 50 €: được hệ thống tự động phê duyệt
Giá trị mua hàng lên tới 200 €: được phê duyệt bởi cấp phê duyệt đầu tiên (ví dụ: cấp trên)
Giá trị mua hàng > 200 €: được phê duyệt bởi người giám sát cấp cao hơn

Đối với mỗi người yêu cầu hoặc bộ phận của anh ta, ngân sách cho một giai đoạn lập kế hoạch cụ thể được xác định. Đối với mỗi lần phê duyệt, hệ thống sẽ hiển thị mức độ ngân sách đã được sử dụng hết. Để kiểm soát các quy trình công việc này, Phần mềm SRM cung cấp một hệ thống cài đặt phức tạp do Mua hàng xác định.

Sự sắp xếp hệ thống này cuối cùng cho phép quá trình sau:

Người yêu cầu đặt hàng giống như họ làm từ eShop
Giỏ hàng được phê duyệt bằng cách sử dụng quy trình công việc điện tử và kiểm tra khả năng ngân sách.
Toàn bộ quá trình không gây gánh nặng cho bộ phận mua hàng và được rút ngắn đáng kể.

Sau khi được phê duyệt, dữ liệu trong giỏ hàng sẽ tự động được chuyển thành (các) đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng kích hoạt quá trình thực hiện (Đặt hàng để thanh toán, O2P). Các quy trình này có thể được thực hiện trong ERP nếu nó đã được thỏa thuận giữa công ty mua hàng và nhà cung cấp. Nếu đây không phải là trường hợp, Phần mềm SRM cung cấp quy trình O2P điện tử dựa trên WebEDI. Chức năng của nó được hiển thị sơ đồ ở đây:

O2P dựa trên WebEDI đặc biệt phù hợp với các nhà cung cấp nhỏ hơn chưa thiết lập quy trình EDI với các công ty mua hàng.

Những kết quả nào có thể đạt được với việc mua hàng theo danh mục?

Việc sử dụng toàn công ty các danh mục giới hạn người dùng đã thương lượng dẫn đến tiết kiệm giá trong khoảng 10%. Chúng đạt được bởi thực tế là tất cả giá catalog của công ty đều được thương lượng. Tăng khối lượng mua trên mỗi mặt hàng cho phép các điều kiện tốt hơn. Giảm chi phí bổ sung đạt được, ví dụ, trong hậu cần và chi phí bảo trì thấp hơn nếu chúng phát sinh cho các hạng mục như PC, máy in, v.v. (TCO).

Về tỷ lệ phần trăm, chi phí quy trình tiết kiệm được cao hơn nhiều. Chúng nằm trong khoảng 50-80%. Một lợi ích khác là bộ phận thu mua có thể chuyển sự chú ý của họ sang các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Kết luận

Bằng cách sử dụng Phần mềm SRM trong ba lĩnh vực mua sắm cốt lõi này, bạn có thể tiết kiệm đáng kể một cách nhanh chóng, hiệu quả và không gặp rủi ro.

Sau khi cơ sở cho việc chuyển đổi kỹ thuật số trong mua sắm đã được thiết lập, sẽ có chỗ để tối ưu hóa hơn nữa. Dữ liệu thu được bằng các phương pháp nêu trên giúp tinh chỉnh các công cụ mua sắm để khai thác ngay cả những tiềm năng cải tiến mới nhất và tăng cường hơn nữa vai trò của mua sắm trong công ty.

Nguồn : https://promitea.com/blog