11 mẹo quản lý quan hệ nhà cung cấp cho doanh nghiệp đang phát triển

Mối quan hệ với nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động hiệu quả của hầu hết các công ty xử lý hàng tồn kho thực tế. Mục tiêu của quản lý mối quan hệ nhà cung cấp là thúc đẩy quan hệ đối tác bền chặt mang lại lợi ích cho cả người mua và người bán.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp là gì?

Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp (SRM, còn được gọi là quản lý mối quan hệ nhà cung cấp) là một khía cạnh quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm, tập trung vào việc phát triển mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn. Mục tiêu của SRM là tạo ra và nuôi dưỡng mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp chính, cải thiện các điều khoản mua hàng, tăng lợi nhuận tổng thể và nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Để quản lý mối quan hệ nhà cung cấp hiệu quả, việc mua sắm cần phải được chuyển thành một chức năng chiến lược. Điều này liên quan đến việc phân khúc cơ sở nhà cung cấp, xác định các nhà cung cấp quan trọng về mặt chiến lược và phát triển quan hệ đối tác vượt xa các giao dịch đơn giản. Bằng cách tập trung vào quản lý hiệu suất nhà cung cấp thông qua dữ liệu, số liệu và thẻ điểm của nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đảm bảo luồng thông tin hai chiều, dẫn đến cải tiến liên tục.

Lợi ích của quản lý quan hệ nhà cung cấp

Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp là một cách tiếp cận chiến lược trong quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm có thể mang lại lợi ích đáng kể. Bao gồm các:

• Cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp. Bằng cách triển khai các chiến lược SRM hiệu quả, các công ty có thể giám sát hiệu suất của nhà cung cấp bằng cách sử dụng KPI và thẻ điểm. Dữ liệu hiệu suất này có thể được sử dụng để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho các nhà cung cấp, cho phép họ khắc phục mọi thiếu sót.
• Tiết kiệm chi phí. Mối quan hệ với nhà cung cấp tốt hơn thường có nghĩa là điều kiện mua hàng tốt hơn, giá thấp hơn và thời gian dành cho hoạt động mua hàng ít hơn.
• Hợp tác mạnh mẽ hơn, đôi bên cùng có lợi. SRM thúc đẩy quan hệ đối tác sâu sắc hơn, chiến lược hơn với các nhà cung cấp chính. Sự hợp tác hai chiều này đảm bảo cả hai bên đều được hưởng lợi, dẫn đến dịch vụ, chất lượng và độ tin cậy tốt hơn.
• Lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng cách tiếp cận chiến lược đối với SRM có thể mang lại cho các công ty lợi thế cạnh tranh. Thông qua tìm nguồn cung ứng chiến lược và phân khúc nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa cơ sở cung ứng của mình và tập trung vào các nhà cung cấp chiến lược, cải thiện khả năng đáp ứng tổng thể của thị trường. Ngoài ra, việc tiết kiệm chi phí nhờ mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
• Quy trình mua sắm hợp lý. Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp hợp lý hóa việc mua hàng thông qua sự liên kết chiến lược giữa các mục tiêu mua hàng và kinh doanh. SRM cũng thường liên quan đến việc sử dụng một hệ thống ERPgiúp tăng hiệu quả và loại bỏ lãng phí trong toàn bộ hoạt động.
• Quản lý rủi ro tốt hơn. Việc có mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác chiến lược cho phép các công ty luôn linh hoạt và giảm thiểu rủi ro gián đoạn.
• Phù hợp với chiến lược kinh doanh. SRM thành công đảm bảo rằng chiến lược của nhà cung cấp được đồng bộ với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn. Mối quan hệ nhà cung cấp chiến lược và quản lý hợp đồng hiệu quả góp phần đạt được các mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Nói chung, quản lý quan hệ nhà cung cấp góp phần tối ưu hóa quy trình mua sắm, giảm thiểu rủi ro, giảm chi phí và cuối cùng là đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược và tăng lợi nhuận.

11 mẹo quản lý mối quan hệ nhà cung cấp cho doanh nghiệp đang phát triển

Việc thực hiện các quy trình quản lý quan hệ nhà cung cấp phù hợp đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đang phát triển hoặc mong muốn phát triển. Khi khối lượng sản phẩm tăng lên, điều cần thiết là phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn có cùng quan điểm với bạn về nhu cầu dự kiến ​​và các hạn chế về ngân sách. Dưới đây là một số mẹo mà các doanh nghiệp đang phát triển có thể làm theo để cải thiện chiến lược và quy trình quản lý mối quan hệ nhà cung cấp của họ.

Cẩn thận lựa chọn nhà cung cấp

Trước hết, hãy chọn nhà cung cấp mới dựa trên các giá trị chung như cam kết về tính bền vững, độ tuổi lao động phù hợp và các cân nhắc về đạo đức khác. Tiếp theo, đánh giá lịch sử tín dụng và khả năng thực hiện đơn hàng của bạn theo mức tăng trưởng dự kiến. Tạo các quy trình vận hành tiêu chuẩn để đánh giá từng ứng viên của nhà cung cấp.

Tạo quy trình giới thiệu

Giới thiệu là một giai đoạn quan trọng đối với các nhà cung cấp mới, liên quan đến việc giới thiệu các chính sách, thủ tục và kỳ vọng của công ty. Bước này đảm bảo rằng các nhà cung cấp mới hiểu rõ vai trò của họ và các tiêu chuẩn họ cần đáp ứng. Việc giới thiệu hiệu quả tạo điều kiện cho các hoạt động suôn sẻ hơn và đặt nền tảng cho một mối quan hệ bền chặt.

Phân khúc nhà cung cấp của bạn

Phân khúc nhà cung cấp liên quan đến việc phân loại họ dựa trên các tiêu chí khác nhau như tầm quan trọng của họ đối với doanh nghiệp, mức độ rủi ro của nhà cung cấp, chi tiêu và hiệu suất.

Đầu tiên, hãy xác định các nhà cung cấp quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và mục tiêu chiến lược của bạn. Tiếp theo, đánh giá tác động của từng nhà cung cấp đối với rủi ro và lợi nhuận của chuỗi cung ứng của bạn.

Sau đó, các nhà cung cấp có thể được nhóm thành các danh mục. Một trong những phương pháp phổ biến nhất cho việc này là Ma trận Kraljicchia các nhà cung cấp thành:

• Các nhà cung cấp chiến lược. Đây là những nhà cung cấp rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn vì họ bán những mặt hàng độc đáo không có ở nơi nào khác hoặc thể hiện chất lượng sản phẩm vượt trội so với đối thủ cạnh tranh. Mối quan hệ với các nhà cung cấp này đòi hỏi sự quan tâm và nỗ lực nhiều nhất.
• Nhà cung cấp nút cổ chai. Những nhà cung cấp này cung cấp các sản phẩm độc đáo hoặc có ít lựa chọn thay thế nhưng ít quan trọng hơn đối với doanh nghiệp của bạn. Ở đây, quản lý rủi ro cũng được ưu tiên cao vì bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể có tác động đáng kể do thiếu sản phẩm thay thế.
• Tận dụng các nhà cung cấp. Những nhà cung cấp này bán những mặt hàng quan trọng nhưng không độc đáo, có nhiều lựa chọn thay thế trên thị trường. Trong hạng mục này, cần tập trung vào việc đàm phán các điều khoản và giá cả có lợi do bối cảnh cạnh tranh.
• Nhà cung cấp không quan trọng. Nhóm này bao gồm các nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm tiêu chuẩn có thể dễ dàng thay thế. Trong danh mục này, quy trình mua sắm có thể được đơn giản hóa và thậm chí được tự động hóa, do đó giảm thiểu chi phí liên quan đến danh mục này.

Việc phân khúc này cho phép các sáng kiến ​​quản lý quan hệ nhà cung cấp tập trung, đảm bảo các nguồn lực được phân bổ hiệu quả để quản lý và phát triển mối quan hệ với từng danh mục nhà cung cấp một cách thích hợp.

Thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng

Giao tiếp hiệu quả là xương sống của bất kỳ mối quan hệ bền chặt nào với nhà cung cấp. Thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng đảm bảo rằng cả hai bên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, cập nhật và mối quan tâm. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp thường xuyên, đường dây liên hệ trực tiếp và nền tảng kỹ thuật số để tương tác hàng ngày. Các kênh rõ ràng giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, điều chỉnh kỳ vọng và thúc đẩy tính minh bạch, điều này rất cần thiết cho sự tin cậy và hợp tác.

Thanh toán đúng hạn

Thanh toán nhanh chóng là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để xây dựng niềm tin và độ tin cậy với các nhà cung cấp của bạn. Nó thể hiện cam kết của bạn đối với một mối quan hệ công bằng và chuyên nghiệp. Thanh toán đúng hạn giúp nhà cung cấp quản lý dòng tiền của họ tốt hơn, góp phần đảm bảo hoạt động ổn định và sẵn sàng nỗ lực hơn nữa để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn. Nó cũng có thể định vị bạn là khách hàng ưa thích, có khả năng dẫn đến các điều khoản và dịch vụ ưu tiên tốt hơn.

Đừng hứa hẹn quá mức

Đặt kỳ vọng thực tế là rất quan trọng trong mối quan hệ với nhà cung cấp. Hứa hẹn quá mức, dù liên quan đến khối lượng đơn đặt hàng, lịch thanh toán hay thời gian dự án, đều có thể làm căng thẳng mối quan hệ và dẫn đến sự không hài lòng của cả hai bên. Hãy trung thực về nhu cầu và khả năng của bạn ngay từ đầu. Sự minh bạch này giúp xây dựng mối quan hệ đối tác dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, đảm bảo sự hợp tác lâu dài.

Xác định và theo dõi KPI

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rất cần thiết để đo lường và quản lý hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp một cách hiệu quả. Việc xác định các KPI rõ ràng, có thể đo lường được và được các bên thống nhất sẽ giúp cả hai bên hiểu được thành công trông như thế nào. Các số liệu này có thể bao gồm các khía cạnh khác nhau của mối quan hệ, chẳng hạn như chất lượng, thời gian giao hàng, quản lý chi phí và đóng góp đổi mới. Tạo phiếu ghi điểm nhà cung cấp để dễ dàng theo dõi và so sánh hiệu suất của nhà cung cấp của bạn. Việc thường xuyên xem xét các KPI này có thể nêu bật các lĩnh vực cần cải thiện và thúc đẩy nâng cao hiệu suất liên tục.

Đặt mục tiêu rõ ràng

Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được cho từng mối quan hệ với nhà cung cấp là rất quan trọng. Những mục tiêu này phải phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể và kế hoạch quản lý cung ứng của bạn. Các mục tiêu có thể bao gồm từ giảm chi phí và cải thiện chất lượng đến các mục tiêu đổi mới và bền vững. Việc có mục tiêu rõ ràng giúp tập trung các sáng kiến ​​và nguồn lực, đảm bảo rằng cả bạn và nhà cung cấp của bạn đều hướng tới những kết quả chung.

Soạn thảo hợp đồng chi tiết

Một hợp đồng chi tiết đặt nền tảng cho mối quan hệ thành công với nhà cung cấp. Cần phác thảo rõ ràng các điều khoản cam kết, bao gồm giá cả, lịch giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng và cơ chế giải quyết tranh chấp. Một hợp đồng được soạn thảo tốt đảm bảo rằng cả hai bên hiểu rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mình, giảm thiểu khả năng xảy ra hiểu lầm và xung đột.

Cung cấp phản hồi

Phản hồi thường xuyên, mang tính xây dựng là rất quan trọng để duy trì và cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp. Điều này không chỉ tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện mà còn ghi nhận những thành tựu và đóng góp cho doanh nghiệp của bạn. Các phiên phản hồi có thể là cơ hội để đối thoại cởi mở, thúc đẩy sự đổi mới và giúp bạn xác định các cơ hội hợp tác hơn nữa.

Triển khai phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp

SRM hoặc phần mềm quản lý nhà cung cấp có thể cải thiện đáng kể hiệu lực và hiệu quả của quy trình SRM của bạn. Những công cụ này cung cấp các tính năng như theo dõi hiệu suất, quản lý rủi ro và nền tảng cộng tác, cho phép hiểu biết sâu sắc theo thời gian thực và liên lạc hợp lý. Việc triển khai phần mềm như vậy có thể giúp tự động hóa các tác vụ thường ngày, duy trì cơ sở dữ liệu tập trung về thông tin nhà cung cấp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định chiến lược.

Sử dụng phần mềm ERP để quản lý nhà cung cấp

Mặc dù có những giải pháp phần mềm tập trung đặc biệt vào quản lý nhà cung cấp, nhưng một hệ thống tích hợp như ERP sẽ giúp công ty hoạt động tốt hơn rất nhiều về lâu dài. Hệ thống ERP kết hợp nhiều chức năng khác nhau trong toàn doanh nghiệp, cung cấp giải pháp tổng thể hỗ trợ quản lý quan hệ nhà cung cấp, mua sắm nói chung cũng như các quy trình kinh doanh thiết yếu khác, như bán hàng, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn khosản xuất, phân tích tài chính.

Không chỉ là cơ sở dữ liệu tập trung về dữ liệu vận hành, phần mềm ERP còn được thiết kế để cải thiện sự hợp tác cả trong công ty cũng như với các nhà cung cấp và khách hàng. Kế hoạch sản xuất có thể được liên kết chặt chẽ với hoạt động bán hàng và thu mua để đảm bảo hàng hóa đến xưởng vào đúng thời điểm và đơn hàng được hoàn thành kịp thời. Các báo cáo được biên soạn tự động có thể được sử dụng để truyền đạt những thiếu sót hoặc hiệu quả hoạt động tốt. Trạng thái đơn hàng có thể được theo dõi dễ dàng và khách hàng có thể được cập nhật về bất kỳ trục trặc nào trong quy trình.

Báo cáo tự động này cho phép các công ty theo dõi chặt chẽ hiệu suất của các nhà cung cấp của họ: theo dõi việc giao hàng trễ, chất lượng hàng hóa đến và thay đổi giá cùng những thứ khác cho phép bạn dễ dàng đánh giá và so sánh hiệu suất của các nhà cung cấp. Lập kế hoạch sản xuất chính xác cho phép bạn dự báo nhu cầu vật chất của bạn cho những tháng sắp tới hoặc những đơn hàng sắp đến, cho phép bạn lên lịch mua hàng nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, các đơn đặt hàng không thể rơi vào tình trạng thiếu sót khi sử dụng hệ thống ERP đúng cách. Bằng cách này, sẽ không có bất kỳ đơn hàng nào bị bỏ sót hoặc trùng lặp, ngăn ngừa tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức.

Bài học chính

• Thiết lập và nuôi dưỡng mối quan hệ cùng có lợi với các nhà cung cấp chính là rất quan trọng để cải thiện các điều khoản mua hàng, tăng lợi nhuận và đảm bảo lợi thế cạnh tranh.
• SRM hiệu quả đòi hỏi phải chuyển hoạt động mua sắm từ hoạt động vận hành đơn thuần thành chức năng chiến lược tập trung vào phát triển quan hệ đối tác bền chặt và quản lý hiệu suất của nhà cung cấp thông qua dữ liệu, số liệu và thẻ điểm.
• Việc triển khai chiến lược SRM có thể giúp cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp, tiết kiệm chi phí, hợp tác chặt chẽ hơn, lợi thế cạnh tranh, hợp lý hóa quy trình mua sắm, quản lý rủi ro tốt hơn và phù hợp với chiến lược kinh doanh.
• Lựa chọn nhà cung cấp mới dựa trên các giá trị và khả năng chung cũng như tạo ra một quy trình giới thiệu có cấu trúc là điều cần thiết để tạo tiền đề cho mối quan hệ thành công với nhà cung cấp.
• Việc phân khúc các nhà cung cấp dựa trên tầm quan trọng của họ đối với doanh nghiệp và tác động của họ đối với rủi ro và lợi nhuận của chuỗi cung ứng cho phép nỗ lực quản lý tập trung và hiệu quả hơn.
• Việc sử dụng phần mềm SRM hoặc tích hợp hệ thống ERP giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả của việc quản lý quan hệ nhà cung cấp, hỗ trợ theo dõi hiệu suất, quản lý rủi ro và ra quyết định chiến lược tốt hơn.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Lập kế hoạch mua sắm – Hướng dẫn đơn giản