4 loại hàng tồn kho và mẹo quản lý chúng

Hàng tồn kho là bất kỳ tài sản hữu hạn nào mà công ty sử dụng để sản xuất và bán hàng hóa của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về bốn loại khoảng không quảng cáo cơ bản và cách quản lý chúng.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là bất kỳ tài sản hữu hạn nào mà doanh nghiệp sử dụng để sản xuất hoặc bán hàng hóa của mình. Trong hầu hết các trường hợp, hàng tồn kho bao gồm các mặt hàng vật chất như nguyên liệu thô, linh kiện, cụm lắp ráp phụ, thành phẩm cũng như vật liệu đóng gói và thiết bị bảo trì.

Trong trường hợp doanh nghiệp kỹ thuật số, hàng tồn kho cũng có thể bao gồm các tài sản phi vật chất như giấy phép sản phẩm, đăng ký, v.v. hoặc bất kỳ thứ gì khác, miễn là nó có số lượng hữu hạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào hàng tồn kho vật chất.

Để theo dõi mức tồn kho và sự di chuyển, hàng tồn kho cần phải được quản lý. Điều này liên quan đến rất nhiều hoạt động như kiểm kê, tối ưu hóa kho và hàng tồn kho, bổ sung, theo dõi hàng tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng. Có nhiều cách khác nhau để quản lý hàng tồn kho từ các giải pháp và bảng tính bằng giấy bút cho đến các giải pháp chuyên dụng. phần mềm quản lý hàng tồn kho.

4 loại hàng tồn kho

Các loại hàng tồn kho phổ biến nhất mà nhà sản xuất và nhà phân phối sử dụng là nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang, thành phẩm và MRO hoặc vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành. Chúng ta hãy xem xét từng điều này một cách chi tiết hơn và xem xét các ví dụ.

Kho nguyên vật liệu

Nguyên liệu thô là những mặt hàng được biến thành sản phẩm hoặc cụm lắp ráp phụ trong quy trình sản xuất. Tất cả các công ty sản xuất đều thêm một số loại giá trị vào các mặt hàng họ mua. Đây có thể là bất kỳ hình thức xử lý nào hoặc đơn giản như đóng gói lại hàng hóa. Trong mọi trường hợp, trước khi áp dụng giá trị, các mặt hàng này sẽ cấu thành kho nguyên liệu thô.

Nguyên liệu thô đôi khi còn được gọi là nguyên liệu trực tiếp, tuy nhiên, các thuật ngữ này có ý nghĩa hơi khác nhau. Nguyên liệu trực tiếp là một thuật ngữ kế toán biểu thị các mặt hàng được sử dụng trực tiếp trong sản xuất hàng hóa. Thuật ngữ này được sử dụng trong kế toán chi phí để tính toán tổng chi phí sản xuất của sản phẩm. Nguyên liệu trực tiếp tương phản với nguyên liệu gián tiếp – hầu hết là các mặt hàng không tồn kho được sử dụng gián tiếp trong sản xuất. Những thứ như đinh, keo dán hoặc bất cứ thứ gì khác không được tính hoặc không có trong hóa đơn nguyên vật liệu của sản phẩm.

Không phải tất cả nguyên liệu thô đều là sản phẩm cơ bản như gỗ hoặc thép. Nếu một công ty là nhà thầu phụ hoặc sửa đổi các sản phẩm khác, nguyên liệu thô của công ty đó thường được gọi là linh kiện hoặc cụm lắp ráp. Ví dụ, đối với một nhà sản xuất bàn, gỗ, vecni và sơn đều là nguyên liệu thô. Đối với một nhà sản xuất điện thoại, pin, mạch điện và màn hình là nguyên liệu thô. Trong mọi trường hợp, sản phẩm hoàn thiện của một nhà cung cấp là nguyên liệu thô cho nút tiếp theo trong chuỗi cung ứng trước người tiêu dùng cuối cùng.

Hàng tồn kho trong quá trình làm việc (WIP)

Công việc đang trong quá trình hoặc khoảng không quảng cáo WIP cấu thành tất cả các vật liệu mà công việc đã bắt đầu nhưng chưa kết thúc. Về mặt kỹ thuật, nguyên liệu thô trở thành WIP ngay khi nhân viên kho lấy chúng từ kho lưu trữ để xử lý tại trạm làm việc. Chúng chỉ ngừng tồn kho WIP sau khi hoàn thành dưới dạng thành phẩm.

Vì WIP khác với nguyên liệu thô hoặc thành phẩm nên việc quản lý hàng tồn kho này có một số cân nhắc đặc biệt cả từ quan điểm kế toán cũng như việc lưu trữ và theo dõi nó. Hầu hết hàng hóa đều có nhiều bước trong lộ trình trước khi chúng trở thành hàng hóa thành phẩm. Các mục WIP thay đổi hình thức và phát sinh thêm chi phí ở mỗi bước trong quá trình định tuyến theo thời gian thực. Hơn nữa, hầu hết các nhà sản xuất hiếm khi hoàn thành tất cả công việc đã bắt đầu trong một lần. Các mục WIP sau đó có thể được lưu trữ tạm thời trong điểm tách và tạo thành một kho lưu trữ tách rời.

Các mặt hàng WIP cần phải được theo dõi một cách tỉ mỉ và chính xác chi phí liên quan đến chúng trong suốt hành trình của chúng thông qua các quy trình sản xuất. Điều này làm cho kế toán hàng tồn kho WIP trở thành một vấn đề phức tạp. được xử lý tốt nhất với hệ thống MRP mạnh mẽ và khả năng xử lý tốt truy xuất nguồn gốc thực hành.

Hoàn thành việc kiểm kê hàng hóa

Hàng tồn kho thành phẩm bao gồm tất cả hàng hóa đã được sản xuất xong và sẵn sàng để bán. Đây là những mặt hàng mà tất cả quy trình sản xuất đã hoàn thành và sẵn sàng để vận chuyển.

Một lưu ý trên bao bì. Tùy thuộc vào quy trình làm việc, việc đóng gói có thể là một phần hoặc không phải là một phần của bước cuối cùng trong quá trình định tuyến sản phẩm và do đó, được đưa vào hóa đơn nguyên liệu của sản phẩm. Nói cách khác, nó phụ thuộc vào quy trình làm việc, việc đóng gói là bước cuối cùng trong quy trình sản xuất sản phẩm hay là một hành động riêng biệt sau đó.

Nó thường được bao gồm trong BOM nếu việc đóng gói sản phẩm là cần thiết để bảo vệ sản phẩm khỏi bị hư hỏng, nếu bao bì là một phần quan trọng trong nhãn hiệu của sản phẩm cuối cùng hoặc nếu có các yêu cầu pháp lý đối với việc đóng gói, như trường hợp thường thấy trong ngành y tế và thực phẩm. các ngành nghề. Nếu không, việc đóng gói hàng hóa trước khi vận chuyển có thể là một hành động riêng biệt được thực hiện ngay trước khi hàng hóa được vận chuyển đi. Tuy nhiên, điều này có thể làm phức tạp phí tổn vì công việc và vật liệu sẽ không được tính vào giá thành thành phẩm.

hàng tồn kho MRO

Hàng tồn kho bảo trì, sửa chữa và vận hành, hay hàng tồn kho MRO, bao gồm các mặt hàng mà các công ty sử dụng để duy trì hoạt động kinh doanh và sản xuất hàng hóa nhưng không phải là một phần trong hóa đơn nguyên vật liệu của sản phẩm. Điều này có thể bao gồm rất nhiều hạng mục, ví dụ: để bảo trì thiết bị như phụ tùng máy hoặc chất bôi trơn, đồ dùng cho công nhân như găng tay hoặc quần áo, thiết bị an toàn như mặt nạ hoặc kính bảo hộ, các hạng mục cơ sở như bóng đèn hoặc vật tư tiêu hao và các hạng mục hỗ trợ cần thiết để lắp ráp các sản phẩm như đinh hoặc keo.

Nhiều hàng hóa MRO có thể là nguyên liệu gián tiếp. Đây là một thuật ngữ kế toán khác chỉ các hạng mục được sử dụng trong sản xuất không thuộc BOM và được tính là sản xuất ở mức độ cao.

Trong trường hợp vật liệu đóng gói không nằm trong danh mục nguyên vật liệu của sản phẩm, chúng cũng thường được phân loại là hàng tồn kho MRO. Nếu hệ thống trả lại được triển khai, hàng trả lại cũng có thể thường được đăng ký dưới dạng hàng tồn kho MRO, đặc biệt nếu bị hư hỏng hoặc cần sửa chữa.

Các loại hàng tồn kho khác

Ngoài các loại hàng tồn kho chính ở trên hiện diện ở hầu hết các công ty sản xuất, nhiều thuật ngữ khác biểu thị mô hình hàng tồn kho, loại hình quản lý hoặc đặc thù của chuỗi cung ứng. Chúng ta hãy xem xét một số trong số này cho rõ ràng.

Hàng tồn kho

Hàng tồn kho là mô hình quản lý chuỗi cung ứng trong đó hàng hóa được đặt dưới quyền sở hữu của nhà bán lẻ hoặc bên thứ ba, nhưng quyền sở hữu vẫn thuộc về nhà cung cấp cho đến khi mặt hàng đó được bán. Nhà bán lẻ không trả trước tiền hàng tồn kho, thay vào đó, họ chỉ thanh toán cho nhà cung cấp khi hàng hóa được bán cho khách hàng cuối cùng.

Như vậy, hàng tồn kho ký gửi hầu như luôn bao gồm hàng hóa thành phẩm, các bộ phận hoặc tất cả chỉ được đổi chủ mà chưa bán được. Nhà cung cấp chỉ được thanh toán sau khi đơn vị của họ đã được bán.

Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý

Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) tương tự như lô hàng trong đó bên thứ ba xử lý hàng hóa của công ty. Tuy nhiên, trong VMI, nhà cung cấp – thường là nhà sản xuất hoặc nhà phân phối, được ủy quyền quản lý các bộ phận của người mua – thường là nhà sản xuất, hàng tồn kho, thay mặt họ.

Giống như lô hàng, VMI cũng là phương pháp quản lý chuỗi cung ứng không xác định loại hàng hóa đang được quản lý. Trong hầu hết các trường hợp, VMI bao gồm nguyên liệu thô hoặc các bộ phận lắp ráp phụ. VMI hầu như được quản lý độc quyền bằng phần mềm kiểm kê phức tạp, cho phép theo dõi và xử lý song song các biến động hàng tồn kho của các công ty khác nhau.

Kiểm kê đường ống

Kiểm kê đường ống, còn được gọi là hàng tồn kho đang vận chuyển, đề cập đến các mặt hàng đã được đặt hàng và hiện đang được vận chuyển hoặc chỉ được nhà cung cấp sản xuất nhưng chưa đến nơi. Loại quản lý hàng tồn kho này rất cần thiết để hiểu được tổng số lượng hàng tồn kho mà công ty sẽ có sau khi hoàn thành việc giao hàng.

Kiểm kê đường ống đóng một vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng bằng cách cung cấp thông tin chuyên sâu về dòng hàng hóa và cho phép lập kế hoạch và dự báo sản xuất tốt hơn. Quản lý hàng tồn kho trong đường ống yêu cầu một hệ thống MRP có khả năng đặt các mặt hàng vào đơn đặt hàng sản xuất trước khi chúng về kho.

Hết hàng

Hết hàng bao gồm các mặt hàng trong kho của công ty chưa được bán và khó có thể bán được trong tương lai. Mặc dù về mặt kỹ thuật không còn là thành phẩm hay nguyên liệu thô nữa nhưng chúng vẫn là một phần của tổng thể hàng tồn kho. Hàng tồn kho chết có thể bao gồm hàng tồn kho quá hạn – sản phẩm không còn có nhu cầu do những thay đổi trong sở thích của thị trường hoặc tiến bộ công nghệ. Nó có thể bao gồm hàng hóa bị hư hỏng hoặc hàng hóa hết hạn hoặc bị lỗi không thể sử dụng được như dự định ban đầu.

Các mặt hàng bị trả lại

Hàng tồn kho trả lại bao gồm các mặt hàng đã được bán và vận chuyển cho khách hàng nhưng được gửi lại cho công ty. Điều này có thể do nhiều lý do khác nhau như lỗi sản phẩm, không hài lòng hoặc giao sai sản phẩm. Việc phân loại các mặt hàng được trả lại có thể khó khăn và phụ thuộc vào một số yếu tố như tình trạng của mặt hàng, chính sách của công ty hoặc lý do trả lại. Nói chung, các mặt hàng bị trả lại chỉ được phân loại lại thành hàng tồn kho thành phẩm nếu chúng có thể được bán như mới.

Hàng trả lại cũng có thể được phân loại thành các loại khác như hàng tồn kho đã được tân trang lại hoặc tân trang lại. Những mặt hàng này sau đó có thể được bán giảm giá hoặc bán theo danh mục riêng. Nếu bị hư hỏng không thể sửa chữa hoặc tân trang lại không hiệu quả về mặt chi phí, chúng có thể tiếp tục rơi vào loại phế liệu hoặc hàng tồn kho.

Cuối cùng, hàng hóa bị trả lại cũng có thể được coi là hàng tồn kho Logistics đảo ngược, một phân loại cụ thể cho các mặt hàng bị trả lại đang trong quá trình kiểm tra, sửa chữa hoặc nhập kho. Dù trường hợp nào đi nữa, hàng tồn kho bị trả lại được xử lý tốt nhất bằng biện pháp thích hợp. ủy quyền trả lại hàng hóa (RMA) hệ thống tại chỗ.

Quản lý các loại hàng tồn kho khác nhau

Mỗi danh mục hàng tồn kho, từ nguyên liệu thô và sản phẩm dở dang đến thành phẩm và vật tư MRO, đều đưa ra những thách thức quản lý riêng. Tuy nhiên, có những điểm tương đồng cơ bản cho cả bốn. Việc theo dõi tính chính xác, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cần phải được đảm bảo. Ví dụ, nguyên liệu thô yêu cầu dự báo nhu cầu chính xác khi lập kế hoạch quy mô đơn hàng và năng lực thành phẩm cần sự phối hợp cẩn thận để điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu của khách hàng. Mặc dù thường bị bỏ qua nhưng việc duy trì hàng tồn kho MRO cũng rất quan trọng để quá trình sản xuất không bị gián đoạn.

Trọng tâm của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là nguyên tắc kiểm soát hàng trong kho – Đảm bảo cung cấp đủ số lượng hàng hóa vào đúng thời điểm. Điều này rất quan trọng đối với tất cả các loại hàng tồn kho để giảm thiểu chi phí tồn kho, tránh tình trạng thiếu hụt và đảm bảo sản xuất và giao hàng kịp thời.

Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho khác nhau có thể được sử dụng để đạt được những mục tiêu này. Cho một, phân tích ABC ưu tiên các mặt hàng dựa trên tầm quan trọng và giá trị tiêu dùng của chúng, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào nơi quan trọng nhất. Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)mặt khác, tối ưu hóa quy mô đơn hàng để cân bằng chi phí đặt hàng và lưu giữ. Các Đúng lúc (JIT) Trong khi đó, hệ thống kiểm kê nhằm mục đích điều chỉnh việc cung cấp nguyên liệu chặt chẽ với lịch trình sản xuất để giảm nhu cầu lưu giữ hàng tồn kho rộng rãi.

Những thách thức quản lý hàng tồn kho

Bản thân việc quản lý một loại khoảng không quảng cáo có thể gây khó khăn. Mua sắm, nhu cầu, năng lực sản xuất, yêu cầu pháp lý, động lực của chuỗi cung ứng, cũng như các yếu tố khác cần được xem xét để đảm bảo cân bằng tồn kho. Dưới đây là một số thách thức lớn nhất liên quan đến hàng tồn kho mà các nhà sản xuất phải đối mặt hàng ngày.

• Tránh tình trạng hết hàng, tồn kho quá mức. Đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa quá nhiều và quá ít hàng tồn kho là rất quan trọng bất kể loại hàng tồn kho nào. Việc dự trữ quá nhiều sẽ làm tăng vốn và tăng chi phí nắm giữ, trong khi việc hết hàng có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội bán hàng và làm tổn hại đến mối quan hệ với khách hàng.
• Truy xuất nguồn gốc và quy định. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành đòi hỏi phải truy xuất nguồn gốc nghiêm ngặt của hàng tồn kho, đặc biệt đối với nguyên liệu thô và thành phẩm. Điều này càng trở nên phức tạp do nhu cầu về tài liệu và theo dõi chi tiết có thể gây khó khăn đặc biệt cho các công ty xử lý các mặt hàng dễ hư hỏng hoặc hàng hóa yêu cầu nghiêm ngặt. kiểm soát chất lượng đo.
• Mối quan hệ nhà cung cấp và tính nhất quán trong giao hàng. Duy trì sự mạnh mẽ mối quan hệ nhà cung cấp là điều cần thiết để đảm bảo cung cấp kịp thời hàng tồn kho chất lượng cao. Điều này rất quan trọng đối với cả nguyên liệu thô và nguồn cung cấp MRO, vì sự chậm trễ hoặc chất lượng dưới tiêu chuẩn có thể làm gián đoạn toàn bộ quá trình sản xuất. Chiến lược quản lý nhà cung cấp hiệu quả có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến sự không nhất quán trong giao hàng và các vấn đề về chất lượng.
• Biến động nhu cầu. Thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của nhu cầu thị trường là một thách thức thường xuyên, đặc biệt đối với các nhà sản xuất sử dụng công nghệ sản xuất hàng tồn kho chiến thuật sản xuất. Tính linh hoạt và khả năng điều chỉnh nhanh chóng kế hoạch sản xuất cũng như mức tồn kho là điều cần thiết để điều hướng thành công những biến động đột ngột.
• Tối ưu hóa mức tồn kho trên nhiều địa điểm. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều địa điểm hoặc vị trí địa lý, việc tối ưu hóa mức tồn kho càng trở nên phức tạp hơn. Việc đảm bảo số lượng phù hợp của từng loại hàng tồn kho có sẵn ở đúng địa điểm đòi hỏi hệ thống quản lý hàng tồn kho và dự báo phức tạp. Điều này bao gồm các nguyên liệu thô cần thiết ngay lập tức trên sàn sản xuất, các mặt hàng WIP phụ thuộc vào địa điểm, hàng hóa thành phẩm được phân phối đến các thị trường khác nhau và nguồn cung cấp MRO quan trọng cho các nhiệm vụ bảo trì trên tất cả các địa điểm.

Nên sử dụng loại giải pháp quản lý hàng tồn kho nào?

Lựa chọn hệ thống phù hợp cho quản lý hàng tồn kho là một lựa chọn quan trọng. Nó có thể là yếu tố quyết định giữa việc duy trì hoạt động tinh gọn, tiết kiệm chi phí và việc vật lộn với chi phí gia tăng và tính kém hiệu quả. Giải pháp quản lý hàng tồn kho tiên tiến giúp hợp lý hóa các quy trình, cho phép kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, nâng cao khả năng hiển thị trên toàn chuỗi cung ứng và thích ứng với các yêu cầu riêng biệt của các loại hàng tồn kho khác nhau.

Trong sản xuất hiện đại, phần mềm kiểm kê dựa trên đám mây là sự lựa chọn khả thi cho mọi quy mô kinh doanh sản xuất hoặc phân phối. MRPeasy là một hệ thống ERP sản xuất mạnh mẽ nhưng giá cả phải chăng được xây dựng dành riêng cho các nhà sản xuất nhỏ, kết hợp các chức năng quản lý hàng tồn kho toàn diện nhưng dễ sử dụng với công nghệ tiên tiến nhất. hệ thống MRPnền tảng CRM, nhân sự, kiểm soát phân xưởng, v.v.

MRPeasy thống nhất, tự động hóa và tăng cường kiểm soát hàng tồn kho, mua sắm, kiểm tra chất lượng, theo dõi số sê-ri và lô hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và nhiều chức năng quản lý kho và hàng tồn kho khác. Điều này thúc đẩy các doanh nghiệp hướng tới đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn, giảm lãng phí và tận dụng các cơ hội tăng trưởng.

Bài học chính

• 4 loại hàng tồn kho vật lý chính là nguyên liệu thô, sản phẩm đang trong quá trình (WIP), thành phẩm và bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO).
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi các chiến lược phù hợp để giải quyết những thách thức riêng của từng loại hàng tồn kho, sử dụng các phương pháp như phân tích ABC, EOQ hoặc JIT để duy trì mức tồn kho tối ưu.
• Những thách thức chính trong quản lý hàng tồn kho bao gồm đạt được việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc và tuân thủ, quản lý mối quan hệ nhà cung cấp một cách hiệu quả và thích ứng với những biến động của nhu cầu.
• Việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho linh hoạt cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động, nâng cao khả năng hiển thị và cải thiện việc ra quyết định đối với tất cả các loại hàng tồn kho, thúc đẩy hiệu quả chi phí và hiệu quả hoạt động.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: 11 KPI quản lý hàng tồn kho quan trọng nhất năm 2024