Kiểm soát sản xuất – Hướng dẫn thực hành

Kiểm soát sản xuất là tập hợp các quy trình quản lý và giám sát các quy trình công việc liên quan đến sản xuất sản phẩm. Các phương pháp và công cụ kiểm soát sản xuất mạnh mẽ giúp tăng hiệu quả tại nơi làm việc, cải thiện quản lý chuỗi cung ứng và giảm chi phí.

Kiểm soát sản xuất là gì?

Kiểm soát sản xuất là tập hợp các quy trình trong sản xuất nhằm quản lý, điều phối và giám sát dòng nguyên liệu và hoạt động trong quy trình sản xuất. Điều này có thể bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, lập kế hoạch năng lực, kế hoạch sản xuấtquản lý hàng tồn kho, tính giá thành, giám sát mặt bằng phân xưởng, kiểm soát chất lượng và các hoạt động khác liên quan đến sản xuất, đồng thời cung cấp cho khách hàng thời gian giao hàng và trạng thái sản phẩm.

Bằng cách phối hợp hiệu quả các giai đoạn sản xuất khác nhau, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm, kiểm soát sản xuất đảm bảo rằng quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đúng tiến độ đã định. Do đó, tầm quan trọng của nó không thể bị phóng đại vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của bạn.

Kiểm soát sản xuất là một phần thiết yếu của hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất trong các công ty thuộc mọi quy mô.

Tại sao kiểm soát sản xuất lại quan trọng?

Kiểm soát sản xuất đóng một vai trò quan trọng trong sản xuất và không thể thiếu đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Đây là lý do tại sao nó quan trọng:

• Tối ưu hóa kế hoạch sản xuất. Kiểm soát sản xuất đảm bảo rằng lập kế hoạch hoạt động sản xuất phù hợp với quy trình làm việc thực tế. Sự liên kết này rất quan trọng để đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra và duy trì hiệu quả.
• Tăng hiệu quả sản xuất. Kiểm soát sản xuất hợp lý hóa các quy trình trên dây chuyền sản xuất, giảm ùn tắc có thể làm gián đoạn hoạt động sản xuất.
• Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng. Bằng cách tích hợp các quy trình mua sắm và chuỗi cung ứng, kiểm soát sản xuất giúp quản lý tài nguyên hiệu quả, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt và đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn có khi cần.
• Tạo điều kiện cho việc dự báo nhu cầu chính xác. Kiểm soát sản xuất tạo điều kiện chính xác dự báo nhu cầu bằng cách tích hợp dữ liệu thời gian thực từ các giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất, cho phép hiểu biết toàn diện về xu hướng thị trường hiện tại và nhu cầu của khách hàng. Quá trình này đảm bảo rằng sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường, từ đó giảm nguy cơ sản xuất thừa hoặc thiếu hụt.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bằng cách thực thi các tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình sản xuất, việc kiểm soát sản xuất đảm bảo rằng thành phẩm đáp ứng các tiêu chí chất lượng mong muốn.
• Giảm chi phí sản xuất. Kiểm soát sản xuất hiệu quả giúp giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, dẫn đến giảm chi phí chi phí sản xuất và hiệu quả tài chính tốt hơn.
• Duy trì lịch trình giao hàng. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng hoạt động sản xuất đáp ứng ngày giao hàng, điều này rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì danh tiếng doanh nghiệp.

Tóm lại, kiểm soát sản xuất là rất quan trọng để hoạt động sản xuất hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Nó đảm bảo rằng các quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, chất lượng sản phẩm được duy trì và đáp ứng mong đợi của khách hàng, đồng thời quản lý chi phí và nguồn lực một cách hiệu quả.

Thực trạng kiểm soát sản xuất ở doanh nghiệp nhỏ

Trong lịch sử, các công ty sản xuất quản lý sản xuất theo cách thủ công bằng cách sử dụng lịch trình sản xuất giấy, tính toán và hướng dẫn bằng lời nói. Cuối cùng, điều này đã nhường chỗ cho bảng tính và sau đó là phần mềm tại chỗ được thiết kế để giúp các khu vực chức năng cụ thể hoàn thành nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn.

Những hệ thống này phát triển từ sự phức tạp ngày càng tăng của việc sản xuất ở quy mô lớn với số lượng lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể sử dụng thiết bị để sản xuất hàng hóa một cách nhanh chóng. Nhưng tốc độ ngày càng tăng của thiết bị đồng nghĩa với việc cần phải có phần mềm để hoàn thành các nhiệm vụ mà các phép tính và bảng tính đơn giản không thể kiểm soát một cách hiệu quả.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp bất lợi trước các đối thủ cạnh tranh lớn hơn. Với phần mềm tại chỗ cũ hoặc phân tích dựa trên bảng tính cổ xưa, các doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể triển khai các nguồn lực để kiểm soát sản xuất phù hợp, dẫn đến lãng phí và tăng chi phí.

Nhưng đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ mới hoặc đang mở rộng quy mô, việc kiểm soát sản xuất là điều cần thiết. Nó có thể thúc đẩy cải tiến quy trình, giảm chi phí và cải thiện việc giao hàng. Và ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng các hệ thống kiểm soát sản xuất kết hợp và đơn giản hóa các hệ thống cũ mà các đối thủ cạnh tranh lớn hơn của họ đã phải vật lộn trong nhiều năm. Vì họ có thể tận dụng nền tảng phần mềm thống nhất để kiểm soát sản xuất nên các nhà sản xuất có thể tránh được những sai lầm tương tự và sản xuất ngang bằng với các công ty lớn hơn.

8 bước kiểm soát sản xuất hiệu quả

Các bước thiết yếu của kiểm soát sản xuất trong môi trường sản xuất bao gồm một quy trình toàn diện để đảm bảo hiệu quả, chất lượng và giao sản phẩm kịp thời. Các bước này bao gồm:

1. Kế hoạch sản xuất. Bước đầu tiên này bao gồm việc thiết lập các mục tiêu sản xuất và lập kế hoạch chi tiết để đạt được chúng. Nó bao gồm việc xác định khả năng sản xuấtyêu cầu về nguồn lực, thời gian và lịch trình sản xuất.
2. Lộ trình. Định tuyến sản xuất quyết định quy trình làm việc và trình tự các hoạt động trong quá trình sản xuất. Nó vạch ra lộ trình mà một sản phẩm phải thực hiện từ đầu đến cuối quá trình sản xuất, nêu chi tiết trình tự hoạt động, máy móc hoặc trung tâm công việc có liên quan và các phương pháp được sử dụng.
3. Lập kế hoạch. Bước này liên quan đến việc chỉ định các mốc thời gian cụ thể cho các giai đoạn sản xuất khác nhau. Lập kế hoạch sản xuất đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được hoàn thành trong khung thời gian đã định, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và phù hợp với các cam kết giao hàng.
4. Đang gửi đi. Điều phối là giai đoạn thực hiện trong đó công việc theo kế hoạch được phê duyệt và chuyển giao cho bộ phận sản xuất. Nó bao gồm việc ban hành các hướng dẫn, tài liệu và tài liệu cần thiết để bắt đầu quá trình sản xuất.
5. Theo dõi và giám sát. Bước quan trọng này liên quan đến việc theo dõi tiến độ sản xuất so với kế hoạch. Nó bao gồm giám sát việc sử dụng tài nguyên, quy trình làm việc và tuân thủ lịch trình. Bất kỳ sai lệch hoặc tắc nghẽn nào đều được xác định để có hành động khắc phục.
6. Kiểm tra và kiểm soát chất lượng. Kiểm soát chất lượng được tích hợp xuyên suốt quá trình sản xuất, với việc kiểm tra ở nhiều giai đoạn khác nhau để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
7. Hành động khắc phục. Khi xác định được sự khác biệt hoặc vấn đề, các biện pháp khắc phục sẽ được thực hiện để điều chỉnh lại quy trình sản xuất theo kế hoạch ban đầu. Điều này có thể liên quan đến việc điều chỉnh lịch trình, quy trình làm việc hoặc phân bổ nguồn lực.
8. Phản hồi và cải tiến liên tục. Bước cuối cùng liên quan đến việc phân tích chu trình sản xuất đã hoàn thành để xác định các khu vực cần cải tiến. Phản hồi được sử dụng để điều chỉnh các kế hoạch sản xuất trong tương lai, tăng hiệu quả và cải thiện chất lượng sản phẩm.

Các bước này, khi được quản lý hiệu quả, sẽ đảm bảo rằng việc kiểm soát sản xuất góp phần vận hành trơn tru các quy trình sản xuất, đáp ứng cả mục tiêu về chất lượng và giao hàng.

Hệ thống kiểm soát sản xuất

Hệ thống kiểm soát sản xuất có thể được chia thành hai nhóm lớn: hệ thống đẩy và kéo. Chúng ta hãy đi sâu hơn một chút vào ý nghĩa thực sự của những thuật ngữ này:

• Hệ thống đẩy dựa trên dự báo nhu cầu, tức là dự đoán nhu cầu trong tương lai. Trong trường hợp này, quy trình sản xuất được bắt đầu mà không cần chờ đơn đặt hàng thực tế của khách hàng. Do đó, sản phẩm được “đẩy” qua chuỗi cung ứng bất kể nhu cầu trước mắt. Điều này cũng được gọi là sản xuất thành kho (MTS) sản xuất vì sản phẩm được sản xuất để dự trữ, để bán sau.
• Hệ thống kéomặt khác, được thúc đẩy bởi nhu cầu thực tế. Trong trường hợp này, quá trình sản xuất được bắt đầu bằng đơn đặt hàng của khách hàng. Do đó, sản phẩm được khách hàng “kéo” qua chuỗi cung ứng. Trong hệ thống kéo, hàng hóa được sản xuất khi cần thiết, giúp giảm thiểu lãng phí và giảm lượng hàng tồn kho dư thừa cùng với các chi phí liên quan. Hệ thống kéo bao gồm làm theo đơn đặt hàng và lắp ráp theo đơn đặt hàngcấu hình theo đơn đặt hàng và kỹ sư theo đơn đặt hàng.
• Hệ thống kéo đẩy lai kết hợp các yếu tố từ cả hai hệ thống đẩy và kéo. Thông thường, các giai đoạn sản xuất ban đầu được bắt đầu theo dự báo trong khi các giai đoạn sau được kích hoạt bởi nhu cầu thực tế. Ví dụ: một nhà sản xuất ô tô có thể sản xuất các bộ phận tiêu chuẩn như động cơ, khung gầm, hệ thống truyền động, v.v. theo dự báo trong khi đơn đặt hàng của khách hàng sẽ kích hoạt khâu lắp ráp cuối cùng để thực hiện các tùy chỉnh. Do đó, một sản phẩm cơ bản sẽ được sản xuất trong kho và các tùy chỉnh sẽ được thêm vào đơn đặt hàng.

Quyết định sản xuất bằng hệ thống đẩy, kéo hay đẩy-kéo sẽ tùy thuộc vào sản phẩm và nhu cầu của nó. Hàng tiêu chuẩn, bán nhanh thường được sản xuất bằng hệ thống đẩy trong khi các mặt hàng tùy chỉnh được thực hiện bằng phương pháp kéo.

Kỹ thuật và công cụ kiểm soát sản xuất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Có nhiều kỹ thuật kiểm soát sản xuất có thể được thực hiện trong một công ty sản xuất đang phát triển mà không cần đầu tư lớn. Dưới đây là một số tùy chọn đã được thử và kiểm tra:

Kanban

Kanban là một công cụ sản xuất tinh gọn được thiết kế để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí trong quy trình sản xuất. Bắt nguồn từ từ tiếng Nhật có nghĩa là “biển hiệu” hoặc “bảng quảng cáo”, Kanban sử dụng tín hiệu trực quan—thường là thẻ—để thể hiện các hạng mục công việc trong chu trình sản xuất. Đó là một hệ thống kéo, nghĩa là việc sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng hơn là dự báo.

Trong hệ thống Kanban điển hình, thẻ được di chuyển qua bảng hoặc chuyển giữa các nhóm khi sản phẩm trải qua các giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch đến hoàn thiện. Số lượng thẻ được phép ở mỗi giai đoạn được giới hạn nhằm giảm công việc trong quá trình kiểm kê và những điểm nghẽn. Bản chất trực quan này của Kanban cho phép các nhóm theo dõi tiến độ và nhanh chóng xác định các hạn chế hoặc tình trạng thiếu hàng. Bằng cách chỉ sản xuất những gì cần thiết khi cần thiết, Kanban giúp giảm lượng hàng tồn kho dư thừa và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc.

Một ví dụ đơn giản về Kanban là khi thẻ đến cuối chuỗi cung ứng (tức là sản phẩm được gửi đến khách hàng) và được gửi trở lại điểm bắt đầu để kích hoạt một chu kỳ sản xuất khác. Một cách tiếp cận đơn giản khác đối với Kanban là hệ thống hai thùng, trong đó hai thùng của một mặt hàng được giữ tại điểm tiêu thụ. Khi thùng trống, nó sẽ được gửi đi để bổ sung. Bằng cách này, nguyên liệu được đưa vào hệ thống theo nhu cầu thực tế, ngăn ngừa tình trạng hết hàng, dư thừa.

CONWIP

CONWIP hay Constant Work-in-Process là một kỹ thuật chịu ảnh hưởng của Kanban trong đó một số lượng thẻ hoặc mã thông báo cố định mà mỗi thẻ đại diện cho một sản phẩm sẽ được lưu hành trong suốt quy trình. Khi công việc trên một sản phẩm hoàn tất, mã thông báo sẽ được gửi trở lại điểm bắt đầu, nơi nó có thể được sử dụng để bắt đầu công việc trên một mặt hàng hoặc lô khác. Khi không còn mã thông báo nào ở điểm bắt đầu của quy trình sản xuất, không thể bắt đầu quy trình sản xuất mới.

Hãy tưởng tượng một nhà máy sản xuất đồ điện tử. Giả sử có 50 thẻ CONWIP có sẵn cho toàn bộ dây chuyền sản xuất. Mỗi thiết bị bắt đầu sản xuất sẽ cần một thẻ kể từ khi bắt đầu quá trình. Khi các hạng mục di chuyển qua các giai đoạn khác nhau – từ lắp ráp các bộ phận, đến cài đặt phần mềm, đến kiểm tra chất lượng – thẻ cũng di chuyển theo chúng.

Khi một tiện ích được lắp ráp hoàn chỉnh và vượt qua bước kiểm tra chất lượng cuối cùng, nó được coi là hoàn chỉnh và thẻ liên quan sẽ được trả lại khi bắt đầu quá trình. Tại thời điểm này, một tiện ích mới có thể được bắt đầu, lấy thẻ được trả lại. Nếu tất cả 50 thẻ đang được sử dụng (tức là có 50 thiết bị ở các giai đoạn sản xuất khác nhau), thì không thể khởi động thiết bị mới, ngăn chặn tình trạng quá tải của dây chuyền sản xuất.

Đúng lúc (JIT)

Đúng lúc (JIT) là một phương pháp quản lý sản xuất kiểu kéo, trong đó nguyên liệu được đặt hàng và hàng hóa được sản xuất đúng lúc để tiêu thụ hoặc gửi đi. Điều này có nghĩa là các nhà cung cấp không giao số lượng lớn các bộ phận để lưu trữ trong kho của nhà máy; đúng hơn, họ đang phân phối các bộ phận đồng bộ với lịch trình sản xuất.

Cách tiếp cận này làm giảm nhu cầu về Lĩnh vực lưu trữ lớn và quản lý hàng tồn kho rộng rãi, từ đó giảm chi phí lưu kho. Khi được triển khai thành công, JIT cũng có thể mang lại những cải tiến đáng kể về hiệu quả sản xuất, giảm lãng phí và đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng cũng như những thay đổi của thị trường.

JIT yêu cầu sự phối hợp chính xác và mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp cũng như quy trình sản xuất ổn định để có hiệu quả. Cách tiếp cận này được sử dụng tốt nhất với phần mềm sản xuất hỗ trợ lập kế hoạch ngược, nghĩa là các hoạt động sản xuất có thể được lên lịch bắt đầu từ thời điểm gửi đi.

Ví dụ: nếu một đại lý đặt hàng ô tô từ một nhà sản xuất ô tô sử dụng phương pháp JIT, nhà sản xuất sẽ bắt đầu sản xuất vào phút cuối có thể, giao ô tô ngay khi chúng hoàn thành, từ đó ngăn chặn việc tích lũy hàng tồn kho thành phẩm.

Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP I)

Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP I) là một trong những phương pháp lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất dựa trên phần mềm lâu đời nhất, được phát triển lần đầu tiên vào những năm 1950. MRP tích hợp dữ liệu từ dự báo nhu cầu, hồ sơ tồn kho và hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) để tính toán số lượng nguyên vật liệu và linh kiện cần thiết, cũng như thời gian đặt hàng và nhận chúng.

Ví dụ, hãy tưởng tượng một công ty sản xuất xe đạp. Của công ty Lịch trình sản xuất tổng thể (MPS) có thể nói rằng 500 chiếc xe đạp sẽ được sản xuất trong tháng tới. Sử dụng phần mềm MRP, người quản lý sản xuất nhập nhu cầu này vào hệ thống. Sau đó, MRP tính toán số lượng mỗi bộ phận (theo BOM) cần thiết để tạo ra 500 chiếc xe đạp, có tính đến lượng hàng tồn kho đã có trong kho.

Ví dụ: nếu công ty đã có 200 lốp trong kho nhưng cần 1000 lốp cho 500 xe đạp (hai chiếc cho mỗi xe đạp), hệ thống MRP sẽ khuyến nghị đặt hàng thêm 800 lốp. Nó cũng sẽ tính toán thời điểm các đơn đặt hàng này cần được đặt dựa trên thời gian thực hiện của nhà cung cấp, đảm bảo rằng tất cả nguyên liệu đến kịp thời để sản xuất mà không tạo ra hàng tồn kho quá mức.

Mặc dù theo truyền thống, MRP I là hệ thống kiểu đẩy nhưng nó cũng có thể được sử dụng để lập kế hoạch vật liệu trong hệ thống kéo. Bất cứ khi nào có đơn đặt hàng của khách hàng, yêu cầu nguyên liệu và thời gian đặt hàng có thể được tính toán ngay lập tức cho đơn hàng cụ thể đó.

Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II)

Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) là sự mở rộng của hệ thống MRP I cơ bản. Trong khi MRP I tập trung chủ yếu vào kiểm soát nguyên liệu và hàng tồn kho, MRP II bao gồm các thành phần bổ sung như lập kế hoạch năng lực, lập kế hoạch và báo cáo sản xuất, theo dõi hàng tồn kho và đơn hàng, kiểm soát chất lượng, v.v. Do đó, nó tích hợp tất cả các chức năng sản xuất vào một hệ thống, cung cấp cho các công ty cái nhìn tổng quan đầy đủ về hoạt động của họ. Khi CRM và mô-đun tài chính được thêm vào khả năng hoạch định nguồn lực sản xuất, phần mềm cũng có thể được gọi là hệ thống ERP sản xuất.

Trong hệ thống đẩy, MRP II có thể sử dụng Hóa đơnlộ trình sản xuất và dự báo nhu cầu hoặc lịch trình sản xuất tổng thể (MPS) để tạo lịch trình sản xuất và mua sắm có độ chính xác cao.

Trong hệ thống kéo, nó có thể tạo và cập nhật lịch trình ngay lập tức bất cứ khi nào có đơn đặt hàng mới, cho phép nhà sản xuất cung cấp cho khách hàng của họ ước tính chi phí và thời gian thực hiện chính xác chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Bất kể loại hệ thống sản xuất nào, MRP II hoặc ERP sản xuất đều cho phép các công ty sản xuất đạt được truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuốigiám sát hiệu quả sản xuất, theo dõi tiến độ đặt hàng và mức tồn kho, đặt điểm đặt hàng lại hàng tồn kho, thực hiện phân tích tài chính, v.v. để đưa công ty đi theo con đường cải tiến liên tục và tăng trưởng bền vững.

Bài học chính

• Kiểm soát sản xuất là quá trình quản lý dòng nguyên liệu và hoạt động trong sản xuất, ảnh hưởng đến mọi thứ từ lập kế hoạch nhu cầu đến kiểm soát chất lượng.
• Nó đảm bảo hiệu quả công việc và tuân thủ kế hoạch và lịch trình sản xuất, giảm chi phí và cho phép các công ty đáp ứng mục tiêu sản xuất và giao hàng kịp thời.
• Tích hợp các quy trình mua sắm và chuỗi cung ứng, kiểm soát sản xuất sẽ quản lý hiệu quả các nguồn lực và ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt cũng như tích tụ hàng tồn kho dư thừa.
• Bằng cách tích hợp dữ liệu thời gian thực, kiểm soát sản xuất hỗ trợ dự báo nhu cầu chính xác, điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu thị trường.
• Thực hành kiểm soát sản xuất chặt chẽ cũng thực thi các tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm cao.
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng các hệ thống kiểm soát sản xuất hiện đại như MRP hoặc phần mềm ERP sản xuất để cải tiến quy trình và giảm chi phí, giúp họ cạnh tranh hiệu quả với các công ty lớn hơn.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Kiểm soát hàng tồn kho – Hướng dẫn đơn giản dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ