Số lô là gì và cách sử dụng chúng?

Số lô là số nhận dạng duy nhất được gán cho các lô sản phẩm cụ thể, cho phép truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Hiểu số lô là điều cần thiết cho các doanh nghiệp để đảm bảo an toàn sản phẩm, tuân thủ quy định, quản lý hàng tồn kho hiệu quả và quy trình thu hồi hiệu quả.

Số lô là gì?

Số lô, còn được gọi là mã lô, là số nhận dạng duy nhất được gán cho một lô sản phẩm cụ thể trong quá trình sản xuất hoặc khi hàng hóa được nhận trong kho. Chúng phục vụ như một phương tiện theo dõi và truy tìm sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng và thường được in và đính kèm dưới dạng nhãn trên bao bì hoặc thùng chứa sản phẩm.

Số lô cung cấp thông tin có giá trị về một nhóm sản phẩm cụ thể, bao gồm các chi tiết như ngày sản xuất, nguyên liệu thô được sử dụng, dữ liệu kiểm soát chất lượng và ngày hết hạn. Chúng phục vụ như một số nhận dạng cho một lô cụ thể, cho phép dễ dàng tham khảo và truy xuất thông tin liên quan đến việc sản xuất và phân phối các sản phẩm đó.

Việc sử dụng số lô giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát chất lượng, cho phép thu hồi sản phẩm khi cần thiết, theo dõi hàng tồn kho chính xác và đảm bảo tuân thủ quy định. Chúng đặc biệt quan trọng trong các ngành mà khả năng truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm giải trình là rất quan trọng, chẳng hạn như dược phẩm, thực phẩm và các ngành khác mà an toàn và đảm bảo chất lượng sản phẩm là tối quan trọng.

Số lô giúp phân biệt lô sản phẩm này với lô sản phẩm khác, cho phép quản lý hàng tồn kho có mục tiêu, các biện pháp kiểm soát chất lượng và theo dõi hiệu quả chuyển động của sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Bằng cách liên kết thông tin cụ thể với số lô, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định và giải quyết mọi vấn đề, giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa vòng quay kho và cuối cùng là tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm có chất lượng nhất quán.

Số lô so với số sê-ri so với SKU

Số lô, số sê-ri và SKU (Đơn vị giữ hàng) là các số nhận dạng riêng biệt được sử dụng trong các ngữ cảnh khác nhau trong quản lý hàng tồn kho và theo dõi sản phẩm. Đây là một sự cố về sự khác biệt của họ:

• Số lô. Số lô là số nhận dạng duy nhất được gán cho một lô sản phẩm cụ thể trong quá trình sản xuất. Số lô được sử dụng để theo dõi và truy nguyên sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Chúng cung cấp thông tin như ngày sản xuất, nguyên liệu thô được sử dụng, dữ liệu kiểm soát chất lượng và ngày hết hạn liên quan đến một nhóm sản phẩm cụ thể. Số lô thường được sử dụng để truy xuất nguồn gốc, kiểm soát chất lượng và quản lý mục tiêu hàng tồn kho trong một lô cụ thể.
• Số seri. Số sê-ri là số nhận dạng duy nhất được gán cho từng đơn vị sản phẩm. Mỗi mặt hàng có số sê-ri riêng biệt, cho phép theo dõi và phân biệt chính xác giữa các đơn vị trong một lô hoặc dòng sản phẩm. Số sê-ri thường được sử dụng để theo dõi lịch sử, nguồn gốc và tình trạng bảo hành của một đơn vị sản phẩm cụ thể. Chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu giữ hồ sơ chính xác, dịch vụ hậu mãi và xác định các mặt hàng riêng lẻ trong trường hợp có vấn đề hoặc thu hồi.
• SKU (Đơn vị giữ hàng). SKU là mã số hoặc chữ số duy nhất được gán cho một sản phẩm cụ thể trong hệ thống quản lý hàng tồn kho. Nó đóng vai trò là mã định danh giúp phân biệt các sản phẩm riêng lẻ, cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý các biến thể hoặc cấu hình khác nhau của cùng một mặt hàng. SKU cho phép kiểm soát hàng tồn kho chính xác, quy trình đặt hàng hợp lý và hỗ trợ chiến lược định giá bằng cách cung cấp điểm tham chiếu tập trung để nhận dạng và quản lý sản phẩm. Chúng hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả, phân loại chính xác và phân tích dữ liệu, trao quyền cho các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt liên quan đến việc bổ sung hàng tồn kho, dự báo nhu cầu và chiến lược phân loại sản phẩm.

Tóm lại, trong khi số lô tập trung vào việc xác định và quản lý các lô sản phẩm cụ thể, số sê-ri được sử dụng để xác định các đơn vị riêng lẻ và SKU đóng vai trò là số nhận dạng rộng hơn cho các biến thể khác nhau của sản phẩm trong hệ thống quản lý hàng tồn kho. Mỗi số nhận dạng đóng một vai trò riêng biệt trong việc theo dõi, truy xuất nguồn gốc và kiểm soát hàng tồn kho, phục vụ các mục đích cụ thể trong chuỗi cung ứng tổng thể và quy trình quản lý sản phẩm.

Làm thế nào để sử dụng số lô để theo dõi hàng tồn kho?

Dưới đây là hướng dẫn thực tế về cách sử dụng số lô để theo dõi hàng tồn kho hiệu quả. Bằng cách làm theo các bước này và sử dụng số lô một cách hiệu quả, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho, đảm bảo chất lượng sản phẩm và duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc trong toàn bộ chuỗi cung ứng của mình.

1. Xác định hệ thống đánh số lô của bạn

Bắt đầu bằng cách thiết lập một hệ thống đánh số lô rõ ràng và nhất quán phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Cân nhắc đưa vào các thông tin như ngày sản xuất, cỡ lô hoặc bất kỳ chi tiết liên quan nào khác. Đảm bảo rằng các số lô là duy nhất và dễ xác định. Một ví dụ về số lô có thể là “20230705A” đại diện cho một lô sản phẩm cụ thể được sản xuất vào ngày 5 tháng 7 năm 2023.

2. Ấn định số lô khi sản xuất hoặc khi nhận hàng

Ấn định số lô cho từng lô sản phẩm trong quá trình sản xuất hoặc khi nhận hàng nhập kho. Điều này có thể được thực hiện bằng cách in hoặc dán nhãn có số lô vào hộp đựng hoặc bao bì của sản phẩm. Kết hợp công nghệ mã vạch để quét và thu thập dữ liệu hiệu quả.

3. Ghi lại những thông tin cần thiết

Liên kết thông tin quan trọng với mỗi số lô. Thông tin này có thể bao gồm ngày sản xuất, ngày hết hạn, nguyên liệu thô được sử dụng, dữ liệu kiểm soát chất lượng và mọi chi tiết liên quan cụ thể khác đối với ngành hoặc yêu cầu sản phẩm của bạn. Duy trì cơ sở dữ liệu trung tâm hoặc hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho để lưu trữ và quản lý thông tin này.

4. Thực hiện quét mã vạch

Sử dụng máy quét mã vạch để nắm bắt số lô và theo dõi chuyển động hàng tồn kho một cách chính xác. Tính năng quét mã vạch giúp loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu thủ công và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức độ tồn kho, địa điểm và chi tiết lô cụ thể.

5. Theo dõi hàng tồn theo số lô

Khi nhận được hàng tồn kho mới, hãy quét và ghi lại số lô cùng với số lượng nhận được. Điều này cho phép bạn theo dõi các lô sản phẩm cụ thể trong kho của mình. Tương tự, khi thực hiện các đơn đặt hàng, hãy quét số lô của các mặt hàng được vận chuyển để duy trì hồ sơ chính xác về các lô hàng gửi đi.

6. Cho phép truy xuất nguồn gốc số lô

Tận dụng số lô để truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối trong chuỗi cung ứng của bạn. Liên kết số lô với nguyên liệu thô tương ứng được sử dụng, ngày sản xuất, điểm kiểm soát chất lượng và thông tin phân phối. Truy xuất nguồn gốc này giúp xác định bất kỳ vấn đề hoặc thu hồi nào và tạo điều kiện cho các biện pháp đảm bảo chất lượng được nhắm mục tiêu.

7. Quản lý ngày hết hạn và thời hạn sử dụng

Đối với hàng hóa dễ hư hỏng, hãy theo dõi chặt chẽ ngày hết hạn liên quan đến từng số lô. Thực hiện các chiến lược luân chuyển hàng tồn kho, chẳng hạn như Nhập trước – Xuất trước (FIFO) hoặc Hết hạn trước – Xuất trước (FEFO), để đảm bảo rằng các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được sử dụng hoặc bán trước. Điều này giảm thiểu chất thải và đảm bảo cung cấp sản phẩm tươi cho khách hàng.

8. Tiến hành kiểm tra kiểm soát chất lượng thường xuyên

Sử dụng số lô để thực hiện kiểm tra kiểm soát chất lượng đối với các lô cụ thể. Thiết lập các điểm kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất và liên kết kết quả với số lô tương ứng. Thường xuyên xem xét và phân tích dữ liệu chất lượng để xác định bất kỳ mẫu hoặc vấn đề định kỳ nào cần được giải quyết.

9. Thực hiện thu hồi dựa trên số lô

Trong trường hợp thu hồi sản phẩm hoặc có vấn đề về chất lượng, số lô là vô giá để cách ly và loại bỏ các lô bị ảnh hưởng một cách nhanh chóng. Với khả năng theo dõi các lô sản phẩm cụ thể, bạn có thể ngăn chặn việc phân phối thêm các sản phẩm có khả năng có vấn đề và bảo vệ sự an toàn của người tiêu dùng.

10. Tận dụng phần mềm

Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho tiên tiến hoặc hệ thống MRP có khả năng theo dõi số lô. Phần mềm như vậy có thể tự động gán số lô, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức độ tồn kho, tạo điều kiện tích hợp liền mạch với máy quét mã vạch và tạo báo cáo chi tiết để quản lý kho hiệu quả.

Sử dụng phần mềm MRP để theo dõi số lô

Sử dụng phần mềm MRP (Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu hoặc Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất) để theo dõi số lô mang lại một số lợi thế. Dưới đây là những lý do chính để tận dụng phần mềm MRP để theo dõi số lô:

1. Tích hợp liền mạch. Phần mềm MRP tích hợp liền mạch theo dõi số lô vào hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện có của bạn. Nó cho phép bạn kết hợp hiệu quả số lô với thông tin liên quan như ngày sản xuất, ngày hết hạn, dữ liệu kiểm soát chất lượng và các chi tiết cụ thể khác của lô. Điều này đảm bảo cách tiếp cận tập trung và gắn kết để quản lý số lô, hợp lý hóa hoạt động và giảm lỗi thủ công. Ngoài ra, nhiều hệ thống MRP có thể được tích hợp thêm với các nền tảng thương mại điện tử và thực hiện để đạt hiệu quả cao hơn nữa.
2. Quản lý kho được tổ chức tốt hơn. Phần mềm MRP là vô giá đối với việc quản lý kho vì nó cho phép kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, sắp xếp hợp lý quy trình công việc, sử dụng Lĩnh vực tối ưu, lập kế hoạch nhu cầu chính xác, kiểm soát lô hàng và khả năng báo cáo mạnh mẽ. Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức độ và vị trí hàng tồn kho, tự động hóa quy trình làm việc và tích hợp với công nghệ quét mã vạch, phần mềm MRP nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng tốc thực hiện đơn hàng và giảm thiểu lỗi. Nó tạo điều kiện kiểm soát lô chính xác, truy xuất nguồn gốc và tuân thủ các quy định, đảm bảo theo dõi chính xác các lô sản phẩm cụ thể. Với các tính năng báo cáo và phân tích toàn diện, phần mềm MRP trao quyền cho các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa tài nguyên kho và cải thiện năng suất tổng thể trong hoạt động kho của họ.
3. Tăng cường truy xuất nguồn gốc. Phần mềm MRP cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc mạnh mẽ. Bằng cách liên kết số lô với thông tin quan trọng, nó cho phép bạn theo dõi sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Việc truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối này giúp xác định nguồn gốc, quy trình sản xuất, phân phối, sử dụng của từng lô sản phẩm cụ thể. Trong trường hợp thu hồi hoặc có vấn đề về chất lượng, phần mềm MRP cho phép cách ly nhanh chóng và có mục tiêu các lô bị ảnh hưởng, giảm thiểu tác động và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng. Điều này cho phép tuân thủ dễ dàng các quy định của FDA và các cơ quan quản lý khác.
4. Kiểm soát chất lượng hiệu quả. Phần mềm MRP nâng cao quy trình kiểm soát chất lượng bằng cách kết hợp theo dõi số lô. Nó cho phép bạn thiết lập các điểm kiểm tra chất lượng cụ thể cho từng lô, đảm bảo rằng tất cả các biện pháp kiểm soát chất lượng có liên quan đều được thực hiện và ghi lại. Với phần mềm MRP, bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu chất lượng liên quan đến số lô cụ thể, theo dõi kết quả kiểm tra, thực hiện phân tích theo lô cụ thể và xác định các khu vực cần cải thiện, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm tổng thể và giảm nguy cơ lỗi hoặc thu hồi.
5. Hoạt động hợp lý hóa. Phần mềm MRP tự động hóa các quy trình theo dõi số lô, giảm công sức thủ công và tăng hiệu quả hoạt động. Nó cho phép tích hợp chức năng quét mã vạch, đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và giảm nguy cơ mắc lỗi. Khả năng hiển thị theo thời gian thực vào số lô và dữ liệu hàng tồn kho liên quan cho phép quản lý hàng tồn kho hiệu quả, quy trình công việc được sắp xếp hợp lý và đưa ra quyết định tốt hơn. Với phần mềm MRP, bạn có thể chủ động giải quyết sự khác biệt về hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối cũng như đảm bảo chuỗi cung ứng trôi chảy.

Tóm lại, phần mềm MRP cung cấp khả năng tích hợp liền mạch, khả năng truy xuất nguồn gốc nâng cao, kiểm soát chất lượng hiệu quả, lập kế hoạch nhu cầu chính xác và các hoạt động được sắp xếp hợp lý khi theo dõi số lô. Tận dụng các chức năng của phần mềm MRP trao quyền cho các doanh nghiệp quản lý hiệu quả hàng tồn kho của họ, cải thiện chất lượng sản phẩm, đảm bảo tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

điểm chính

1. Số lô là số nhận dạng duy nhất được gán cho các lô sản phẩm cụ thể, cho phép truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
2. Số lô, số sê-ri và SKU phục vụ các mục đích khác nhau trong quản lý hàng tồn kho. Số lô theo dõi các lô sản phẩm, số sê-ri xác định các đơn vị riêng lẻ và SKU phân biệt các biến thể của sản phẩm trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.
3. Việc triển khai số lô liên quan đến việc xác định hệ thống đánh số, gán số trong quá trình sản xuất hoặc nhận, ghi lại thông tin cần thiết, thực hiện quét mã vạch, theo dõi hàng tồn kho theo số lô, cho phép truy xuất nguồn gốc, quản lý ngày hết hạn, tiến hành kiểm tra kiểm soát chất lượng và tận dụng phần mềm để quản lý hiệu quả.
4. Phần mềm MRP hợp lý hóa việc theo dõi số lô và quản lý kho bằng cách hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, quy trình công việc được tối ưu hóa, sử dụng Lĩnh vực tối ưu, lập kế hoạch nhu cầu chính xác, kiểm soát lô và khả năng báo cáo mạnh mẽ.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Theo dõi hàng loạt – Hướng dẫn đơn giản