Truy xuất nguồn gốc là gì và làm thế nào để đạt được nó?

Truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi và theo dõi hành trình của một sản phẩm hoặc mặt hàng trong toàn bộ chuỗi cung ứng của nó, từ nguồn gốc đến người tiêu dùng cuối cùng. Khả năng truy xuất nguồn gốc tăng cường sự an toàn của sản phẩm và lòng tin của người tiêu dùng bằng cách cho phép các công ty xác định các nguồn nhiễm bẩn hoặc khiếm khuyết, thực hiện các biện pháp can thiệp có mục tiêu và thu hồi sản phẩm hiệu quả, đồng thời tăng tính minh bạch bằng cách cung cấp khả năng hiển thị về nguồn gốc và cách xử lý sản phẩm.

Bạn cũng có thể nghe bài viết này:

Truy xuất nguồn gốc là gì?

Truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi và truy vết hiệu quả các mặt hàng trong quá trình sản xuất và phân phối từ thời điểm chúng tham gia vào chuỗi cung ứng cho đến thời điểm chúng đến tay người tiêu dùng. Điều đó có nghĩa là mọi hành động liên quan đến sản phẩm đều để lại dấu vết, cho phép tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn, vì nó cho phép các bên liên quan xác định và khắc phục mọi rủi ro hoặc vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình thực hiện.

Khả năng truy xuất nguồn gốc cho phép các công ty xác định chính xác thời điểm xảy ra sự cố và sắp xếp các cuộc gọi lại sản phẩm bất cứ khi nào phát hiện ra lỗi phổ biến trong một lô. Việc có sẵn các chính sách lưu giữ hồ sơ liên quan đến truy xuất nguồn gốc hiệu quả cũng có thể mang lại cho các công ty khả năng tránh các vấn đề về sự không phù hợp của sản phẩm.

Trong các thị trường được quản lý chặt chẽ ngày nay, truy xuất nguồn gốc là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong các ngành như thực phẩm, chăm sóc sức khỏe, ô tô, v.v., nơi mà một sai sót có thể gây ra tác động lớn. Tuy nhiên, khả năng truy xuất nguồn gốc phải là ưu tiên hàng đầu của tất cả các nhà sản xuất hiện đại bất kể ngành công nghiệp của họ và các quy định cụ thể của nó.

Ngoài việc là công cụ xử lý các vấn đề không phù hợp, truy xuất nguồn gốc giúp cải thiện chức năng và hiệu quả của các quy trình làm việc bằng cách liên tục tạo dữ liệu về hiệu suất, chi phí, thời gian giao hàng, v.v. Trong quản lý hàng tồn kho, truy xuất nguồn gốc cho phép được thông báo về địa điểm, số lượng, hạn sử dụng… của nguyên vật liệu, hàng hóa theo thời gian thực.

ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) đã phát triển một số tiêu chuẩn đề cập đến khả năng truy xuất nguồn gốc trong các ngành khác nhau, bao gồm ISO 22005, ISO 9001, ISEO/TS 22002-1 và ISO/IEC 17025.

Truy xuất nguồn gốc trong ngành thực phẩm

Một trong những ngành hàng đầu bị ảnh hưởng bởi các quy định truy xuất nguồn gốc là thực phẩm. Về cốt lõi, truy xuất nguồn gốc thực phẩm đề cập đến khả năng theo dõi và theo dõi hành trình của các sản phẩm thực phẩm từ nguồn gốc của chúng đến đĩa của người tiêu dùng.

Tuân thủ quy định đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc thực phẩm hiệu quả. Chính phủ và các cơ quan quản lý trên toàn thế giới đã nhận ra tầm quan trọng của truy xuất nguồn gốc trong việc bảo vệ sức khỏe cộng đồng và do đó đã thiết lập các hướng dẫn nghiêm ngặt để đảm bảo tích hợp truy xuất nguồn gốc vào ngành công nghiệp thực phẩm. Bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn này, các doanh nghiệp thực phẩm không chỉ có thể nâng cao niềm tin của người tiêu dùng mà còn thể hiện cam kết duy trì chất lượng và an toàn ở mức cao nhất.

Lợi ích của truy xuất nguồn gốc chuỗi thực phẩm là rất nhiều. Thứ nhất, nó cho phép xác định nhanh chóng và chính xác nguồn ô nhiễm hoặc bất kỳ sự cố nào khác liên quan đến an toàn thực phẩm. Khả năng xác định nguyên nhân gốc rễ này cho phép can thiệp có mục tiêu và quy trình thu hồi hiệu quả, giảm thiểu tác động đối với sức khỏe cộng đồng và giảm thiệt hại kinh tế cho cả nhà sản xuất và người tiêu dùng. Ngoài ra, các hệ thống truy xuất nguồn gốc góp phần ngăn ngừa và giảm thiểu các hoạt động gian lận, chẳng hạn như tạp nhiễm thực phẩm hoặc dán nhãn sai, bằng cách cung cấp hồ sơ có thể kiểm tra được về hành trình của sản phẩm thông qua chuỗi cung ứng.

Bằng cách triển khai các tiêu chuẩn truy xuất nguồn gốc mạnh mẽ, các doanh nghiệp có thể nâng cao tính minh bạch, xây dựng lòng tin của người tiêu dùng và ứng phó hiệu quả trước các mối lo ngại tiềm ẩn về an toàn thực phẩm. Khi người tiêu dùng ngày càng yêu cầu rõ ràng về nguồn gốc thực phẩm của họ, việc truy xuất nguồn gốc không chỉ trở thành nghĩa vụ pháp lý mà còn là lợi thế chiến lược cho những người chơi trong ngành thực phẩm có tư duy tiến bộ cam kết cung cấp các tiêu chuẩn cao nhất về chất lượng và an toàn.

Đọc thêm về Truy xuất nguồn gốc trong ngành thực phẩm

Làm thế nào để đạt được truy xuất nguồn gốc?

Trong sản xuất, để đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc nội bộ yêu cầu bạn phải theo dõi tất cả nguyên liệu thô, hàng tồn kho WIP, thành phẩm, trạm làm việc, công nhân trong nhà máy và kho hàng cũng như bất kỳ bên nào khác trực tiếp xử lý sản phẩm tại một số thời điểm. Điều này có nghĩa là đánh dấu hàng tồn kho của bạn và ghi lại các quy trình sản xuất và xử lý hàng tồn kho của bạn.

Có hai loại theo dõi hàng tồn kho: theo dõi lô hàng và theo dõi số sê-ri. Theo dõi lô hàng thường xử lý hàng hóa với số lượng lớn (nghĩa là hàng hóa được sản xuất theo quy trình như thực phẩm, dược phẩm, vải, v.v.) trong khi theo dõi số sê-ri được sử dụng khi xử lý các mặt hàng riêng lẻ (tức là hàng hóa được sản xuất rời rạc như đồ điện tử, đồ nội thất, v.v. cũng như các bộ phận và các thành phần).

Dù là trường hợp nào, để hệ thống theo dõi hoạt động bình thường, tất cả SKU cần được phân bổ các khu vực cụ thể trong nhà kho hoặc phòng kho, từng mặt hàng riêng lẻ phải được dán nhãn chính xác và mỗi chuyển động của kho cần được ghi lại.

Theo dõi số lô

Trong trường hợp theo dõi lô hàng, số lô hàng trong kho được chỉ định cho từng lô được sản xuất hoặc mua sắm, cho phép theo dõi nguồn gốc, số lượng, giá trị, ngày hết hạn, giấy chứng nhận phù hợp và các thông tin cần thiết khác. Khi phát hiện một phần của lô hàng bị lỗi (ví dụ: một khách hàng nói rằng ổ bánh mì họ mua ở siêu thị bị mốc), sẽ dễ dàng biết được đó là lô hàng nào và các phần khác của cùng lô hàng đó ở đâu. là.

Ví dụ: một lô nguyên liệu thô được mua và nó được gán một số duy nhất L-001 và hàng hóa được dán nhãn tương ứng.

Những nguyên liệu thô này được sử dụng trong hai lần sản xuất, các sản phẩm từ một lần được gán số lô L-002 và lần thứ hai có số L-003.

Những sản phẩm này có thể được giao cho hàng trăm khách hàng và bạn ghi chính xác lô sản phẩm được phát hành từ lô nào, từ lô L-002 hoặc L-003.

Trong trường hợp bạn biết rằng đã có vấn đề xảy ra với những nguyên liệu thô này, thì bạn có phương tiện để xác định hoạt động sản xuất mà những nguyên liệu thô này được sử dụng cụ thể. Và nếu cần, bạn có thể xác định khách hàng nào đã nhận những sản phẩm đó để gọi lại. cái này gọi là truy xuất nguồn gốc.

Ngoài ra, trong trường hợp khách hàng thông báo cho bạn về một vấn đề với sản phẩm, bạn có thể theo dõi lại từng bước và xác định xem có vấn đề gì xảy ra – cho dù đó là trong quá trình vận chuyển, trong quá trình sản xuất hay điều gì đó liên quan đến nguyên liệu thô . Sau đó, bạn có thể thực hiện hành động tương ứng. cái này gọi là truy ngược nguồn gốc

Đọc thêm về Theo dõi lô là gì và cách sử dụng nó?

Theo dõi số sê-ri

Tuy nhiên, trong trường hợp theo dõi số sê-ri, số sê-ri được gán cho từng mặt hàng chứ không phải nhóm mặt hàng. Điều này sẽ cho phép theo dõi các mặt hàng một cách riêng biệt, để quản lý các truy vấn, trả lại và sửa chữa bảo hành hoặc bảo hiểm hiệu quả hơn.

Có một số cấp độ về cách triển khai theo dõi số sê-ri.

• Chỉ gán số sê-ri cho thành phẩm trong khi theo dõi nguyên liệu thô theo số lô của chúng. Trong trường hợp này, bạn ghi lại mọi thứ xảy ra với từng mục được đánh số sê-ri.
• Chỉ gán số sê-ri cho các thành phần, theo dõi thành phần riêng lẻ nào đã được sử dụng trong các sản phẩm cụ thể.

Thông tin này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về trạng thái, vị trí và lịch sử của từng mục. Khi xử lý số lượng lớn sản phẩm có số sê-ri, cũng có thể sử dụng mã vạch và máy quét mã vạch, hoặc thậm chí cả thẻ RFID.

kiểm soát chất lượng

Kiểm tra chất lượng có thể được thực hiện để kiểm tra sự tuân thủ các tiêu chuẩn của nguyên liệu thô, hàng tồn kho WIP và thành phẩm của bạn. Điều này ngụ ý rằng các thông số kỹ thuật xác định đã được đặt cho từng SKU được kiểm tra để mục hữu hình được so sánh với mục lý tưởng.

Cho dù bạn theo dõi các mặt hàng theo lô hay theo số sê-ri, kết quả kiểm tra chất lượng đều được lưu trữ cùng với thông tin về lô và/hoặc số sê-ri.

Việc kiểm tra chất lượng được thực hiện khi tiếp nhận nguyên liệu thô từ các nhà cung cấp của bạn có thể phát hiện lỗi từ phía họ, trong khi các điểm kiểm tra chất lượng sau một số quy trình nội bộ nhất định hoặc ở cuối dây chuyền sản xuất có thể chỉ ra các vấn đề trong chính cơ sở của bạn.

Tuy nhiên, rất ít công ty có đủ khả năng để kiểm tra mọi mặt hàng mà họ nhận và sản xuất. Vì lý do đó, cần phải tính đến chi phí chất lượng và xác định mặt hàng nào có giá trị đến mức chúng đáng được kiểm tra chất lượng thường xuyên.

Đọc thêm về Chi phí Chất lượng và Cách tính toán.

Kiểm soát khu vực cửa hàng và báo cáo thực hiện

Các báo cáo của nhân viên và máy trạm có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết vô giá về các quy trình của bạn và cung cấp cho bạn dấu vết giấy tờ cần thiết cho phép bạn truy tìm lại các lỗi và sự không nhất quán đối với các sự kiện, con người hoặc bộ phận sản xuất cụ thể. Với các chính sách báo cáo thích hợp được áp dụng, bạn có thể nhận được thông tin chính xác về nguyên vật liệu được tiêu thụ, nhân viên được giao nhiệm vụ với các hoạt động khác nhau, việc sử dụng thiết bị, bất kỳ trục trặc nào trong quy trình, v.v.

Khi bạn xác định một nhân viên nào đó là thủ phạm gây ra sự mâu thuẫn lặp đi lặp lại, bạn có thể muốn đào tạo thêm cho họ hoặc chỉ định một nhân viên cấp cao giám sát và hướng dẫn họ.

truy xuất nguồn gốc bên ngoài

Đi xa hơn từ các quy trình nội bộ của bạn như sản xuất và kiểm kê, khả năng truy xuất nguồn gốc cũng có thể đạt được từ bên ngoài ở một mức độ nhất định. Ngoài việc tuyên truyền chính sách truy xuất nguồn gốc giữa các nhà cung cấp và nhà phân phối của bạn, bạn cũng có thể thực hiện kiểm tra chất lượng trực tiếp sau khi nhận nguyên liệu và trực tiếp trước khi vận chuyển thành phẩm của mình. Điều này cho phép bạn giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót từ phía mình và sử dụng dữ liệu cụ thể để liên lạc với đối tác của mình về những điểm không nhất quán có thể do họ gây ra.

Đọc thêm về Quản lý Hiệu suất Nhà cung cấp.

Sử dụng phần mềm truy xuất nguồn gốc

Các điều kiện tiên quyết được đề cập ở trên để đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc có vẻ như rất nhiều công việc – và đó là rất nhiều công việc. Sắp xếp tất cả trên giấy hoặc trong bảng tính là một nỗ lực tốn thời gian khủng khiếp và đó là lý do tại sao hầu hết các doanh nghiệp nhỏ chọn chỉ thực hiện ở mức tối thiểu để không quá căng mình với các nhiệm vụ hành chính. Đó cũng là lý do tại sao các nhà sản xuất SME thường nói rằng họ không có đủ nguồn lực để đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ.

Tuy nhiên, việc triển khai một phần mềm truy xuất nguồn gốc cho phép các nhà sản xuất nhỏ có một bước nhảy vọt hướng tới sự minh bạch tốt hơn. Hệ thống ERP hiện đại là hệ thống kiểm kê vĩnh viễn theo dõi và cập nhật dữ liệu tài chính và hàng tồn kho theo từng chuyển động. Chúng cho phép theo dõi lô hàng hoặc số sê-ri tự động, theo dõi hạn sử dụng hoặc hạn sử dụng tốt nhất, mã vạch, quản lý kiểm tra chất lượng và các quy trình kiểm soát hàng tồn kho khác. Ngoài ra, một hệ thống ERP sản xuất có chức năng truy xuất nguồn gốc mang lại tiêu chuẩn hóa, tự động hóa và tối ưu hóa trong toàn công ty của bạn, cho phép bạn đạt được lịch trình sản xuất chính xác và hiệu quả, loại bỏ nhiều nhiệm vụ hành chính và trở nên được tổ chức tốt hơn nhiều.

Các giải pháp tốt nhất cũng cung cấp cho nhân viên khả năng báo cáo các hoạt động của họ, giúp bạn có cơ hội theo dõi thời gian và hành động làm việc của họ. Hệ thống ERP sử dụng tất cả các đầu vào được cung cấp bởi các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp của bạn để tạo ra các số liệu thống kê có ý nghĩa về hiệu quả sản xuất, hiệu quả của thiết bị, hiệu suất của nhà cung cấp, chuyển động hàng tồn kho, v.v. mà bạn có thể sử dụng để theo dõi lại sự không nhất quán và cải thiện quy trình của mình.

Khi chọn giải pháp truy xuất nguồn gốc, hãy nhớ đọc các nghiên cứu điển hình về các công ty thuộc các ngành được quản lý chặt chẽ. Trong khi nhiều nhà cung cấp phần mềm tuyên bố có chức năng theo dõi hàng tồn kho và sản xuất mạnh mẽ, thì nhiều nhà cung cấp lại không đáp ứng được tiêu chí của các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, dược phẩm, v.v.

điểm chính

• Truy xuất nguồn gốc có nghĩa là để lại dấu vết với từng hành động liên quan trực tiếp đến việc xử lý sản phẩm.
• Nó cho phép các công ty theo dõi sự không nhất quán trở lại các sự kiện cụ thể, nhân viên hoặc các bộ phận của quy trình sản xuất, để tổ chức thu hồi và trả lại, đồng thời liên tục cải tiến quy trình của họ, giảm thiểu hoàn toàn sự không phù hợp của sản phẩm.
• Mặc dù khả năng truy xuất nguồn gốc đặc biệt quan trọng trong các ngành được quản lý chặt chẽ, nhưng lợi ích của nó mở rộng cho tất cả các nhà sản xuất bất kể thị trường ngách cụ thể của họ.
• Để đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc, các công ty cần theo dõi chính xác hàng tồn kho của họ và tất cả các hành động được thực hiện với nó.
• Mặc dù thực hiện nhiệm vụ khổng lồ bằng cách sử dụng các giải pháp dựa trên giấy hoặc bảng tính, nhưng các giải pháp truy xuất nguồn gốc hiện đại như phần mềm ERP cho phép đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc với ít nỗ lực hơn ngay cả trong những môi trường đòi hỏi khắt khe nhất.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Theo dõi hàng loạt – Hướng dẫn đơn giản