Mặc dù các hệ thống MRP đang nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn ngay cả trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng các nhà sản xuất cần nhận thức được những ưu điểm và nhược điểm của chúng trước khi quyết định triển khai phần mềm mới. Ngoài những lợi ích và nhược điểm chung có thể áp dụng cho hầu hết các hệ thống MRP, còn có những khía cạnh có thể thay đổi đáng kể giữa các nhà cung cấp.
Bạn cũng có thể nghe bài viết này:
Hệ thống MRP là gì?
MRP với tư cách là Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu hoặc Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) là một phương pháp lập kế hoạch sản xuất và kiểm kê được hỗ trợ bởi phần mềm đã tồn tại gần 30 năm.
MỘT hệ thống MRP về cơ bản được thiết kế để chuẩn hóa và tự động hóa các tác vụ văn thư như nhập dữ liệu và liên lạc giữa các bộ phận. Nó thu thập dữ liệu trong toàn doanh nghiệp và liên kết mọi thứ lại với nhau để mỗi bộ phận của công ty sẽ có thông tin cập nhật liên quan đến công việc của họ, cung cấp cái gọi là nguồn duy nhất của sự thật. Người quản lý hàng tồn kho sẽ biết mức tồn kho và yêu cầu của họ, người lập kế hoạch sản xuất sẽ biết sản xuất bao nhiêu và khi nào có sẵn nguồn lực, kế toán có thể theo dõi dòng tiền và chi phí, v.v.
Tất cả những điều này nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng nếu bạn đang có kế hoạch triển khai phần mềm MRP trong doanh nghiệp của mình, bạn cần có một bức tranh rõ ràng về tất cả những ưu điểm và nhược điểm của các loại hệ thống này. Ngoài ra, mặc dù tiền đề cốt lõi của từng giải pháp có thể giống nhau, nhưng ưu và nhược điểm của các hệ thống khác nhau có thể khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng xem xét tổng quát những lợi ích và hạn chế của hệ thống MRP.
Ưu điểm của hệ thống MRP
1. Thực hiện đúng sẽ có kết quả
Như với bất kỳ phương pháp quản lý có phương pháp nào, ưu điểm chính của MRP là bằng cách áp dụng kỷ luật nhất quán, bạn có thể nhận được những lợi ích mà nó mang lại. Và hệ thống MRP chắc chắn mang lại cho bạn kết quả tốt hơn nhiều so với hành động ngẫu nhiên hoặc cố gắng tự mình phát minh ra bánh xe, giống như nhiều người vẫn làm. Tuy nhiên, cần có thời gian và sự kiên nhẫn trước khi kết quả bắt đầu xuất hiện.
2. Cải thiện giao tiếp nội bộ
Một hệ thống MRP/ERP đóng vai trò như một hạ tầng giao tiếp của doanh nghiệp, đưa tất cả các phòng ban vào cùng một trường thông tin. Ví dụ: khi việc bán hàng đang được thực hiện, hệ thống sẽ sử dụng dữ liệu có sẵn để ước tính chính xác thời gian dẫn và chi phí của đơn đặt hàng. Sau đó, đơn đặt hàng của khách hàng có thể được chuyển đổi ngay lập tức thành đơn đặt hàng sản xuất đồng thời cập nhật lịch trình sản xuất, tìm thời điểm tối ưu để bắt đầu sản xuất sao cho CO sẽ được hoàn thành kịp thời. Nhân viên kiểm kê sẽ biết khi nào và ở đâu cần nguyên vật liệu và khi nào các mặt hàng được tiêu thụ trong quá trình sản xuất, điều này phản ánh ngay lập tức vào mức tồn kho trong phần mềm. Với đầu vào dữ liệu phù hợp, một số hệ thống (hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn) cũng có thể cập nhật liên tục bảng cân đối kế toán của công ty, giúp công việc của kế toán viên cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Tất cả dữ liệu được thu thập (và được chuyển đổi thành số liệu thống kê hữu ích) có thể giúp ích rất nhiều khi đưa ra nhiều quyết định kinh doanh.
3. Lập kế hoạch nguyên vật liệu tốt hơn
Ghi lại tất cả các chuyển động hàng tồn kho của bạn và liên kết CO, PO và MO với dữ liệu hàng tồn kho cho phép phần mềm ước tính chính xác các yêu cầu vật liệu. Thêm vào đó, với sự trợ giúp của kho an toàn và sắp xếp lại điểm chức năng, bạn có thể giảm thiểu tình trạng hết hàng và tránh dự trữ quá nhiều. Bằng cách xem xét dữ liệu lịch sử trong hệ thống, bạn cũng có thể xác định xu hướng và tạo dự báo nhu cầu tốt hơn nhiều.
4. Truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng
Theo dõi hàng tồn kho và sản xuất được hỗ trợ bởi phần mềm cũng cải thiện đáng kể truy xuất nguồn gốc. Khi mọi sự kiện trong chuỗi cung ứng để lại dấu vết, bạn có thể truy tìm nguyên nhân gốc rễ của sự không nhất quán, dễ dàng tổ chức các cuộc gọi lại sản phẩm và loại bỏ các lý do khiến sản phẩm không tuân thủ. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có quy định nghiêm ngặt như thực phẩm, dược phẩm, ô tô, v.v., nhưng sẽ hữu ích bất kể bạn sản xuất mặt hàng gì.
5. Tối ưu hóa nguồn lực
Có sẵn dữ liệu cập nhật bất cứ khi nào bạn cần sẽ cho bạn cơ hội tối ưu hóa chi phí, mức tồn kho, nhân sự, v.v., giúp công ty của bạn linh hoạt và hiệu quả hơn. Nhiều phương pháp kiểm soát hàng tồn kho được bổ sung hoàn hảo bởi hệ thống MRP – lượng dữ liệu có sẵn đảm bảo tính toán chính xác hơn cho MOQ, EOQ, tồn kho an toàn, phân tích ABC, v.v. phần mềm lập kế hoạch sản xuất được tích hợp vào các hệ thống MRP thông báo cho bạn về các yêu cầu về vật liệu và nhân viên, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về việc liệu bạn có sử dụng quá ít năng lực sản xuất của mình hay không hoặc liệu bạn có vượt quá năng lực đó hay không. Một mô-đun kế toán tích hợp do một số giải pháp cung cấp cũng cho phép bạn theo dõi tình hình tài chính của công ty và xác định tình trạng cạn kiệt tiền mặt.
6. Bỏ nhiệm vụ văn thư
Một hệ thống MRP tự động hóa nhiều nhiệm vụ văn thư liên quan đến nhập và truyền dữ liệu. Ví dụ: các công cụ như máy quét mã vạch có thể được sử dụng cùng với phần mềm MRP để loại bỏ các phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng bút và giấy. Lập kế hoạch năng lực và kế hoạch sản xuất được thực hiện tự động trong hệ thống, giải phóng thời gian quý báu cho các nhà quản lý sản xuất để cải thiện hiệu quả. Tính toán và nhập dữ liệu tự động cũng ngăn ngừa lỗi của con người trong khi chia sẻ thông tin tự động giúp tránh thông tin sai lệch giữa các bộ phận, với nhà cung cấp hoặc với khách hàng.
7. Quan hệ khách hàng tốt hơn
Mối quan tâm chính của khách hàng là liệu họ có nhận được đơn đặt hàng như đã hứa – trong khung thời gian, số lượng và với mức giá đã thỏa thuận trước đó. Đây là một nhiệm vụ phức tạp khi bạn dựa vào nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và cảm tính khi cung cấp cho khách hàng thời gian và chi phí thực hiện. Một hệ thống MRP có thể tự động tính toán những con số này dựa trên mức tồn kho hiện tại của bạn, thời gian giao hàng của nhà cung cấp và tình trạng sẵn có khả năng sản xuất, khiến việc giao hàng chính xác trở thành quy tắc chứ không phải ngoại lệ. Ngay cả khi một số rào cản bất ngờ xuất hiện trong quy trình sản xuất của bạn, bạn có thể thông báo ngay cho khách hàng về việc giao hàng trễ để họ có thể kịp thời thực hiện các hành động cần thiết liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.
8. Cải thiện khả năng mở rộng
Không giống như các phương pháp giấy bút hoặc bảng tính, các hệ thống MRP có thể dễ dàng mở rộng quy mô cùng với doanh nghiệp của bạn, mang đến cho bạn sự linh hoạt cần thiết trong môi trường kinh doanh có nhịp độ cao ngày nay. Quản lý hàng trăm hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) và hàng nghìn đơn vị lưu kho cùng với nhiều nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên của chính bạn là một nhiệm vụ to lớn. Điều này được thực hiện dễ dàng hơn nhiều lần khi sử dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực sản xuất phù hợp cho phép bạn mở rộng quy mô kinh doanh của mình khi cần.
Nhược điểm của hệ thống MRP
Cùng với một loạt các lợi ích mà hệ thống MRP có thể cung cấp, nó cũng có thể có những nhược điểm. Tuy nhiên, những điều này có thể được giảm thiểu bằng cách lập kế hoạch phù hợp cho quá trình thực hiện.
1. Việc thực hiện cần nguồn lực
Các công ty không chỉ cần tính đến giấy phép hoặc chi phí thuê bao của hệ thống MRP. Việc triển khai phần mềm kinh doanh luôn chiếm thời gian phải được phân bổ từ các hoạt động khác, đặc biệt là khi bạn giữ dự án triển khai trong công ty. Trước khi thực hiện, rất nhiều thời gian cũng được dành cho việc đánh giá các giải pháp khác nhau. Trong trường hợp thuê tư vấn triển khai, bạn cũng sẽ phải cân nhắc rằng tiền lương của họ thường có thể cao hơn số tiền bạn trả cho bản thân phần mềm.
2. Nhu cầu kinh doanh phải được xác định rõ ràng
Khi chọn một phần mềm, trước tiên bạn nên vạch ra mọi nhu cầu kinh doanh mà bạn muốn hệ thống mới đáp ứng. Nếu không, bạn có nguy cơ chọn sai sản phẩm cho công ty của mình, điều này có thể khiến bạn không thu được những lợi ích như mong đợi hoặc trở thành hố sụt tiền do triển khai và sử dụng phức tạp. Hệ thống MRP được chọn phải có tất cả các chức năng bạn cần, với chi phí phù hợp với doanh nghiệp và mức độ dễ sử dụng phản ánh kỹ năng IT của nhân viên của bạn.
3. Mọi người cần phải ở trên tàu
Việc triển khai phần mềm có ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp không thể thực hiện được nếu không có các trưởng bộ phận trước tiên và sau đó là các công nhân hỗ trợ sự thay đổi. Một công ty phải thay đổi các quy trình của mình theo phần mềm chứ không phải ngược lại và điều này có thể tạo ra sự bất hòa khá lớn giữa các nhân viên vốn cố chấp theo cách của họ và miễn cưỡng “sửa chữa thứ gì đó đã hoạt động”. Với lập luận hợp lý và giao tiếp hiệu quả, mọi người có thể thấy phần mềm có thể mang lại lợi ích như thế nào cho cả người lao động và công ty.
Đọc thêm về Quản lý Thay đổi trong Sản xuất – Triển khai Hệ thống ERP
Rủi ro về độ chính xác của dữ liệu là một bất lợi
Bạn có thể đã nghe nói rằng một trong những rủi ro chính của hệ thống MRP là dữ liệu bạn đưa vào hệ thống cần phải nhất quán và chính xác, nếu không, nó có thể tạo ra kết quả không tốt hoặc thậm chí có hại. Tuy nhiên, đây không phải là nhược điểm chỉ dành riêng cho các hệ thống MRP/ERP. Khi bạn quản lý doanh nghiệp của mình bằng bút và giấy, bạn vẫn có thể mắc lỗi – và thậm chí còn mắc lỗi nhiều hơn thế. Trong một hệ thống MRP, việc theo dõi lỗi nhập dữ liệu thực sự dễ dàng hơn nhiều vì nó cung cấp khả năng điều hướng dữ liệu dễ dàng hơn nhiều. Việc sửa lỗi cũng tự động phản ánh ở bất kỳ khu vực nào khác bị ảnh hưởng bởi lỗi đó, giúp việc sửa lỗi nhanh hơn và ít đau đớn hơn.
Các khía cạnh quan trọng khác nhau giữa các nhà cung cấp
Có một số lượng lớn các nhà cung cấp phần mềm phục vụ cho các nhà sản xuất, với những nhà cung cấp phần mềm mới liên tục xuất hiện ngày nay. Sự đa dạng trên thị trường này có thể tốt nếu bạn xác định rõ các tiêu chí cho phần mềm, nhưng yêu cầu của bạn càng mơ hồ thì càng khó tìm ra giải pháp hoàn hảo. Đây là những khía cạnh mà một công ty phải xem xét trước khi bắt đầu tìm kiếm một hệ thống MRP:
- Giá. Giá của hệ thống MRP có thể dao động từ 50 đô la mỗi tháng cho hệ thống dựa trên đám mây đến hàng trăm nghìn đô la cho hệ thống tại chỗ. Các công ty cũng nên tính đến chi phí triển khai khi họ yêu cầu các chuyên gia hỗ trợ họ trong quá trình này.
- Phạm vi chức năng. Nhiều hệ thống MRP đã được phát triển như một phần mở rộng của một phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn, làm cho hệ thống trở nên rất tập trung vào kế toán. Chức năng liên quan đến sản xuất có thể vẫn còn rất kém phát triển trong nhiều giải pháp trên thị trường. Đó là lý do tại sao các nhà sản xuất nên lựa chọn giải pháp được phát triển riêng cho ngành sản xuất.
- Dễ sử dụng. Các hệ thống MRP nổi tiếng là cồng kềnh và khó điều hướng – và với các hệ thống cũ hơn, vấn đề này vẫn còn hiệu lực. Đối với một công ty không có nhân viên am hiểu về IT trong biên chế của họ, một trong những mối quan tâm chính là chọn một giải pháp phần mềm dễ sử dụng cho mọi người, từ quản lý và kế toán đến phân xưởng.
điểm chính
- Một hệ thống MRP về cơ bản được thiết kế để chuẩn hóa và tự động hóa các nhiệm vụ văn thư như nhập dữ liệu và liên lạc giữa các bộ phận.
- Mặc dù các hệ thống MRP hiện đại đã trở thành điều bắt buộc đối với các công ty sản xuất theo định hướng tăng trưởng, nhưng cần phải biết những ưu điểm và nhược điểm chung của loại phần mềm này, cũng như những ưu và nhược điểm của từng nhà cung cấp.
- Những ưu điểm mà hệ thống MRP có thể mang lại là: cải thiện giao tiếp nội bộ, lập kế hoạch vật liệu tốt hơn, truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng, tối ưu hóa tài nguyên, loại bỏ các nhiệm vụ văn thư, quan hệ khách hàng tốt hơn và tăng khả năng mở rộng.
- Nói chung, những lợi ích này có thể đạt được bằng cách áp dụng kỷ luật liên tục, tức là bằng cách triển khai phần mềm đúng cách và xem xét các quy trình nội bộ của công ty.
- Những nhược điểm có thể xảy ra bao gồm: quy trình triển khai tốn nhiều tài nguyên, yêu cầu xác định đúng nhu cầu kinh doanh trước khi triển khai và nhu cầu để mọi người đồng hành cùng với việc giới thiệu một hệ thống mới.
- Một số người có thể nói rằng nhược điểm chung của hệ thống MRP là dữ liệu đầu vào cần nhất quán và chính xác để hệ thống mang lại kết quả. Tuy nhiên, điều này có thể nói về bất kỳ hệ thống nào, ngay cả hệ thống bút và giấy.
- Các khía cạnh quan trọng mà các nhà sản xuất cần xem xét trước khi chọn hệ thống MRP của họ cũng là: giá của phần mềm, phạm vi chức năng mà nó cung cấp và tính dễ sử dụng của nó. Các yếu tố này có thể thay đổi đáng kể từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác và cần phải phù hợp với nhu cầu của công ty.
Bạn cũng có thể thích: Sáu hệ thống ERP sản xuất hàng đầu cho các nhà sản xuất nhỏ
Nguồn : https://manufacturing-software-blog.mrpeasy.com/advantages-disadvantages-using-mrp-system/. Post By Automation Bot.
