Lập kế hoạch vật liệu – Định nghĩa, Công cụ và Mẹo

Lập kế hoạch nguyên vật liệu là quá trình tìm ra những gì và số lượng cần thiết để sản xuất hàng hóa trong một khung thời gian xác định và đảm bảo cung cấp kịp thời những nguyên vật liệu đó. Lập kế hoạch vật liệu chính xác có thể đóng góp đáng kể vào hiệu quả và lợi nhuận của một công ty.

Bạn cũng có thể nghe bài viết này:

Lập kế hoạch vật tư là gì?

Lập kế hoạch vật liệu là một quy trình trong sản xuất liên quan đến việc xác định vật liệu và số lượng cần thiết trong sản xuất và quản lý dòng chảy của chúng để đảm bảo thực hiện đơn hàng kịp thời. Như vậy, nó là một quy trình con của quản lý chuỗi cung ứng.

Trách nhiệm chính của các nhà hoạch định vật liệu bao gồm:

• phân tích dự báo nhu cầu
• Tính toán yêu cầu vật liệu
• Tạo RFQ và đơn đặt hàng
• Đảm bảo vật liệu tuân thủ các thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng và các ràng buộc về ngân sách
• Lập kế hoạch và lịch trình mua sắm

Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp nhỏ, lập kế hoạch nguyên vật liệu là một lĩnh vực thường chồng chéo với quản lý hàng tồn kho, mua hàng, quản lý chuỗi cung ứng và thậm chí cả lập kế hoạch sản xuất. Đó là lý do tại sao trong các công ty sản xuất nhỏ, người giám sát việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng có thể chịu trách nhiệm về mọi thứ, từ tìm nguồn cung ứng vật liệu và linh kiện đến kế hoạch sản xuất.

Tại sao Lập kế hoạch Vật tư lại quan trọng?

Lập kế hoạch nguyên liệu chính xác và liên tục là một hoạt động quan trọng đối với bất kỳ nhà sản xuất nào. Không có nó, bạn có nguy cơ cao hơn Chi phí hàng tồn kho, khách hàng không hài lòng, thiếu hàng tồn kho và ít giao hàng đúng hạn hơn. Khi nguyên liệu thô hoặc linh kiện đến trễ, lịch trình sản xuất của bạn có thể bị xáo trộn, điều này có thể dẫn đến lợi nhuận thấp hơn.

Tuy nhiên, lập kế hoạch vật liệu hiệu quả sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho và các lĩnh vực khác như báo giá bán hàng, đơn đặt hàng sản xuất, hóa đơn nguyên vật liệu và quản lý khu vực cửa hàng. Với việc lập kế hoạch nguyên liệu đáng tin cậy, các nhà sản xuất có thể kỳ vọng thấy được sự cải thiện về mức độ hài lòng của khách hàng, hiệu quả tổng thể và lợi nhuận cuối cùng của công ty họ.

Lợi ích của việc lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác

Lập kế hoạch vật liệu chính xác có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

1. Tiết kiệm chi phí. Bằng cách lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên vật liệu, các công ty có thể tránh dự trữ quá nhiều hoặc thiếu, điều này có thể dẫn đến chi phí không cần thiết hoặc mất việc kinh doanh. Lập kế hoạch vật liệu chính xác cũng có thể giúp các công ty đàm phán giá cả tốt hơn với các nhà cung cấp bằng cách cung cấp khả năng hiển thị nhu cầu dài hạn.
2. Cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng. Lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác có thể hợp lý hóa luồng hàng hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng, giảm thời gian dẫn và giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu. Điều này có thể giúp các công ty giảm lãng phí, cải thiện thời gian giao hàng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
3. Quản lý hàng tồn kho tốt hơn. Với việc lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác, các công ty có thể tối ưu hóa mức tồn kho, giảm nhu cầu lưu trữ tốn kém và giảm thiểu rủi ro hết hàng.
4. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác có thể giúp đảm bảo rằng thành phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần, giảm nguy cơ chậm trễ hoặc giao hàng trễ. Điều này có thể giúp cải thiện sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
5. Dự báo được cải thiện. Mặc dù dự báo bán hàng chính xác là cần thiết để lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác, nhưng việc lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác có thể giúp cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban, giảm thời gian giao hàng và tối ưu hóa mức tồn kho, tất cả những điều này có thể giúp tinh chỉnh dự báo.

Tóm lại, lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác có thể giúp các công ty giảm chi phí, nâng cao hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

7 bước cơ bản của Lập kế hoạch vật tư

Quá trình lập kế hoạch vật liệu bao gồm một số bước chính:

1. Dự báo nhu cầu. Bước đầu tiên là dự báo nhu cầu về thành phẩm dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và các yếu tố liên quan khác.
2. Xác định vật liệu cần thiết. Dựa trên dự báo nhu cầu, nhóm lập kế hoạch vật liệu xác định loại và số lượng nguyên liệu thô, linh kiện và các đầu vào khác cần thiết để sản xuất sản phẩm.
3. Tạo một kế hoạch mua hàng. Nhóm lập kế hoạch vật liệu hợp tác với nhóm mua hàng để tạo ra một kế hoạch mua sắm có tính đến các yếu tố như hàng tồn kho hiện tại, thời gian giao hàng, chứng khoán An toànvà số lượng đặt hàng tối thiểu.
4. Tạo đơn đặt hàng. Nhóm tạo đơn đặt hàng cho các vật liệu cần thiết, chỉ định số lượng và ngày giao hàng.
5. Theo dõi giao nhận vật tư. Nhóm lập kế hoạch vật liệu theo dõi việc giao các vật liệu đã đặt hàng để đảm bảo rằng chúng được nhận đúng thời gian và đúng số lượng.
6. Điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Nhóm lập kế hoạch nguyên liệu có thể cần điều chỉnh kế hoạch sản xuất và đơn đặt hàng dựa trên những thay đổi về nhu cầu, sự chậm trễ trong việc cung cấp nguyên liệu hoặc các yếu tố khác ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
7. Đánh giá màn trình diễn. Sau khi chu kỳ sản xuất hoàn tất, nhóm lập kế hoạch vật liệu đánh giá hiệu suất của họ so với kế hoạch, xác định bất kỳ khu vực nào cần cải thiện và điều chỉnh quy trình lập kế hoạch vật liệu nếu cần. Ngoài ra, bạn nên theo dõi và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp của bạn.

Bằng cách tuân theo quy trình lập kế hoạch nguyên vật liệu có cấu trúc và được xác định rõ ràng, các công ty có thể tối ưu hóa dòng chảy chuỗi cung ứng của mình và giảm thiểu lãng phí cũng như sự kém hiệu quả.

Các công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch vật liệu

sắp xếp lại điểm

Điểm đặt hàng lại được sử dụng để xác định thời điểm đặt hàng lại một đơn vị lưu kho cụ thể. Đó là mức tồn kho mà tại đó nên đặt hàng để bổ sung hàng tồn kho, sao cho mức tồn kho không giảm xuống dưới mức tới hạn.

Bằng cách thiết lập các điểm đặt hàng lại cho nguyên vật liệu của mình, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không phải chịu chi phí vận chuyển không cần thiết liên quan đến lượng hàng tồn kho dư thừa. Điểm đặt hàng lại là một thành phần quan trọng của hệ thống quản lý hàng tồn kho và thường được sử dụng kết hợp với các công cụ khác, chẳng hạn như số lượng đặt hàng kinh tế và kho an toàn, để tối ưu hóa mức tồn kho và giảm thiểu chi phí.

Đọc thêm về sắp xếp lại điểm và làm thế nào để tính toán nó.

Kanban

Kanban là một kỹ thuật bổ sung sử dụng các dấu hiệu trực quan như thẻ ký hiệu để kích hoạt sản xuất hoặc đặt hàng nguyên vật liệu mới. Mục tiêu của hệ thống kanban là tạo ra dòng nguyên vật liệu thông suốt và hiệu quả trong quá trình sản xuất, đồng thời tránh tồn kho dư thừa và giảm thiểu lãng phí.

Trong một hệ thống kanban, mỗi giai đoạn sản xuất có một mức tồn kho được chỉ định được duy trì bằng thẻ kanban hoặc tín hiệu hình ảnh khác. Khi mức tồn kho giảm xuống dưới một điểm nhất định, tín hiệu kanban được gửi đến giai đoạn trước đó, cho biết cần thêm nguyên liệu. Điều này kích hoạt việc bổ sung nguyên vật liệu, thông qua sản xuất nội bộ hoặc mua sắm bên ngoài.

Vừa kịp giờ

Đúng lúc (JIT) là một hệ thống hoạch định vật liệu và sản xuất được thiết kế để sản xuất hoặc mua vật liệu và sản phẩm đúng lúc để sử dụng. Hệ thống just-in-time dựa vào các tín hiệu nhu cầu theo thời gian thực chẳng hạn như đơn đặt hàng của khách hàng hoặc sản xuất để kích hoạt sản xuất hoặc thu mua nguyên vật liệu. Thay vì mua số lượng lớn vật liệu và giữ chúng trong kho, hệ thống lập kế hoạch vật liệu JIT chỉ mua những gì cần thiết tại một thời điểm cụ thể. Điều này làm giảm lượng hàng tồn kho mà một công ty phải nắm giữ, do đó làm giảm chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng tồn kho dư thừa.

Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu

Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu hoặc MRP I là tiền thân của các hệ thống MRP và ERP hiện đại. Hệ thống lập kế hoạch sản xuất dựa trên máy tính phổ biến đầu tiên, chức năng thực tế duy nhất của MRP I là lập kế hoạch vật liệu. Quy trình MRP sử dụng các đầu vào như lịch trình sản xuất tổng thể, tệp trạng thái hàng tồn kho và hóa đơn nguyên vật liệu để tính toán số lượng vật liệu, bộ phận hoặc cụm lắp ráp phụ cần thiết để đáp ứng các đơn đặt hàng dự kiến ​​của khách hàng trong một khoảng thời gian xác định.

Mặc dù có các hệ thống phần mềm lập kế hoạch yêu cầu vật liệu chuyên dụng, chức năng cơ bản này cũng có thể được thiết lập trong bảng tính bằng cách thuê một chuyên gia Excel hoặc bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn trực tuyến. Nếu bạn cần chức năng nâng cao hơn để quản lý doanh nghiệp sản xuất của mình, bạn cần xem xét xa hơn MRP I.

Đọc thêm về Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu.

Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất

Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) hoặc phần mềm ERP sản xuất cho phép bạn quản lý các quy trình sản xuất ngoài việc lập kế hoạch nguyên vật liệu, tích hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh trong một hệ thống duy nhất. Ngoài việc lập kế hoạch yêu cầu vật liệu, loại hệ thống MRP bao gồm chức năng hỗ trợ và hợp lý hóa việc quản lý đơn đặt hàng và bán hàng, quản lý hàng tồn kho, mua sắm, lập kế hoạch và lập kế hoạch sản xuất, làm cho nó trở thành một hệ thống quản lý hoạt động toàn diện cho các nhà sản xuất.

Phần mềm MRP dựa trên đám mây hiện đại cung cấp cho các nhà sản xuất cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về quy trình sản xuất, mức tồn kho, trạng thái mua hàng và đơn đặt hàng của khách hàng, v.v. Phần mềm MRP cho phép bạn tính toán các yêu cầu về hàng tồn kho, đặt điểm đặt hàng lại và kho an toàn để tránh hết hàng ngay cả khi nhu cầu lớn hơn dự kiến, và nhận thông báo khi hàng tồn kho giảm xuống dưới mức xác địnhtạo ra một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cho phép bạn tránh tình trạng hết hàng và dự trữ quá nhiều.

Khi một mô-đun kế toán được thêm vào phần mềm MRP, nó cũng có thể được coi là một hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) sản xuất.

Một số hệ thống MRP/ERP cũng bao gồm lập lịch lùi chức năng cho phép bạn triển khai mô hình đúng lúc. Trong quản lý hàng tồn kho và sản xuất đúng lúc, việc sản xuất được lên kế hoạch cho phút cuối cùng, có nghĩa là thành phẩm được sản xuất đúng thời gian cho ngày giao hàng được yêu cầu. Điều này cũng có nghĩa là các vật liệu được đặt hàng đúng lúc để chúng được sử dụng trong sản xuất. Điều này được thực hiện để giảm hàng tồn kho đến mức tối thiểu tuyệt đối, do đó giảm thiểu chi phí hàng tồn kho.

Đọc thêm về lợi ích của MRP trong bài đăng trên blog của chúng tôi về Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng hệ thống MRP.

5 mẹo để lập kế hoạch vật tư hiệu quả hơn

1. Số dư hàng tồn kho của bạn phải chính xác

Bạn đã nghe nó kể từ khi lập trình máy tính ra đời: “rác vào, rác ra.” Nếu số dư Hàng tồn kho của bạn không hợp lệ, bạn sẽ không thể tin tưởng vào dữ liệu mà hệ thống của bạn tạo ra cho bạn. Nói cách khác, nếu số lượng có sẵn của bạn không chính xác, hệ thống MRP của bạn sẽ lập kế hoạch xung quanh số lượng không chính xác đó.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bộ phận kiểm soát chất lượng đã phê duyệt tất cả hàng tồn kho trong hệ thống của bạn. Nếu không, Hàng tồn kho có thể sử dụng của bạn sẽ ít hơn mức bạn mong đợi và kế hoạch vật tư của bạn sẽ bị sai lệch và bị tổn hại bởi dữ liệu xấu.

Mặc dù tầm quan trọng của dữ liệu chính xác được hiểu rõ, nhưng đáng ngạc nhiên là nhiều nhà sản xuất không chú ý đến tính chính xác của dữ liệu họ nhập vào và cuối cùng họ làm ảnh hưởng đến phần còn lại của nỗ lực lập kế hoạch vật liệu. Những nỗ lực đó nên tập trung vào tất cả các lịch, tài nguyên, Hàng tồn kho và năng lực. Kiểm tra các con số và lên lịch đánh giá định kỳ sẽ giúp đảm bảo dữ liệu bạn đang sử dụng được cập nhật.

2. Dự báo đúng nên được ưu tiên

Các hệ thống MRP thường sẽ lấy doanh số mở hoặc doanh số dự báo của bạn để tính toán nhu cầu vật chất của bạn. Khi bạn tạo dự báo của mình, nó có thể dựa trên số liệu sản xuất hoặc dự đoán. Cho dù bạn chọn cách nào, hệ thống sẽ sử dụng thông tin để tạo ra các yêu cầu vật chất của bạn.

Sử dụng doanh số bán hàng dự báo kết hợp với một kế hoạch sản xuât Tổng thể thay vì bán hàng mở cho phép bạn ước tính các yêu cầu vật liệu của mình xa hơn dòng thời gian áp dụng cho các đơn đặt hàng bán hàng hiện tại của bạn. Nó cũng mang lại cho bạn lợi ích của việc lên kế hoạch cho nhu cầu sản xuất và nhân sự của bạn trong tương lai lâu dài.

Dự báo mà bạn đưa ra không nhất thiết phải được đục đẽo trên đá hoa cương (cũng không nên!). Bạn sẽ cần phải linh hoạt để thực hiện các thay đổi khi điều kiện thay đổi. Nhiều nhà sản xuất đối phó với những biến động trong suốt cả năm. Những chênh lệch về nhu cầu này có thể xuất phát từ các mùa, ngày lễ, sự kiện hoặc xu hướng. Nếu bạn muốn tránh lãng phí sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt nhu cầu, bạn cần ưu tiên dự báo chính xác.

Các giải pháp MRP và ERP sản xuất xuất sắc có thể giúp bạn tăng cường lập kế hoạch và dự báo nguyên vật liệu. Hệ thống của bạn sẽ được trang bị dữ liệu bán hàng lịch sử, dữ liệu này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết vô giá về nhu cầu trong tương lai của bạn.

3. Cân nhắc thời gian giao hàng trong quá trình lập kế hoạch vật liệu

Bạn cần có ngày tháng chính xác trong hệ thống của mình cho các đơn đặt hàng và bán hàng. Lý tưởng nhất là bạn sẽ muốn hệ thống MRP của mình thông báo cho bạn biết khi nào bạn cần nguyên liệu để sản xuất. Ví dụ: khi nào bạn cần phát hành đơn đặt hàng để bạn có hai mươi tấm thép không gỉ đó để chế tạo cấu trúc đó trước ngày đáo hạn?

Điều quan trọng là phải biết thông thường mất bao lâu để nguyên vật liệu được giao đến kể từ khi bạn đặt hàng và mất bao lâu để hoàn thành thành phẩm. Để làm cho mọi thứ chính xác hơn nữa, bạn có thể thêm thời gian cần thiết cho kiểm soát chất lượng người kiểm tra và giải phóng vật liệu để sản xuất hoặc vận chuyển.

Nhiều hệ thống MRP và ERP ngày nay sẽ có một loạt trường mà bạn có thể nhập thông tin này và họ sẽ sử dụng thông tin đó để đề xuất thời điểm đặt hàng và thời điểm bắt đầu sản xuất.

4. Kiểm tra các nhà cung cấp của bạn thường xuyên

Cùng với việc chú ý đến thời gian giao hàng, hãy thực hiện đánh giá các giao dịch theo nhà cung cấp hoặc số mặt hàng. Thông qua các cuộc kiểm toán này, bạn có thể so sánh thời gian giao hàng theo lịch trình với thời gian giao hàng thực tế. Bạn có thể thấy công ty của mình đang hoạt động như thế nào đối với khách hàng và bạn có thể sử dụng thông tin này để điều chỉnh.

Đôi lời về nhà cung cấp: Có thể thoải mái khi sử dụng cùng một nhà cung cấp mỗi lần vì bạn có thể nhận được chất lượng và giá cả nhất quán bằng cách làm điều đó. Bằng cách thiết lập mối quan hệ với họ, sẽ có cảm giác tin tưởng khiến cả bạn và nhà cung cấp đều cảm thấy thoải mái, đặc biệt là khi có các đơn đặt hàng lớn.

Chỉ cần nhớ đừng quá nhấn mạnh yếu tố thoải mái. Thực hiện các cuộc kiểm toán thường xuyên đó và xem xét các giao dịch lịch sử giữa các nhà cung cấp. Xem cách họ so sánh về thời gian giao hàng dự kiến ​​với thời gian giao hàng thực tế. Thông tin này có thể là vô giá trong việc giúp bạn cải thiện quy trình lập kế hoạch tài liệu của mình.

5. Hiểu năng lực của bạn

Nó không đủ để tạo ra một lịch trình sản xuất bắt nguồn từ việc lập kế hoạch vật liệu chính xác, sự sẵn có của nhân viên và nhu cầu dự báo. Bạn cũng phải xem xét các giới hạn sản xuất khác nhau của các trung tâm làm việc và lượng Lĩnh vực mà bạn có thể tiếp cận.

Hãy chắc chắn để yếu tố khả năng sản xuất và Lĩnh vực vào phương trình sản xuất, hoặc bạn có thể kết thúc bằng việc giao hàng trễ hoặc nhiều hàng tồn kho hơn mức bạn có thể lưu trữ hoặc vận chuyển.

Bằng cách sử dụng các mẹo này, các nỗ lực lập kế hoạch vật tư của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn khi bạn và hệ thống MRP của bạn thu thập thông tin chính xác và đáng tin cậy dẫn đến các lô hàng kịp thời và bức tranh rõ ràng hơn về hàng tồn kho của bạn.

điểm chính

• Lập kế hoạch vật liệu là một quy trình trong sản xuất liên quan đến việc xác định vật liệu và số lượng cần thiết trong sản xuất và quản lý dòng chảy của chúng để đảm bảo thực hiện đơn hàng kịp thời.
• Lập kế hoạch nguyên vật liệu chính xác có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm chi phí, cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, sắp xếp hợp lý hàng tồn kho, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, cải thiện dự báo.
• Lập kế hoạch vật liệu được thực hiện tốt nhất trong phần mềm lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP I) hoặc lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II).

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Quản lý nguyên vật liệu – Các phương pháp hay nhất dành cho nhà sản xuất nhỏ