FPZ Spa ứng dụng Lean Digital để vượt qua khủng hoảng Coronavirus

Case STUDY FPZ – Nhà sản xuất Ý này đã tìm ra một cách tinh gọn để đảm bảo tính liên tục kinh doanh và cung cấp hỗ trợ cho lực lượng lao động quẫn trí giữa sự bùng phát của coronavirus.

Vào ngày 21 tháng 2, trường hợp nhiễm Covid-19 đầu tiên ở Ý được phát hiện ở Codogno, thuộc tỉnh Lodi – cách nơi Công ty FPZ đang ở khoảng 70 km. Tất cả chúng ta đều biết những gì đã xảy ra kể từ đó, ở Ý và phần còn lại của thế giới. Trong vòng vài ngày, cuộc sống của chúng ta đã thay đổi ngoài sự công nhận và chúng ta không chắc chắn trong bao lâu.

Trong bài báo được xuất bản vào thứ Hai trên Planet Lean, Michael Ballé nhắc nhở chúng ta rằng khi đối mặt với một cuộc khủng hoảng, người ta có thể phản ứng theo hai cách: với một tư duy cố định hoặc với tư duy phát triển. Tại FPZ, Công ty FPZ đã chọn cái sau. Trong cuộc khủng hoảng này, Công ty FPZ đã chọn tiếp tục học hỏi và cải thiện; Công ty FPZ đã chọn tính liên tục kinh doanh; Nói cách khác, Công ty FPZ đã chọn chiến đấu.

Công ty FPZ nhận ra rằng Công ty FPZ có nghĩa vụ phải hoàn thành, như một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng quan trọng. Các thành phần Công ty FPZ sản xuất được sử dụng trong tự động hóa công nghiệp, để định lượng các chất trong các quy trình hóa chất, dược phẩm và thực phẩm, trong hệ thống thông gió, làm sạch công nghiệp, v.v. Nếu không có các sản phẩm như của Công ty FPZ, việc sản xuất hàng hóa chủ lực sẽ trở nên khó khăn và cuối cùng là không thể.

Công ty FPZ nhận thức rất rõ vai trò của mình trong cuộc khủng hoảng sức khỏe này. Nếu nhân viên y tế ở tuyến đầu và những người cung cấp dịch vụ – như phân phối thực phẩm và thuốc – đang ở tuyến thứ hai, Công ty FPZ đang đóng góp cho nỗ lực tập thể này từ bên lề. Chính nhận thức này khuyến khích Công ty FPZ cho phép Công ty của Công ty FPZ và những người làm việc trong đó tiếp tục hoạt động, tất nhiên là an toàn đầy đủ.

Sự linh hoạt dành cho Công ty FPZ bởi văn hóa tinh gọn – Lean của Công ty FPZ, cam kết giải quyết vấn đề và quyết tâm luôn có kế hoạch dự phòng sẵn sàng cho các nguồn lực quan trọng của Công ty FPZ cho phép Công ty FPZ nhanh chóng giao tiếp với các nhà cung cấp chính của Công ty FPZ và cho phép các biện pháp nội bộ nhằm đảm bảo tính liên tục trong sản xuất.

Bạn có thể thích

Quản lý tinh gọn là gì nếu không có cấu trúc giải quyết vấn đề để luôn làm hài lòng khách hàng trong khi giảm thiểu chất thải? Theo nghĩa này, sự liên tục kinh doanh cho phép Công ty FPZ tiếp tục làm hài lòng khách hàng bên ngoài mà không bị gián đoạn, đồng thời cung cấp cho những người nội bộ của Công ty FPZ hướng cần thiết tại thời điểm không chắc chắn đau đớn. Kể từ khi cuộc khủng hoảng này bắt đầu, chất lượng cuộc sống làm việc của Công ty FPZ vẫn cao như mức độ dịch vụ mà Công ty FPZ cung cấp cho khách hàng của Công ty FPZ.

Công ty FPZ không bao giờ có thể tưởng tượng phải đối phó với một tình huống như thế này, ngay cả trong kế hoạch khẩn cấp của Công ty FPZ. Tuy nhiên, công việc của Công ty FPZ để phát triển các nhà quản lý và nhân viên tuyến đầu, dựa trên niềm tin rằng nó phụ thuộc vào mỗi cá nhân để đảm bảo sự an toàn của hệ thống, đã khiến mọi người tại FPZ sẵn sàng hành động nhanh chóng và thông minh – di chuyển doanh nghiệp theo hướng do Tổ chức Y tế Thế giới và chính phủ Ý vạch ra.

Câu trả lời của Công ty FPZ

Một ngày sau khi ca nhiễm Covid-19 đầu tiên ở Ý được công bố, Công ty FPZ đã thành lập một Ủy ban An toàn trên WhatsApp để phối hợp phản ứng của Công ty FPZ. Đó là một ngày thứ Bảy và, vào thứ Hai, các biện pháp đầu tiên đã được áp dụng.

Chúng bao gồm cho phép mọi người chỉ uống nước từ chai hoặc sử dụng cốc dùng một lần, hủy các chuyến công tác và tham gia các hội chợ (những hội chợ không bị hủy), đình chỉ tất cả các chuyến thăm và nghỉ ốm cho những nhân viên có điều kiện từ trước khiến họ đặc biệt dễ bị nhiễm virus.

Công ty FPZ đã tận dụng khả năng thích ứng tuyệt vời của hệ thống CNTT của mình để trang bị cho mọi người các công cụ họ cần để làm việc hiệu quả tại nhà – có thể là truy cập vào các máy chủ hoặc đường dây điện thoại của Công ty – và để giữ cho họ kết nối và nhận thức được tiến trình của tất cả các hoạt động.

Hai năm trước, Công ty FPZ đã triển khai các tiêu chuẩn mới trong Bộ phận CNTT của mình để cho phép bất kỳ máy trạm nào tại FPZ chuyển đổi thành không gian làm việc từ xa thông qua bất kỳ giao diện nào (PC, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh). Do đó, khi cuộc khủng hoảng Covid-19 bắt đầu, tất cả những gì Công ty FPZ phải làm là triển khai giao thức: vào thứ Hai, ngày 24 tháng 2, 65% nhân viên văn phòng của Công ty FPZ đã làm việc tại nhà (bây giờ là 90%). Trong ba tuần qua, Công ty FPZ đã không thấy tác động tiêu cực đến dịch vụ của Công ty FPZ đối với khách hàng – đó là trọng tâm của Công ty FPZ ngay từ đầu.

Không thể đến thăm khách hàng, Bộ phận Bán hàng và Tiếp thị đang sử dụng thời gian này để làm việc trên hình ảnh của Công ty và lên kế hoạch cho thời điểm mọi thứ trở lại bình thường. Họ cũng đã làm việc thông minh kể từ ngày đầu tiên của cuộc khủng hoảng này, và ngay lập tức tìm thấy đôi chân của họ: ít nhất một lần một ngày, họ có một cuộc gọi liên kết và chất lượng công việc của họ cao hơn bao giờ hết. Họ cũng đã hoàn thành các hoạt động đã được tiến hành trong một thời gian và bắt đầu các dự án mà họ không bao giờ có thời gian để khởi động.

Vào thời điểm như thế này, việc tiếp cận mọi người trong FPZ là rất quan trọng, đó là Công ty FPZ đã làm việc chăm chỉ để tăng cường truyền thông nội bộ của mình – đặc biệt là sử dụng hội nghị truyền hình, mạng xã hội của Công ty và các dịch vụ đám mây. Công ty FPZ đã tạo ra một số nhóm WhatsApp, với tối đa sáu người tham gia mỗi nhóm, để chia sẻ thông tin liên quan. Mọi người cũng được khuyến khích chia sẻ nội dung nhẹ nhàng, như hàng ngàn meme lưu hành trên internet những ngày này, nhưng Công ty FPZ yêu cầu họ không làm điều đó trong các nhóm này. Điều quan trọng là phải phân biệt những gì nghiêm trọng và những gì vui vẻ.

Không thể gặp mặt trực tiếp, Công ty FPZ đã tìm ra những cách khác nhau để cảm thấy gần gũi với nhau trong những thời điểm kỳ lạ này và cho mọi người một tiếng nói. Ví dụ: Công ty FPZ đang tạo các video ngắn cho thấy mỗi chúng ta đang đối phó với các thỏa thuận làm việc hiện tại và lệnh phong tỏa của đất nước như thế nào. Đây là một ví dụ:

Để đảm bảo nguồn cung liên tục, Công ty FPZ cũng đang sử dụng một số công suất bổ sung của mình để sản xuất các sản phẩm tiêu chuẩn mà Công ty FPZ chuyển đến một số nhà kho nằm bên ngoài khu vực Lombardy (bị ảnh hưởng nhiều nhất của Ý trong trường hợp khẩn cấp này).

Ngay khi coronavirus xuất hiện ở Ý, Công ty FPZ bắt đầu theo dõi tình trạng của từng nhà cung cấp và mở các kênh liên lạc khẩn cấp với những người quan trọng nhất. Công ty FPZ nghĩ rằng điều quan trọng là phải chia sẻ các thực tiễn tốt nhất với họ và đảm bảo họ cũng thực hiện tất cả các biện pháp an toàn cần thiết để tiếp tục hoạt động.

Các Công ty khác trong nhóm FPZ cũng đã thực hiện các biện pháp được thiết lập bởi Ủy ban An toàn – như làm sạch và làm sạch bổ sung (xem bên dưới). Ngày qua ngày, mọi doanh nghiệp trong nhóm của Công ty FPZ thích nghi với các hạn chế mới do Ủy ban hoặc, trên toàn quốc, bởi chính phủ.

Trong Công ty mẹ, ở Arivent (Công ty quạt công nghiệp của Công ty FPZ) cũng như Doseuro (Công ty bơm đo lường của Công ty FPZ), các nhóm đã chuẩn bị một tài liệu đánh giá rủi ro. Tất cả các Công ty của Công ty FPZ đang lập bản đồ tình hình của các nhà cung cấp chính của họ để biết ai đang thu hẹp quy mô sản xuất, ai đang làm việc với tốc độ bình thường và ai đóng cửa.

AN TOÀN LUÔN ĐƯỢC ĐẶT LÊN HÀNG ĐẦU

Quản lý an toàn hiệu quả phụ thuộc vào mức độ chúng ta có thể dự đoán rủi ro. Trong thế giới toàn cầu hóa của chúng ta, không thể tránh khỏi việc Covid-19 sẽ không chỉ đơn giản là chỉ giới hạn ở Trung Quốc. Điều này có nghĩa là, khi tin tức đến khu vực xung quanh Codogno đã bị cách ly, các biện pháp an toàn của Công ty FPZ đã được chuẩn bị. Đó chỉ là vấn đề áp dụng chúng. Để không bị bắt gặp không chuẩn bị, dự báo là chìa khóa – cùng với khả năng “đọc” động lực bên ngoài và các yêu cầu nội bộ.

Tốc độ trong phản ứng của Công ty FPZ là kết quả của khả năng phi thường của nhóm FPZ để làm việc cùng nhau để tìm giải pháp cho một vấn đề chung. Nhân viên của Công ty FPZ đã quen với việc công khai đóng góp của họ cho sự cải thiện của doanh nghiệp.

Sự hung hăng của virus này và kinh nghiệm của người dân Trung Quốc đã dạy chúng ta rằng cách duy nhất để ngăn chặn hiệu quả hoặc ít nhất là làm chậm sự lây lan của Covid-19 là giữ mọi người cách xa nhau. Công ty FPZ sẽ phải tránh bất kỳ liên lạc nào giữa các công nhân, nhưng đồng thời phải đảm bảo thông tin này được truyền đạt đúng cách.

Vì vậy, Công ty FPZ đã thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để giảm nguy cơ lây nhiễm ngay từ ngày đầu tiên. Trên sàn sản xuất, Công ty FPZ đã phân chia các nhóm làm việc để loại bỏ tiếp xúc giữa mọi người ở các khu vực khác nhau của sàn sản xuất.

Công ty FPZ có hai địa điểm (một đối diện với một) gần như hoàn toàn tách biệt vào lúc này: chỉ có hai công nhân kho được phép vào cả hai, đeo mặt nạ FFP2. Để hạn chế hơn nữa cơ hội tương tác, Công ty FPZ đã tách biệt các khu vực lắp ráp và hoàn thiện. Tổ chức mới của không gian đã dạy chúng ta một điều mới: tầm quan trọng của việc chỉ chuyển thông tin quan trọng từ khu vực này sang khu vực khác và đồng bộ hóa giao tiếp tốt hơn giữa các lĩnh vực khác nhau.

Chỉ có ba người vận hành cùng một lúc có thể vào phòng thay đồ, để đảm bảo họ có thể giữ khoảng cách an toàn được khuyến nghị là một mét và để ngăn chặn những người có khả năng bị nhiễm bệnh (những người có thể không có bất kỳ triệu chứng nào) truyền virus cho đồng nghiệp của họ. Từ ngày đầu tiên của cuộc khủng hoảng này, chúng ta đã tăng gấp đôi thời gian các phòng thay đồ được dọn dẹp và làm sạch, bởi vì mỗi ca làm việc đều có quyền có một môi trường sạch sẽ và không có virus.

Công ty FPZ cũng đã thực hiện các biện pháp trong phòng nghỉ của Công ty FPZ. Ở đây cũng vậy, không quá ba người cùng một lúc có thể đi vào và họ phải duy trì khoảng cách an toàn mọi lúc. Để làm cho điều này có thể và tránh quá tải và xếp hàng bởi các máy pha cà phê, Công ty FPZ đã sắp xếp thời gian nghỉ khác nhau trong suốt cả ngày.

Công ty FPZ cũng đã xem xét lịch trình và ca làm việc của mình để cung cấp cho hầu hết các nhà khai thác của Công ty FPZ cơ hội ăn trưa tại nhà với các đối tác và trẻ em của họ (trường học đóng cửa ở Ý vào lúc này). Công ty FPZ cũng đã có thể đặt hàng đủ khẩu trang – Công ty FPZ không chắc chắn khi nào Công ty FPZ sẽ nhận được chúng , nhưng – để người dân của Công ty FPZ mang về nhà cho gia đình của họ.

Công ty FPZ cũng làm sạch tất cả các thiết bị, dụng cụ đo lường và máy công cụ sau mỗi lần sử dụng và vào cuối ca làm việc – để đảm bảo mọi người đều có thể làm việc an toàn. Các nhà khai thác cũng thường xuyên khử trùng bàn phím. Mọi người thậm chí còn nhận thức rõ hơn trước về sự cần thiết phải chăm sóc các thiết bị mà họ chia sẻ với đồng nghiệp của họ.

Khi tình hình tiếp tục phát triển, Công ty FPZ đang học cách kiên nhẫn và tầm quan trọng của việc liên tục đầu tư vào giáo dục của người dân khi đối mặt với mối đe dọa này.

Công ty FPZ QUAN TÂM ĐẾN NHAU

Công ty FPZ cảm động trước sức mạnh và quyết tâm mà người dân của Công ty FPZ đang thể hiện, và Công ty FPZ cam kết làm mọi thứ trong khả năng của mình để tiếp tục bảo vệ họ khi họ thực hiện công việc của họ. Hầu hết trong số họ đang làm tốt, nhưng một số – dễ hiểu – đang cảm thấy lo lắng và căng thẳng.

Họ có thể sống một mình và phải vật lộn để đối phó với sự cô lập xã hội; hoặc họ có thể có gia đình ở xa hoặc người thân dễ bị tổn thương. Thật không may, một trong những người của Công ty FPZ đã phải chịu đựng sự mất mát của một người chú. Công ty FPZ cố gắng giúp đỡ mọi người có nhu cầu thông qua đối thoại và hỗ trợ tâm lý được cung cấp bởi cố vấn nội bộ của Công ty FPZ Aldo Terracciano thông qua các phiên video (anh ấy đã làm việc với Công ty FPZ trong một thời gian dài và mọi người tin tưởng anh ấy).

Theo nhiều cách, tình trạng khẩn cấp này đang mang lại những điều tốt nhất cho người dân của Công ty FPZ. Một vài người đã nói với tôi rằng họ cảm thấy vinh dự khi có thể rời khỏi nhà và đi làm, bởi vì thật khó để giết thời gian ở nhà và xem tin tức chỉ tạo ra nhiều căng thẳng hơn trong họ. Đây là tinh thần đúng đắn, mà Công ty FPZ khen ngợi. Thậm chí đáng khen ngợi hơn là những nhân viên FPZ đang làm việc tại nhà trong khi chăm sóc con cái của họ.

Công ty FPZ thấy rằng nhìn về tương lai với một mục tiêu chung là một sự thúc đẩy tinh thần tuyệt vời, và có giá trị trong việc đối xử với tình huống này như một thách thức khác mà Công ty FPZ có thể học hỏi: thay vì chỉ đơn giản là chịu đựng những gì đang xảy ra, nhân viên của Công ty FPZ đang tìm thấy sự thoải mái trong làm việc để tăng sự an toàn tại nơi làm việc hoặc đảm bảo tính liên tục trong sản xuất.

Cho đến nay, FPZ vẫn chưa thấy số lượng đơn đặt hàng giảm. Mặc dù Công ty FPZ biết tình hình này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế khá khó khăn, Công ty FPZ không lo lắng vì Công ty FPZ đang ở trong một tình huống tài chính vững chắc và có thể phản ứng nhanh chóng với hoàn cảnh thay đổi.

Công ty FPZ sẽ tiếp tục theo dõi KPI và các thông số của Công ty FPZ và để điều chỉnh năng lực sản xuất của Công ty FPZ với nhu cầu của khách hàng. Trong quá khứ, trước khi tham gia vào toàn bộ FPZ trong cải tiến liên tục, Công ty FPZ sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc tiếp tục sản xuất. Ngày nay chúng ta biết rằng chúng ta tạo ra giá trị bằng cách sản xuất, nhưng cũng bằng cách cải thiện, tăng cường các quy trình và học tập của chúng ta.

Thật cảm hứng khi thấy Công ty Công ty FPZ đã có thể hành động nhanh như thế nào trong tình huống cực kỳ khó khăn này, bằng cách đưa ra các lựa chọn cấp độ và đưa ra các biện pháp đối phó chung. Theo một cách nào đó, Công ty FPZ đã thấy một ví dụ hoàn hảo về PDCA ở đây, với mỗi nghị định mới của chính phủ được hấp thụ vào hệ sinh thái FPZ như một sự điều chỉnh mới trong chu kỳ cải tiến.

MỘT SỐ ĐIỀU Công ty FPZ ĐÃ HỌC ĐƯỢC

Công ty FPZ muốn chia sẻ với bạn một số điều Công ty FPZ đã học được trong ba tuần qua:

Thuyền trưởng của con tàu cần phải thẳng thắn nhưng tích cực, không coi thường rủi ro. Trong những thời điểm khó khăn này, chúng ta cần phải chăm sóc tâm trạng của người dân của chúng ta hơn bao giờ hết.
Con người là những sinh vật xã hội và khiến họ nội tâm hóa những khó chịu, nhưng các biện pháp cách ly cần thiết đã khó khăn. Bạn không bao giờ có thể nhấn mạnh chúng đủ.
Bạn không bao giờ có thể cung cấp cho mọi người đủ thông tin, ngay cả về những hành vi họ nên tuân theo khi họ đi làm hoặc rời đi để về nhà (tránh phương tiện giao thông công cộng và đi chung xe, v.v.).
Thông điệp không phải lúc nào cũng đến với tất cả mọi người theo cùng một cách. Bất chấp nỗ lực hết sức của Công ty FPZ, một số đồng nghiệp vẫn tiếp tục đánh giá thấp mối đe dọa của virus.
Bất cứ khi nào Công ty FPZ liên quan đến mọi người trong quá trình ra quyết định (ví dụ về cách tổ chức lại những thay đổi trong sản xuất), Công ty FPZ luôn thấy sự tham gia tích cực và không có sự kháng cự.
Khi sự bất ổn xuất hiện, thông điệp đi ra cho mọi người phải rõ ràng và không thể hiểu sai.
Sự hợp tác giữa các phòng ban và văn phòng là rất quan trọng để giúp đỡ lẫn nhau trong một thời điểm khó khăn.
Luôn luôn tập trung vào việc học, bởi vì chỉ bằng cách chia sẻ và đồng sáng tạo ý tưởng, chúng ta mới có thể đạt được sự phát triển cá nhân của tất cả những người liên quan.

Công ty FPZ muốn mọi người tại FPZ theo Công ty FPZ theo ý muốn của họ, bởi vì họ chia sẻ ý tưởng và tầm nhìn của Công ty FPZ – không phải vì họ sợ không. Trong những thời điểm không chắc chắn như thế này, mọi người cần được đảm bảo an toàn về công việc và an ninh công việc, cả hai đều là chìa khóa cho hạnh phúc của họ. Họ cần biết rằng hành động của chúng ta có nghĩa là để giúp họ, luôn luôn; và đội ngũ quản lý của Công ty FPZ cần hiểu rằng tính hợp pháp của Công ty FPZ để dẫn dắt họ xuất phát từ ý chí lắng nghe nhu cầu của họ và khả năng trấn an họ.

Quản lý tinh gọn đã cho phép Công ty FPZ thành công như một doanh nghiệp cho đến nay, bất kể cuộc khủng hoảng Công ty FPZ gặp phải. Nó làm cho chúng ta kiên cường và thích nghi, và nó cho phép chúng ta ứng phó với tình trạng khẩn cấp coronavirus một cách nhanh chóng và hiệu quả. Có vẻ như thế giới đang đảo lộn, nhưng mọi thứ tại FPZ vẫn hoạt động kinh doanh đáng kể như bình thường – chỉ với một chút tầm nhìn xa và một vài quy tắc bổ sung.

Công ty FPZ tin rằng Công ty của Công ty FPZ – và thực sự, đất nước của Công ty FPZ – sẽ thoát khỏi chương bi thảm này mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Khi người Ý chúng ta khám phá ra không khí chúng ta hít thở sạch hơn, yêu thích sự trong xanh mới được tìm thấy của các kênh đào Venice và chiêm ngưỡng vẻ đẹp của bầu trời đêm không khói bụi, chúng ta đang học được bài học có lẽ là bài học quan trọng nhất: rằng tất cả chúng ta đều có chung số phận. Chúng ta đang hiểu tầm quan trọng của việc thuộc về (đối với một cộng đồng, một doanh nghiệp, một gia đình), của việc nói cùng một ngôn ngữ, loại bỏ xung đột bằng cách suy nghĩ về toàn bộ chứ không chỉ là chính chúng ta.

CÁC TÁC GIẢ