Nhiều tổ chức sử dụng lean được tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của họ. Điều này bao gồm các công cụ và nhiều người đã phát hiện ra giá trị của các công cụ điện tử và kỹ thuật số. Đáng buồn thay, nhiều công ty kết thúc với các giải pháp đơn giản như Bảng Tính Excel và sử dụng chúng để tạo ra các Lean Board . Họ thêm một số giá trị, nhưng cũng rất nhiều phức tạp và quản lý nhiều hơn.
Các công cụ như Microsoft Excel có thể dễ dàng có sẵn và phù hợp với nhiệm vụ, nhưng trong cuộc sống thực, nó không phải là công cụ hiệu quả nhất cho mục đích này. Chúng tôi giải thích lý do tại sao bạn nên ngừng sử dụng Excel hoặc các ứng dụng Bảng Tính Excel khác làm Lean Board .
Những gì cần từ Lean Board kỹ thuật số
Để đạt được quy trình làm việc tốt, các cuộc họp nhóm hiệu quả, theo dõi và bảo trì hiệu quả, hội đồng quản trị của bạn phải:
- Sẵn sàng
- Được cập nhật liên tục
- Hãy tương tác và trực quan
- Giảm nhu cầu cập nhật thủ công
- Được đồng bộ hóa tự động
Dành thời gian cập nhật KPI thủ công và thống kê hàng ngày hoặc hàng tuần.
Làm theo một quy trình phức tạp để nhập thủ công, sao chép dữ liệu dán vào đúng nơi chỉ để làm cho Bảng Tính Excel hoạt động như dự định.
Đây là những vấn đề điển hình khi sử dụng Bảng Tính Excel làm Lean Board .
Câu chuyện người dùng: Bảng lean được thực hiện trong Excel
Ví dụ này được lấy từ một kịch bản thực tế.
Một bộ phận bao gồm 10 đội, 1 quản lý bộ phận, 10 trưởng nhóm và 10 thành viên trong nhóm trong mỗi đội. Điều này có thêm 111 nhân viên.Toàn bộ bộ phận sử dụng một bộ Bảng Tính Excel Excel để quản lý các hoạt động hàng ngày, báo cáo và bảng điều khiển KPI của họ và với nhiều người dùng, thật dễ dàng để thấy điều này trở nên lộn xộn như thế nào.
Tất cả các trưởng nhóm, cán bộ, quản lý bộ phận và nhân viên tận tâm cập nhật các bảng excel nhiều lần trong ngày. Chúng tôi đã tính toán nó là hơn 2500 cập nhật mỗi tháng!
Để có được hai tệp Excel để tổng hợp, tất cả các đầu vào phải được thực hiện trong thời gian thích hợp khi các nhà lãnh đạo nhóm sao chép dữ liệu từ tệp đầu tiên sang tệp thứ hai trước mỗi cuộc họp hàng ngày. Nếu (khi) điều này thất bại, tất cả các con số và số liệu thống kê cho cuộc họp nhóm của họ đã lỗi thời.
Tại sao bạn không nên sử dụng Bảng Tính Excel làm Lean Board ?
- Excel không được tối ưu hóa để trở thành một công cụ cộng tác thời gian thực. Và với nhiều người thực hiện rất nhiều đầu vào thủ công và thao tác dữ liệu, có rất nhiều nguồn cho lỗi.
- Nhiều tính toán được thêm vào cần bảo trì, cập nhật và xác thực để đảm bảo chức năng chính xác để lại sự phụ thuộc cho chuyên gia Excel.
- Tệp phải trực tuyến để đảm bảo quyền truy cập vào tất cả người dùng.
- Bạn cũng cần phải có bản sao lưu trong trường hợp tham nhũng tệp (mà rủi ro tăng lên với số lượng người dùng đồng thời cao hơn).
- Mặc dù Excel có thể truy cập và quen thuộc, rất nhiều khóa đào tạo cụ thể là cần thiết để sử dụng và duy trì một Bảng Tính Excel độc quyền như được minh họa ở đây.
Kiểm soát tốt hơn với bảng Digital Lean
Digital Lean cung cấp cho bạn các bảng được xây dựng với mục đích trở thành một phiên bản kỹ thuật số của Lean Board cổ điển của bạn. Nó cũng giải quyết tất cả các vấn đề với Lean Board trong Bảng Tính Excel Excel.
Luôn Sẵn sàng
Trước hết, Digital Lean là một nền tảng trực tuyến làm cho nó có sẵn 24/7 và tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt web để đăng nhập. Bạn có thể cập nhật bảng từ văn phòng của bạn, theo dõi trách nhiệm của bạn từ điện thoại di động của bạn và chạy các cuộc họp nhóm của bạn trên một màn hình lớn hoặc màn hình cảm ứng.
Up-to-date
Digital Lean có thể được sử dụng làm chỗ dành sẵn để đăng ký dữ liệu hoặc bạn có thể nhập từ Excel hoặc tích hợp đầy đủ với các ứng dụng CNTT / IS của bên thứ ba. Bằng cách này, bảng của bạn sẽ tự động được cập nhật và bạn không cần trích xuất dữ liệu hoặc biên dịch dữ liệu theo cách thủ công trong bảng excel.
Tương tác và trực quan
Bảng của chúng tôi hoàn toàn có thể tùy chỉnh để đáp ứng bất kỳ thiết kế và chức năng nào. Lập kế hoạch và cập nhật trạng thái trên bảng kanban hoặc bảng hàng tuần, kết hợp điều này với các yếu tố bảng điều khiển để chạy nhóm của bạn dựa trên KPI.
Digital Lean hỗ trợ đầy đủ kéo và thả, hoàn hảo để sử dụng trên bề mặt cảm ứng. Thiết kế trực quan và được xây dựng dựa trên các yếu tố có thể nhấp để thêm quyền truy cập dễ dàng vào chức năng.
Đồng bộ hóa
Tất cả dữ liệu và đầu vào trong Digital Lean được lưu trữ an toàn trên đám mây. Điều này có nghĩa là các bản cập nhật được thực hiện một nơi được tự động đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị.
Người tham dự cuộc họp có thể cập nhật vài giây trước cuộc họp và các bảng sẽ ngay lập tức chứa trạng thái thực tế của bất kỳ nhiệm vụ hoặc KPI nào.
Nguồn : digilean.com.
Xem thêm : Digital Lean Manufacturing – Sản xuất tinh gọn kỹ thuật số là gì ?
