Khi các tổ chức thu mua ngày càng áp dụng các giải pháp kỹ thuật số, việc chuyển sang lập hóa đơn không cần giấy tờ đang thay đổi cách họ quản lý các tài khoản phải trả (AP).
Quá trình AP truyền thống đầy thiếu hiệu quả. Hóa đơn giấy có thể bị thất lạc, nộp sai hoặc bị trì hoãn trong quá trình phê duyệt, dẫn đến thiếu thanh toán và gây căng thẳng mối quan hệ nhà cung cấp.
Một cuộc khảo sát của Ardent Partners cho thấy 48% tổ chức sử dụng giấy làm phương thức lập hóa đơn và thanh toán chính cho nhà cung cấp. Số còn lại đã chuyển sang chế độ điện tử hoặc không giấy tờ. Những thách thức này nhấn mạnh sự cần thiết phải có một cách tiếp cận hợp lý hơn để quản lý hóa đơn.
Hãy xem xét một nhà sản xuất xử lý hàng trăm hóa đơn mỗi tháng. Bằng cách dựa vào hóa đơn giấy, bộ phận AP chắc chắn sẽ phải đối mặt với sự chậm trễ trong việc phê duyệt, dẫn đến thanh toán chậm và bỏ lỡ chiết khấu. Chuyển sang hệ thống lập hóa đơn không cần giấy tờ có thể giúp nhóm AP tự động hóa các quy trình này, giảm thời gian phê duyệt và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp.
Nhiều lợi ích của việc lập hóa đơn không cần giấy tờ
1. Tăng hiệu quả
Tự động hóa quy trình lập hóa đơn có thể giảm đáng kể thời gian xử lý. Các công ty sử dụng hệ thống hỗ trợ AI tự động có thể mong đợi cắt giảm đáng kể thời gian xử lý hóa đơn. Hiệu quả này cho phép các nhóm AP tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn là các nhiệm vụ hành chính.
2. Tiết kiệm chi phí
Chi phí liên quan đến việc xử lý hóa đơn giấy có thể rất lớn. Nghiên cứu của Ardent Partners cho thấy các doanh nghiệp chi trung bình 10 USD cho mỗi hóa đơn khi xử lý chúng theo cách thủ công. Bằng cách chuyển sang hệ thống không giấy tờ, các công ty có thể tiết kiệm chi phí in ấn, bưu phí và lưu trữ.
3. Cải thiện độ chính xác
Việc nhập dữ liệu thủ công dễ xảy ra sai sót. Hệ thống không cần giấy tờ sẽ giảm thiểu những sai sót này bằng cách tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu và đối chiếu hóa đơn. Điều này dẫn đến ít sự khác biệt hơn.
4. Tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát
Hệ thống giải pháp lập hóa đơn không cần giấy tờ cung cấp khả năng truy cập theo thời gian thực vào trạng thái và lịch sử hóa đơn. Nhóm AP có thể theo dõi hóa đơn từ khi nhận đến thanh toán, đảm bảo tính minh bạch trong suốt quá trình và giảm nguy cơ gian lận của nhà cung cấp.
5. Mối quan hệ với nhà cung cấp mạnh mẽ hơn
Thanh toán kịp thời là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Quy trình lập hóa đơn hợp lý đảm bảo hóa đơn được thanh toán đúng hạn, điều này có thể dẫn đến các điều khoản và chiết khấu tốt hơn từ nhà cung cấp.
Những thách thức trong quá trình chuyển đổi
Mặc dù lợi ích rất rõ ràng nhưng việc chuyển đổi sang hệ thống lập hóa đơn không cần giấy tờ sẽ gặp phải những thách thức:
• Quản lý thay đổi
Nhân viên quen với các phương pháp truyền thống có thể chống lại sự thay đổi. Điều quan trọng là phải truyền đạt những lợi ích một cách rõ ràng và cung cấp đào tạo đầy đủ.
• Tích hợp với các hệ thống hiện có
Việc đảm bảo rằng các giải pháp mới tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP hiện có có thể phức tạp nhưng cần thiết để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
• Di chuyển dữ liệu
Số hóa hồ sơ giấy nhiều năm đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận để đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị mất trong quá trình chuyển đổi.
Các phương pháp thực hành tốt nhất để triển khai
Để triển khai thành công hệ thống lập hóa đơn không cần giấy tờ trong các tài khoản phải trả, hãy xem xét các phương pháp hay nhất sau:
1. Chọn giải pháp phần mềm phù hợp
Chọn một nền tảng tự động hóa tài khoản phải trả phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn. Tìm kiếm các tính năng như AI tổng quát được tích hợp vào quy trình làm việc, lớp điều phối, nhận dạng ký tự quang học để thu thập dữ liệu và khả năng báo cáo mạnh mẽ.
2. Đặt mục tiêu rõ ràng
Xác định những gì bạn muốn đạt được với hệ thống không giấy tờ của mình — cho dù đó là giảm thời gian xử lý, cải thiện độ chính xác hay tăng cường mối quan hệ nhà cung cấp — và điều chỉnh chiến lược triển khai của bạn cho phù hợp.
3. Huấn luyện đội của bạn
Cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên AP của bạn về cách sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả. Khuyến khích phản hồi trong quá trình đào tạo để giải quyết mọi mối quan ngại hoặc nhầm lẫn.
4. Theo dõi số liệu hiệu suất
Sau khi triển khai, hãy theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như thời gian xử lý hóa đơn, tỷ lệ lỗi và tính kịp thời của thanh toán để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống mới của bạn.
5. Thúc đẩy sự tham gia của nhà cung cấp
Trao đổi với các nhà cung cấp về quá trình chuyển đổi sang hóa đơn không cần giấy tờ của bạn. Cung cấp cho họ các hướng dẫn về cách họ có thể gửi hóa đơn điện tử và theo dõi trạng thái thanh toán của mình.
Kết Luận
Xu hướng hóa đơn không cần giấy tờ ở tài khoản phải trả đại diện cho một sự thay đổi đáng kể trong cách các tổ chức quản lý hoạt động tài chính của họ. Bằng cách áp dụng các giải pháp tự động hóa và kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện độ chính xác trong quy trình lập hóa đơn của mình. Các tổ chức áp dụng các phương pháp hiện đại này sẽ không chỉ hợp lý hóa hoạt động của mình mà còn định vị được vị thế của mình để đạt được thành công lâu dài trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng tăng.
Nguồn : https://www.gep.com/blog/technology/transforming-accounts-payable-paperless-invoicing.