Tồn kho an toàn là gì và cách tính nó?

Hàng tồn kho an toàn là hàng tồn kho đệm giúp các công ty tiếp tục phục vụ khách hàng khi xảy ra gián đoạn. Tuy nhiên, để đạt được sự cân bằng giữa tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức cần phải dựa vào dữ liệu đáng tin cậy và các phương trình toán học.

Cổ phiếu an toàn là gì?

Tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho bổ sung được lưu giữ để giảm nguy cơ hết hàng do cung và cầu không nhất quán.

Các yếu tố như sự thay đổi về thời gian giao hàng, biến động nhu cầu của khách hàng và sự gián đoạn của chuỗi cung ứng là những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp duy trì lượng hàng tồn kho an toàn. Bằng cách nắm giữ hàng tồn kho an toàn, công ty đảm bảo sản xuất liên tục và mức độ dịch vụ khách hàng cao, tránh được những tổn thất có thể xảy ra.

Giữ cổ phiếu an toàn là một hành động cân bằng. Quá nhiều hàng dự trữ đệm có thể dẫn đến tăng chi phí dự trữ và tiềm ẩn tình trạng lỗi thời, trong khi quá ít hàng sẽ làm tăng nguy cơ hết hàng. Hiệu quả quản lý hàng tồn kho và dự báo là chìa khóa để xác định mức tồn kho an toàn tối ưu.

Tại sao tồn kho an toàn lại quan trọng?

Kho an toàn đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cả khi xử lý nguyên liệu thô và thành phẩm. Đây là cách giữ một bộ đệm giúp:

• Phòng ngừa thiếu hụt. Chức năng chính của dự trữ an toàn là hoạt động như một lớp đệm bảo vệ chống lại sự gia tăng đột ngột về nhu cầu hoặc sự chậm trễ trong cung cấp. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng hết hàng, đảm bảo bạn luôn có đủ hàng để giao cho khách hàng.
• Sự hài lòng của khách hàng lớn hơn. Bằng cách ngăn chặn tình trạng thiếu hụt, tồn kho an toàn góp phần thực hiện đơn hàng một cách đáng tin cậy. Độ tin cậy này cải thiện sự hài lòng và tin cậy của khách hàng, điều này rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh lặp lại và phát triển danh tiếng tốt.
• Quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Đối với các nhà sản xuất, việc dự trữ thêm nguyên liệu thô đảm bảo rằng hoạt động sản xuất có thể tiếp tục suôn sẻ mà không bị gián đoạn do các vấn đề về chuỗi cung ứng. Sự nhất quán này là chìa khóa để đáp ứng các mục tiêu và thời hạn sản xuất.
• Giảm thiểu sự biến đổi của chuỗi cung ứng. Hàng dự trữ đệm hoạt động như một hàng rào chống lại những bất ổn trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như sự chậm trễ của nhà cung cấp, vấn đề vận chuyển hoặc vấn đề chất lượng. Nó giúp các công ty có thời gian để ứng phó và quản lý những vấn đề này mà không ảnh hưởng đến hoạt động của họ.
• Hỗ trợ các nỗ lực bán hàng và tiếp thị. Việc có hàng tồn kho an toàn cho phép doanh nghiệp tự tin tổ chức các chiến dịch bán hàng, biết rằng họ có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng do các hoạt động này tạo ra.

Tóm lại, tồn kho an toàn là một thành phần quan trọng trong quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, đáp ứng nhu cầu, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng khả năng phục hồi tổng thể trước những bất ổn của chuỗi cung ứng.

Mẹo sử dụng kho an toàn

Trong kinh doanh, không nên làm gì một cách tùy tiện. Điều này bao gồm việc sử dụng kho dự trữ an toàn như một cách tiếp cận không chính xác có thể gây hại nhiều hơn là có lợi. Dưới đây là một số lời khuyên cần thiết để thực hiện thành công.

LÀM:

• Sử dụng hàng tồn kho an toàn để giảm thiểu rủi ro xuất phát từ sự không chắc chắn về nhu cầu và thời gian sản xuất.
• Sử dụng nó như một phần của chiến lược quản lý hàng tồn kho lớn hơn của bạn. Sử dụng dự trữ an toàn đồng thời với dự báo nhu cầu, sắp xếp lại điểmvà số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ). Dự báo chính xác đảm bảo rằng bạn không cần phải nhập kho dự trữ an toàn do nhu cầu tăng lên có thể đoán trước, các điểm đặt hàng lại cho phép bổ sung hàng tồn kho kịp thời và EOQ đảm bảo đơn đặt hàng của bạn đạt được sự cân bằng giữa chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển và tính sẵn có của sản phẩm.
• Tìm sự cân bằng giữa mức độ dịch vụ, tỷ lệ sẵn có của khách hàng và chi phí vận chuyển. Mặc dù việc giữ nhiều khoảng trống đảm bảo rằng mức độ dịch vụ và tỷ lệ sẵn có của bạn ở mức 100%, nhưng điều này sẽ làm tăng đáng kể chi phí vận chuyển.
• Sử dụng các công thức toán học để xác định lượng dự trữ an toàn tối ưu cho vật liệu của bạn. Có nhiều công thức dự trữ an toàn khác nhau cho nhiều tình huống và hoàn cảnh khác nhau.
• Thường xuyên xem xét mức tồn kho bộ đệm của bạn. Khi điều kiện thị trường và nhu cầu kinh doanh thay đổi, bộ đệm cần được đánh giá lại và điều chỉnh định kỳ.

ĐỪNG:

• Sử dụng hàng tồn kho an toàn để che giấu các vấn đề trong quản lý hàng tồn kho, dự báo, sản xuất, Logistics hoặc Hiệu suất nhà cung cấp. Điều này sẽ dẫn đến những vấn đề lớn hơn nhiều so với việc chỉ dự trữ quá nhiều.
• Giữ không đủ lượng hàng dự trữ an toàn. Bạn sẽ có nguy cơ không thể thực hiện được các đơn đặt hàng, điều này có thể dẫn đến mất doanh thu và doanh thu từ khách hàng.
• Giữ quá nhiều bộ đệm. Rất có thể bạn sẽ làm cho khách hàng hài lòng, nhưng mức tồn kho an toàn cao hơn ngay lập tức có nghĩa là cao hơn. Chi phí hàng tồn kho, tiền mặt dư thừa trong kho và hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng đúng thời hạn. Đừng để kho đệm của bạn trở thành hàng tồn kho dư thừa.
• Dựa vào nguồn dự trữ đệm cho nhu cầu theo mùa. Dự trữ an toàn chỉ nên được sử dụng để xử lý những điều không thể đoán trước.

Khi thêm hàng tồn kho an toàn vào chiến lược quản lý hàng tồn kho của bạn, việc tuân theo các nguyên lý cơ bản này sẽ đảm bảo việc triển khai hiệu quả.

Cách tính tồn kho an toàn?

Có nhiều cách khác nhau để tính toán lượng hàng tồn kho hoàn hảo để giữ làm bộ đệm. Phương pháp lựa chọn phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của bạn. Dưới đây là một số công thức dự trữ an toàn, bắt đầu từ đơn giản nhất.

Hai công thức chứng khoán an toàn đơn giản

Đối với cả hai công thức đơn giản này, bạn cần phải biết:

• Thời gian thực hiện trung bình tính theo ngày (LTavg)

  Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp là thời gian trung bình từ khi đặt hàng cho đến khi hàng đến.

  Bạn có thể lấy dữ liệu đó từ Mua sắm -> Nhà cung cấp -> Báo cáo của nhà cung cấp -> Báo cáo Điều khoản mua hàng hoặc bằng cách phân tích Đơn đặt hàng trước đó của bạn tại Mua sắm -> Đơn đặt hàng phần của bạn hệ thống MRP.

• Nhu cầu trung bình mỗi ngày (Davg)

Để có được nhu cầu trung bình của bạn, chỉ cần lấy số liệu thống kê Mua sắm -> Thống kê phần của hệ thống MRP của bạn.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã sử dụng 100 mặt bàn trong một quý, tức là trung bình là 66 ngày làm việc. Vì vậy, chúng tôi sẽ chia số lượng mặt hàng đã tiêu thụ cho số ngày để có được mức sử dụng trung bình hàng ngày.

100/66 = 1,5

Nhu cầu trung bình về mặt bàn là 1,5 chiếc mỗi ngày làm việc.

Công thức cơ bản

Đây là phương pháp dễ nhất và không chính xác nhất (ngoài phương pháp ứng biến) để xác định lượng hàng tồn kho an toàn.

Tồn kho an toàn = Nhu cầu trung bình x Số ngày an toàn

Để sử dụng nó, bạn sẽ phải xác định trước số ngày an toàn mà bạn sẽ cần để có thể đáp ứng nhu cầu tăng đột biến hoặc nguồn cung không nhất quán.

Giả sử bạn sử dụng 1,5 đơn vị mặt bàn mỗi ngày và thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp của bạn là 5 ngày làm việc.

Dựa trên kinh nghiệm trước đó, bạn đặt giới hạn an toàn là 10 ngày.

Điều này có nghĩa là bộ đệm của mặt bàn phải là:

Tồn kho an toàn = 1,5 x 10 = 15 đơn vị

CẢNH BÁO: Phương pháp này không chính xác nhất do số ngày an toàn cần thiết được rút ra từ kinh nghiệm chứ không phải từ phân tích dữ liệu cứng nhắc.

Công thức trung bình – tối đa

Để tính tồn kho an toàn bằng cách sử dụng công thức trung bình-tối đa, bạn cần biết đơn vị lưu giữ hàng tồn kho’ (SKU) thời gian thực hiện tối đa cũng như nhu cầu tối đa của họ.

Tồn kho an toàn = (LTmax x Dmax) – (LTavg x Davg)

Bạn có thể xác định thời gian thực hiện tối đa bằng cách xem xét Mua sắm -> Đơn đặt hàng phần trong hệ thống MRP của bạn.

Đánh dấu vào ô “Trì hoãn” từ menu thả xuống “Chọn cột”.

Sau đó, cộng thời gian thực hiện trung bình với độ trễ lớn nhất của SKU mà bạn đang cố gắng tính tồn kho an toàn.

Bây giờ bạn có thời gian thực hiện tối đa của SKU.

Bạn có thể tìm thấy nhu cầu tối đa theo cách tương tự. Chỉ cần lấy dữ liệu hàng tháng từ Mua sắm -> Thống kê phần.

Giả sử bạn sử dụng trung bình 100 đơn vị mỗi tháng, nhưng mức sử dụng hàng tháng tối đa của bạn trong năm nay là 130.

Và thời gian thực hiện trung bình của bạn là 5 ngày, nhưng tối đa là 6 ngày.

Chuyển đổi nhu cầu hàng tháng thành nhu cầu mỗi ngày làm việc.

Trung bình mỗi tháng có 22 ngày làm việc nên nhu cầu trung bình là 100/22 = 4,55 đơn vị/ngày và mức sử dụng tối đa hàng ngày là 130/22=5,91 đơn vị/ngày.

Điều đó có nghĩa là lượng dự trữ an toàn của bạn phải là:

(6 x 5,91) – (5 x 4,55) = 35,46-22,75 = 12,71

Hãy để chúng tôi làm tròn nó và điều đó sẽ tạo nên kho an toàn tối ưu của bạn là 13 đơn vị.

Công thức cho các biến cụ thể

Đây là nơi chúng ta sẽ bắt đầu áp dụng một số phép toán thích hợp.

Ngoài thời gian sản xuất trung bình và nhu cầu trung bình của SKU, đối với các công thức sau, bạn sẽ phải biết:

• Hệ số mức độ dịch vụ (Z). Cấp độ dịch vụ hiển thị tỷ lệ phần trăm các trường hợp bạn có thể tiếp tục kinh doanh bình thường bất chấp mọi gián đoạn, tức là bạn không hết hàng. Ví dụ: mức độ dịch vụ 95% có nghĩa là trong 5% trường hợp, nguyên liệu của bạn sẽ đến muộn đến mức lượng hàng tồn kho an toàn đã cạn kiệt và do đó, việc sản xuất (và/hoặc bán hàng) đã dừng lại. Theo mức độ dịch vụ mong muốn, chọn hệ số Z từ bảng sau.

• Độ lệch chuẩn thời gian thực hiện (σLT). Bạn có thể tìm thấy độ lệch chuẩn về thời gian thực hiện bằng cách xem xét thời gian thực hiện trung bình và thời gian thực hiện thực tế của bạn. Nhận thời gian giao hàng thực tế của bạn bằng cách so sánh Ngày dự kiến ​​với Ngày đến và cộng chênh lệch với thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp.

Đây là một ví dụ:

Chúng tôi thấy rằng độ lệch chuẩn của thời gian thực hiện là 2 ngày (hàm STDEV có thể được sử dụng trong Excel và Google Trang tính để tính toán dựa trên mẫu).

• Độ lệch chuẩn của nhu cầu (σD). Độ lệch chuẩn của nhu cầu có thể được tính bằng cách sử dụng ví dụ từ độ lệch chuẩn của thời gian sản xuất – chỉ cần thay thế Thời gian sản xuất thực tế bằng Nhu cầu thực tế mỗi ngày và Thời gian sản xuất trung bình bằng Nhu cầu trung bình mỗi ngày. Xem số liệu thống kê hàng ngày về “Vật liệu được sử dụng trong hàng hóa được vận chuyển” để tìm Nhu cầu Thực tế.

Luôn nhớ sử dụng cùng một đơn vị đo thời gian trong suốt các phương trình của bạn, ví dụ chỉ ngày hoặc chỉ tháng, nếu không kết quả của bạn sẽ không sử dụng được.

Sử dụng các ví dụ trước, giả sử dữ liệu chúng tôi sử dụng để minh họa cho các công thức sau như sau:

• Nhu cầu trung bình mỗi ngày (Davg): 1,5 đơn vị
• Thời gian thực hiện trung bình tính theo ngày (LTavg): 5 ngày
• Hệ số dịch vụ (Z): Giả sử mức độ dịch vụ là 95% (Điểm Z xấp xỉ 1,65)
• Độ lệch chuẩn thời gian thực hiện (σLT): 2 ngày
• Độ lệch chuẩn của cầu (σD): Giả sử 0,5 đơn vị

Công thức tính thời gian thực hiện sự biến thiên

Trong trường hợp bạn có nhu cầu nhất quán nhưng thời gian giao hàng không nhất quán, bạn có thể tính toán khoảng đệm cần thiết bằng phương trình này.

Tồn kho an toàn = Z x σLT x Davg

Sử dụng dữ liệu được chỉ định ở trên, chúng tôi đạt được mức dự trữ đệm là:

Tồn kho an toàn = 1,65 x 2 x 1,5 = 4,95 đơn vị

Hãy làm tròn kết quả lên 5 đơn vị dự trữ đệm.

Công thức nhu cầu sự biến thiên

Nếu thời gian giao hàng của bạn giống như kim đồng hồ nhưng nhu cầu biến động, hãy sử dụng công thức này để tính toán lượng hàng tồn kho đệm của bạn.

Tồn kho an toàn = Z x √LTavg x σD

Sử dụng dữ liệu được chỉ định ở trên, chúng tôi đạt được bộ đệm gồm:

Tồn kho an toàn = 1,65 x √5 ​x 0,5 = 1,65 x 2,24 x 0,5 = 1,85

Hãy làm tròn kết quả lên 2 đơn vị bộ đệm.

Công thức cho nhu cầu biến đổi độc lập và thời gian giao hàng

Nếu cả doanh số bán hàng và thời gian giao hàng của bạn khác nhau một cách độc lập, bạn có thể sử dụng công thức này để tính toán.

Tồn kho an toàn = Z x √[(LTavg x σD^2) + (σLT x Davg)^2]

Do đó, trong điều kiện nhu cầu và thời gian giao hàng thay đổi độc lập, công ty nên duy trì lượng hàng tồn kho an toàn ở mức này:

Tồn kho an toàn = 1,65 x √[(5 x 0.5^2) + (2 x 1.5)^2] = 1,65 x √[(5 x 0.25) + 3^2] =

= 1,65 x √(1,25 + 9) = 1,65 x √10,25 = 1,65 x 3,2 = 5,28

Hãy làm tròn kết quả lên 6 đơn vị để duy trì mức dịch vụ tối ưu.

Công thức tính nhu cầu và thời gian giao hàng thay đổi phụ thuộc

Trong trường hợp nhu cầu và thời gian giao hàng của bạn biến động và phụ thuộc lẫn nhau, hãy sử dụng công thức này.

Tồn kho an toàn = (Z x √LTavg x σD) + (Z x σLT x Davg)

Trong điều kiện mà nhu cầu và thời gian giao hàng phụ thuộc lẫn nhau, công ty nên coi đây là khoảng đệm:

Tồn kho an toàn = (1,65 x √5​ x 0,5) + (1,65 x 2 x 1,5) = (1,65 x 2,24 x 0,5) + (1,65 x 2 x 1,5) =

= 1,85 + 4,95 = 6,8

Hãy làm tròn kết quả thành lượng dự trữ đệm gồm 7 đơn vị.

Kết Luận

Tính toán tồn kho an toàn là một khía cạnh thiết yếu của quản lý hàng tồn kho hiệu quả, phù hợp với nhu cầu riêng của công ty và điều kiện thị trường.

Các phương pháp này bao gồm từ các công thức cơ bản, như nhân nhu cầu trung bình với số ngày an toàn, đến các phương pháp phức tạp hơn xem xét nhu cầu và thời gian giao hàng tối đa, cũng như thời gian giao hàng và nhu cầu thay đổi. Mỗi phương pháp đều có vị trí của nó, việc lựa chọn tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.

Điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét và điều chỉnh những tính toán này để phù hợp với những thay đổi của động lực thị trường và các quy trình nội bộ. Cuối cùng, việc tính toán tồn kho đệm phù hợp sẽ phù hợp với hiệu quả hoạt động của công ty và mục tiêu làm hài lòng khách hàng, tạo ra sự cân bằng giữa tồn kho quá mức và nguy cơ hết hàng.

Nguồn công thức: Crack the Code, P. King, Tạp chí APICS (2011)

Bài học chính

• Tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho bổ sung được giữ lại để giảm thiểu rủi ro hết hàng do gián đoạn nguồn cung hoặc nhu cầu tăng đột biến.
• Là một thành phần quan trọng trong quản lý tồn kho nguyên liệu thô và thành phẩm, tồn kho an toàn đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, vận hành trơn tru quy trình sản xuất và giảm thiểu sự biến động của chuỗi cung ứng.
• Phân tích dữ liệu thường xuyên và thực hành quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng để duy trì mức tồn kho an toàn tối ưu, từ đó tránh được tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức.
• Các công ty nên tránh sử dụng hàng tồn kho an toàn để che giấu các biện pháp quản lý hàng tồn kho kém, các vấn đề dự báo và sự không nhất quán của nhà cung cấp.
• Dữ liệu chính cần thiết để tính toán lượng tồn kho an toàn tối ưu bao gồm thời gian giao hàng trung bình, nhu cầu trung bình, hệ số mức độ dịch vụ và độ lệch chuẩn của thời gian giao hàng và nhu cầu.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho