Bạn có thể thích
Nhân viên hoặc khách truy cập trải nghiệm khi vào một cơ sở kinh doanh có thể thực hiện hoặc phá vỡ một thỏa thuận.
Một hàng dài ở sảnh trì hoãn một cuộc họp, một quá trình đăng nhập quá phức tạp, lãng phí thời gian lang thang xung quanh sảnh, buộc phải tiếp xúc gần gũi với những người khác trong khu vực tiếp tân đông đúc… tất cả những vấn đề này có thể gây bất tiện hoặc thậm chí khiến một người gặp nguy hiểm khi đến nơi.
Các vấn đề khi nhận phòng có thể xảy ra bất kể quy mô hoặc ngành công nghiệp của công ty – nhưng một hệ thống đăng nhập QR code được xây dựng tốt được thiết kế để quản lý tất cả các dòng người trong một nơi làm việc nhất định có thể loại bỏ chúng, đồng thời tăng hiệu quả và tạo ra trải nghiệm đáng nhớ.
Và trong thế giới công việc ngày nay, một hệ thống quản lý dòng người năng động thậm chí còn quan trọng hơn để giữ cho khách truy cập và nhân viên an toàn và khỏe mạnh, giảm thiểu rủi ro lây truyền và duy trì các biện pháp an ninh mạnh mẽ tại cơ sở – tất cả trong khi đảm bảo quyền riêng tư dữ liệu.
Nhưng hãy bắt đầu với những điều cơ bản.
Hệ thống đăng nhập QR code là gì?
Hệ thống đăng nhập QR code , còn được gọi là hệ thống quản lý khách truy cập (VMS) hoặc hệ thống quản lý dòng người, là một giải pháp kỹ thuật số cho phép khách truy cập và nhân viên vào và ra khỏi nơi làm việc một cách an toàn và hiệu quả.
Trước khi đến văn phòng hoặc cơ sở, khách truy cập hoặc nhà thầu (nếu họ đáp ứng tất cả các tiêu chí về sức khỏe và an toàn sàng lọc trước) được gửi QR code duy nhất trực tiếp qua email. Họ có thể quét QR code này (mà không cần chạm vào bất cứ thứ gì) tại cửa ra vào, cửa quay và iPad lễ tân.
Và như nhân viên, theo một nghĩa nào đó, là ‘khách truy cập’ mới trong thời đại đại dịch này, họ cũng cần một cách an toàn, hiệu quả, không chạm để vào và ra khỏi tòa nhà của họ khi các tổ chức trở lại nơi làm việc. Với ứng dụng làm thủ tụcQR code phù hợp, họ chỉ cần quét thiết bị di động của họ khi nhập cảnh và hoàn thành quy trình làm thủ tục không tiếp xúc tương tự, hợp lý.
Nhưng ngoài việc cho phép làm thủ tục trơn tru, an toàn, các hệ thống này có thể cung cấp một bộ các tính năng khác giúp các tổ chức:
- đáp ứng các quy định về sức khỏe và an toàn thay đổi,
- tăng cường an ninh công trường,
- tạo điều kiện cho kiểm toán và tuân thủ quy định,
- an ninh bất kỳ dữ liệu cá nhân nào, nếu nó cần được lưu trữ, và,
- giải phóng thời gian của nhân viên (và chi phí thấp hơn).
Đây là những gì cần biết.
Lợi ích hàng đầu của hệ thống đăng nhập QR code
Dưới đây là 5 cách triển khai hệ thống đăng nhập QR code có thể hỗ trợ và duy trì công ty của bạn, đồng thời tạo điều kiện cho dòng người trôi chảy, trong thời gian COVID-19 và hơn thế nữa.
1. Gửi giấy mời đến nhân viên và khách truy cập trước sàng lọc và đăng ký trước.
Gửi một thông điệp chào mừng là một cách tuyệt vời để cung cấp cho du khách một giới thiệu ấm áp ngay cả trước khi họ đến cơ sở. Quản trị viên có thể mời khách với email mời bao gồm thông điệp có thể tùy chỉnh chào đón họ đến cuộc họp của họ.
Giữa đại dịch, quá trình đăng ký trước cũng có thể bao gồm bảng câu hỏi đánh giá rủi ro để đặt câu hỏi cho khách truy cập tuân thủ các quy định về sức khỏe. Quản trị viên cũng có thể gửi kỹ thuật số các chính sách an toàn và sức khỏe (tức là bắt buộc đeo khẩu trang, cách ly giao tiếp xã hội, quy trình kiểm tra thân nhiệt tại quầy lễ tân, v.v.).
Nhân viên cũng có thể hoàn thành một quy trình đăng ký trước và sàng lọc tương tự, và được nhắc nhở về các giao thức an toàn và sức khỏe của công ty trước khi họ đến văn phòng.
Nếu họ đáp ứng tất cả các tiêu chí đăng ký trước, nhân viên, nhà thầu và khách truy cập sẽ có thể làm thủ tục thông qua QR code duy nhất trực tiếp từ thiết bị di động của họ. Nếu không, hệ thống làm thủ tục phù hợp sẽ đảm bảo rằng những cá nhân này không được cấp quyền truy cập vào cơ sở.
2. Không tiếp xúc vì an toàn covid-19.
Ngoài việc hạn chế quyền truy cập tòa nhà cho nhân viên và du khách đã được sàng lọc trước về sức khỏe, việc kiểm tra QR code không chạm có thể ngăn chặn sự đông đúc trong sảnh, đảm bảo dòng khách được chấp thuận trước hiệu quả.
Từ xa và hiệu quả
Cho phép làm thủ tục không chạm thông qua điện thoại thông minh của nhân viên và khách truy cập giúp loại bỏ hàng dài khi nhận phòng và bảo vệ nhân viên an ninh, lễ tân và nhân viên và khách truy cập phải ở gần nhau.
(Với các hệ thống như Proxyclick),nhân viên cũng có thể tự kiểm tra mà không cần QR code khi họ ở một khoảng cách nhất định của nơi làm việc, sử dụng dữ liệu GPS trên điện thoại của họ. Không có dữ liệu vị trí nào được lưu trữ.)
Ngoài ra, các hệ thống đăng nhập kỹ thuật số cũng cung cấp các tính năng chiếm chỗ xây dựng,cho phép quản trị viên giữ số lượng người trong một tòa nhà bằng hoặc dưới giới hạn công suất quy định của họ. Điều này tiếp tục cho phép các biện pháp sức khỏe và an toàn như cách ly giao tiếp xã hội được đáp ứng.
Tránh chạm vào các bề mặt thông thường
Ngoài ra, quét QR code trực tiếp từ các thiết bị cá nhân tại các điểm vào giúp loại bỏ việc chạm vào các bề mặt chung, chẳng hạn như máy tính bảng hoặc sổ nhật ký; với tích hợp hệ thống kiểm soát truy cập,nó cũng có thể cho phép nhân viên và khách truy cập tránh chạm vào cửa quay, tay nắm cửa và nút thang máy khi họ tiến hành các cuộc hẹn.
Truy dấu tiếp xúc
Trong trường hợp một cá nhân được chứng minh là đã bị nhiễm COVID-19 trong những ngày sau cuộc họp, chi tiết liên lạc và thông tin cuộc họp (ngày, giờ, địa điểm) có thể được sử dụng để nhanh chóng thông báo cho bất kỳ ai có thể đã bị phơi nhiễm.
3. Tăng cường các giao thức an ninh của tòa nhà.
Một hệ thống quản lý dòng người được thiết kế tốt có thể đóng vai trò là dòng an ninh vật lý đầu tiên cho nơi làm việc, nhân viên và dữ liệu của bạn. Các hệ thống có thể bao gồm các tính năng an ninh như tích hợp với danh sách theo dõi toàn cầu và khả năng nhận dạng khuôn mặt để xác minh tài liệu ID.
Chỉ định mỗi người một QR code duy nhất là vô giá trong việc đảm bảo rằng chỉ những người được phép truy cập vào tòa nhà mới có thể vào, vuốt hoặc quét qua cửa quay và vào thang máy và có quyền truy cập vào văn phòng của nhân viên. Điều này ngày càng có liên quan trong đại dịch khi xem xét nguy cơ sức khỏe do du khách bất ngờgâyra.
Hợp lý hóa các quy trình lễ tân với sự trợ giúp của ứng dụng làm thủ tục cho phép nhân viên an ninh ngay lập tức xác định bất kỳ khách truy cập nào ở sai nơi, hoặc quan trọng hơn, những người có thể đại diện cho mối đe dọa cho công ty hoặc nhân viên – và hộ tống bất kỳ kẻ xâm nhập nào một cách kín đáo, mà không tạo ra sự gián đoạn đáng kể.
4. Đảm bảo tất cả dữ liệu được lưu trữ an toàn (nếu được lưu trữ).
Chi phí triển khai hệ thống đăng nhập QR code là vô cùng nhỏ so với chi phí mà việc không tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu có thể áp đặt cho một công ty.
Trong đại dịch, nhu cầu bảo vệ dữ liệu đã trở nên phức tạp hơn: Bảng câu hỏi về sức khỏe, sức khỏe và các liên hệ gần đây có thể cần thiết để tạo điều kiện cho một môi trường làm việc an toàn, nhưng việc lưu trữ và an ninh câu trả lời của người dùng phải được thực hiện theo các quy định về quyền riêng tư dữ liệu.
Sử dụng hệ thống đăng nhập kỹ thuật số phù hợp sẽ đảm bảo rằng dữ liệu nhân viên và khách truy cập sẽ được lưu trữ an toàn và thông tin nhạy cảm cần thiết chỉ giới hạn ở những gì cần thiết.
Ví dụ, các hệ thống đăng nhập như Proxyclick cho phép xóa dữ liệu tự động sau một số ngày nhất định, để giúp các tổ chức tuân thủ luật an ninh dữ liệu.
(Để biết thêm thông tin, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về GDPR và tuân thủ quy định về quản lý khách truy cập).
5. Tăng năng suất tổng thể và an toàn vĩnh viễn
Một hệ thống làm thủ tục kỹ thuật số có thể tạo điều kiện cho trải nghiệm khách liền mạch và an toàn, nhưng nó cũng có thể cung cấp dữ liệu hữu ích cho công ty, dưới dạng phân tích – thời gian bận rộn nhất trong một ngày làm việc, thời gian thăm trung bình và lý do chính của họ.
Thông tin này có thể hướng dẫn các quyết định nhân sự lễ tân và bất kỳ nâng cấp an ninh cần thiết nào, bao gồm cả sự phối hợp cần thiết để các hành lang không trở nên quá đông đúc để làm cho việc cách ly giao tiếp xã hội là không thể.
Ngoài ra, việc triển khai hệ thống làm thủ tục số giải phóng nhân viên để tập trung vào các vấn đề cấp bách:
- tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại cho phép nhân viên lễ tân ưu tiên khách truy cập có thể cần sự chú ý cá nhân;
- du khách được chấp thuận trước cho phép các nhóm an ninh tập trung vào các mối quan tâm cấp cao hơn mà không cần phải sàng lọc và xác nhận khách dự kiến đến cơ sở; và
- Các nhóm CNTT có thể làm việc với sự tự tin rằng dữ liệu của công ty sẽ được bảo vệ, ngay cả trong trường hợp có vấn đề về phần cứng.
Chọn hệ thống đăng nhập QR code
Hệ thống đăng nhập QR code phù hợp đảm bảo rằng tất cả mọi người – nhân viên, nhà thầu, khách truy cập và hơn thế nữa – có trải nghiệm thuận tiện và chào đón, từ thời điểm họ lên lịch đến cho đến khi họ khởi hành từ cơ sở.
Nó cũng là một đội tiên phong để bảo vệ nhân viên và du khách và tạo điều kiện cho sự trở lại “kinh doanh như bình thường” trong đại dịch toàn cầu.
Nguồn : proxyclick.com
