Hiểu được sự khác biệt giữa quản lý tài liệu và quản trị tri thức là rất quan trọng đối với sự xuất sắc trong hoạt động. Mặc dù các thuật ngữ đôi khi có thể được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng hiểu được sự khác biệt của chúng không thể phù hợp hơn với lực lượng lao động công nghiệp đang thay đổi.

Quản lý tài liệu trong sản xuất (Document Management) là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp hồ sơ và lưu trữ thiết yếu cho thông tin rõ ràng của công ty. Nói cách khác, các hệ thống này là các công cụ quản lý thông tin và dữ liệu theo dõi và lưu trữ nhiều tài liệu khác nhau. Giống như tủ tệp kỹ thuật số, nội dung của các hệ thống tệp này rất rộng và chứa các phiên bản hiện tại và lưu trữ.

Quản lý tài liệu – công cụ quản lý thông tin và dữ liệu theo dõi và lưu trữ nhiều thông tin rõ ràng của công ty.

Do đó, các hệ thống quản lý tài liệu hoạt động như các hệ thống lưu trữ dữ liệu và chia sẻ dữ liệu toàn diện. Thường được sử dụng để chứng nhận ISO, OSHAhoặc tuân thủ FDA,các công cụ này giả định rằng người lao động đã biết tài liệu nào sẽ giải quyết nhu cầu của họ hoặc có kiến thức nền tảng để điều hướng hệ thống.

Nhân viên có nhiều tương tác nhất với các hệ thống này nhiều nhất là các nhà quản lý kiểm soát chất lượng, kiểm toán viên và đại diện nhân sự. Nhân viên tuyến đầu tìm cách giải quyết vấn đề thời gian thực sẽ không được hưởng lợi từ các công cụ này vì họ không được thiết kế để lấy thông tin nhanh chóng.

Quản trị tri thức (Knowledge Management) là gì?

Một chiến lược quản trị tri thức hiệu quả không chỉ lưu trữ và tổ chức các tài liệu, mà còn tập trung vào việc phân phối và khám phá thông tin liên quan đến bất kỳ vai trò nào. Đây là một kỷ luật cho phép nhân viên thực hiện công việc tốt hơn và giải quyết vấn đề thông qua việc tiếp cận kiến thức tổ chức.

Quản trị tri thức – một ngành học cho phép nhân viên thực hiện công việc tốt hơn và giải quyết vấn đề thông qua kiến thức tổ chức.

Một chiến lược quản trị tri thức cung cấp một loạt các công cụ và tài nguyên để giúp nhân viên tìm kiếm thông tin và chia sẻ kiến thức. Không giống như quản lý tài liệu, có nhiều cách tiếp cận và công nghệ có thể hỗ trợ trong việc nắm bắt,tổ chức và chuyển giao kiến thức.

quản trị tri thức cũng bao gồm hai loại riêng biệt:

Kiến thức rõ ràng – bao gồm quy trình cốt lõi, quy trình vận hành tiêu chuẩn và hồ sơ dễ ghi lại và ghi lại. Thường được liên kết với các hệ thống quản lý tài liệu.
Kiến thức ngầm (ngầm) – “bí quyết” không chính thức và kinh nghiệm của lực lượng lao động của bạn. Kiến thức như kỹ thuật khắc phục sự cố và cải tiến quy trình không có giấy tờ khó nắm bắt hơn nhưng có giá trị hơn nhiều cho sự xuất sắc trong hoạt động.

quản trị tri thức là sử dụng cả kinh nghiệm và thông tin để tạo ra cái nhìn sâu sắc, giải quyết vấn đề và không ngừng cải thiện. Những tài sản này sau đó được phân phối trên lực lượng lao động tuyến đầu.

Nếu không có sự quản lý thích hợp, các công ty sẽ phụ thuộc vào chuyên môn của một vài cá nhân thay vì tận dụng toàn bộ lực lượng lao động của bạn. Chiến lược quản trị tri thức tạo ra lợi ích thời gian thực bằng cách hỗ trợ cả hiệu suất của nhân viên và hoạt động xuất sắc.

Điều này có ý nghĩa gì đối với các nhà sản xuất

Khi các nhà sản xuất phải đối mặt với việc nghỉ hưu hàng loạt, họ cần phát triển vượt ra ngoài quản lý tài liệu và thực hiện một chiến lược quản trị tri thức hiệu quả.

Các công ty hiện đang thất bại trong việc nắm bắt kiến thức và chuyên môn của lực lượng lao động của họ trong khi bị ảnh hưởng bởi một làn sóng nghỉ hưu, còn được gọi là “Sóng thần bạc”. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 57% baby boomers đã chia sẻ ít hơn một nửa kiến thức cần thiết để thực hiện công việc của họ khi họ nghỉ hưu.

Ưu tiên quản trị tri thức là điều cần thiết cho các nhà sản xuất để tồn tại những thách thức trong ngành hiện tại bằng cách thu hẹp khoảng cách kỹ năng và chuyển thông tin quan trọng cho thế hệ tiếp theo. Học cách nắm bắt và tận dụng chuyên môn của lực lượng lao động của bạn sẽ không chỉ cho phép bạn sống sót qua quá trình chuyển đổi thế hệ này, mà còn cải thiện chất lượng,giảm lãng phí và tăng hiệu suất của nhân viên.

Làm thế nào để nắm bắt kiến thức chuyên gia trước khi nó bị mất

Các nhà sản xuất đang đối phó với một làn sóng nghỉ hưu khổng lồ. Với hơn một phần tư lực lượng lao động trên 55 tuổi,nhiều người lao động đang rời bỏ công việc của họ với nhiều kiến thức và kinh nghiệm.

“Chảy máu chất xám” này (còn được gọi là “sóng thần bạc”) đang tạo ra một khoảng cách kỹ năng cho ngành công nghiệp, với một số công ty mất hàng thập kỷ đầu tư vào lực lượng lao động của họ. Người ta ước tính rằng khoảng cách kỹ năng tiêu tốn của các công ty 3.000 đô la cho mỗi nhân viên hiện tại.

Tuy nhiên, nắm bắt kiến thức chuyên môn trước khi nghỉ hưu vẫn là một thách thức đối với hầu hết các nhà sản xuất. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 57% baby boomers đã chia sẻ ít hơn một nửa kiến thức cần thiết để thực hiện trách nhiệm công việc của họ khi họ nghỉ hưu. Gây sốc hơn, 21% đã không chia sẻ kiến thức nào của họ – gần một phần tư kiến thức chuyên môn của một thế hệ, có thể sẽ nghỉ hưu trong những năm tới. Đã đến lúc các công ty phải làm nhiều hơn để bảo vệ tổ chức của họ và chủ động nắm bắt kiến thức chuyên môn trước khi quá muộn. Tại Dozuki, công ty chuyên về quản trị tri thức và tài liệu. Sau khi làm việc với hàng trăm tổ chức, công ty đã phát triển các chiến lược đã được chứng minh để nắm bắt kiến thức chuyên môn và tận dụng nó cho các thế hệ tiếp theo.

Ghi lại công việc đang hoạt động

Các chuyên gia của bạn đang bận rộn. Chúng được trải mỏng giữa khắc phục sự cố, thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau và đào tạo nhân viên. Thay vì yêu cầu họ viết ra lượng kiến thức và bí quyết khổng lồ của họ, hãy dành thời gian để quan sát các chuyên gia trong các thủ tục quan trọng và ghi lại quá trình một cách chi tiết.

“Các chuyên gia đã bận rộn làm công việc của họ, họ không thể dành thời gian cần thiết để đào tạo nhân viên mới đúng cách.”

Giám đốc công nghệ vận hành, 3M

Một cách để phá vỡ vấn đề này là ghi lại công việc đang hoạt động. Ghi chú chi tiết về một quá trình và nắm bắt càng nhiều thông tin càng tốt. Chụp ảnh và video của tác phẩm, và sau đó viết ra các chi tiết quan trọng sau.

Ghi lại kỹ thuật khắc phục sự cố

Một số kiến thức bộ lạc có giá trị nhất trong sản xuất là khả năng khắc phục sự cố khi chúng phát sinh, chẳng hạn như lỗi thiết bị hoặc thay đổi phức tạp. Tuy nhiên, hầu hết các công ty thất bại trong việc nắm bắt loại kiến thức ngầm này.

Kiến thức và giải pháp phi cấu trúc sống trong đầu của các nhân viên có kinh nghiệm là một trong những điều có giá trị nhất, nhưng nó cực kỳ khó nắm bắt. Bằng cách tạo một vị trí trung tâm cho các câu hỏi và vấn đề phổ biến, việc mở khóa trở nên dễ dàng hơn. Điều này cho phép bạn khai thác kiến thức tập thể của lực lượng lao động của bạn, thay vì dựa vào các chuyên gia cá nhân.

Tạo các chương trình đồng cố vấn

Lực lượng lao động trẻ, đến hoàn toàn có kỹ năng về giao diện người dùng kỹ thuật số – mang lại cho họ danh hiệu “người bản địa kỹ thuật số”. Các công ty có thể tìm thấy thành công ở ngã tư của các chuyên gia nghỉ hưu và những công nhân sắp tới này.

Những “người bản địa kỹ thuật số” này mong đợi tất cả việc học tập và đào tạo của họ sẽ diễn ra thông qua màn hình. Các nhà sản xuất có thể hưởng lợi từ điều này. Đã đến lúc nghiêng về các giải pháp kỹ thuật số có thể mở rộng, nắm bắt kiến thức về công nhân nghỉ hưu và đào tạo hiệu quả thế hệ các nhà sản xuất tiếp theo.

Điều này cho phép cả hai thế hệ học hỏi lẫn nhau. Nhân viên có nhiệm kỳ sẽ được hưởng lợi từ năng lực kỹ thuật số của lực lượng lao động mới. Những người mới sẽ có được kinh nghiệm trực tiếp và cảm thấy tự tin trong công việc của họ ngay từ ngày đầu tiên.

Làm cho kiến thức dễ dàng tài liệu hoá , số hoá

Điều này nghe có vẻ rõ ràng, nhưng nhiều công ty vẫn đang sử dụng các phương pháp cổ xưa cho tài liệu. Các hệ thống dựa trên giấy không hiệu quả và các công cụ phần mềm rườm rà làm cho kiến thức ghi lại trở nên đau đớn.

Nhiều lần, truy cập vào tài liệu là trở ngại lớn nhất cho sự thành công của nhân viên. Khi thông tin khó tiếp cận, nhân viên không được khuyến khích tuân theo các tiêu chuẩn đã được thiết lập và tạo ra rủi ro bằng cách cố gắng tự tìm ra mọi thứ.

Khi nó nhanh chóng và dễ dàng để nắm bắt chuyên môn, chia sẻ thông tin trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa công ty. Tìm kiếm các công cụ kỹ thuật số làm cho việc kết hợp hình ảnh, video và văn bản bằng văn bản thành một thủ tục không đau.

Tận dụng kiến thức chuyên môn trong đào tạo

Các phương pháp đào tạo truyền thống đang thất bại vì họ dựa vào sự phong phú của các cố vấn để đào tạo nhân viên mới. Khi các cố vấn nghỉ hưu, các công ty cần bổ sung các phương pháp đào tạo truyền thống với các giải pháp kỹ thuật số.

Làm thế nào các công ty nắm bắt và tận dụng kiến thức này sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của lực lượng lao động của họ cho các thế hệ tiếp theo. Bây giờ là thời gian để thích nghi với lực lượng lao động đang thay đổi và tìm các công cụ kỹ thuật số giao tiếp rõ ràng và thường xuyên củng cố kiến thức.

“Các yếu tố cốt lõi của việc học không thực sự thay đổi. Những gì chúng tôi tìm thấy là mọi người đều muốn học hỏi từ chuyên gia, mọi người đều muốn hình ảnh, và mọi người đều cần sự lặp lại và thực hành.