Work In Progress – WIP là gì và cách tính toán ?

Tất cả chúng ta đều đã thấy quá trình sản xuất được mô tả trong phim hoạt hình. Các tài nguyên cơ bản được đưa vào một nhà máy, theo sau là tiếng ồn lớn và ống khói bốc khói. Sau đó, thành phẩm sáng bóng xuất hiện ở phía bên kia. Trong thực tế, sản xuất phức tạp hơn một chút. Trên hành trình trở thành sản phẩm cuối cùng, nguyên vật liệu thô trải qua quá trình kiểm kê trong quy trình. Trong bài đăng này, chúng tôi xem WIP là gì và cách giải thích cho nó.

Công việc đang xử lý (WIP) là gì?

Sản phẩm dở dang (WIP), đôi khi được gọi là sản phẩm dở dang, là một loại hàng tồn kho nằm trong quy trình sản xuất giữa nguyên liệu thô và hàng tồn kho thành phẩm. Nói cách khác, WIP là một phần trong kho tổng thể của công ty đã bắt đầu được xử lý nhưng chưa kết thúc. Trong kế toán, WIP là một tài sản và chỉ định giá trị của hàng hóa dở dang vào cuối kỳ tài chính.

Kiểm soát Inventory WIP của bạn là rất quan trọng vì hai lý do chính:

• Thứ nhất, khi nguyên liệu thô và linh kiện được tiêu thụ và biến đổi trong quy trình sản xuất, chúng sẽ thu được giá trị bằng cách phát sinh chi phí lao động và chi phí chung. Do đó, hàng tồn kho WIP có một số cân nhắc kế toán riêng biệt, việc theo dõi giá trị WIP là rất quan trọng đối với tình hình tài chính của công ty.
• Thứ hai, quá trình xử lý nguyên liệu thô trong suốt quá trình định tuyến của sản phẩm sẽ biến chúng thành các bộ phận và cụm lắp ráp phụ mới. Các mặt hàng này có thể đi theo những con đường phức tạp xuyên suốt khu vực cửa hàng và trải qua nhiều quy trình, việc quản lý và theo dõi những quy trình này là điều bắt buộc.

Kế toán công việc trong quá trình

Đúng như tên gọi, kế toán hàng tồn kho WIP liên quan đến việc theo dõi chi phí của hàng hóa dở dang khi chúng chuyển qua quy trình sản xuất. WIP được coi là tài sản ngắn hạn trong bảng cân đối kế toán của công ty và thể hiện tổng giá trị của tất cả nguyên vật liệu, nhân công và chi phí chung của sản phẩm dở dang.

WIP về cơ bản bao gồm ba điều khoản chi phí:

• Tất cả các nguyên liệu thô được sử dụng trong các đơn đặt hàng sản xuất dở dang đều trở thành một phần của hàng tồn kho WIP. Giá trị của chúng bao gồm chi phí thực tế của vật liệu, cũng như bất kỳ khoản phí vận chuyển hoặc nghĩa vụ nào phát sinh khi mua sắm chúng.
• Tất cả các chi phí lao động trực tiếp tích lũy trong quá trình sản xuất cũng được bao gồm. Chúng bao gồm tiền công và tiền lương của tất cả những người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất như công nhân vận hành máy, công nhân lành nghề, v.v., những người trực tiếp xử lý sản phẩm.
• Cuối cùng, chi phí sản xuất chung được tính vào tài khoản WIP. Đây là tất cả các chi phí gián tiếp liên quan đến sản xuất hàng hóa dở dang, chẳng hạn như tiền lương của người giám sát, tiện ích, bảo trì, bảo hiểm, khấu hao, v.v. Chỉ những chi phí chung liên quan trực tiếp đến hàng hóa dở dang mới được tính vào giá trị WIP. Chi phí sản xuất chung được tính toán dựa trên tỷ lệ hàng giờ, hoặc theo tỷ lệ nào đó với chi phí lao động. Trong cả hai trường hợp, tỷ lệ phải được lấy bằng cách sử dụng phân tích tài chính.

Tài khoản WIP được cập nhật thường xuyên, thường là vào cuối mỗi kỳ kế toán hoặc trong các khoảng thời gian đặt trước như hàng tháng, hàng quý hoặc sáu tháng một lần. Hoặc, nó có thể được tự động cập nhật bằng cách sử dụng phần mềm sản xuất như hệ thống MRP.

Lý tưởng nhất là các công ty cố gắng giảm thiểu hoặc hủy bỏ hoàn toàn Hàng tồn kho WIP vào cuối kỳ tài chính. Điều này là do WIP tăng cao ràng buộc vốn và có thể làm tăng gánh nặng thuế. Nó cũng đơn giản là một cách làm tốt để giữ cho Inventory WIP mỏng và được tối ưu hóa nhất có thể để quản lý Inventory tổng thể.

Làm thế nào để tính toán WIP?

Tính toán hàng tồn kho WIP định kỳ được thông báo bởi ba số liệu kế toán quan trọng. Đây là giá trị hàng tồn kho WIP ban đầu, tổng chi phí sản xuất và chi phí hàng hóa sản xuất, còn được gọi là COGM.

Những tính toán này hợp lệ đối với phương pháp kiểm kê định kỳ và không cần thiết đối với phương pháp kiểm kê vĩnh viễn, trong đó chi phí của từng sản phẩm và sản phẩm dở dang (tức là WIP) được theo dõi liên tục. Dù thế nào đi chăng nữa, thật hữu ích khi hiểu chúng có liên quan như thế nào.

WIP Inventory đầu kỳ

Hàng tồn kho dở dang đầu kỳ thể hiện giá trị của tất cả hàng hóa dở dang vào đầu kỳ kế toán mới. Nói cách khác, đó là phần tài sản WIP trong bảng cân đối kế toán của kỳ kế toán trước.

Để phân biệt giữa các giai đoạn tài chính khác nhau, giá trị hàng tồn kho WIP cho giai đoạn hiện tại đôi khi còn được gọi là hàng tồn kho sản phẩm dở dang kết thúc.

Chi phí sản xuất

Tổng chi phí sản xuất đại diện cho tổng chi phí của tất cả các hoạt động sản xuất trong một giai đoạn tài chính. Nó được tính bằng tổng của tổng chi phí nguyên vật liệu, lao động và chi phí chung được sử dụng trong sản xuất trong kỳ.

Tổng chi phí sản xuất là một KPI vô giá để đo lường lợi nhuận của một doanh nghiệp và có thể cung cấp thông tin chi tiết nhanh về việc có nên đặt giá bán cao hơn hay không.

Tổng chi phí sản xuất = nguyên vật liệu trực tiếp + nhân công trực tiếp + chi phí sản xuất chung

Giá vốn hàng hóa sản xuất

Các chi phí sản xuất hàng hóahay COGM, là một KPI quan trọng đối với các nhà sản xuất để đo lường tổng chi phí phát sinh từ việc sản xuất các thành phẩm đã hoàn thành trong giai đoạn tài chính này.

Tính toán COGM lấy tổng chi phí sản xuất làm cơ sở, cộng thêm chi phí của hàng hóa dở dang từ giai đoạn trước (nghĩa là hàng tồn kho WIP ban đầu) đã được hoàn thành trong giai đoạn hiện tại và khấu trừ chi phí của tất cả các công việc sản xuất vẫn chưa hoàn thành tại cuối kỳ tài chính.

giá vốn hàng bán = hàng tồn kho WIP đầu kỳ + tổng chi phí sản xuất – hàng tồn kho WIP cuối kỳ

Công thức kiểm kê sản phẩm dở dang

Nói chung, tính toán Inventory WIP trông như thế này:

Kết thúc Inventory WIP = Hàng tồn kho WIP đầu tiên + Tổng chi phí sản xuất – COGM

Bạn có thể nhận thấy sự khác biệt trong phép tính ở trên: giá trị Inventory WIP cuối cùng dường như được yêu cầu để tính COGM, giá trị này được yêu cầu để tính Inventory WIP cuối cùng.

Đây là lý do tại sao, khi thực hiện kiểm kê định kỳ, có thể nên hoàn thành tất cả các đơn đặt hàng sản xuất trước tiên để WIP kết thúc bằng không. Mặt khác, WIP kết thúc phải được tính toán thủ công bằng cách tra cứu tất cả các chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất dở dang hoặc bằng cách sử dụng chi phí tiêu chuẩn dựa trên giai đoạn hoàn thành hàng hóa. Một trong những phương pháp này có thể là rất nhiều công việc.

Trên thực tế, các nhà sản xuất tiên tiến tìm giá trị COGM và kết thúc WIP dựa trên dữ liệu thực tế từ hệ thống quản lý sản xuất. COGM được tìm thấy bằng cách kiểm đếm chi phí thực tế từ các đơn đặt hàng sản xuất được tính toán hoặc ước tính bằng công cụ quản lý sản xuất, cho dù đó là phần mềm MRP/ERP, bảng tính hay phương pháp tiếp cận bằng bút và giấy. Sau đó, kế toán viên có thể so sánh dữ liệu trong thế giới thực với các số liệu tài chính để đảm bảo mọi thứ đều được kiểm tra.

Việc tính toán WIP một cách chính xác có thể khó khăn, đặc biệt đối với các thiết lập sản xuất phức tạp hơn. Khối lượng công việc hiếm khi đồng đều giữa các thời kỳ, ngoại trừ Make-to-Stock (MTS) hoặc các nhà sản xuất hàng loạt có nhu cầu rất ổn định. Đây là lý do tại sao phần mềm quản lý sản xuất và các công cụ truy xuất nguồn gốc có thể đi một chặng đường dài trong việc đo lường chính xác các số liệu khó khăn như tỷ lệ phần trăm chi phí sản xuất chung áp dụng cho các công việc trong quá trình.

Học nhiều hơn về hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ.

Tại sao kế toán WIP lại quan trọng?

Có thể hiểu được, tất cả các công ty cần tập trung vào dòng tiền và sức khỏe tài chính tổng thể của họ. Trong khi các công ty lớn hơn có thể mắc thêm một vài sai sót do quy mô và tính trung bình, thì các công ty vừa và nhỏ thường có ít hoặc không có chỗ cho sai sót. Dưới đây là năm lý do tại sao kế toán WIP chính xác là điều bắt buộc, bất kể quy mô công ty.

1. Tác động sản xuất. Tài khoản WIP không chính xác có thể dẫn đến lỗi sản xuất và mức tồn kho kém. Nếu WIP được đánh giá không chính xác, nó có thể gửi tín hiệu yêu cầu sai đến hoạt động mua sắm. Họ có thể đặt hàng nhiều nguyên vật liệu hơn mức cần thiết, do đó làm tắc nghẽn dòng tiền với tình trạng thừa hàng và làm tắc nghẽn nhà kho. Hoặc họ có thể đặt hàng ít nguyên vật liệu hơn yêu cầu, làm tăng chi phí sản xuất với chi phí phát sinh thêm do ngừng sản xuất đồng thời, v.v.
2. Dòng tiền và tài chính. Nhiều công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sử dụng nguồn tài trợ ngắn hạn, bao gồm Tài trợ hàng tồn kho WIP, để giải quyết các vấn đề về dòng tiền ngắn hạn. Việc đăng ký loại tài trợ này yêu cầu tính toán và định giá WIP chính xác. Sự không nhất quán trong việc định giá WIP có thể dẫn đến việc chấm dứt thỏa thuận tài trợ. Không cần phải nói rằng tất cả các tài chính của một công ty cũng cần phải ở trong tình trạng tốt nhất khi đăng ký các khoản vay dài hạn.
3. Báo cáo tài chính. Kế toán chính xác cũng rất quan trọng đối với báo cáo tài chính và WIP là một phần quan trọng của bảng cân đối kế toán. Kế toán WIP chính xác cung cấp một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của công ty và gửi thông điệp phù hợp tới các nhà đầu tư, người cho vay và các bên liên quan.
4. Sự tuân thủ. Các nhà sản xuất phải báo cáo chính xác Giá vốn hàng bán (COGS) và tất cả các giá trị hàng tồn kho, bao gồm cả WIP, để tuân thủ các quy định về thuế và đáp ứng các yêu cầu như Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến hình phạt, tiền phạt, kiểm toán và các hậu quả pháp lý khác.
5. thuế. Là một tài sản hiện tại, WIP có thể là một thực thể chịu thuế. Sự thiếu chính xác trong kế toán có thể dẫn đến một loạt các vấn đề và sự chú ý không mong muốn. Đánh giá thấp WIP trong kế toán có thể dẫn đến tiền phạt nặng. Mặt khác, đánh giá quá cao nó có thể gây bất lợi không kém vì nó tạo ra trách nhiệm thuế cao không cần thiết.

Quản lý và theo dõi hàng tồn kho WIP

Để kết thúc bài viết này, chúng ta hãy xem lý do tại sao quản lý hiệu quả và giữ cho hàng tồn kho WIP càng ít càng tốt cũng tốt từ quan điểm quản lý sản xuất và hàng tồn kho.

Một trong những nguyên lý trung tâm của tối ưu hóa hàng tồn kho luôn duy trì mức tồn kho phù hợp. Điều này cũng đúng với Inventory WIP. Nếu nó phát triển quá lớn, cần phải phân bổ thêm Lĩnh vực lưu trữ. Điều này có thể gây tắc nghẽn khu vực cửa hàng, phức tạp hóa các tuyến đường và gây ra thêm chi phí do vận chuyển không cần thiết. Nếu WIP quá nhỏ, sẽ phát sinh tắc nghẽn và ngừng hoạt động, kéo dài thời gian thực hiện.

Hàng tồn kho WIP nên được giữ ở “kích thước phù hợp” – đủ lớn để đảm bảo các quy trình liên tiếp có thể diễn ra một cách tối ưu và đủ nhỏ để tránh chồng chất và gây thêm tiền mặt. Để đạt được điều này, WIP cần được quản lý và theo dõi liên tục trong suốt quá trình sản xuất. Thiết kế bố trí khu vực lưu trữ và cửa hàng được tối ưu hóa và xem xét khối lượng hàng tồn kho WIP đã có trong kế hoạch sản xuất giai đoạn cũng là phải.

Quản lý hàng tồn kho WIP bằng phần mềm sản xuất

Hàng tồn kho WIP thường được tính định kỳ hoặc vào cuối năm tài chính cho mục đích kế toán. Mặc dù điều này đảm bảo sổ sách cân bằng, nhưng nó không giúp ích nhiều cho việc kiểm soát thực tế kho WIP trong suốt quá trình sản xuất.

Theo dõi trạng thái của hàng hóa đang trong quá trình sản xuất và đơn đặt hàng là rất quan trọng để đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả và mức tồn kho tối ưu. Có thể thực hiện việc này bằng bảng tính hoặc giấy bút đối với các thao tác rất nhỏ hoặc đơn giản. Tuy nhiên, một giải pháp toàn diện hơn nhiều cho các công ty thuộc mọi quy mô nằm ở sản xuất phần mềm.

Ưu điểm chính của các hệ thống này nằm ở khả năng truy cập thống nhất vào dữ liệu sản xuất theo thời gian thực. Phần mềm sản xuất liên tục theo dõi vị trí, trạng thái và tiến độ của tất cả các quy trình làm việc, tự động tổng hợp vật liệu, nhân công và chi phí chung, đồng thời phân bổ chúng cho các đơn đặt hàng sản xuất riêng lẻ. Điều này cho phép hiểu sâu hơn về chi phí thực tế của từng sản phẩm, đồng thời giúp phát hiện các điểm tắc nghẽn và xác định các lĩnh vực cần giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Chìa khóa rút ra

• WIP hoặc hàng tồn kho đang trong quá trình làm việc là một phần của hàng tồn kho tổng thể của công ty đã bắt đầu được xử lý nhưng chưa kết thúc.
• Quản lý hàng tồn kho WIP là rất quan trọng vì hai lý do chính. Thứ nhất, khi nguyên liệu thô được chế biến, chúng phát sinh thêm lao động và chi phí chung, cần được xem xét từ quan điểm kế toán. Thứ hai, Inventory WIP có thể nhanh chóng phát triển quá lớn và tích lũy chi phí không cần thiết nếu không được kiểm soát và tối ưu hóa đúng cách.
• Kế toán hàng tồn kho WIP liên quan đến việc theo dõi chi phí của hàng hóa dở dang khi chúng chuyển qua quy trình sản xuất. WIP được coi là tài sản ngắn hạn trong bảng cân đối kế toán của công ty và thể hiện tổng giá trị của tất cả nguyên vật liệu, nhân công và chi phí chung của sản phẩm dở dang.
• Hàng tồn kho WIP có thể được tính bằng cách cộng các giá trị của nguyên liệu thô, lao động và chi phí chung áp dụng cho hàng hóa dở dang.
• Phần mềm sản xuất là điều cần thiết để quản lý và theo dõi hiệu quả trạng thái cũng như vị trí của hàng hóa trong quá trình, tính toán chi phí thực của chúng và giúp duy trì WIP ở kích thước phù hợp.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Phương pháp định giá hàng tồn kho – Tìm phương pháp phù hợp