Kiểm soát hàng tồn kho – Hướng dẫn đơn giản dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Theo dõi chặt chẽ mức tồn kho là rất quan trọng để tăng hiệu quả của bất kỳ hoạt động sản xuất hoặc phân phối nào. Điều này càng tăng gấp đôi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi tỷ suất lợi nhuận có thể bị thắt chặt và lợi nhuận phụ thuộc nhiều vào việc kiểm soát chi phí.

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho hoặc kiểm soát hàng tồn kho là quá trình giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu trong hoạt động sản xuất hoặc phân phối và trong toàn bộ chuỗi cung ứng của sản phẩm. Nó đảm bảo rằng luôn có đủ nguồn cung cấp nguyên vật liệu hoặc hàng hóa cho nút tiếp theo trong chuỗi cung ứng. Đối với các nhà sản xuất, việc kiểm soát hàng tồn kho chủ yếu xoay quanh việc giảm thiểu chi phí tồn kho thường trực và tránh tồn kho quá mức cũng như hết hàng. Vì vậy, một định nghĩa tốt cho việc kiểm soát hàng tồn kho là quá trình tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc giảm thiểu mức tồn kho.

Kiểm soát hàng tồn kho là một phần cốt lõi của quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng quản lý hàng tồn kho là một thuật ngữ tổng quát hơn bao gồm nhiều ưu tiên hơn là chỉ kiểm soát hàng tồn kho.

Các phương tiện chính để đạt được mức độ kiểm soát cao là thực hiện truy xuất nguồn gốc tốt và các cách để xác định mức tồn kho tối ưu. Những điều này tạo thành gốc rễ của một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Ngoài ra, kiểm soát hàng tồn kho còn liên quan đến một loạt các quy trình kinh doanh khác từ quản lý chuỗi cung ứng và kiểm soát sản xuất và chất lượng, đến mua sắm, quản lý nhà cung cấp và thậm chí cả các khía cạnh quan hệ khách hàng.

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là một hệ thống được thiết kế để tự động hóa và đơn giản hóa các quy trình kiểm soát hàng tồn kho cốt lõi. Trong khi đó, quản lý kiểm soát hàng tồn kho là quy trình chiến lược để triển khai và vận hành một hệ thống như vậy. Phần lớn các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là kỹ thuật số và thường được cung cấp dưới dạng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng hoặc được tích hợp vào sản xuất ERP hoặc hệ thống MRP.

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho kết hợp một hoặc nhiều phương pháp kiểm soát hàng tồn kho, những phương pháp được biết đến nhiều hơn mà chúng tôi sẽ nghiên cứu kỹ hơn dưới đây. Tuy nhiên, điểm khác biệt chính giữa các loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho nằm ở chỗ chúng có tính chất vĩnh viễn hoặc định kỳ.

Kiểm soát hàng tồn kho định kỳ và vĩnh viễn

TRONG hệ thống kiểm kê định kỳ, mức tồn kho được kiểm tra trong một khoảng thời gian nhất định như mỗi quý hoặc năm tài chính một lần. Cơ chế theo dõi chính là kiểm kê hàng tồn kho, được sử dụng để so sánh mức tồn kho thực tế với mức tồn kho từ biên nhận và biên bản gửi đi. Việc kiểm kê được tiến hành định kỳ và thường không có sự theo dõi liên tục. Phần lớn các hệ thống kiểm kê định kỳ đều được thực hiện thủ công và dựa vào bảng tính. Đó là một phương pháp đã được thử nghiệm và kiểm nghiệm để đạt được khả năng kiểm soát hàng tồn kho cho các hoạt động rất nhỏ hoặc rất đơn giản. Tuy nhiên, so với các hệ thống kỹ thuật số hiện đại, nó phần lớn đã lỗi thời và rất hạn chế về khả năng mở rộng.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễnmặt khác, hãy theo dõi mức tồn kho và chuyển động liên tục, thường là gần như theo thời gian thực. Khi hàng hóa đến và đi qua kho và xưởng, dữ liệu sẽ được đưa vào hệ thống kiểm kê thông qua ki-ốt internet, máy quét, hệ thống RFID, v.v. Điều này cho phép phần mềm kiểm soát kho hàng theo dõi chuyển động của kho hàng và giúp mức tồn kho được báo cáo phù hợp với số lượng thực tế xung quanh đồng hồ. Thực tế tất cả các hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại đều được xây dựng trên mô hình hàng tồn kho vĩnh viễn.

Đọc thêm về hệ thống kiểm kê thường xuyên và định kỳ.

Các chức năng cốt lõi của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Như đã đề cập, các yếu tố cốt lõi để đạt được kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả gồm có hai yếu tố. Một mặt, điều cần thiết là phải hiểu mức tồn kho lý tưởng là bao nhiêu trong bất kỳ tình huống nào. Mặt khác, cần phải đạt được khả năng hiển thị hàng tồn kho – dữ liệu đáng tin cậy về biến động hàng tồn kho và mức tồn kho thực tế để duy trì luồng cung ứng bền vững và cho phép phân tích.

Xác định mức tồn kho phù hợp

Xác định mức tồn kho phù hợp và duy trì chúng theo cách đó là một hành động cân bằng liên tục giữa việc tránh tồn kho quá mức và hết hàng. Hàng tồn kho dư thừa sẽ cản trở Lĩnh vực lưu trữ và vốn quý giá. Trong khi đó, tình trạng hết hàng có thể dẫn đến mất doanh thu, ít cơ hội kinh doanh hơn và lượng khách hàng không hài lòng. Nếu không được kiểm soát, cả hai điều này có thể nhanh chóng đẩy công ty vào những vấn đề tài chính nghiêm trọng. Điều này càng tăng gấp đôi đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn với nguồn lực hạn chế và mối quan hệ khách hàng mới chớm nở.

Một quá trình quan trọng để xác định trước mức tồn kho khả thi là dự báo nhu cầu. Điều này liên quan đến việc dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai bằng cách sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử, xu hướng thị trường và các yếu tố liên quan khác. Do dự báo nhu cầu chủ yếu dựa vào dữ liệu chất lượng tốt nên khả năng phân tích và báo cáo tích hợp của công nghệ hiện đại phần mềm lập kế hoạch sản xuất đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình dự báo.

Một quy trình kinh doanh quan trọng khác liên quan đến việc thường xuyên xem xét và điều chỉnh mức tồn kho dựa trên dự báo nhu cầu và các biến số của chuỗi cung ứng là tối ưu hóa hàng tồn kho. Quá trình này chủ yếu là về việc tổng hợp chi phí tồn kho và sự phức tạp trong quản lý hàng tồn kho với sự sẵn có của nguyên vật liệu.

Theo dõi hàng tồn kho

Khía cạnh cơ bản khác của việc đảm bảo kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là theo dõi hàng tồn kho và lô hàng. Truy xuất nguồn gốc là một khía cạnh cơ bản của quản lý hàng tồn kho, cung cấp dữ liệu về mức tồn kho và sự biến động khi công ty hoạt động. Điều này cho phép các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và phản ứng nhanh chóng với những thay đổi về cung hoặc cầu. Trong sản xuất hiện đại, việc theo dõi không chỉ quan trọng đối với các thị trường được quản lý chặt chẽ như lĩnh vực thực phẩm hoặc dược phẩm. Nó ngày càng trở nên phù hợp trong tất cả các loại thị trường nơi sở thích của khách hàng, mô hình nhu cầu và Logistics cung ứng có thể thay đổi nhanh chóng.

Theo dõi hàng tồn kho vượt xa khả năng truy xuất nguồn gốc của đơn vị lưu kho (SKU) đơn giản. Mức độ thực tế hơn nhiều là theo dõi lô hàng, lô hàng và các mặt hàng riêng lẻ bằng số sê-ri của chúng. Hơn nữa, theo dõi và ghi nhật ký mua hàng, đơn đặt hàng sản xuất và khách hàng, và kiểm kê sản phẩm đang trong quá trình (WIP) cho phép thống kê dài hạn, đánh giá tình hình tài chính của công ty và hiểu biết sâu sắc về các mối quan hệ và cơ hội của khách hàng.

Tầm quan trọng của phần mềm theo dõi không thể phóng đại trong việc đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc. Các hệ thống này cho phép cập nhật liền mạch mức tồn kho khi hàng hóa được nhận, bán hoặc di chuyển, cung cấp cái nhìn rõ ràng và cập nhật về lượng hàng trong kho. Hơn nữa, phần mềm theo dõi còn cho phép phân tích dữ liệu liền mạch về mức độ và chuyển động của hàng tồn kho. Điều này giúp đạt được mức độ chính xác và hiệu quả không thể đạt được bằng các phương pháp thủ công. Các giải pháp nâng cao cũng thường bao gồm các tính năng như cảnh báo sắp xếp lại đơn hàng tự động và tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác.

Phương pháp lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho thông thường

Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét một số phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phổ biến. Các phương pháp khác nhau phù hợp với những hoàn cảnh khác nhau và nhiều công ty lựa chọn sử dụng kết hợp nhiều phương pháp. Cuối cùng, kiểm soát hàng tồn kho là phát triển một hệ thống mang lại lợi ích cao nhất cho trường hợp sử dụng của công ty, đưa ra dữ liệu nhất quán và đơn giản hóa việc sản xuất, tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng.

Đúng lúc (JIT)

Phương pháp kiểm kê đúng lúc (JIT) là một chiến lược trong đó vật liệu và sản phẩm chỉ được sản xuất hoặc mua khi cần thiết để sử dụng ngay. Cách tiếp cận này giảm thiểu chi phí tồn kho bằng cách giảm nhu cầu lưu trữ một lượng lớn hàng tồn kho. JIT yêu cầu sự phối hợp chính xác và mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp vì nguyên liệu phải đến đúng lúc cần thiết, không sớm hơn hay muộn hơn. Phương pháp này đặc biệt có lợi cho làm theo đơn đặt hàng các công ty đang tìm cách giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả và cải thiện dòng tiền.

Tuy nhiên, JIT có thể gặp rủi ro trong môi trường có nhu cầu không thể đoán trước hoặc sự gián đoạn của chuỗi cung ứng. Việc thực hiện thành công phương pháp này phụ thuộc vào việc dự báo nhu cầu đáng tin cậy và giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp, đảm bảo rằng quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ mà không cần đến mạng lưới an toàn với lượng hàng tồn kho lớn.

Trong JIT, kiểm soát hàng tồn kho đạt được bằng cách điều chỉnh lịch trình sản xuất chặt chẽ với nhu cầu của khách hàng, từ đó giảm nhu cầu tồn kho lớn. Sự nhấn mạnh của JIT vào mức tồn kho tối thiểu vốn đã hỗ trợ khả năng truy xuất nguồn gốc, vì có ít mặt hàng cần theo dõi hơn tại bất kỳ thời điểm nào, giúp việc giám sát và quản lý luồng hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng trở nên dễ dàng hơn.

Đọc thêm về Sản xuất đúng lúc.

Phân tích ABC

Phân tích ABC là một phương pháp đã được thử nghiệm và kiểm nghiệm để phân loại hàng tồn kho và tổ chức kho thành ba loại (A, B và C) dựa trên tầm quan trọng và giá trị của chúng đối với doanh nghiệp. Các mặt hàng ‘A’ có giá trị cao nhất, thường bao gồm một tỷ lệ nhỏ hàng tồn kho nhưng phần lớn giá trị hàng tồn kho. Các mặt hàng ‘B’ có giá trị vừa phải và các mặt hàng ‘C’ có giá trị thấp nhất. Ưu tiên này cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực và nỗ lực vào việc quản lý và kiểm soát các mặt hàng quan trọng nhất hoặc bán chạy nhất của họ.

Bằng cách triển khai Phân tích ABC, các công ty có thể tối ưu hóa chiến lược kiểm soát hàng tồn kho của mình, đảm bảo rằng họ dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn để quản lý các mặt hàng có giá trị cao trong khi vẫn duy trì đủ lượng hàng tồn kho cho các sản phẩm ít quan trọng hơn.

Tiếp tục tìm hiểu về phân tích ABC

Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI)

Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) là một chiến lược hợp tác trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm duy trì mức tồn kho đã thỏa thuận tại địa điểm của người mua. Nhà cung cấp giám sát mức tồn kho của người mua và bổ sung định kỳ dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận. Cách tiếp cận này có thể giúp giảm chi phí tồn kho và cải thiện hiệu quả của chuỗi cung ứng vì các nhà cung cấp có thể dự đoán và đáp ứng nhu cầu tốt hơn.

VMI thúc đẩy mối quan hệ hợp tác chặt chẽ hơn giữa nhà cung cấp và người mua, dẫn đến mức tồn kho chính xác hơn, giảm lượng hàng tồn kho và thường có điều kiện mua hàng tốt hơn. Tuy nhiên, thành công với VMI phụ thuộc vào sự giao tiếp cởi mở, sự tin cậy và sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu cũng như khả năng của cả hai bên.

VMI có thể góp phần kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn vì một doanh nghiệp quản lý cả hàng tồn kho. Các nhà cung cấp xác định mức tồn kho phù hợp dựa trên các thông số đã thỏa thuận và thường được trang bị tốt hơn để dự báo và ứng phó với những thay đổi về nhu cầu. Do đó, phương pháp này cũng tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc vì các nhà cung cấp trực tiếp tham gia vào việc giám sát và bổ sung hàng tồn kho của người mua, thường sử dụng các hệ thống phức tạp để theo dõi mức tồn kho và biến động một cách chính xác.

Học nhiều hơn về Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý

Các phương pháp tính giá hàng tồn kho

Các phương pháp tính giá hàng tồn kho, chẳng hạn như FIFO (Nhập trước, xuất trước), LIFO (Nhập sau, xuất trước), Bình quân gia quyền và các phương pháp khác, rất quan trọng để hiểu giá trị tài chính của hàng tồn kho. FIFO giả định rằng những mặt hàng tồn kho lâu đời nhất sẽ được bán trước. Một biến thể của hệ thống này, phổ biến trong các nhà sản xuất thực phẩm và dược phẩm, là phương pháp FEFO (Hết hạn trước, xuất trước) giúp giảm hư hỏng bằng cách phân loại hàng hóa theo khả năng dễ hỏng của nó. Tiếp theo, LIFO giả định rằng các mặt hàng mới nhất sẽ được bán trước, điều này hữu ích để được hưởng lợi về thuế trong môi trường giá cả tăng cao. Trong khi đó, phương pháp bình quân gia quyền làm giảm biến động giá bằng cách tính trung bình giá vốn hàng hóa.

Mặc dù các phương pháp này xoay quanh việc tính giá hàng tồn kho chứ không phải mức tồn kho nhưng chúng cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho bằng cách cung cấp những hiểu biết sâu sắc về ý nghĩa tài chính của các quyết định hàng tồn kho. Những phương pháp này giúp xác định mức tồn kho phù hợp bằng cách tác động đến quyết định mua hàng và quản lý vòng quay hàng tồn kho. Họ cũng hỗ trợ truy xuất nguồn gốc bằng cách đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống để theo dõi cách mua và bán hàng tồn kho, điều này rất quan trọng để hiểu được dòng hàng tồn kho và tác động tài chính của nó.

Tiếp tục đọc về các phương pháp tính giá hàng tồn kho

Lập kế hoạch yêu cầu vật tư

Lập kế hoạch yêu cầu nguyên liệu (MRP) ngày càng quan trọng để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giữa các nhà sản xuất hoặc nhà phân phối bổ sung bất kỳ loại giá trị nào vào kho của họ trước khi bán bớt. MRP tích hợp các yêu cầu nguyên liệu và dữ liệu sản xuất với thông tin kho hàng, cung cấp những hiểu biết sâu sắc về nhu cầu nguyên liệu.

Bằng cách dự báo chính xác và lập kế hoạch mua nguyên vật liệu dựa trên tiến độ sản xuất, Hệ thống MRP giúp tránh các thành phần quan trọng hết hàng. Các hệ thống phần mềm này thường đi kèm với các tính năng theo dõi nâng cao được tích hợp sẵn, cho phép doanh nghiệp giám sát chặt chẽ cả mức tồn kho và sự biến động của nguyên liệu thô, thành phẩm, sản phẩm dở dang và thậm chí cả hàng tồn kho đường ống. Bản chất toàn diện của hệ thống MRP khiến chúng trở thành công cụ thiết yếu để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đặc biệt là trong môi trường sản xuất phức tạp, nơi độ chính xác trong lập kế hoạch nguyên vật liệu là chìa khóa cho hiệu quả hoạt động.

MRP chủ yếu đạt được kiểm soát hàng tồn kho bằng cách tích hợp lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho. Nó xác định mức tồn kho phù hợp bằng cách dự báo chính xác nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên lịch trình sản xuất, do đó tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng tồn kho. Hệ thống MRP tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc thông qua theo dõi thời gian thực của nguyên liệu và linh kiện qua các giai đoạn sản xuất khác nhau, đảm bảo luôn có cái nhìn rõ ràng về tình trạng hàng tồn kho.

Đọc hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về lập kế hoạch yêu cầu vật tư

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Cuối cùng, mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một phương pháp cơ bản trong quản lý hàng tồn kho, được sử dụng để tối ưu hóa số lượng đặt hàng. Đó là công thức tính toán số lượng đặt hàng lý tưởng bằng cách giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc mua, dự trữ và đặt hàng hàng tồn kho. EOQ xem xét tỷ lệ nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí lưu giữ, từ đó cung cấp cho doanh nghiệp một cách tiếp cận có thể định lượng để đưa ra quyết định tồn kho hiệu quả về mặt chi phí. EOQ đặc biệt có giá trị trong những môi trường có nhu cầu tương đối ổn định và chi phí đặt hàng cũng như dự trữ có thể dự đoán được.

Mô hình EOQ hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho bằng cách cung cấp thông tin chuyên sâu về số lượng đặt hàng tối ưu giúp giảm thiểu chi phí đồng thời đáp ứng nhu cầu. Đó là một phương pháp đặc biệt mạnh mẽ khi được sử dụng song song với chứng khoán An toàn Và sắp xếp lại điểm. Điểm yếu thực sự duy nhất của nó là phụ thuộc nhiều vào dữ liệu nhu cầu có độ chính xác cao.

Đọc thêm về Số lượng đặt hàng kinh tế

Thực hành tốt nhất để đạt được kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ để duy trì lợi nhuận và hiệu quả. Tiếp theo, chúng ta xem xét một số điều quan trọng nhất cần lưu ý khi lập kế hoạch kiểm soát hàng tồn kho.

• Đếm chu kỳ đi một chặng đường dài. Cho dù sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hoặc dựa vào bảng tính, việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là điều cần thiết để duy trì hồ sơ tồn kho chính xác. Đếm chu kỳ, một phương pháp trong đó một tập hợp con hàng tồn kho được tính đều đặn, có thể đặc biệt có lợi. Cách tiếp cận này ít gây gián đoạn hơn so với việc kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho nhưng vẫn cho phép kiểm tra độ chính xác liên tục. Bằng cách theo dõi liên tục mức tồn kho, những khác biệt có thể được xác định và sửa chữa nhanh chóng, đảm bảo rằng hồ sơ hàng tồn kho luôn được cập nhật.
• Theo dõi mọi thứ. Việc theo dõi phải bao gồm tất cả các loại hàng tồn kho khác nhau, bao gồm nguyên liệu thô, Sản phẩm dở dang (WIP), thành phẩm và thậm chí cả hàng tiêu dùng. Điều quan trọng không chỉ là theo dõi các đơn vị lưu kho (SKU) mà còn theo lô và lô hàng tồn kho để truy xuất nguồn gốc tốt hơn. Việc theo dõi toàn diện hơn cho phép các doanh nghiệp nhỏ giám sát toàn bộ vòng đời của sản phẩm, quản lý ngày hết hạn một cách hiệu quả, duy trì bức tranh rõ ràng về tình trạng hàng tồn kho và cung cấp cái nhìn sâu sắc quan trọng về hiệu quả hoạt động của công ty theo thời gian.
• KPI quản lý hàng tồn kho. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của các chiến lược kiểm soát hàng tồn kho. Thiết yếu KPI quản lý hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm tốc độ quay vòng hàng tồn kho, đo lường tần suất hàng tồn kho được bán và thay thế; tỷ lệ tồn kho trên doanh số bán hàng, cung cấp thông tin chuyên sâu về mức độ phù hợp của mức tồn kho với doanh số bán hàng; tính giá vốn hàng tồn kho, nêu bật các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho chưa bán được; và độ chính xác của dự báo nhu cầu, điều cần thiết để tối ưu hóa mức tồn kho. Việc thường xuyên xem xét những KPI này và các KPI khác giúp bạn luôn cập nhật thông tin và đơn giản hóa việc ra quyết định.

• Quản lý kho. Hơn cả việc đơn giản hóa cuộc sống của nhân viên kho, quản lý kho hàng là nền tảng của việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Điều này bao gồm việc tối ưu hóa và sắp xếp bố trí kho để dễ dàng tiếp cận và di chuyển hàng hóa hiệu quả, triển khai hệ thống ghi nhãn và theo dõi mạnh mẽ, đảm bảo đào tạo phù hợp cho nhân viên kho về cách thu thập, di chuyển và xử lý hàng hóa, v.v. Thực hành quản lý kho tốt giúp giảm thiểu sai sót, giảm thời gian xử lý và giảm lưu kho chi phí, tất cả đều góp phần kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.
• Phát triển một cách tiếp cận toàn diện. Như đã đề cập, việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả phụ thuộc vào việc tạo ra một hệ thống tích hợp bao gồm tất cả các cơ sở và có tính đến các yêu cầu cụ thể của công ty. Hãy cân nhắc việc áp dụng kết hợp các phương pháp phù hợp, tiến hành phân tích ABC thường xuyên và đánh giá hiệu suất, đồng thời lưu ý đến động lực của chuỗi cung ứng và mối quan hệ với nhà cung cấp mà dòng hàng hóa phụ thuộc vào.
• Tận dụng các giải pháp phần mềm: Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để tự động hóa, tích hợp và hợp lý hóa nhiều quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Những công nghệ này cung cấp thông tin cập nhật về hàng tồn kho gần như theo thời gian thực, tự động hóa quy trình đặt hàng, tạo báo cáo chuyên sâu, kết hợp khả năng truy xuất nguồn gốc và giúp gắn kết toàn bộ nỗ lực sản xuất vào một hệ sinh thái kinh doanh thống nhất.
• Kế hoạch dự phòng: Hàng tồn kho được tối ưu hóa là điều kiện tiên quyết tuyệt đối cho sản xuất. Chuẩn bị cho những sự kiện không lường trước được như gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc nhu cầu tăng đột ngột bằng cách có kế hoạch dự phòng được cân nhắc kỹ lưỡng. Điều này có thể bao gồm việc xác định các nhà cung cấp thay thế, dự trữ hàng khẩn cấp cho các mặt hàng quan trọng và cập nhật càng nhiều thông tin càng tốt về động lực của chuỗi cung ứng có liên quan.

Kiểm soát hàng tồn kho với hệ thống ERP sản xuất

Triển khai sản xuất Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hệ thống có thể cách mạng hóa cách các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) xử lý việc kiểm soát hàng tồn kho. Các hệ thống này tích hợp nhiều khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh, cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về cách sản xuất ERP như thế nào MRP dễ dàng tạo điều kiện kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả:

Quản lý dữ liệu tập trung

Hệ thống ERP sản xuất tập trung tất cả dữ liệu kinh doanh, bao gồm hàng tồn kho, mua sắm, sản xuất và bán hàng. Điều này đảm bảo rằng mức tồn kho được cập nhật tự động khi nguyên liệu được nhận, sản phẩm được sản xuất và doanh số bán hàng được thực hiện. Khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho và chuyển động mà phần mềm cho phép giúp duy trì hồ sơ tồn kho chính xác, điều cần thiết để kiểm soát tồn kho hiệu quả.

Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho

Hệ thống ERP cung cấp các công cụ tinh vi để theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho từ nguyên liệu thô đến WIP và thành phẩm. Các tính năng như quét mã QR hoặc mã vạch và ki-ốt internet để báo cáo cho mỗi nhân viên nâng cao độ chính xác của hàng tồn kho, giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi khi theo dõi thủ công. Điều này rất quan trọng để tránh các tình huống tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt do lỗi của con người.

Lập kế hoạch sản xuất hợp lý

Hệ thống ERP và MRP sản xuất tích hợp toàn diện việc kiểm soát hàng tồn kho và lập kế hoạch sản xuất. Điều này cho phép doanh nghiệp điều chỉnh lịch trình sản xuất của mình phù hợp với mức tồn kho, đảm bảo họ có nguyên liệu cần thiết cho sản xuất mà không bị tồn kho quá mức. Nó giúp giảm chi phí vận chuyển và cải thiện quản lý dòng tiền.

Dự báo nhu cầu nâng cao

Một nguồn dữ liệu duy nhất, phân tích tích hợp và các công cụ báo cáo nâng cao đều hướng đến việc tăng độ chính xác trong dự báo nhu cầu. Dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng thị trường và các yếu tố liên quan khác cho phép dự đoán chính xác hơn nhu cầu trong tương lai. Điều này rất quan trọng để xác định mức tồn kho tối ưu và lập kế hoạch cho những biến động theo mùa hoặc những thay đổi của thị trường. Các báo cáo và phân tích tích hợp bao gồm thông tin chi tiết về biến động hàng tồn kho, vòng quay hàng tồn kho, tuổi thọ hàng tồn kho, v.v.

Tự động sắp xếp lại và mức tồn kho an toàn

Nhiều hệ thống ERP có chức năng sắp xếp lại tự động dựa trên các ngưỡng được xác định trước. Ví dụ: khi hàng tồn kho giảm xuống dưới mức tồn kho tối thiểu nhất định, điểm đặt hàng lại, MRPeasy sẽ tự động tạo cảnh báo dựa trên đó bạn có thể tạo các đơn đặt hàng được điền sẵn chỉ bằng một cú nhấp chuột, đảm bảo có sẵn liên tục các mặt hàng cần thiết. Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian, giảm nhu cầu can thiệp thủ công và giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng. Mức điểm đặt hàng lại có thể được điều chỉnh theo cách thuận tiện tương tự.

Quản lý nhà cung cấp và đơn đặt hàng

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho trong ERP sản xuất giúp hợp lý hóa phần lớn quy trình quản lý nhà cung cấp và đặt hàng. Với điều này, các công ty có thể quản lý thông tin nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng và điều phối việc giao hàng trong cùng một hệ thống ERP. Cách tiếp cận tập trung này cải thiện khả năng giao tiếp với các nhà cung cấp và mang lại sự hiểu biết rộng hơn về toàn bộ chuỗi cung ứng.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt

Khi các doanh nghiệp phát triển, nhu cầu kiểm soát hàng tồn kho của họ cũng phát triển. Các hệ thống ERP sản xuất có khả năng mở rộng có nghĩa là chúng có thể thích ứng với sự phức tạp ngày càng tăng trong hoạt động. Chúng cung cấp sự linh hoạt để điều chỉnh các quy trình kiểm soát hàng tồn kho khi doanh nghiệp mở rộng, đảm bảo rằng hệ thống vẫn hoạt động hiệu quả theo thời gian.

Tóm lại, một hệ thống ERP sản xuất như MRPeasy là một công cụ mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm cách tối ưu hóa việc kiểm soát hàng tồn kho của họ. Bằng cách tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau, cung cấp dữ liệu thời gian thực và cung cấp các công cụ phân tích tiên tiến, ERP cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý hàng tồn kho của họ hiệu quả hơn, đồng thời giảm chi phí hoạt động và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.

Bài học chính

• Kiểm soát hàng tồn kho, còn được gọi là kiểm soát hàng tồn kho, là quá trình quản lý mức tồn kho và sự di chuyển của các sản phẩm của công ty trong suốt chuỗi cung ứng. Các phương tiện kiểm soát hàng tồn kho chính là đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ và xác định mức tồn kho tối ưu tại bất kỳ thời điểm nào.
• Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là phần mềm tích hợp tất cả các khía cạnh của kiểm soát hàng tồn kho vào một hệ thống thống nhất duy nhất. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng hoặc được tích hợp vào hệ thống ERP hoặc MRP sản xuất.
• Các phương pháp lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho phổ biến bao gồm phương pháp Just In Time (JIT), Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI), Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ), Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) và các phương pháp khác.
• Hệ thống ERP sản xuất kết hợp các chức năng kiểm soát hàng tồn kho phức tạp cho phép dễ dàng xác định mức tồn kho thông qua các công cụ báo cáo và dự báo tiên tiến, tự động hóa các điểm đặt hàng lại và bổ sung hàng tồn kho, giúp tăng độ chính xác của hàng tồn kho, v.v.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Quản lý nhà cung cấp – Hướng dẫn cần thiết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ