Quản lý Tồn kho tự động – Hướng dẫn nhanh

Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động là một giải pháp dựa trên phần mềm được thiết kế để tự động hóa các quy trình trong kho, từ đó hợp lý hóa quy trình làm việc, tối ưu hóa mức tồn kho và giảm chi phí liên quan đến hàng tồn kho.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động là gì?

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động, còn được gọi là hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, là một giải pháp dựa trên phần mềm nhằm mục đích tự động hóa quy trình công việc và giảm thiểu nỗ lực cần thiết để quản lý hàng tồn kho của công ty. Quản lý hàng tồn kho tự động bao gồm nhiều chức năng khác nhau được thực hiện tự động hoặc bán tự động, bao gồm theo dõi, lập kế hoạch và báo cáo hàng tồn kho. Cốt lõi của hệ thống kiểm kê tự động là phần mềm quản lý hàng tồn kho như MRP hoặc ERP với khả năng tích hợp bổ sung có thể mở rộng phạm vi của hệ thống.

Mặc dù hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho lớn, nhưng các công ty thuộc mọi quy mô đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng hệ thống này.

Chức năng phần mềm quản lý kho tự động

Mặc dù nhiều giải pháp phần mềm tự tiếp thị mình là hệ thống kiểm kê tự động, nhưng có một số chức năng nhất định mà giải pháp đó cần phải có trước khi có thể được coi là một giải pháp. Dưới đây là các tính năng chính của hệ thống kiểm kê tự động:

Theo dõi hàng tồn kho

Hệ thống kiểm kê tự động ghi lại sự biến động của hàng tồn kho theo thời gian thực và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho tương ứng, cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan đầy đủ về hoạt động kiểm kê của họ. Biết chính xác những gì công ty có trong kho, các mặt hàng khác nhau được đặt ở đâu và tần suất chúng được sử dụng hoặc bán cho phép bạn điều hướng tốt hơn cả trong kho thực tế cũng như kho mà bạn có “trên giấy” (trong trường hợp này là trong một hệ thống không giấy tờ). Và tất cả điều này không có số lượng hàng tồn kho thường xuyên. Chức năng như tự động theo dõi lô hàng tồn kho và theo dõi số sê-ri cho phép bạn phân tích hành trình của sản phẩm trong suốt chuỗi cung ứng, từ các lô nguyên liệu thô đến từ nhà cung cấp đến một đơn vị được giao cho khách hàng. Tổng quan về hiệu suất lịch sử của các đơn vị lưu giữ hàng tồn kho của bạn cũng đặt cơ sở cho việc dự báo nhu cầu chính xác.

Lập kế hoạch tồn kho

Nhờ luôn có thông tin cập nhật về mức tồn kho, đơn đặt hàng đến, lịch sản xuất, v.v., hệ thống kiểm kê tự động cho phép bạn lập kế hoạch mua hàng chính xác. Ví dụ, một hệ thống MRP cho phép nhà sản xuất tính toán các yêu cầu nguyên vật liệu liên quan đến một đơn hàng chỉ bằng vài cú nhấp chuột cũng như tăng các đơn đặt hàng đã điền sẵn cho những hàng hóa còn thiếu. Điều này cải thiện đáng kể tốc độ xử lý đơn hàng và mua hàng. Ngoài ra, với chức năng như lịch trình sản xuất tổng thể, nhà sản xuất có thể sử dụng dự báo nhu cầu để lập kế hoạch năng lực và nguyên vật liệu dài hạn một cách bán tự động.

Định giá hàng tồn kho

Trong hệ thống kiểm kê tự động, tất cả hàng tồn kho được ghi lại liên tục cùng với chi phí của nó. Điều này cho phép hệ thống cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về những gì bạn có trong kho và tổng chi phí là bao nhiêu. Ngoài việc xem lượng tiền mặt của bạn được giữ trong kho là bao nhiêu, điều này còn được phản ánh trong giá vốn hàng bán (COGS), điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Giá vốn hàng bán cũng được tính toán tự động trong các hệ thống MRP/ERP thích hợp.

Báo cáo và phân tích dữ liệu

Ngoài chi phí tồn kho và theo dõi giá vốn hàng bán, hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động sẽ cung cấp cho bạn hàng tá báo cáo và thông tin khác nhau. số liệu liên quan đến hiệu suất của khoảng không quảng cáo của bạn. Chúng có thể bao gồm mức tồn kho hiện tại, lịch sử di chuyển của mặt hàng, số liệu thống kê chất lượng, báo cáo quan trọng hiện có, báo cáo về thời gian tồn kho và hết hạn, v.v. Việc có thông tin hữu ích này trong tầm tay cho phép bạn tối ưu hóa và quản lý hàng tồn kho tốt hơn, ngăn ngừa tình trạng hết hàng và dự trữ quá mức, giảm thiểu hàng tồn kho và duy trì mức độ dịch vụ lành mạnh.

Thông báo liên quan đến hàng tồn kho

Nếu bạn muốn luôn cập nhật các hoạt động của mình, thông báo hàng tồn kho là điều bắt buộc trong hệ thống kiểm kê. Ví dụ, cảnh báo sắp hết hàng nên được gửi đi khi mức tồn kho giảm xuống dưới điểm đặt hàng lại. Mặc dù đây là một trong những loại thông báo quan trọng nhất đối với bất kỳ công ty nào bán sản phẩm vật lý, nhưng một số hệ thống cũng có thể được thiết lập để thông báo cho bạn về các mặt hàng cần kiểm tra chất lượng, thay đổi trạng thái đơn hàng, nhiệm vụ mới được giao, v.v.

Nhập dữ liệu tự động

Một phần lớn của tự động hóa trong hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động có liên quan đến việc nhập dữ liệu. Với quét mã vạch, dữ liệu có thể được thu thập và ghi lại trong vòng một phần giây, với phần mềm xử lý và cập nhật dữ liệu ngay lập tức trong hệ thống. Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng trôi vì các hệ thống này tự động hóa hàng trăm quy trình kinh doanh đòi hỏi ai đó phải nhập dữ liệu theo cách thủ công trong hệ thống dựa trên bảng tính. Loại bỏ công việc tốn thời gian và không mang lại giá trị gia tăng này cho phép bạn dành những nguồn lực đó vào các lĩnh vực chiến lược hơn của doanh nghiệp.

Giao tiếp tự động

Tiếp cận thông tin là chìa khóa để đưa ra quyết định đúng đắn. Hệ thống kiểm kê tự động tự động hóa phần lớn giao tiếp cần thiết để truyền tải thông tin kinh doanh quan trọng giữa nhân viên và các phòng ban. Ví dụ: khi nhân viên sản xuất đánh dấu một lô sản phẩm đã hoàn thành trong hệ thống, mức tồn kho của sản phẩm cụ thể này ngay lập tức phản ánh điều đó. Khi một lượng lớn sản phẩm được bán, hàng hóa sẽ tự động được đặt từ kho và thông báo sắp hết hàng sẽ được gửi đi. Việc trao đổi thông tin tức thời này có khả năng hợp lý hóa đáng kể quy trình quản lý hàng tồn kho ở bất kỳ doanh nghiệp nào.

Đồng bộ hóa đa kênh

Một hệ thống kiểm kê tự động hiện đại phù hợp sẽ mở rộng ra ngoài chức năng của phần mềm cốt lõi, đồng thời tích hợp với một loạt ứng dụng của bên thứ ba. Những tích hợp này tự động hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống và cho phép bạn, ví dụ, bán hàng hóa của mình thông qua các nền tảng thương mại điện tử như Amazon hoặc Shopify và mỗi lần bán hàng được phản ánh trong mức tồn kho trong hệ thống quản lý kho của bạn. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho làm cơ sở để quản lý hàng tồn kho trên nhiều kênh bán hàng.

Quản lý đa địa điểm

Một trong những nguyên lý trung tâm của phần mềm dựa trên đám mây là nó có thể truy cập được từ mọi nơi có kết nối internet. Tuy nhiên, đối với các công ty đang phát triển, việc quản lý riêng biệt nhiều địa điểm kho mà không cần phải mở thêm tài khoản phần mềm cũng là điều cần thiết. Việc tích hợp tính năng quản lý nhiều vị trí vào hệ thống giúp hệ thống có khả năng mở rộng dễ dàng hơn nhiều – điều mà bạn phải luôn lên kế hoạch trước.

Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho tự động

Quản lý hàng tồn kho tự động mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp, bất kể quy mô hoặc ngành nghề của họ. Dưới đây là cái nhìn toàn diện về cách nó cải thiện các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của bạn:

1. Giam gia. Hệ thống tự động giảm đáng kể chi phí vận hành bằng cách cải thiện kiểm soát hàng tồn kho và loại bỏ các quy trình thủ công. Điều này dẫn đến chi phí lao động giảm, giảm phí vận chuyểnvà tối ưu hóa mức tồn kho, cuối cùng là cải thiện lợi nhuận.
2. Giảm thiểu rủi ro sai sót của con người. Với việc quản lý hàng tồn kho thủ công, rất tiếc là lỗi nhập dữ liệu và kiểm kê hàng tồn kho là rất phổ biến. Tự động hóa giảm thiểu rủi ro này bằng cách đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật, giảm thiểu những sai sót gây tốn kém.
3. Mức tồn kho được tối ưu hóa. Hệ thống tự động cho phép bạn sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử để đạt được dự báo nhu cầu chính xác. Họ cũng cho phép chính xác Kế hoạch vật liệu và thiết lập các điểm đặt hàng lại để bổ sung hiệu quả. Sự tối ưu hóa này giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
4. Khả năng hiển thị cao hơn. Dữ liệu tồn kho theo thời gian thực cung cấp cái nhìn rõ ràng về mức tồn kho, cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về việc mua hàng, bán hàng và bổ sung hàng. Khả năng hiển thị nâng cao này đặc biệt có lợi cho quá trình quản lý chuỗi cung ứng và lưu kho vì mọi mặt hàng đều được ghi lại.
5. Truy xuất nguồn gốc đầy đủ. Ưu đãi tự động hóa truy xuất nguồn gốc đầy đủ của các mặt hàng tồn kho, giúp việc theo dõi chuyển động của chúng trong suốt chuỗi cung ứng và sản xuất trở nên dễ dàng hơn. Điều này đặt ra cơ sở hiệu quả cho việc kiểm soát chất lượng, tuân thủ và thu hồi.
6. Thực hiện đơn hàng nhanh hơn. Hàng tồn kho được tối ưu hóa đảm bảo rằng mức độ dịch vụ của bạn đủ cao để đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng của khách hàng, từ đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Giao tiếp được cải thiện trong toàn bộ hoạt động cũng làm tăng tốc độ thực hiện.
7. Giao tiếp tốt hơn. Tự động hóa tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn, có thể là với các bộ phận và nhân viên khác hoặc nhà cung cấp và nhà phân phối. Bất cứ khi nào một vấn đề xảy ra, nó có thể nhanh chóng được xác định và thông báo cho các bên có trách nhiệm. Ngoài ra, hệ thống kiểm kê tự động tiêu chuẩn hóa và làm rõ rất nhiều thông tin liên quan đến quản lý hàng tồn kho và mua sắm.
8. Khả năng mở rộng. Các giải pháp quản lý hàng tồn kho tự động có khả năng mở rộng nên không thể thiếu đối với các doanh nghiệp nhỏ. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống có thể thích ứng để xử lý số lượng ngày càng tăng của SKU và các dữ liệu tồn kho khác.

Tóm lại, hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và cung cấp khả năng mở rộng. Chúng là những công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa việc kiểm soát hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và duy trì tính cạnh tranh.

Lựa chọn phần mềm quản lý kho tự động

Tất cả các doanh nghiệp nên chọn một phần mềm quản lý hàng tồn kho tự động phù hợp với nhu cầu hoạt động cụ thể của mình. Dưới đây là một số cân nhắc chính:

Các nhà bán lẻ nhỏ hoặc doanh nghiệp thương mại điện tử nên lựa chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho thân thiện với người dùng và tiết kiệm chi phí. Các tính năng chính cần tìm bao gồm tích hợp với nền tảng thương mại điện tử và hệ thống POS, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và khả năng quét mã vạch. Mục tiêu là hợp lý hóa việc quản lý đơn hàng, giảm việc nhập dữ liệu thủ công và cung cấp quyền truy cập di động để quản lý khi đang di chuyển. Khả năng mở rộng là điều cần thiết để đáp ứng sự tăng trưởng kinh doanh. Ngoài ra, cần có sẵn các tài nguyên đào tạo và hỗ trợ khách hàng toàn diện để hỗ trợ việc áp dụng và khắc phục sự cố phần mềm.

Nhà phân phối nên chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc sắp xếp hợp lý các hoạt động của chuỗi cung ứng. Các tính năng chính bao gồm khả năng quản lý đơn hàng mạnh mẽ, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, tích hợp với nhà cung cấp và hỗ trợ đa địa điểm. Ngoài ra, nó phải có khả năng mở rộng để phù hợp với các dòng sản phẩm và mạng lưới phân phối đang phát triển đồng thời cung cấp giao diện thân thiện với người dùng để dễ sử dụng.

Nhà sản xuất của nên chọn phần mềm ERP Sản xuất hoặc MRP. Những giải pháp này được thiết kế đặc biệt để giải quyết nhu cầu quản lý hàng tồn kho phức tạp của hoạt động sản xuất. Sản xuất phần mềm ERP tích hợp hàng tồn kho, sản xuất, bán hàng, mua sắm và tài chính để cung cấp cho nhà sản xuất một nền tảng tập trung để quản lý toàn bộ hoạt động của họ. Chúng giúp tối ưu hóa việc thu mua nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất, đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực và thực hiện đơn hàng kịp thời.

Bài học chính

• Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động là giải pháp phần mềm tự động hóa các quy trình liên quan đến hàng tồn kho.
• Các hệ thống này cung cấp các tính năng như theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, tự động nhập dữ liệu (ví dụ: quét mã vạch), lập kế hoạch hàng tồn kho và tích hợp đa kênh để đồng bộ hóa dữ liệu.
• Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động được giảm chi phí vận hành, giảm thiểu sai sót của con người, mức tồn kho được tối ưu hóa, nâng cao khả năng hiển thị, truy xuất nguồn gốc đầy đủ, thực hiện đơn hàng nhanh hơn, giao tiếp tốt hơn và khả năng mở rộng.
• Việc lựa chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động phải phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cho dù đó là nhà bán lẻ, nhà phân phối hay nhà sản xuất nhỏ.

Các câu hỏi thường gặp

Bạn cũng có thể thích: Hướng dẫn quản lý tồn kho nguyên liệu thô cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (2023)