RPA là 1 phần mềm, hệ thống có thể được sử dụng để tự động hóa quy trình làm việc, cơ sở hạ tầng, quy trình hỗ trợ văn phòng đòi hỏi nhiều lao động. Mục tiêu chính của quy trình tự động hóa quá trình Robotics để thay thế nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại và nhàm chán được thực hiện bởi con người, bằng một lực lượng lao động ảo.

RPA không yêu cầu phát triển code, cũng không yêu cầu truy cập trực tiếp vào mã hoặc cơ sở dữ liệu của các ứng dụng. Các bot phần mềm này có thể tương tác với một ứng dụng nội bộ, site , cổng thông tin người dùng, v.v..

RPA là một software chạy trên máy tính, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động của người dùng cuối. Đó là một chuỗi các lệnh được Bots thực thi theo một số quy tắc nghiệp vụ được xác định.

Mỗi hệ thống RPA phải bao gồm ba khả năng được nêu dưới đây:

• Giao tiếp với các hệ thống khác theo bất kỳ cách nào để loại bỏ màn hình hoặc tích hợp API.
• Ra quyết định
• Giao diện lập trình các bot.

Các loại RPA – tự động hóa quá trình bằng robot

Dưới đây là các loại RPA khác nhau:

• Tự động hóa có giám sát : Những công cụ này sẽ cần sự can thiệp của con người trong khi thực hiện các quy trình tự động hóa.
• Tự động hóa không giám sát: Những công cụ này thông minh và có khả năng tự ra quyết định.
• Hybrid RPA: Những công cụ này sẽ có khả năng kết hợp của cả công cụ tự động tham dự và không giám sát.

Các ngành sử dụng RPA : Tự động hóa quá trình robot chủ yếu được sử dụng trong các ngành Ngân hàng, Bảo hiểm, Bán lẻ, Sản xuất, Y tế và Viễn thông.

• Chăm sóc sức khỏe: Trong ngành chăm sóc sức khỏe, nó sẽ giúp trong các cuộc hẹn, nhập dữ liệu của bệnh nhân, yêu cầu xử lý, thanh toán, v.v.
• Bán lẻ: Đối với ngành bán lẻ, nó giúp cập nhật đơn hàng, gửi thông báo, vận chuyển sản phẩm, theo dõi lô hàng, v.v.
• Viễn thông : Đối với ngành viễn thông, nó sẽ giúp giám sát, quản lý dữ liệu gian lận và cập nhật dữ liệu khách hàng.
• Ngân hàng: Ngành ngân hàng sử dụng RPA để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc, tính chính xác trong dữ liệu và bảo mật dữ liệu.
• Bảo hiểm: Các công ty bảo hiểm sử dụng RPA để quản lý các quy trình làm việc, nhập dữ liệu của khách hàng và cho các ứng dụng.
• Sản xuất: Đối với ngành sản xuất, các công cụ RPA giúp làm thủ tục chuỗi cung ứng. Nó giúp thanh toán các tài liệu, Quản trị, Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ, Báo cáo, Di chuyển dữ liệu, v.v.

Các giải pháp RPA thông dụng

Dưới đây là bảng đánh giá Gartner về các giải pháp RPA trên toàn thế giới trong năm 2019 (tham khảo)

Ứng dụng của RPA là gì ?

Robotics là cơ sở để “ảo hóa lực lượng lao động.” Nó có thể mô phỏng các nhiệm vụ giao dịch, hành chính, mang lại độ chính xác và tốc độ cao hơn. Đối với các công ty bảo hiểm nhân thọ, tài chính, ngân hàng, kiểm toán, sản xuất, công nghệ thông tin, RPA đưa ra bằng chứng thuyết phục và hứa hẹn những lợi ích vượt ra ngoài việc giảm chi phí, hiệu quả hoạt động và tiêu chuẩn hóa. Hãy xem tiềm năng ứng dụng RPA trong một số ngành sau đây:

RPA có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình mang một hoặc một vài hoặc các đặc tính sau:

• Lặp đi lặp lại
• Dễ bị lỗi
• Dựa trên quy tắc
• Có liên quan đến dữ liệu số
• Khắt khe về thời gian và theo mùa vụ

Các chức năng chung của RPA bao gồm:

• Mở các ứng dụng khác nhau như email, di chuyển tệp, v.v.
• Tích hợp với các công cụ hiện có.
• Thu thập dữ liệu từ các cổng web khác nhau.
• Xử lý dữ liệu bao gồm tính toán, trích xuất dữ liệu, v.v.

Lợi ích của giải pháp RPA trong doanh nghiệp là gì ?

• Giảm chu kỳ thời gian và cải thiện thông lượng
• Tính linh hoạt và khả năng mở rộng
• Độ chính xác được cải thiện
• Tinh thần nhân viên được cải thiện – cho phép họ tập trung vào những công việc gia tăng giá trị
• Cho phép dành thời gian để đổi mới và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng
• Thu thập dữ liệu chi tiết với độ chính xác cao

RPA cung cấp cho các tổ chức khả năng giảm chi phí nhân sự và lỗi của con người . David Schatsky, giám đốc quản lý tại Deloitte LP, chỉ ra kinh nghiệm của một ngân hàng khi thực hiện RPA, trong đó ngân hàng đã thiết kế lại quy trình yêu cầu của mình bằng cách triển khai 85 bot để chạy 13 quy trình, xử lý 1,5 triệu yêu cầu mỗi năm. Ngân hàng đã bổ sung năng lực tương đương với hơn 200 nhân viên toàn thời gian với khoảng 30% chi phí tuyển dụng thêm nhân viên.

Tự động hóa quá trình bán hàng

Mỗi doanh nghiệp cần bán để tồn tại. các vấn đề trong hoạt động bán hàng có thể dẫn đến khiếu nại của khách hàng hoặc bán với giá giảm do lỗi văn thư.

Tự động hóa hoàn tất quy trình hoạt động bán hàng giúp loại bỏ các lỗi này và cung cấp dịch vụ nhanh chóng cho khách hàng của bạn. Vì tự động hóa quy trình bán hàng nhanh hơn quy trình thủ công, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn sớm hơn, dẫn đến thanh toán sớm hơn và dòng tiền được cải thiện. Đây cũng có thể là quy trình đơn giản hơn để tự động hóa vì nó chủ yếu dựa vào dữ liệu có cấu trúc của công ty để tạo hóa đơn được gửi cho khách hàng.

Tự động thanh toán tiền

Do quy trình mua sắm thanh toán bao gồm trích xuất dữ liệu hóa đơn và thanh toán từ nhiều hệ thống như lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), ngân hàng, nhà cung cấp, công ty hậu cần và vì không phải tất cả các hệ thống này đều cung cấp các phương thức tích hợp dễ dàng mà họ thường liên quan một số hình thức lao động thủ công.

RPA bot có thể lấp đầy khoảng trống tích hợp này. Vì chúng hoạt động ở front end , chúng có thể cung cấp một cách dễ dàng để tự động hóa tích hợp. Với việc mua sắm hoàn toàn tự động để trả tiền, bạn có thể đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm tốt nhất được tuân thủ và có một nguồn sự thật duy nhất cho tất cả các giao dịch.

Đây là một trường hợp nghiên cứu về xử lý hóa đơn, một trong những hoạt động quan trọng của quy trình mua sắm phải trả tiền.

Bot tương tác trên Web portal

Hầu hết các doanh nghiệp B2C đều có quy trình đưa lên máy khách rất quan trọng để giảm chi phí và khiến khách hàng bắt đầu sử dụng sản phẩm.

Sử dụng OCR và tự động hóa nhận thức, hầu hết các hành động trên tàu của khách hàng có thể được hoàn thành ngay lập tức ngay cả trong các công ty dựa trên các hệ thống cũ, cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng.

Bot di chuyển và nhập dữ liệu

Các hệ thống kế thừa vẫn thực hiện các chức năng quan trọng tại các công ty. Ví dụ, các hệ thống thanh toán cũ cần phải giao tiếp với các hệ thống khác và các hệ thống đó có thể không có khả năng lấy dữ liệu liên quan từ API. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên di chuyển thủ công dữ liệu bằng các định dạng như CSV. RPA có thể ngăn chặn lao động thủ công như vậy và các lỗi văn thư tiềm năng mà nó mang lại.

Hơn nữa, các hệ thống như vậy giữ dữ liệu theo dữ liệu cho phép phân tích và ra quyết định được cải thiện. Chúng ta đang sống trong một ngày mà ngay cả tiếp thị có 5000 ứng dụng để lựa chọn. RPA có thể giúp tích hợp các ứng dụng và cho phép phân tích tổng thể hơn.

Cập nhật dữ liệu

Hầu hết các bộ phận bao gồm nhân sự, dịch vụ khách hàng và tiếp thị thường xuyên cần cập nhật dữ liệu khách hàng / nhân sự luôn thay đổi. Thiết lập bot để tự động cập nhật dữ liệu liên quan từ biểu mẫu hoặc email có thể đảm bảo rằng các bộ phận có thể truy cập dữ liệu mới và chính xác.

Xác thực dữ liệu

Hầu hết các điều khiển xác nhận dữ liệu có thể được nhúng trong cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, có các tác vụ xác thực dữ liệu như kiểm tra chéo dữ liệu đối với dữ liệu có sẵn công khai, trong đó tự động hóa RPA phù hợp hơn các công cụ khác

Trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF, tài liệu được quét và các định dạng khác

Quét màn hình, OCR (Nhận dạng ký tự quang học) và các công nghệ nhận dạng mẫu cơ bản cho phép trích xuất dữ liệu từ hầu hết mọi định dạng, giảm nhu cầu nhập dữ liệu

Chuẩn bị và phát hành báo cáo định kỳ

Mỗi doanh nghiệp yêu cầu báo cáo thường xuyên để thông báo cho người quản lý và đảm bảo nhóm nhận thức được tiến trình của họ. Chuẩn bị các báo cáo như vậy và gửi chúng qua mỗi tuần hoặc mỗi tháng không tốn nhiều công sức nhưng nó làm nhân viên mất tập trung. Các giải pháp RPA có thể dễ dàng tự động tạo báo cáo, phân tích nội dung của chúng và dựa trên nội dung, gửi email cho các bên liên quan.

Ví dụ, một báo cáo của một nhà khai thác viễn thông cho thấy các khu vực có vấn đề kết nối có người nhận khác nhau dựa trên mức độ nghiêm trọng của nó. CTO nên được sao chép trong các báo cáo có vấn đề quan trọng và người đứng đầu mạng phải được sao chép trong các báo cáo có vấn đề lớn. Các bot RPA có thể phân tích các báo cáo để sửa đổi người nhận theo các tiêu chí được cung cấp.

Tạo email hàng loạt

Các email hàng loạt dựa trên dữ liệu từ nhiều hệ thống rất đau đớn để sản xuất thủ công. Đặc biệt nếu bạn đang gửi chúng thường xuyên, hãy xem xét tự động hóa quy trình.