Lập kế hoạch sản xuất bằng Excel – Cơ hội và hạn chế

Excel và các ứng dụng bảng tính khác đã được sử dụng trong lập kế hoạch sản xuất trong nhiều thập kỷ. Mặc dù chúng là giải pháp bước đầu khả thi cho các công ty siêu nhỏ, nhưng một doanh nghiệp đang phát triển nên tìm kiếm thứ gì đó có thể mở rộng hơn.

Lập kế hoạch sản xuất với Excel: ngày ấy và bây giờ

Excel và các ứng dụng bảng tính khác đã trở thành công cụ quản lý kinh doanh cho các công ty vừa và nhỏ kể từ khi phổ biến công nghệ máy tính. Các giải pháp phần mềm này là một bước đột phá từ các phương pháp lập kế hoạch sản xuất và kế toán bằng giấy bút nhờ vào khả năng tự động hóa các tính toán và tạo ra các biểu diễn dữ liệu trực quan.

Bắt đầu từ năm 1979, khi ứng dụng bảng tính đầu tiên được ra mắt, chúng nhanh chóng trở thành một yếu tố chính trong quản lý kinh doanh sản xuất phần lớn nhờ vào giá cả phải chăng hơn nhiều so với các hệ thống MRP có giá cắt cổ ngày nay. Qua từng năm, các bảng tính ngày càng trở nên phức tạp và chi tiết hơn và có vẻ như chúng là một lựa chọn hoàn toàn khả thi để quản lý một doanh nghiệp nhỏ.

Và họ đã được.

Tuy nhiên, ngày nay, tồn tại một chữ “nhưng”.

BẰNG hệ thống MRP phần lớn đã trở thành dựa trên đám mây, thân thiện với người dùng hơn và giá cả phải chăng hơn với mức lợi nhuận khổng lồ, ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhỏ từ bỏ bảng tính để chuyển sang sử dụng các loại phần mềm này. Đạt được mức độ tích hợp và hiệu quả mà chúng ta có thể thấy trong các hệ thống ERP/MRP hầu như không thể thực hiện được với bảng tính. Và việc duy trì lượng thông tin khổng lồ này trong Excel khiến dữ liệu này rất dễ bị lỗi do con người gây ra. Các lỗi này có thể tích lũy theo thời gian và dẫn đến tình trạng đau đầu nghiêm trọng.

Ngoài ra, khi các công ty nhỏ hơn bắt đầu sử dụng hệ thống ERP, các đối thủ cạnh tranh của họ thường cần phải làm điều tương tự chỉ để đạt được mức tương tự.

Không phải là Excel không phù hợp để quản lý doanh nghiệp. Một công ty mới bắt đầu có thể làm tốt với bảng tính. Nhưng công ty càng lớn thì mọi thứ càng trở nên rõ ràng rằng mọi thứ có thể được thực hiện hiệu quả hơn và thuận tiện hơn nhiều.

Lập kế hoạch sản xuất bằng Excel – ưu và nhược điểm

Excel và phần mềm bảng tính khác đã được sử dụng cho kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn kho trong hơn 40 năm, điều đó có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể quản lý tài nguyên của công ty mình với chúng. Có rất nhiều mẫu Excel miễn phí hoặc giá cả phải chăng có sẵn trên internet, chẳng hạn như các mẫu lập kế hoạch sản xuất bao gồm cả lịch trình sản xuất tổng thể; quản lý hàng tồn kho hoặc trang quản lý dự án, cũng như hướng dẫn từng bước về cách tự tạo một trang. Tuy nhiên, một vài lợi ích mà bảng tính mang lại cần được cân nhắc với những hạn chế đi kèm với việc sử dụng một giải pháp đơn giản để quản lý doanh nghiệp.

Thuận lợi

1. Khả năng chi trả

Lý do chính tại sao các công ty ngày nay sử dụng các ứng dụng bảng tính là khả năng chi trả của họ. Microsoft Excel thường được cung cấp miễn phí khi mua máy tính và Google Trang tính được cung cấp miễn phí. Ngoài ra còn có các ứng dụng phần mềm miễn phí như OpenOffice và LibreOffice cung cấp ứng dụng bảng tính miễn phí.

2. Cần ít đào tạo

Hầu hết mọi người ngày nay đã có một số loại kinh nghiệm sử dụng Excel hoặc các bảng tính kỹ thuật số khác. Điều đó có nghĩa là tiết kiệm thời gian và tiền bạc để đào tạo bản thân và nhân viên để nắm bắt cơ bản về hệ thống. Tất nhiên, để trở thành một người dùng thành thạo, việc nghiên cứu hệ thống một cách sâu rộng là cần thiết.

3. Tài liệu hỗ trợ có sẵn rộng rãi

Vì bảng tính là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới nên có rất nhiều tài liệu hỗ trợ có sẵn trực tuyến. Từ hướng dẫn sử dụng do Microsoft cung cấp đến toàn bộ diễn đàn dành riêng cho Excel, việc khắc phục sự cố khá dễ dàng khi sử dụng bảng tính.

4. Mẫu miễn phí

Cùng với rất nhiều tài liệu hỗ trợ có sẵn rộng rãi, người dùng bảng tính có thể tìm thấy nhiều mẫu khác nhau trực tuyến. Một số công cụ phức tạp hơn sẽ tốn một số tiền, nhưng chắc chắn bạn có thể tìm thấy rất nhiều công cụ hữu ích miễn phí.

5. Hoạt động với các hệ thống khác

Dữ liệu Excel và Google Trang tính tích hợp tốt với các hệ thống khác như phần mềm kế toán hoặc nền tảng thương mại điện tử, giúp nhập dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác dễ dàng hơn nhiều. Bằng cách đó, người dùng có thể di chuyển thông tin từ bảng tính (thường bằng cách tạo tệp CSV và tải nó lên một phần mềm khác) hoặc lấy thông tin từ phần mềm của bên thứ ba và tải nó lên bảng tính để tạo báo cáo hoặc biểu đồ tùy chỉnh không có sẵn trên phần mềm kia.

6. Có sẵn các tùy chọn dựa trên đám mây

Mặc dù trước đây, một trong những điểm yếu của bảng tính là chúng cản trở sự hợp tác vì những thay đổi được thực hiện trong bảng không được chia sẻ tự động giữa tất cả người dùng. Khi một thay đổi được thực hiện, bảng tính phải được gửi qua email cho người dùng tiếp theo để họ xem các thay đổi đã thực hiện và thêm các thay đổi của riêng họ. Ngày nay, các giải pháp như Google Trang tính và Microsoft 365 cung cấp quyền truy cập dựa trên đám mây vào bảng tính, làm cho chúng có sẵn đồng thời cho nhiều người dùng cùng một lúc.

7. Hoạt động tốt cho một doanh nghiệp siêu nhỏ

Mặc dù bảng tính không còn là lựa chọn khả thi nhất để quản lý doanh nghiệp, nhưng chúng vẫn hoạt động tốt trong môi trường kinh doanh vi mô nơi các công ty có 1-10 nhân viên và quy trình công việc bớt căng thẳng và không phức tạp.

Nhược điểm

1. Lỗi của con người

Nhập dữ liệu thủ công, phổ biến khi sử dụng bảng tính, dễ xảy ra lỗi do con người. Một báo cáo từ Đại học Hawaii cho thấy 88% bảng tính có lỗi và một báo cáo khác từ Coopers và Lybrand phát hiện ra rằng 90% tất cả các trang tính có 150 hàng trở lên đều có lỗi. Với một lượng lớn dữ liệu được nhập vào hệ thống, như trường hợp lập kế hoạch sản xuất, những lỗi tưởng chừng như rất nhỏ có thể phức tạp và biến thành cơn ác mộng dữ liệu.

2. Nhập liệu mất thời gian

Khi một lượng lớn dữ liệu cần được nhập vào hệ thống một cách nhất quán, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng cho nó trừ khi bạn có người khác làm việc đó, trong trường hợp đó, bạn sẽ chỉ lãng phí tiền bạc mà thôi. Tuy nhiên, điều đó sẽ phủ nhận một trong những lý do quan trọng nhất để chọn lập kế hoạch sản xuất bằng Excel thay vì hệ thống MRP – điểm giá thấp.

3. Không trực quan và bất tiện

Bảng tính nổi tiếng là cồng kềnh. Và chúng càng trở nên phức tạp, chúng càng trở nên cồng kềnh hơn. Ngoài ra còn có rất ít chỗ cho việc lập kế hoạch sản xuất động và tự động hóa quy trình trong Excel, điều này làm cho các kế hoạch sản xuất trở thành khối tĩnh cần được cập nhật thủ công khi khả năng sản xuấtnguồn lực sẵn có hoặc thứ tự ưu tiên thay đổi.

4. Việc sử dụng thành thạo cần được đào tạo nhiều

Những điều cơ bản của Excel có thể được học trong một vài ngày. Tuy nhiên, để trở thành người dùng thành thạo Excel, Microsoft ước tính rằng bạn sẽ phải học và thực hành trên hệ thống trong khoảng 150 giờ.

5. Phiên bản ngoại tuyến gây khó khăn cho việc hợp tác

Nếu bạn vẫn đang sử dụng bảng tính theo cách truyền thống, nghĩa là bằng cách lưu tệp vào máy tính của mình và chia sẻ chúng qua email, thì rất khó để tạo quy trình làm việc cộng tác nơi thông tin sẽ được chia sẻ ngay lập tức với tất cả những người tham gia. Vì lập kế hoạch sản xuất là một quá trình hợp tác, điều này có thể trở thành một hạn chế lớn.

6. Không linh hoạt

Nếu một công ty sử dụng Excel, thường có một người chịu trách nhiệm tạo và duy trì bảng tính. Thông thường, một người có cách làm việc đặc biệt của riêng họ, điều này có thể gây ra vấn đề khi người đó rời công ty. “Cách làm việc đặc biệt” này đôi khi có thể mâu thuẫn với những gì mà tài liệu hỗ trợ trên web coi là các phương pháp hay nhất và do đó có thể không bền vững về lâu dài.

7. Không mở rộng quy mô tốt

Bảng tính không mở rộng tốt. Công ty càng lớn, các tài liệu càng trở nên bất tiện và cồng kềnh. Nhập dữ liệu cuối cùng trở thành một công việc toàn thời gian và nguy cơ xảy ra lỗi dữ liệu tăng dần. Mặt khác, việc sử dụng hệ thống MRP sẽ làm phẳng đường cong phức tạp và khiến việc mở rộng quy mô hệ thống trở thành một nhiệm vụ dễ dàng.

Hệ thống MRP – cấp độ tiếp theo

Mặc dù bảng tính là một giải pháp đơn giản và giá cả phải chăng cho các công ty siêu nhỏ để bắt đầu hành trình lập kế hoạch sản xuất và quản lý kinh doanh, nhưng nhược điểm của chúng cuối cùng có xu hướng cân nhắc ưu điểm.

Điều này đặc biệt đúng ngày nay khi thị trường bão hòa với các hệ thống MRP và ERP khác nhau cung cấp phần mềm dựa trên đám mây giá cả phải chăng với chức năng phù hợp với các công ty vừa và nhỏ. Các hệ thống hiện đại này cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thông tin theo thời gian thực, có thể truy cập ngay lập tức về lịch trình sản xuất, trạng thái đơn hàng, mức tồn kho, bán hàng, mua hàng, tài chính, v.v.

Các chức năng cơ bản có trong phần mềm MRP bao gồm Hóa đơn và định tuyến sản xuất, lập kế hoạch nguyên vật liệu, lập kế hoạch công suất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho, báo cáo phân xưởng, hệ thống lập kế hoạch sản xuất với chế độ xem biểu đồ Gantt, theo dõi KPI, v.v. Trong khi tạo một hệ thống bảng tính Excel tích hợp tất cả các quy trình này sẽ là không thể, MRP làm điều đó một cách dễ dàng.

Ngoài ra, lượng dữ liệu khổng lồ mà hệ thống MRP thu thập và xử lý cho phép bạn xác định và loại bỏ hiệu quả các tắc nghẽn trong quy trình sản xuất của bạn.

Không giống như bảng tính, các hệ thống MRP được xây dựng tốt cũng năng động, trực quan và dễ điều hướng. Chúng tự động hóa một phần lớn các tác vụ nhập dữ liệu sẽ chiếm nhiều thời gian nếu bạn vẫn đang sử dụng Excel. Với mức độ tự động hóa cao, lỗi của con người cũng được giảm thiểu, giúp dữ liệu của bạn chính xác và đáng tin cậy hơn.

Khi các hệ thống ERP/MRP thúc đẩy các công ty chuẩn hóa các quy trình của họ, họ có thể biến doanh nghiệp thành một cỗ máy được bôi dầu tốt có khả năng mở rộng quy mô nhanh hơn nhiều so với khi sử dụng bảng tính. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là việc chọn một phần mềm lập kế hoạch sản xuất là một nhiệm vụ không nên xem nhẹ. Mặc dù việc chọn đúng phương án cho công ty của bạn có thể đưa doanh nghiệp đến thành công, nhưng lựa chọn sai có thể dẫn đến lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc. Nhưng không có mẫu bảng tính nào có thể thay thế một phần mềm MRP chức năng.

điểm chính

• Excel và các ứng dụng bảng tính khác đã trở thành công cụ quản lý kinh doanh cho các công ty vừa và nhỏ kể từ khi phổ biến công nghệ máy tính.
• Tuy nhiên, với việc các hệ thống ERP/MRP ngày càng trở nên hợp lý và thân thiện với người dùng hơn, các bảng tính đang nhanh chóng mất đi vị thế của mình.
• Mặc dù Excel và các bảng tính khác có giá cả phải chăng, dễ truy cập, với số lượng lớn tài liệu hỗ trợ và nhiều tích hợp, nhưng chúng cũng dễ bị lỗi, tốn thời gian, bất tiện, không linh hoạt và nổi tiếng là khó mở rộng.
• Mặc dù Excel vẫn có thể được sử dụng hiệu quả để lập kế hoạch sản xuất trong các doanh nghiệp siêu nhỏ có tối đa 10 nhân viên, nhưng các doanh nghiệp lớn hơn đã áp dụng các giải pháp phần mềm chuyên dụng giúp tăng hiệu quả và độ chính xác.
• Hệ thống ERP/MRP thúc đẩy các công ty chuẩn hóa các quy trình của họ, biến doanh nghiệp thành một cỗ máy được bôi dầu tốt có khả năng mở rộng quy mô nhanh hơn nhiều so với khi sử dụng bảng tính.

Bạn cũng có thể thích: Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng hệ thống MRP