Phần mềm như một dịch vụ, hay còn được gọi là SaaS , đã trở thành một từ thông dụng ngày càng phát triển trong thế giới quản lý bảo trì . Nhiều nhà quản lý bảo trì biết tương lai của cơ sở của họ là dựa trên cloud, nhưng họ không hiểu làm thế nào để tạo ra bước nhảy vọt từ phần mềm truyền thống. Bài viết này sẽ nêu rõ những lợi ích của giải pháp SaaS CMMS so với các giải pháp truyền thống.
SaaS là gì?
Một sản phẩm SaaS được lưu trữ trên internet để người đăng ký sử dụng với một khoản phí nhỏ. Người đăng ký có thể truy cập sản phẩm SaaS từ bất kỳ vị trí nào và từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet – băng thông rộng, wi-fi và kết nối 3G và 4G đều được chấp nhận. Là một phần của dịch vụ SaaS, dữ liệu người dùng được nhà cung cấp SaaS lưu trữ trên máy chủ internet. Điều này được gọi là “cloud”. Dữ liệu sau đó thường xuyên được sao lưu và lưu trữ an toàn.Các thiết bị đầu cuối tương thích bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh.
Người dùng chỉ chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng cần thiết để truy cập phần mềm qua internet. Các thiết bị tương thích bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Nhà cung cấp SaaS chịu trách nhiệm về tất cả cơ sở hạ tầng cần thiết để làm cho phần mềm hoạt động, chẳng hạn như máy chủ và bảo mật. Điều này giúp công ty giải tỏa nhiều vấn đề khi lưu trữ cục bộ phần mềm của riêng họ, bao gồm phần cứng, cơ sở hạ tầng, sao lưu dữ liệu và bảo mật dữ liệu.
Tại sao cần SaaS ?
Những thách thức của mô hình phần mềm truyền thống
Trước đây, các tổ chức chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì phần mềm tại cơ sở của chính họ. Điều này có nghĩa là làm việc với đội ngũ nhân viên CNTT chuyên dụng, mua máy chủ và bộ nhớ, cung cấp bảo mật và dành các nguồn lực có giá trị cho việc cài đặt và bảo trì phần mềm.
Ngoài ra, cần có các nguồn lực CNTT để thực hiện nâng cấp phần mềm liên tục, cài đặt các bản vá lỗi, thực hiện các bài kiểm tra khôi phục sau thảm họa và quản lý giấy phép phần mềm. Mặc dù phương pháp phân phối phần mềm này khả thi đối với các công ty lớn, nhưng chi phí quá lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).
Những trở ngại này đã ngăn cản các SMB triển khai phần mềm kinh doanh, chẳng hạn như phần mềm quản lý bảo trì trên máy vi tính . Thay vào đó, nhiều SMB bị mắc kẹt với các phương pháp thủ công hoặc công nghệ thấp để theo dõi bảo trì và vẫn tiếp tục làm như vậy cho đến ngày nay.
Tuy nhiên, công nghệ máy tính đã tiên tiến và giới thiệu những cách thức mới để làm cho phần mềm kinh doanh trở nên khả thi cho tất cả các công ty. Phần mềm như một dịch vụ (SaaS) đã giải quyết nhiều thách thức của phần mềm được cài đặt cục bộ và hiện là mô hình tiêu chuẩn ngành cho các nhà cung cấp cung cấp CMMS.
Ưu điểm của các giải pháp SaaS CMMS
1. Không có chi phí đầu tư trả trước lớn
Một trong những lợi thế đáng chú ý nhất của việc lựa chọn SaaS so với hệ thống gốc là chi phí đầu vào thấp.
Bởi vì bạn trả tiền hàng tháng với tư cách là khách hàng SaaS, không có chi phí trả trước lớn liên quan đến phần mềm CMMS của bạn. Điều này làm cho việc cung cấp tài chính và chuyển đổi sang một hệ thống mới càng hợp lý càng tốt!
2. Khả năng mở rộng
Các dịch vụ SaaS CMMS có thể tùy chỉnh, có nghĩa là bạn có thể xây dựng hệ thống phần mềm hoàn hảo cho cơ sở của mình. Với định dạng này, bạn có thể chọn tất cả các tính năng bạn cần và không có tính năng nào bạn không có.
Nếu tại bất kỳ thời điểm nào bạn nhận ra có vẻ như một tính năng bổ sung có thể hữu ích, bạn sẽ dễ dàng thực hiện các điều chỉnh và thêm tính năng đó vào đăng ký SaaS của mình.
Nếu bạn nhận ra rằng mình không sử dụng một tính năng nhất định, bạn có thể xóa tính năng đó tại thời điểm gia hạn hợp đồng.
3. Giá cả linh hoạt
Một điều tuyệt vời khác về khả năng mở rộng của SaaS CMMS là bạn chỉ trả tiền cho các tính năng bạn cần. Loại bỏ một số tính năng nhất định cho phép bạn tiết kiệm chi phí không thể có với giá tất cả trong một của hệ thống phần mềm gốc.
4. Bảo mật và lưu trữ dữ liệu dựa trên cloud
Hệ thống bảo trì SaaS cho phép bạn lưu trữ dữ liệu ở vị trí trung tâm trên cloud. Điều này có nghĩa là thông tin quan trọng như lịch sử bảo trì, khuyến nghị OEM, hướng dẫn bảo trì và ghi chú thiết bị được lưu trữ an toàn và bảo mật qua internet.
Với thông tin xác thực đăng nhập, bạn sẽ có thể truy cập CMMS dựa trên cloud của mình từ bất kỳ thiết bị nào.
5. Khả năng truy cập di động
Vì dữ liệu quan trọng được lưu trữ tập trung nên bạn có thể dễ dàng truy cập thông tin từ mọi nơi, mọi lúc. Khả năng truy cập di động cho phép nhóm của bạn đăng nhập vào CMMS của cơ sở của bạn thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Việc dễ dàng truy cập thông tin cho phép kỹ thuật viên của bạn tham khảo các hướng dẫn cụ thể về công việc, cập nhật ngay lập tức vào tài liệu lịch sử bảo trì và dễ dàng ghi chú bất kỳ điều gì khác liên quan đến nhiệm vụ.
Khả năng tiếp cận di động cắt giảm thời gian di chuyển không cần thiết đến và đi từ văn phòng trung tâm — và hàng giờ dành cho việc điền các thủ tục giấy tờ sau khi một nhiệm vụ đã hoàn thành.
6. Giao tiếp và cộng tác dễ dàng
Tính di động tăng lên cũng cho phép giao tiếp và cộng tác dễ dàng hơn. Ví dụ: nếu người yêu cầu cần thực hiện bất kỳ cập nhật nào đối với yêu cầu đặt hàng công việc của họ, bạn có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống và cập nhật thông tin đó.
Hãy so sánh các CMMS SaaS với các lựa chọn thay thế phổ biến
- Hệ thống giấy bút truyền thống: người yêu cầu sẽ cần theo dõi người quản lý bảo trì để cập nhật yêu cầu ban đầu của họ.
- Hệ thống biểu mẫu / bảng tính của Google: người yêu cầu có thể phải gửi một yêu cầu hoàn toàn mới.
- Hệ thống phần mềm gốc: người yêu cầu sẽ phải tìm một máy tính có quyền truy cập vào mạng phần mềm để cập nhật yêu cầu của họ.
- Hệ thống lưu trữ dựa trên cloud: tất cả người dùng có thể truy cập yêu cầu từ bất kỳ thiết bị nào và thực hiện cập nhật theo thời gian thực cho hồ sơ yêu cầu công việc hoặc lịch sử bảo trì khi cần thiết.
7. Phần mềm được cập nhật thường xuyên
Cuối cùng, hầu hết các hệ thống SaaS đều tiến hành cập nhật thường xuyên. Điều này đảm bảo cơ sở của bạn luôn sử dụng công nghệ tiên tiến và hiệu quả nhất để quản lý hoạt động.
Các cập nhật này được thực hiện tự động trong khi hệ thống ở trạng thái nghỉ, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc đăng nhập để khởi động lại chương trình với thời gian tải và chờ lâu.
CMMS là gì ?
Một hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính hoặc CMMS là phần mềm centralizes thông tin bảo dưỡng và tạo điều kiện cho quá trình hoạt động bảo trì. Nó giúp tối ưu hóa việc sử dụng và tính sẵn có của các thiết bị vật chất như xe cộ, máy móc, thông tin liên lạc, cơ sở hạ tầng nhà máy và các tài sản khác. Còn được gọi là CMMIS hoặc hệ thống thông tin quản lý bảo trì được máy tính hóa , hệ thống CMMS được sử dụng trong sản xuất, sản xuất dầu khí, sản xuất điện, xây dựng, giao thông vận tải và các ngành công nghiệp khác mà cơ sở hạ tầng vật chất là quan trọng.
Thông tin trong cơ sở dữ liệu CMMS hỗ trợ các chức năng khác nhau của hệ thống, cho phép các khả năng sau:
Quản lý tài nguyên và lao động : Theo dõi các nhân viên hiện có và các chứng chỉ thiết bị. Phân công nhiệm vụ cụ thể và tập hợp các kíp. Tổ chức ca và quản lý mức lương.
Đăng ký tài sản : Lưu trữ, truy cập và chia sẻ thông tin tài sản như:
- Nhà sản xuất, kiểu máy, số sê-ri và loại và loại thiết bị
- Chi phí liên quan và mã
- Vị trí và vị trí
- Thống kê hiệu suất và thời gian chết
- Tài liệu, video và hình ảnh liên quan như hướng dẫn sửa chữa, quy trình an toàn và bảo hành
- Tính sẵn có của máy đo, cảm biến và thiết bị đo lường Internet of Things (IoT)
Quản lý đơn hàng công việc: Thường được xem như chức năng chính của CMMS, quản lý đơn hàng công việc bao gồm các thông tin như:
- Số đơn hàng công việc
- Mô tả và mức độ ưu tiên
- Loại đơn đặt hàng (sửa chữa, thay thế, lên lịch)
- Mã nguyên nhân và cách khắc phục
- Nhân sự được giao và vật liệu được sử dụng
Quản lý đơn đặt hàng công việc cũng bao gồm các khả năng:
- Tự động tạo đơn đặt hàng công việc
- Dự trữ vật liệu và thiết bị trong kho để bảo trì
- Lên lịch và phân công nhân viên, đội ngũ và ca làm việc
- Xem lại trạng thái và theo dõi thời gian chết
- Ghi lại chi phí thực tế và kế hoạch
- Đính kèm tài liệu liên quan, phương tiện sửa chữa và an toàn
Bảo trì phòng ngừa : Tự động hóa việc bắt đầu đơn đặt hàng công việc dựa trên thời gian, mức độ sử dụng hoặc các sự kiện được kích hoạt. Sử dụng bảo trì phòng ngừa để tổ chức và liên kết các tài sản theo nhiều đơn đặt hàng. Trình tự và lập lịch trình các lệnh công việc phòng ngừa.
Quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho : Kiểm kê, phân phối và thu hồi các thiết bị và nguyên liệu vận hành và sửa chữa (MRO) trên khắp các khu vực lưu trữ, trung tâm phân phối và cơ sở Quản lý nhà cung cấp, theo dõi chi phí hàng tồn kho và tự động hóa việc tiếp tế.
Báo cáo, phân tích và kiểm tra : Tạo báo cáo về các danh mục bảo trì như khả năng cung cấp tài sản, sử dụng vật liệu, chi phí lao động và vật liệu, đánh giá nhà cung cấp và hơn thế nữa. Phân tích thông tin để hiểu tính khả dụng của tài sản, xu hướng hiệu suất, tối ưu hóa Inventory MRO và các thông tin khác để hỗ trợ các quyết định kinh doanh cũng như thu thập và tổ chức thông tin cho các cuộc kiểm tra.
