Những điều cần cân nhắc trước khi chọn giải pháp CMMS

Bạn có thể thích

Tại smartfactory, chúng tôi hiểu rằng có nhiều nhà cung cấp giải pháp CMMS khác nhau trên thị trường hiện nay và không phải tất cả các giải pháp đều được tạo ra như nhau. Nó có thể là một thách thức để xác định cái nào phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

Để giúp bạn hướng dẫn tìm kiếm và vượt qua tất cả sự lộn xộn đó, chúng tôi đã phát triển mười yếu tố cần thiết về giải pháp CMMS để khách hàng tìm kiếm.

Xem thêm : Giới thiệu các Module chức năng chính của hệ thống quản lý bảo trì CMMS

10 Cân nhắc Trước khi Chọn CMMS

1. Tính linh hoạt

Không có một cách nào để quản lý bảo trì. Mọi ngành, công ty và bộ phận đều có nhu cầu cá nhân hóa. Ví dụ, thuật ngữ, tiêu chuẩn tuân thủ và quy trình hàng ngày của một nhà sản xuất rất khác với một cơ sở chăm sóc sức khỏe . Xem xét tất cả các khía cạnh kinh doanh riêng lẻ đối với tổ chức của bạn và cách bạn có thể muốn mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô trong tương lai.

2. Minh bạch chi phí

Mua và triển khai CMMS là một khoản đầu tư. Đó là lý do tại sao minh bạch chi phí là điều quan trọng hàng đầu khi trải qua quá trình lựa chọn. Nếu không có mô tả trước về giá cả, bạn có thể phải trả các khoản phí ẩn để được hỗ trợ và không ai thích bất ngờ khi nói đến hóa đơn.

3. Đào tạo và Thực hiện

Ước tính khoảng 80% việc triển khai CMMS không đáp ứng được kỳ vọng do thiếu hỗ trợ triển khai và đào tạo sau bán hàng. Để tránh nằm trong số liệu thống kê này, điều quan trọng là phải chọn một nhà cung cấp CMMS không chỉ cung cấp phần mềm mà còn có các tùy chọn đào tạo mạnh mẽ , hỗ trợ triển khai, dịch vụ tư vấn và quản lý tài khoản phù hợp với lịch trình và sở thích của bạn.

4. Được lưu trữ cục bộ so với dựa trên đám mây

Có hai loại mô hình CMMS khác nhau: Software-as-a-Service (SaaS) và mô hình được lưu trữ cục bộ. Mặc dù các giải pháp được lưu trữ cục bộ phổ biến hơn khi CMMS lần đầu tiên xuất hiện trên thị trường, mô hình Phần mềm như một dịch vụ (SaaS) dựa trên web cung cấp Tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp hơn.

Các giải pháp SaaS cũng cung cấp quy trình triển khai nhanh hơn, ít yêu cầu CNTT hơn với các bản cập nhật tự động và cho phép người dùng truy cập CMMS của họ mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị di động.

Lợi ích của giải pháp SaaS CMMS là gì ?

Gartner định nghĩa Software-as-a-Service (SaaS) là “phần mềm được sở hữu, phân phối và quản lý từ xa bởi một hoặc nhiều nhà cung cấp”. Với mô hình SaaS, khách hàng có thể cắm và đăng ký phần mềm theo yêu cầu, mọi lúc, mọi nơi được xây dựng trên cơ sở hạ tầng đẳng cấp thế giới và được phân phối qua Internet. Ngày nay, thế giới đang hướng tới mô hình SaaS. Đây là lý do tại sao:

Không có phần mềm hoặc phần cứng để mua, cài đặt hoặc duy trì
Triển khai nhanh chóng do không cần cài đặt
Triển khai đơn giản, chi phí thấp cho nhiều địa điểm
Không phải bỏ vốn vì phí đăng ký có thể được thanh toán hàng tháng
Không có bản cập nhật hoặc nâng cấp để cài đặt nội bộ
Không có phí hỗ trợ phần mềm ㅡ chúng được bao gồm với phí đăng ký
Không có cam kết ㅡ nếu giải pháp không còn đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể hủy dịch vụ
Tiếp cận các dịch vụ bảo mật, sao lưu và hỗ trợ toàn diện
Tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp hơn và lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn

5. Tổ chức dữ liệu tùy chỉnh

Thiết lập hệ thống phân cấp tài sản hiệu quả là một bước quan trọng trong việc tổ chức và cấu trúc dữ liệu CMMS của bạn. Mỗi tổ chức yêu cầu một cấu trúc dữ liệu khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng giải pháp CMMS của bạn hỗ trợ các nhu cầu của tổ chức dữ liệu của bạn.

6. Các case studies đã triển khai

Các nhà cung cấp CMMS phải hoàn toàn cam kết với sự thành công của khách hàng. Một phần của yếu tố làm cho việc triển khai và đi vào hoạt động thành công là sự hợp tác giữa một tổ chức và nhà cung cấp CMMS của tổ chức đó. Việc triển khai CMMS thành công là một thách thức nếu không có sự trợ giúp của các chuyên gia để theo dõi và hướng dẫn bạn trong suốt tất cả các giai đoạn của cuộc hành trình.

7. Chuyển đổi dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu có thể là một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình thực hiện nếu không có một công cụ CMMS hiệu quả. Cho dù tổ chức của bạn đang di chuyển từ một hệ thống CMMS khác , bảng tính hay giải pháp dựa trên giấy tờ, việc chuyển dữ liệu của bạn sang một giải pháp CMMS mới phải tương đối liền mạch.

8. Khả năng truy cập & Nhập dữ liệu

Khả năng truy cập là chìa khóa cho bất kỳ giải pháp phần mềm nào và nó đặc biệt quan trọng đối với CMMS. Với một hệ thống giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, việc điều hướng cũng phải đơn giản và trực quan. Trong một giải pháp hiện đại, hiệu quả, có ít lần nhấn phím hơn và dễ dàng nhập dữ liệu và sử dụng nó để có được những hiểu biết sâu sắc nhất từ thông tin của bạn.

9. Truy cập Di động

Các ứng dụng di động lấy ý tưởng về khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi lên cấp độ tiếp theo. Với sự gia tăng của điện thoại thông minh và máy tính bảng, ngày càng có nhiều khách hàng nhận thấy lợi ích của việc truy cập CMMS của họ từ xa thông qua thiết bị di động. Các giải pháp CMMS cung cấp khả năng truy cập di động cho phép bạn lập lịch, theo dõi và báo cáo tại hiện trường khi bạn làm việc.

10. Dịch vụ chuyên nghiệp

Việc triển khai thành công vượt ra ngoài phần mềm. Để tạo ra những thay đổi tích cực và lâu dài trong tổ chức của bạn, bạn có thể cần một chút trợ giúp từ nhà cung cấp CMMS của mình. Một nhóm Dịch vụ chuyên nghiệp tham gia có thể đưa việc sử dụng CMMS của bạn từ tốt đến tốt và hoạt động như một điểm dừng duy nhất của bạn để tránh những cạm bẫy khi làm việc với nhiều nhà cung cấp.

Dịch vụ Chuyên nghiệp cũng nên liên quan đến việc chia sẻ các phương pháp hay nhất trong ngành với thông tin hữu ích, cập nhật dưới dạng hội thảo trên web, sách trắng và hơn thế nữa. Đây có thể là một trong những cân nhắc quan trọng nhất khi suy nghĩ trước cho tổ chức của bạn và để duy trì các cải tiến khi tính mới của CMMS của bạn bắt đầu mất dần.