Sản xuất không cần giấy tờ – Làm thế nào để xây dựng một nhà máy không cần giấy tờ?

Sản xuất không cần giấy tờ có nghĩa là quản lý, điều phối và báo cáo các hoạt động sản xuất hoàn toàn bằng các giải pháp kỹ thuật số. Một nhà máy không cần giấy tờ thường nhận thấy những lợi ích như loại bỏ các nhiệm vụ không tạo ra giá trị gia tăng, truy xuất nguồn gốc tốt hơn, lập kế hoạch sản xuất được tối ưu hóa, thời gian thực hiện ngắn hơn, v.v.

Bạn cũng có thể nghe bài viết này:

Sản xuất không cần giấy tờ là gì?

Sản xuất không cần giấy tờ là việc quản lý, điều phối và báo cáo các hoạt động sản xuất mà không sử dụng tài liệu giấy làm phương tiện truyền thông. Trong sản xuất không cần giấy tờ, giấy được thay thế bằng phần mềm sản xuất dựa trên đám mây hoạt động như một trung tâm thông tin trung tâm, cung cấp dữ liệu theo thời gian thực cho người quản lý cũng như nhân viên dây chuyền. Đơn đặt hàng công việc, đơn đặt hàng của khách hàng và đơn đặt hàng được tạo, nhận và quản lý kỹ thuật số trong khi mọi hành động liên quan đến quy trình sản xuất đều được ghi lại trong phần mềm. Do đó, dấu vết giấy tờ cần thiết trong một số ngành được thay thế bằng dấu vết kỹ thuật số phần lớn được tự động hóa.

Tại sao xây dựng một nhà máy không giấy tờ?

Có rất nhiều lợi ích để sản xuất không cần giấy tờ. Từ việc giảm lãng phí đến tiết kiệm thời gian, sản xuất không cần giấy tờ có thể là một trợ giúp tuyệt vời nếu bạn đang cố gắng làm cho các quy trình của mình hiệu quả hơn.

1. Loại bỏ các nhiệm vụ không tạo ra giá trị gia tăng

Đã qua rồi cái thời mà các nhà quản lý phải sàng lọc hàng đống tài liệu giấy mỗi ngày để có cái nhìn tổng quan về những gì đang xảy ra trong công ty. Sử dụng hệ thống ERP sản xuất mang đến cho bạn cơ hội để xem chính xác các yêu cầu hiện tại là gì, hàng hóa nào đang có trong kho và hàng hóa nào dự kiến ​​sẽ đến. Bằng cách nhập đơn đặt hàng của khách hàng vào hệ thống, người quản lý có thể tự động đặt hàng hóa cần thiết, đặt hàng nguyên vật liệu còn thiếu và lên lịch các hoạt động sản xuất theo nguồn lực và lao động sẵn có. Sử dụng một hệ thống mã vạch có mặt trong nhiều hệ thống ERP cho phép nhân viên quét nhanh các mặt hàng thay vì nhập dữ liệu theo cách thủ công, nhờ đó đẩy nhanh quá trình nhận, chọn và gửi hàng. Vì mọi bộ phận đều có quyền truy cập tức thì vào thông tin thời gian thực liên quan đến họ, nên không cần thu thập chồng tài liệu và lập báo cáo theo cách thủ công.

2. Truy xuất nguồn gốc tốt hơn

Theo dõi lô hàng và số sê-ri cũng như việc ghi lại từng chuyển động của hàng tồn kho giúp bạn có cơ hội biết và chứng minh lô hàng nào đã được sử dụng trong một sản phẩm cụ thể, lô hàng đó đến từ nhà cung cấp nào, ai đã xử lý lô hàng đó và khách hàng nào đã nhận được thành phẩm liên quan đến lô hàng trong kho. Điều này cho phép bạn đạt được sự tuân thủ quy định ngay cả trong những ngành nghiêm ngặt nhất, truy tìm nguyên nhân gốc rễ của sự không nhất quán và dễ dàng tổ chức thu hồi sản phẩm khi một lô hàng hóa bị lỗi được gửi cho khách hàng.

3. Lập kế hoạch sản xuất tối ưu

Trong một hệ thống ERP/MRP, kế hoạch sản xuất có thể được thực hiện tự động theo sự sẵn có của tài nguyên. Một số phần mềm cũng cho phép bạn chọn một trong hai lập lịch tiến hoặc lùi, cái sau được sử dụng để sản xuất đúng lúc. Đơn đặt hàng của khách hàng có thể được chuyển thành đơn đặt hàng sản xuất và vật liệu có thể được đặt trước từ kho chỉ bằng một nút bấm trong khi hệ thống tìm thấy thời gian tối ưu để quá trình sản xuất diễn ra.

4. Báo cáo và theo dõi KPI tốt hơn

Ngoài việc theo dõi chuyển động của hàng tồn kho, các hệ thống ERP/MRP tốt nhất còn cho phép báo cáo phân xưởng, giúp các công ty theo dõi thời gian dành cho các hoạt động sản xuất, từ đó đưa ra thời gian chu kỳ chính xác. Với chức năng kiểm tra, nhà sản xuất có thể thực hiện kiểm soát chất lượng về hàng hóa đến và sản xuất. Hiệu suất nhà cung cấp khác nhau và số liệu bán hàng cũng có thể được theo dõi. Tất cả điều này được biến thành số liệu thống kê hữu ích có thể được sử dụng trong quá trình ra quyết định. Một mô-đun kế toán có thể được sử dụng để tự động tính toán giá vốn hàng bán, lãi lỗ và các KPI tài chính khác.

5. Thời gian giao hàng ngắn hơn

Sử dụng hệ thống CRM tích hợp cho phép người dùng hệ thống ERP sản xuất phản ứng nhanh với các yêu cầu của khách hàng. Dữ liệu sẵn có liên quan đến vật liệu trong kho và năng lực sản xuất giúp phần mềm tính toán ước tính thời gian giao hàng chính xác đồng thời xác định chi phí sản xuất của một đơn đặt hàng chỉ trong vài giây. Thêm vào đó là khả năng của phần mềm ERP/MRP để tăng tốc độ lập kế hoạch, mua hàng và các giai đoạn quản lý sản xuất khác, thời gian giao hàng có thể được cắt giảm đáng kể. Do đó, trong môi trường cạnh tranh cao, nơi tính linh hoạt được tính đến, một công ty sản xuất không sử dụng giấy tờ có lợi thế lớn so với những công ty vẫn sử dụng các phương pháp dựa trên giấy tờ để quản lý hoạt động kinh doanh của họ.

6. Ít chất thải và phế liệu

Có thông tin theo thời gian thực, luôn cập nhật về mức tồn kho của bạn cho phép bạn tối ưu hóa Hàng tồn kho của mình để không có sự dư thừa nào có thể không được sử dụng. Sử dụng phần mềm tối ưu hàng tồn kho được tích hợp trong hệ thống ERP/MRP của bạn giúp bạn sắp xếp hàng tồn kho của mình và ngăn chặn việc đặt nhầm chỗ và cuối cùng là lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng hàng tồn kho của bạn. Các tính năng đảm bảo chất lượng, bao gồm kiểm tra và khả năng truy nguyên nguyên nhân gốc rễ của các lỗi, có thể giúp đảm bảo rằng nguyên vật liệu đến từ nhà cung cấp và sản phẩm được sản xuất có chất lượng cao.

7. Ít lỗi của con người hơn

Do tính chất thủ công của chúng, các hệ thống dựa trên giấy tờ thường phát sinh lỗi dữ liệu. Mặc dù một vài lỗi có vẻ không phải là một thảm họa, nhưng ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể dễ dàng kết hợp thành những lỗi lớn và cuối cùng có thể làm tê liệt công ty của bạn. Các hệ thống sản xuất không cần giấy tờ được hỗ trợ bởi phần mềm ERP/MRP được phát triển tốt có thể ngăn chặn những lỗi này ở bất kỳ khu vực nào chúng được triển khai.

8. Giao tiếp tốt hơn

Sử dụng hệ thống ERP sản xuất để quản lý hoạt động của bạn cho phép bạn đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có quyền truy cập dễ dàng vào dữ liệu quan trọng liên quan đến công việc của họ. Trong một hệ thống dựa trên đám mây, việc cập nhật và chia sẻ thông tin diễn ra theo thời gian thực, do đó đảm bảo rằng không ai sử dụng dữ liệu lỗi thời. Bằng cách tự động hóa quy trình công việc và cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất, hệ thống ERP sẽ loại bỏ các khoảng cách trong giao tiếp, giảm các lỗi thủ công và đảm bảo rằng mọi người luôn thống nhất với nhau. Kết quả là, các công ty sản xuất không cần giấy tờ dành ít thời gian hơn cho email và các cuộc họp và dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động quan trọng.

6 bước dễ dàng để sản xuất không cần giấy tờ

Về mặt lịch sử, sản xuất không cần giấy tờ là một công việc khó thực hiện, với nhiều nỗ lực thất bại do sự bất tiện và chi phí cao của phần mềm sản xuất cũ. Tuy nhiên, một số hệ thống ERP/MRP dựa trên đám mây ngày nay đã được thiết kế riêng cho nhu cầu của các nhà sản xuất nhỏ với ngân sách nhỏ hơn và ít kiến ​​thức về IT. Ví dụ: hầu hết người dùng MRPeasy tự triển khai phần mềm mà không cần bất kỳ sự trợ giúp nào từ các chuyên gia tư vấn và đối tác triển khai bên ngoài. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để đạt được quy trình sản xuất không cần giấy tờ tại cơ sở của mình.

1. Chọn phần mềm phù hợp với công ty

Phần mềm hỗ trợ công ty sản xuất không cần giấy tờ của bạn phải đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn. Đó là lý do tại sao bạn nên vạch ra các vấn đề và ưu tiên của mình, tìm giải pháp giải quyết vấn đề của bạn và đánh dấu vào nhiều ô nhất, đồng thời sử dụng nghiêm ngặt các bản dùng thử miễn phí mà nhiều nhà cung cấp có sẵn. Đừng bao giờ bắt đầu triển khai một hệ thống mà không hoàn toàn chắc chắn rằng đây là giải pháp dành cho bạn.

2. Đưa mọi người lên máy bay

Tiếp theo, cần truyền đạt sự thay đổi cho mọi người liên quan. Đầu tiên, các nhà quản lý nên được cập nhật nhanh chóng về lý do chuyển đổi và các bước cần thiết. Sau đó, thay đổi nên được giải thích cho mọi người từ QA đến nhân viên dây chuyền – bất kỳ ai sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi. Chỉ khi mọi người cùng tham gia, việc xây dựng một nhà máy không cần giấy tờ mới có thể bắt đầu.

3. Sửa đổi các quy trình của bạn để phù hợp với phần mềm

Với bất kỳ hệ thống sản xuất không giấy tờ nào, việc tuân thủ các quy trình của phần mềm sẽ thông minh hơn là cố gắng làm cho phần mềm tuân theo quy trình của bạn. Mặt khác, bạn có thể xem xét các tùy chỉnh phần mềm đắt tiền liên tục và tạo ra sự phức tạp không cần thiết mà nhóm hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm có thể không giải quyết được. Phần mềm sản xuất được phát triển một cách chính xác để đạt được hiệu quả tối đa và nếu bạn muốn đạt được điều đó, hãy làm theo hướng dẫn sử dụng phần mềm.

4. Nhập dữ liệu chính xác

Khái niệm “rác vào, rác ra” hoặc GIGO xác định rằng một hệ thống chỉ tốt khi các đầu vào được đưa vào nó. Điều đó có nghĩa là bạn phải rất cẩn thận với thông tin bạn cung cấp cho phần mềm cả khi triển khai hệ thống và khi sử dụng nó. Thay vì là một giải pháp kỳ diệu có thể sửa lỗi, phần mềm là một công cụ có thể được sử dụng để ngăn chặn chúng. Nếu bạn cung cấp thông tin chính xác cho hệ thống, hệ thống sẽ sử dụng dữ liệu để tạo ra thông tin chính xác hơn có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và sức khỏe tài chính của công ty bạn.

5. Đảm bảo mọi người đang sử dụng phần mềm

Khi một phần mềm được triển khai nhưng một số công nhân quyết định không sử dụng nó, bạn sẽ không bao giờ có thể nhận ra toàn bộ tiềm năng của nó. Để tối đa hóa lợi ích của sản xuất không cần giấy tờ, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người, từ người quản lý đến công nhân dây chuyền, đều tuân thủ các quy trình mới. Điều đó có nghĩa là ghi lại mọi hành động và chuyển động của hàng tồn kho trong phần mềm, sử dụng chức năng MRP để tính toán và dự báo các yêu cầu, lên lịch các hoạt động sản xuất trong phần mềm, v.v. Tất nhiên, không phải tất cả nhân viên đều có quyền truy cập vào toàn bộ phần mềm và đó là lý do tại sao nhiều nhà cung cấp cho phép bạn đặt các quyền cụ thể. Ví dụ: công nhân dây chuyền chỉ nên được cấp quyền truy cập vào kế hoạch sản xuất cá nhân của họ và vào mô-đun báo cáo sản xuất.

6. Đánh giá định kỳ

Như với bất kỳ nhân viên hoặc thiết bị nào, bạn nên định kỳ xem xét hiệu suất của người bạn đồng hành sản xuất không cần giấy tờ của mình. Để làm được điều này, bạn nên đặt một số KPI chịu ảnh hưởng trực tiếp của phần mềm. Chúng có thể bao gồm doanh thu hàng tồn khođộ chính xác của trích dẫn, độ chính xác của dự báo, độ chính xác của lịch trình hoặc đơn giản là sự hài lòng của nhân viên.

điểm chính

• Sản xuất không cần giấy tờ là việc quản lý và điều phối các hoạt động sản xuất mà không sử dụng tài liệu giấy làm phương tiện truyền thông.
• Trong sản xuất không cần giấy tờ, giấy được thay thế bằng phần mềm sản xuất dựa trên đám mây hoạt động như một trung tâm thông tin trung tâm, cung cấp dữ liệu theo thời gian thực cho người quản lý cũng như công nhân dây chuyền.
• Lợi ích của sản xuất không cần giấy tờ là loại bỏ các nhiệm vụ không tạo ra giá trị gia tăng, khả năng truy xuất nguồn gốc tốt hơn, lập kế hoạch sản xuất được tối ưu hóa, báo cáo và theo dõi KPI tốt hơn, thời gian thực hiện ngắn hơn, ít lãng phí và phế liệu hơn, đồng thời giảm lỗi của con người.
• Để sản xuất không cần giấy tờ hoạt động, bắt buộc phải chọn hệ thống ERP/MRP phù hợp, triển khai đúng cách và đảm bảo rằng mỗi bên được yêu cầu sẽ sử dụng hệ thống đó.

Bạn cũng có thể thích: Quản lý Thay đổi trong Sản xuất – Triển khai Hệ thống ERP