Sự ngày càng gia tăng khoảng cách giữa sự rõ ràng trong chính sách và hành vi thực tế của nhân viên đang làm thay đổi cách các công ty tại khu vực Châu Á Thái Bình Dương quản lý công tác và chi phí đi lại. Những dữ liệu mới nhất cho thấy hiện tượng “bẻ cong” quy tắc diễn ra phổ biến cùng với xu hướng ngày càng ngại khai báo các khoản chi hợp pháp.
Theo Khảo sát Du lịch Kinh doanh Toàn cầu của SAP Concur, có đến 60% nhân viên trong khu vực thừa nhận từng ít nhất một lần vi phạm chính sách đi lại và chi phí (T&E) của công ty — con số này cao hơn đáng kể so với mức trung bình toàn cầu là 50%. Kết quả khảo sát chỉ ra một bức tranh phức tạp của sự linh hoạt trong chính sách, những chuẩn mực văn hóa riêng biệt và sự thiếu hụt lòng tin, tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức nhân viên xử lý các chi phí liên quan công tác.
Chính sách linh hoạt, ranh giới ngày càng mờ nhạt
Nghiên cứu cho thấy chính sách không rõ ràng hoặc định nghĩa chưa chặt chẽ tạo cơ hội cho nhiều cách hiểu khác nhau. Có đến 20% nhân viên thừa nhận từng dùng các ưu đãi của công ty cho các chuyến đi cá nhân; 19% kéo dài chuyến công tác mà không thông báo hoặc tận dụng thời gian nghỉ phép trong chuyến đi; và hơn 17% dùng quỹ công ty để chi trả các chi phí mang tính cá nhân.
Ranh giới còn được kéo giãn khi liên quan đến người đi cùng. Khoảng 17% người được hỏi thừa nhận từng chi trả cho người khác bằng ngân sách công ty, và 14% cho biết đã đưa những người không phải nhân viên đi công tác cùng.
Sự khác biệt về thế hệ cũng rõ ràng. Trên toàn cầu, hơn một nửa nhân viên thuộc thế hệ Millennials và Gen Z (55%) thừa nhận có những hành vi phá vỡ quy tắc, trong khi con số này ở thế hệ Baby Boomers chỉ là 32%. Thâm niên công tác cũng ảnh hưởng, khi 54% lãnh đạo cấp cao thừa nhận vi phạm các chính sách, cao hơn đáng kể so với những người không giữ chức vụ quản lý.
Động cơ cho những hành vi này rất đa dạng, từ sự tiện lợi cho đến cảm giác được bù đắp. Có tới 54% nhân viên khu vực APAC cho biết họ vi phạm chính sách do tính linh hoạt của chính sách đó, trong khi 19% xem đây là cách để bù đắp cho mức lương không công bằng. Bên cạnh đó, các cơ chế thực thi chưa hiệu quả và sự chấp nhận phổ biến những hành vi này tại nơi làm việc càng làm trầm trọng thêm vấn đề.
Lo ngại về chi tiêu không được báo cáo ngày càng tăng
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng đang gặp phải tình trạng ngược lại: sự thiếu báo cáo chi phí hợp pháp. Hơn 37% nhân viên khu vực APAC thừa nhận đã chọn không khai báo các khoản chi hợp pháp trong năm vừa qua — con số này cao hơn nhiều so với mức trung bình toàn cầu là 25%.
Nhận thức và tâm lý cũng đóng vai trò quan trọng. Khoảng 27% nhân viên tránh khai báo chi phí để không bị coi là phô trương hơn đồng nghiệp, trong khi 21% lo sợ bị đánh giá là người tiêu quá mức. Có những trường hợp khác lại sợ bị từ chối phê duyệt hoặc do băn khoăn về ngân sách nên không thực hiện việc khai báo.
Hiện tượng vừa vi phạm chính sách vừa tự kiểm soát chi tiêu này cho thấy những vấn đề sâu xa tồn tại trong sự thiếu minh bạch và niềm tin giữa nhân viên và tổ chức.
Khẩn thiết yêu cầu khuôn khổ chính sách rõ ràng hơn
“Khi hoạt động công tác trở lại sôi động hơn tại APAC, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với bài toán về niềm tin ngày càng phức tạp,” chia sẻ Chon Raman, người đứng đầu SAP Concur khu vực APAC. “Mỗi thị trường có những điều kiện và mức chi tiêu khác nhau, do vậy các chính sách phải được thiết kế phù hợp. Tuy nhiên, nếu quy định quá mơ hồ, sẽ tạo ra quá nhiều lỗ hổng để nhân viên hiểu và vận dụng khác nhau.”
Bà cũng nhấn mạnh cần phải xây dựng những hướng dẫn minh bạch và cụ thể hơn tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc T&E, để giảm thiểu sự mập mờ và kích thích sự tuân thủ từ nhân viên.
Raman khẳng định: “Các doanh nghiệp tại APAC cần làm rõ các chính sách và thiết lập các bước kiểm soát minh bạch trong quy trình T&E, giúp nhân viên hiểu rõ khoản nào được chấp thuận trước khi chi tiêu và các nhà quản lý có thể duyệt các yêu cầu một cách nhất quán hơn trên các khu vực thị trường.”
Nguồn : futureiot.tech