Khi nhà cung cấp ERP của KCL Manufacturing tăng giá lên 900%, họ đã quyết định tìm kiếm một đối tác phần mềm đáng tin cậy hơn. “Nhiều tính năng thiết yếu bỗng trở thành các gói trả phí, điều này đã làm gia tăng chi phí của chúng tôi một cách khủng khiếp,” Jonathan Greenwald, Phó Chủ tịch về Hoạt động và Sản xuất, chia sẻ.
Sản xuất đòi hỏi cao, hoạt động tinh gọn
KCL Manufacturing, có trụ sở tại Florida, là một nhà sản xuất hợp đồng chuyên về các lắp ráp điện cơ phức tạp cho thiết bị y tế. Được thành lập vào cuối năm 2023 như một công ty chị em của KCL Robotics, công ty hoạt động độc lập và nhanh chóng tìm được chỗ đứng trong ngành sản xuất y tế rất được quản lý. “Chúng tôi là những người tích hợp,” Jonathan Greenwald cho biết. “Chúng tôi nhận các bộ phận tiền lắp ráp từ nhà cung cấp nhưng cũng tự sản xuất nội bộ và sau đó lắp ráp, kiểm tra, và hiệu chỉnh mọi thứ tại chỗ để cung cấp những sản phẩm hoàn chỉnh và tuân thủ quy định cho khách hàng.”
Mặc dù KCL Manufacturing chỉ có bốn nhân viên cốt lõi, họ có thể nhanh chóng mở rộng sản xuất bằng cách sử dụng nhà thầu hoặc tài nguyên chung với KCL Robotics khi cần thiết. Các khách hàng của công ty chủ yếu là các startup, cho mà thời gian ra thị trường và tuân thủ quy định là rất quan trọng. Mặc dù có quy mô nhỏ, KCL Manufacturing đã gây được ấn tượng lớn. Họ đã đạt được chứng nhận ISO 13485:2016 trong thời gian kỷ lục và được bầu chọn là một trong những ứng cử viên cho Nhà sản xuất của Năm bởi Hiệp hội Các nhà sản xuất Nam Florida—tất cả trong năm hoạt động đầu tiên.
Phần mềm lập kế hoạch sản xuất hiệu quả là mục tiêu ban đầu
Với kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực sản xuất thiết bị y tế quy mô lớn và startup nhanh chóng, Jonathan hiểu rằng không thể chỉ dựa vào bảng tính hay các công cụ năng suất cơ bản. “Các triển khai ERP kém thường giống như bảng tính. Chúng nhanh chóng trở nên lỗi thời, và luôn có cơn ác mộng về số vòng đếm khiến đơn hàng bị trễ hoặc thiếu,” anh giải thích. Đã chứng kiến điều này diễn ra trước đó, anh quyết định tạo ra sự khác biệt và đặt mục tiêu cao để trang bị cho KCL Manufacturing một giải pháp phần mềm sản xuất thực sự từ những ngày đầu.
Trong một lĩnh vực mà việc tuân thủ quy định là điều không thể thương lượng và ngay cả sự chậm trễ nhỏ cũng có thể mất khách hàng, quyết định đầu tư vào phần mềm sản xuất ngay từ đầu của KCL đã tạo ra một nền tảng vững chắc để mở rộng hoạt động. “Triển khai hệ thống ERP từ ngày đầu giúp chúng tôi chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra, theo dõi hàng tồn kho, và chuẩn bị cho sự phát triển,” anh nói. “Sẵn sàng cho việc kiểm toán ISO từ đầu đã mang lại cho chúng tôi một lợi thế lớn trên thị trường.”
Hệ thống ERP đầu tiên đã tăng giá mà không có cảnh báo
Ban đầu, công ty đã chọn một nhà cung cấp phần mềm sản xuất nổi tiếng dường như đáp ứng được nhu cầu của họ. “Lựa chọn ban đầu của chúng tôi đã hoàn thành công việc phần lớn. Nhưng vì công việc của chúng tôi có thể không dự đoán được, chúng tôi luôn thử nghiệm các hệ thống mới để đảm bảo chúng hỗ trợ mọi thứ chúng tôi cần, như phân loại, kiểm soát kho, và những thứ khác.”
Tuy nhiên, khi nhu cầu sử dụng của họ tăng lên, nhiều tính năng thiết yếu bỗng nhiên bị khóa lại một cách không hợp lý. “Những tính năng này đã là tiêu chuẩn khi chúng tôi bắt đầu triển khai, nhưng sau đó họ đã biến chúng thành các gói phí bổ sung, khiến chi phí của chúng tôi tăng 900%. Thật sự giống như trò bẫy và đổi, đặc biệt là với những tính năng quan trọng ngay từ đầu.”
Jonathan nhấn mạnh rằng đây không phải là cái cớ để vượt quá mong đợi. “Bởi vì chúng tôi luôn kiểm tra tất cả hệ thống của mình, chúng tôi đã biết rõ những lỗ hổng. Khi họ bắt đầu tính phí thêm cho những thứ mà chúng tôi thực sự cần, chúng tôi đã tìm kiếm nơi khác.”
Một lựa chọn nhanh chóng và giá cả phải chăng mà chỉ cần hoạt động
Đứng trước sự gia tăng giá đột ngột, Jonathan đã dẫn dắt một cuộc đánh giá kỹ lưỡng các hệ thống ERP thay thế. Yêu cầu của họ là rõ ràng và không thể thương lượng: giá cả hợp lý, khả năng mở rộng, cấu hình linh hoạt, và không cần đến các tư vấn bên ngoài. Cuối cùng, MRPeasy, một lựa chọn hướng đến SME, đã đáp ứng mọi tiêu chí.
“Chúng tôi đã nghi ngờ vào đầu,” Jonathan thừa nhận. “Nhưng mọi thứ chúng tôi phải trả thêm trước đó đều là tiêu chuẩn ở MRPeasy. Chúng tôi đã thực hiện phân tích chi phí-lợi ích, và rõ ràng nó là lựa chọn tốt nhất.”
Việc triển khai bắt đầu vào đầu năm 2024. Để giảm thiểu gián đoạn, nhóm đã chạy cả hai hệ thống song song trong hai tuần trước khi hoàn toàn chuyển sang MRPeasy. Với một số tùy chỉnh nhỏ—bao gồm nhập các số lô cũ và điều chỉnh theo dõi hạn sử dụng—họ đã hoàn toàn hoạt động trong chỉ hai tuần.
“MRPeasy dễ dàng thiết lập đến mức chúng tôi không cần bất kỳ hỗ trợ nào,” Jonathan cho biết. “Chúng tôi chỉ có khoảng bảy phiếu hỗ trợ trong hai năm chúng tôi sử dụng nó.”
Nhanh hơn, thông minh hơn và sẵn sàng kiểm toán
Chuyển đổi của KCL Manufacturing sang MRPeasy đã mang lại những cải tiến lớn lao trong cách công ty vận hành, theo dõi việc tuân thủ và phục vụ khách hàng. “ERP có tiếng là làm bạn chậm lại,” Jonathan nói. “MRPeasy thì ngược lại—nó khiến chúng tôi nhanh hơn và có tổ chức hơn.”
Một trong những thay đổi lập tức nhất là trong lĩnh vực kiểm soát hàng tồn kho. Trước đây, việc theo dõi hàng tồn kho yêu cầu lặp đi lặp lại các vòng kiểm đếm. Giờ đây, chỉ cần một lần kiểm đếm mỗi năm vì mức hàng tồn luôn chính xác và đáng tin cậy. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện độ chính xác của đơn hàng và lưu lượng sản xuất tổng thể của KCL.
Các quy trình dự báo và báo giá cũng đã được cải tiến. Nhờ vào các phép tính linh hoạt của MRPeasy về giá vốn hàng hóa, Jonathan có thể nhanh chóng tạo ra các báo giá chính xác cho các lô hàng bất kỳ trong vòng vài phút. Khả năng linh hoạt này đã chứng minh rất quý giá khi phản hồi với các khách hàng nhanh nhạy như các startup công nghệ.
Quy trình mua sắm là một lĩnh vực khác mà MRPeasy vượt trội. Từ hệ thống tự động gửi email đơn đặt hàng cho đến một trung tâm dữ liệu dành cho nhà cung cấp, cùng với các danh mục tùy chỉnh, MRPeasy đã giúp tăng tốc giao tiếp và cải thiện việc giám sát trong mạng lưới hơn 100 nhà cung cấp của KCL Manufacturing.
Cuối cùng, Jonathan cho biết rằng MRPeasy cũng đóng vai trò trung tâm trong các nỗ lực tuân thủ quy định nghiêm ngặt của KCL. “Chúng tôi sử dụng MRPeasy theo những cách rất độc đáo,” anh nói. “Khả năng theo dõi từng lô hàng của phần mềm kết hợp hoàn hảo với các hệ thống tự phát triển của chúng tôi. Nó trở thành nền tảng cho hồ sơ lịch sử thiết bị của chúng tôi, kết nối dữ liệu kiểm tra, báo cáo không tuân thủ và tài liệu sản xuất. Đó là một điểm lớn cho các cuộc kiểm toán của chúng tôi.”
Xây dựng để phát triển, MRPeasy sẽ ở lại
Được bắt đầu như một sự thay thế chi phí hợp lý cho một lựa chọn đắt đỏ, MRPeasy đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của KCL Manufacturing. Công ty tiếp tục tích hợp MRPeasy một cách sâu sắc hơn, với kế hoạch sử dụng nó để theo dõi hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE) và mở rộng việc sử dụng CRM tích hợp trong tương lai gần.
Đối với KCL Manufacturing, MRPeasy không chỉ là phần mềm năng suất – nó là tài sản chiến lược để xây dựng các sản phẩm chất lượng cao, tuân thủ quy định cho một trong những ngành công nghiệp khắt khe nhất. “MRPeasy cung cấp khả năng ERP mạnh mẽ và mang lại giá trị giống như những gì thường chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn—điều này làm cho nó trở thành sự lựa chọn hoàn hảo cho những nhà sản xuất đang tăng trưởng như chúng tôi,” Jonathan kết luận. “Đó là một công cụ cần được thiết lập và sử dụng đúng cách, nhưng khi được thực hiện, giá trị thật sự đáng kinh ngạc.”
Bạn có thể cũng thích: Nhà phát triển vật liệu nano đạt được nhiều kiểm soát hơn với phần mềm MRP