Dịch vụ hiện trường có thể là một trong những khía cạnh khó quản lý nhất của các hoạt động tại công trường. Các nhà quản lý phải điều phối nhiều kỹ thuật viên trong lĩnh vực và thiết bị mà họ cần sử dụng trên một khu vực kinh doanh rộng lớn hoặc nhiều địa điểm.
Theo dõi tất cả thông tin liên quan và giữ cho lịch trình dịch vụ hiện trường được tối ưu hóa có thể nhanh chóng trở thành một thách thức đáng kể, ngay cả đối với những nhà quản lý có tổ chức tốt.
Phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường (FSM) cung cấp một số tính năng giúp hợp lý hóa các hoạt động. Đây là một số lợi ích chính của phần mềm FSM trên công trường.
1. Lập kế hoạch và điều phối được cải thiện
Công việc xây dựng thường rất nhạy cảm về thời gian. Việc nắm bắt thời hạn và đáp ứng các mốc thời gian đã lên lịch thường là cần thiết để giữ cho một dự án đi đúng hướng, duy trì mối quan hệ với khách hàng và đảm bảo thanh toán cho công việc đã hoàn thành.
Đây có thể là lý do tại sao các công cụ quản lý dịch vụ hiện trường thường quảng cáo các tính năng lập lịch và điều động. Những công cụ này là một số cách tốt nhất để giúp các doanh nghiệp giữ cho các dự án đi đúng hướng và nâng cao hiệu quả của dự án. Việc thiếu một quy trình lập lịch trình phù hợp có thể dẫn đến việc điều động không hiệu quả và chồng chéo lên lịch trình.
Với nền tảng phần mềm phù hợp, người quản lý có thể sử dụng các công cụ như bộ theo dõi GPS và lưu trữ tài liệu cloud để phân công kỹ thuật viên thực hiện công việc nhằm giảm thiểu thời gian di chuyển và giảm nguy cơ sai sót trong lịch trình.
2. Cập nhật dịch vụ theo thời gian thực
Phần mềm dựa trên cloud cũng có thể cho phép các nhà quản lý cập nhật các kỹ thuật viên hiện trường trong thời gian thực, đảm bảo họ được cử đi hoặc nhận biết về các thay đổi của dự án càng sớm càng tốt. Tương tự, các kỹ thuật viên có thể cập nhật lịch trình của họ sau khi họ hoàn thành công việc, cung cấp thông báo ngay lập tức rằng họ đã hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
Quyền truy cập thông tin lập lịch này có thể hợp lý hóa và đơn giản hóa các quy trình lập lịch của doanh nghiệp. Với nhận thức trong thời gian thực về tiến độ của một dự án, các nhà quản lý và nhân viên hành chính có thể cung cấp thông tin tốt hơn cho ban quản lý, các kỹ thuật viên khác và các bên liên quan chính của dự án.
Trong một số trường hợp, công nghệ này thậm chí có thể tự động hóa hoàn toàn một số công việc lên lịch và điều động. Các công cụ FSM có thể cơ giới hóa các bước thông thường, chẳng hạn như đóng các tác vụ đã hoàn thành trong hệ thống hoặc tải tệp lên một thư mục hoặc vị trí mạng cụ thể. Những công cụ này có thể hợp lý hóa việc lập lịch trình hơn nữa đồng thời giảm nguy cơ thất lạc giấy tờ hoặc tài liệu công việc.
3. Tài liệu được sắp xếp hợp lý
Các phương pháp thông thường để ghi dữ liệu hiện trường – như bìa kẹp hồ sơ và biểu mẫu giấy – rất cồng kềnh, khó theo dõi và dễ xảy ra sai sót. Ghi chú kỹ thuật số được cung cấp bởi các nền tảng dịch vụ hiện trường cung cấp quyền truy cập tức thì vào dữ liệu như ghi chú, các bài đọc cảm biến và thông tin trực quan từ tại chỗ.
Nếu một kỹ thuật viên cần lưu trữ thông tin trên một biểu mẫu mà họ không có trong tay, họ có thể dễ dàng tải xuống một bản sao mới từ cloud. Sau khi họ tải lên biểu mẫu đã hoàn thành, biểu mẫu này sẽ có sẵn ngay lập tức cho bất kỳ ai trong nhóm – cho phép họ tiếp tục với việc ghi lại công việc hoặc lên lịch cho công việc tiếp theo.
4. Quyền truy cập nhiều hơn vào dữ liệu
Thông số kỹ thuật dự án, lịch sử dịch vụ thiết bị, đơn đặt hàng công việc và các tài liệu khác – tất cả thông tin này có thể được lưu trữ trên cloud, nơi các kỹ thuật viên có thể truy cập dễ dàng bằng cách sử dụng một số loại phần mềm FSM.
Mọi người trong lĩnh vực này sẽ không cần phải gọi cho người quản lý, phỏng đoán hoặc quay trở lại trụ sở chính để thu thập thông tin về loại công việc đã được thực hiện tại một địa điểm cụ thể. Họ sẽ không cần xác định loại dịch vụ nào có thể đã được thực hiện trên một thiết bị cụ thể.
Thông tin từ phương tiện và thiết bị viễn thông cũng cung cấp cho kỹ thuật viên vị trí chính xác của thiết bị trên công trường, cũng như dữ liệu cảm biến có thể cung cấp thêm số liệu thống kê về tình trạng máy móc. Điều này có thể giúp các kỹ thuật viên đưa ra quyết định, cả tại hiện trường và trước khi rời đi đến địa điểm làm việc.
Ví dụ, các công cụ như máy bơm cần và máy bơm dòng có thể đáp ứng các mục đích tương tự , nhưng một cái có thể hiệu quả hơn đáng kể so với cái kia trong một số trường hợp nhất định. Thông tin thêm về công việc đảm bảo kỹ thuật viên có thể đưa ra quyết định sáng suốt về thiết bị và công cụ mà họ mang đến nơi làm việc.
5. Lập hóa đơn tức thì
Hoàn thành một nhiệm vụ không đảm bảo thanh toán ngay lập tức. Làm việc với khách hàng của bên thứ ba thường có nghĩa là phải giao tiếp nhiều và trước tiên sẽ cần phải có thủ tục giấy tờ. Hóa đơn phải được chuyển đến đúng người nhận và đúng thông tin để đảm bảo thanh toán kịp thời cho một công việc cụ thể. Bằng cách hợp lý hóa tài liệu, phần mềm dịch vụ hiện trường cũng có thể giúp đơn giản hóa việc tạo, phân phối và xử lý hóa đơn.
Các kỹ thuật viên hiện trường cũng sẽ có quyền truy cập tức thì vào các tài liệu hóa đơn. Khi một dự án hoặc công việc cụ thể hoàn thành, họ có thể lưu trữ tất cả thông tin cần thiết cho hóa đơn trên cloud, cho phép tạo hóa đơn nhanh hơn và có khả năng thanh toán nhanh hơn từ khách hàng.
Hóa đơn từ bên thứ ba có thể được tải lên hoặc quét vào cloud từ hiện trường, cho phép doanh nghiệp xử lý chúng hiệu quả hơn những gì họ có thể làm.
6. Khả năng tương tác với phần mềm xây dựng
Nhiều công cụ quản lý dịch vụ hiện trường đi kèm với các dịch vụ giúp chúng tích hợp với các phần mềm khác – như công cụ CRM, phần mềm kế toán, cơ sở dữ liệu hàng tồn kho và thậm chí cả nền tảng quản lý chiến dịch tiếp thị. Tích hợp phần mềm dịch vụ hiện trường với các thiết bị khác có thể cải thiện giao tiếp, mở rộng khả năng truy cập thông tin và tự động hóa một số tác vụ nhập dữ liệu trong toàn doanh nghiệp.
Ví dụ: một công ty có thể sử dụng phần mềm quản lý hiện trường để lên lịch gửi email tiếp thị cho các khách hàng có liên quan dựa trên các dịch vụ mà họ đã cần trong quá khứ. Nó có thể tự động cập nhật cơ sở dữ liệu hàng tồn kho với thông tin từ báo cáo của kỹ thuật viên hiện trường.
Khi các công ty xây dựng xoay trục sang cloud, nhiều dịch vụ đã bắt đầu ưu tiên khả năng tương tácbằng cách đầu tư vào API và công nghệ tương tự để giúp các doanh nghiệp điều phối giao tiếp giữa nhiều dịch vụ. Trong tương lai, phần mềm FMS có thể sẽ trở nên có khả năng tích hợp nhiều hơn vào các quy trình và quy trình công nghệ hiện có.
Làm thế nào phần mềm dịch vụ hiện trường có thể đơn giản hóa việc quản lý địa điểm xây dựng
Phần mềm dịch vụ hiện trường là một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất của các hoạt động tại công trường. Với công nghệ phù hợp, thông tin từ các kỹ thuật viên và các chức năng có thể được cung cấp ngay lập tức trên toàn công ty, giúp hợp lý hóa các quy trình khác nhau.
Khi các công ty xây dựng chuyển sang cloud, các nhà phát triển phần mềm FSM đang bổ sung các tính năng mới sẽ giúp biến các công cụ này trở thành thành phần chính của giải pháp kỹ thuật số, lớn hơn để quản lý trang web.
Giới thiệu về tác giả
Emily Newton là Tổng biên tập của Revolutized . Cô thường xuyên khám phá tác động của công nghệ đối với lĩnh vực công nghiệp.